Inleiding
RentVisie kan samenwerken met externe diensten: een boekhoudpakket, een betaalprovider, een klantscreeningdienst, voertuigtrackers, een sleutelkluis en meer. Het scherm met de kop Integraties (Integrations) is de ene plek die ze allemaal toont. Onder de kop staat een grijs paneel met de melding "Onderstaande keuzerondjes zijn voor interne tracking. Om de integratie uit te schakelen, schakel de connector uit op de bijbehorende instelpagina." ("Below radio buttons are for internal tracking. To disable the integration, make sure to disable the connector from the corresponding setup page.") Onder die melding staat één rij per dienst. Elke rij heeft links een keuze Ja / Nee (Yes / No). Rechts heeft hij een knop Instellen (Setup), de woorden Contact met support opnemen (Contact support), of Geen installatie vereist (No setup required). Opslaan (Save) en Annuleren (Cancel) staan onderaan.
Die melding klopt maar deels. Sommige keuzes Ja / Nee schakelen echt iets aan of uit; andere zijn alleen een vastlegging, en de echte schakelaar staat op het eigen instelscherm van de dienst. Wat elke schakelaar echt doet vertelt je welke het een en welke het ander is.
Je komt hier terecht wanneer:
- Je je hebt aangemeld bij een nieuwe dienst, zoals screening of automatische incasso, en de gegevens moet invoeren die je daarvan kreeg.
- Een tegel of tabblad dat een collega gebruikt is verdwenen, en je wilt controleren of een schakelaar is uitgezet.
- Je gewoon wilt zien welke diensten je bedrijf heeft gekoppeld.
Begrippen op dit scherm. Scan dit één keer door; de namen zijn leveranciers, geen functies:
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Verhuurcheck (Rental check) | Een klantscreeningdienst. Zoekt ook adressen op vanuit een Nederlandse postcode en bedrijfsgegevens vanuit een bedrijfsnaam |
| Mollie | Een online- en pinbetaalprovider |
| Sendgrid | De dienst die de e-mails bezorgt die de app verstuurt |
| Exact | Exact Online, een boekhoudpakket |
| Stripe | Een andere betaalprovider. Je bedrijf kan die niet vanaf dit scherm instellen |
| Traci, Conneqtech | Leveranciers van voertuigtrackers |
| RDW | De Rijksdienst voor het Wegverkeer, gebruikt om een voertuig op te zoeken aan de hand van het kenteken |
| Twikey | Een dienst voor het innen van automatische incasso's |
| R2 | Een partnersysteem dat voertuigtoewijzingen en klantboekingen met RentVisie uitwisselt |
| Key cafe | Een sleutelkluis die klanten met hun telefoon openen. De app spelt het ook als Keycafe en KeyCafe |
| Peppol | Het Europese netwerk voor het elektronisch versturen van facturen |
| Externe afsluiting (External closing) | Toont dat een boeking die uit een ander systeem kwam, daar is afgesloten |
| Connector | Het instelscherm achter een knop Instellen, waar de inloggegevens voor een dienst worden ingevoerd |
Gebruik deze pagina om de juiste schakelaar te vinden. Voor hoe elke dienst werkt, volg je de link in diens rij van de tabel.
Zo werkt het
Configuratie
De enige instelling is het scherm zelf. De stappen staan onder Het scherm Integraties gebruiken hieronder.
Voordat je begint: het scherm Integraties, elke knop Instellen erop, en het tegelscherm Beheer → Instellingen (Admin → Settings) waarop het staat, zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Een gewoon medewerkersaccount kan ze niet openen. De schakelaars beïnvloeden nog steeds wat elke medewerker ziet, bijvoorbeeld het tabblad Keycafe op een boeking. Voor de meeste diensten heb je ook een account bij die leverancier nodig, en de inloggegevens die je daarvan kreeg, voordat Instellen nuttig is.
De eerste keer dat iemand in je bedrijf het scherm opent, maakt de app je instellingen aan. Sendgrid en RDW beginnen op Ja. Elke andere rij begint op Nee.
Het scherm Integraