Inleiding
Een onderhoudsschema is één terugkerende regel per voertuig: "onderhoud deze bestelwagen elke 365 dagen, of elke 30.000 km". De app houdt per regel een aftelling bij zodat je kunt zien welke voertuigen aan de beurt zijn voor onderhoud (de app noemt onderhoud een "maintenance"). Alle schema's staan samen op het scherm met de kop Voertuigonderhoudsplanner (Vehicle maintenance scheduler). Het heeft een Terug-link (Back), een Sync-knop en één lijst met een rij per voertuig. De twee getallen waarmee je werkt zijn de aftellingen in de kolommen DaysToService en OdometerToService. Op een van beide getallen klikken boekt het onderhoud.
Je komt hier omdat:
- je de garagebezoeken van volgende week plant en wilt zien welke bestelwagens bijna aan de beurt zijn;
- er een nieuw voertuig bij het wagenpark is gekomen en dat heeft een onderhoudsritme nodig;
- de garage heeft een voertuig onderhouden, en de volgende vervaldatum moet opschuiven;
- de leasemaatschappij heeft het onderhoudsinterval van een model gewijzigd;
- je gewoon snel wilt zien welke voertuigen te laat zijn.
Begrippen op dit scherm
Loop dit eenmalig door; kom erop terug als een label je niet duidelijk is:
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Onderhoudsplanner (Maintenance scheduler) | De tegel die de lijst met onderhoudsschema's opent |
| Onderhoud plannen (Scheduled event) | De knop op het record van een voertuig die zijn schema aanmaakt of opent |
| Volgend onderhoud (Next maintenance) / Volgende onderhoudsdatum (Next service date) | De datum waarop het volgende onderhoud gepland staat. De lijst en het formulier gebruiken verschillende labels voor dezelfde datum |
| Volgende onderhoudsstand (Next odometer service) | De kilometerstand waarop het volgende onderhoud gepland staat |
| DaysToService | Dagen tot Volgend onderhoud. In het Nederlands: Dagen tot service |
| OdometerToService | Kilometers tot Volgende onderhoudsstand. In het Nederlands: KM tot service |
| Sync | Berekent elke aftelling in de lijst opnieuw |
Elke manier om een schema in te stellen
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Onderhoud plannen op de tab Onderhoud (Maintenance) van het record van een voertuig | Maakt het schema van het voertuig de eerste keer aan. Daarna opent het het bestaande | Ja |
| Het potlood op een rij van Voertuigonderhoudsplanner | Opent een schema dat al bestaat | Ja |
| Bulkimport vanuit een spreadsheet | Veel schema's tegelijk, meestal bij het eerste inrichten van het wagenpark | Nee. RentVisie-support doet dit |
De lijst zelf heeft geen Nieuw-knop (New). Een schema begint altijd vanuit het voertuig.
Zo werkt het
Configuratie
Het schema heeft geen apart instellingenscherm. De regel van elk voertuig wordt op zijn eigen formulier ingesteld, zoals beschreven in de stappen hieronder.
Voordat je begint: een schema aanmaken, wijzigen en verwijderen vraagt een account als Bedrijfsbeheerder (Company admin). Met elk ander medewerkersaccount kun je de lijst openen, op Sync drukken en onderhoud boeken vanuit een aftelling. Je kunt het formulier van een schema openen maar geen wijzigingen erin opslaan, en de knop Onderhoud plannen staat er niet. Het voertuig moet ook minstens één kilometerstand hebben op zijn tab Kilometerstand (Odometer) (zie Controleer en corrigeer de kilometerstand en brandstof van een voertuig). Heeft het er geen, dan opent het formulier niet.
Het onderhoudsschema gebruiken
Om een schema voor een voertuig in te stellen: open vanuit het hoofdmenu Assets, klik op de tegel Assets en dubbelklik op de rij van het voertuig op de tab Voertuigen (Vehicles). Klik op het record van het voertuig op de tab Onderhoud. Klik onder Gepland onderhoud (Scheduled maintenance) op Onderhoud plannen (sleutelicoon) in de balk boven de lijst. Er opent een klein formulier met de kop Bewerken (Edit).
- Controleer Actief (Active). Een nieuw schema begint op Ja (Yes).
- Laat Voertuig (Vehicle) staan zoals het is. Het toont al het kenteken van het voertuig.
- Stel Herhaal elke (dagen) (Repeat every (days)) in met de schuifregelaar. Een nieuw schema begint op 365. Gebruik dit voor een tijdsinterval.
- Stel Herhaal elke (km) (Repeat every (km)) in met de tweede schuifregelaar, onder het woord Of (Or). Een nieuw schema begint op 30.000. Gebruik dit voor een afstandsinterval.
- Lees Huidige kilometerstand (Current odometer). Het toont de hoogste stand op de tab Kilometerstand van het voertuig. Je kunt het hier niet wijzigen.
- Typ Volgende onderhoudsdatum. Dit is de datum waarop het eerste onderhoud gepland staat. Een nieuw schema vult vandaag in, waardoor het voertuig meteen aan de beurt is.
- Typ Volgende onderhoudsstand. Dit is de stand waarop het eerste onderhoud gepland staat. Een nieuw schema vult de huidige stand in, waardoor het ook meteen aan de beurt is.
- Druk op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) gooit alles weg wat je op het formulier hebt gewijzigd.
| Veld | Begint op | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Actief | Ja | Een markering waarop je de lijst kunt filteren | Ja of Nee |
| Herhaal elke (dagen) | 365 | Hoever de vervaldatum opschuift na elk onderhoud | 0 tot 710, in hele dagen |
| Herhaal elke (km) | 30.000 | Hoever de vervalstand opschuift na elk onderhoud | 0 tot 100.000, in stappen van 1.000 |
| Volgende onderhoudsdatum | Vandaag | Wanneer het volgende onderhoud op datum gepland staat | Een datum |
| Volgende onderhoudsstand | Huidige stand | Wanneer het volgende onderhoud op afstand gepland staat | Hele kilometers |
De schuifregelaars stellen alleen het interval in, nooit de twee "volgende"-velden.
Om de schema's op te volgen: open vanuit het hoofdmenu Assets en klik op de tegel Onderhoudsplanner. Ben je bedrijfsbeheerder, dan kun je ook naar Beheer (Admin), dan Assets, dan dezelfde tegel.
- Druk op Sync boven de lijst. Dit berekent de aftellingen voor elk schema in je bedrijf opnieuw, inclusief rijen die je filters verbergen.
- Lees de aftellingen. DaysToService is het aantal dagen tot Volgend onderhoud. OdometerToService is Volgende onderhoudsstand min de hoogste kilometerstand van het voertuig. Een negatief getal betekent dat het onderhoud te laat is.
- Sorteer om de urgente eruit te halen. Klik op de kop DaysToService of OdometerToService zodat de kleinste getallen bovenaan komen. De kolommen repeat days en repeat odometer zijn verborgen zodra de lijst opent. Gebruik de kolomkiezer rechtsboven in de lijst om ze te tonen.
- Boek het onderhoud. Klik op het afteltal op de rij van het voertuig. De app vraagt Onderhoud aanmaken en schema resetten? (Create maintenance and reset schedule?). Druk op Doorgaan (Proceed) en de stappen gaan verder op Een onderhoudsafspraak boeken.
- Corrigeer of verwijder een schema met het potlood of de prullenbak aan het eind van de rij.
Goed om te weten
Dagen of kilometers, wat het eerst komt. Een schema heeft altijd beide aftellingen. Je kunt er geen van beide uitzetten. Handel naar wat het eerst nul bereikt. Het onderhoud boeken schuift ze allebei tegelijk op.
Uitgewerkt voorbeeld. Een bestelwagen is voor het laatst onderhouden op 15 maart 2026 bij 38.000 km. Hij loopt op 365 dagen of 30.000 km. Je zet Volgende onderhoudsdatum op 15 maart 2027 en Volgende onderhoudsstand op 68.000. Op 29 september 2026 is de hoogste stand 42.380 km. Sync toont 166 bij DaysToService (alleen hele dagen, dus de halve dag valt weg). Het toont 25.620 bij OdometerToService (68.000 − 42.380). Haalt de bestelwagen 69.150 km voor maart, dan toont de kilometeraftelling −1.150 na de volgende Sync. Dat maakt hem te laat op afstand, ook al ligt de datum nog maanden weg.
Een onderhoud boeken schuift het schema op vanaf het oude vervalpunt, niet vanaf vandaag. In het voorbeeld zet boeken bij 69.150 km Volgende onderhoudsstand op 98.000 (68.000 + 30.000), niet 99.150. Volgend onderhoud wordt 15 maart 2028. De twee aftellingen tonen 365 en 30.000 tot iemand opnieuw op Sync drukt. Daarna tonen ze de echte getallen. Dit gebeurt op het moment dat je op Doorgaan drukt. Het afsprakenformulier daarna annuleren maakt het niet ongedaan.
De aftellingen zijn alleen zo vers als de laatste Sync. Niets berekent ze uit zichzelf opnieuw. Nieuwe kilometerstanden, de verstreken dagen en Opslaan op het formulier veranderen ze niet. Druk op Sync elke keer dat je de lijst opent.
Te late schema's hebben geen melding. Een te laat schema heeft geen kleur, geen tegel op het dagoverzicht en geen e-mail. Het enige teken is een negatieve aftelling. De tegels Onderhoud (Maintenance) en Aankomend onderhoud (Upcoming maintenance) op je dagoverzicht tellen geboekte afspraken, geen schema's.
Actief stopt niets. Een schema met Actief op Nee wordt nog steeds bijgewerkt bij Sync, en je kunt er nog steeds uit boeken. Gebruik het filter is actief (is active) om zulke rijen te verbergen.
Wat je hierna doet: heb je eenmaal op Doorgaan gedrukt bij een aftelling, rond de afspraak dan af op Een onderhoudsafspraak boeken. Is de garage klaar, leg het werk dan vast op Leg het onderhoudswerk vast dat aan een voertuig is uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
Waarom stond elk voertuig in mijn nieuwe schema meteen op vervallen? De Volgende onderhoudsdatum van een nieuw schema is vandaag en zijn Volgende onderhoudsstand is de huidige stand, dus beide aftellingen beginnen op nul of lager. Open het schema met het potlood, voer de echte volgende vervaldatum en -stand in, druk op Opslaan, en dan op Sync.
Waarom verschijnt "Vul eerst de kilometerstand van het voertuig in." (Please populate the mileage of the vehicle first.) als ik op Onderhoud plannen klik? Het voertuig heeft helemaal geen kilometerstand. Voeg er een toe op zijn tab Kilometerstand met Nieuw, zoals beschreven in Controleer en corrigeer de kilometerstand en brandstof van een voertuig. Klik daarna opnieuw op Onderhoud plannen.
Ik heb per ongeluk op een aftelling geklikt. Hoe maak ik dat ongedaan? Het schema is al één interval opgeschoven. Open het met het potlood en zet Volgende onderhoudsdatum en Volgende onderhoudsstand terug naar wat ze waren, druk dan op Opslaan en Sync. De aangemaakte afspraak blijft op de tab Onderhoud van het voertuig staan tot je hem daar verwijdert.
Waarom is een voertuig nog steeds te laat vlak nadat ik het onderhoud heb geboekt? Het schema schuift op vanaf zijn oude vervalpunt met één interval. Liep het voertuig meer dan een heel interval achter, dan loopt het nog steeds achter. Open het schema met het potlood en zet beide "volgende"-velden op basis van het onderhoud dat je net hebt geboekt.
Waarom komt de kolom Kilometerstand niet overeen met de kilometers waaruit de aftelling is berekend? De kolom Kilometerstand toont de meest recent opgeslagen stand. De aftelling gebruikt de hoogste stand op de tab Kilometerstand van het voertuig. Een verkeerde hoge stand, zoals een typefout met een extra cijfer, laat de aftelling er sterk te laat uitzien. Een bedrijfsbeheerder kan dit corrigeren op de tab Kilometerstand.
Waarom kan ik een schema niet wijzigen, of waarom ontbreekt Onderhoud plannen? Schema's wijzigen, aanmaken en verwijderen vraagt een account als Bedrijfsbeheerder. Vraag je beheerder.
Vraagt de prullenbak voordat hij een schema verwijdert? Er is geen bevestiging voor ingesteld, behandel het dus als meteen. De afspraken en logs van het voertuig blijven bewaard. Om opnieuw te beginnen, klik op Onderhoud plannen op het record van het voertuig.
Kan ik hier de ASI instellen? Nee. De ASI (de app noemt het ASI) heeft zijn eigen lijst met eigen vervaldata. Zie Plan en leg de ASI vast en Begrijp de inspectiewaarschuwingen.
Gerelateerde pagina's:
- Een onderhoudsafspraak boeken: wat er gebeurt nadat je op een aftelling klikt.
- Leg het onderhoudswerk vast dat aan een voertuig is uitgevoerd: vastleggen wat de garage daadwerkelijk heeft gedaan.
- Controleer en corrigeer de kilometerstand en brandstof van een voertuig: de standen waarvan de kilometeraftelling afhangt.
- Planbord: geboekte onderhoudsbeurten zien op de planningskalender.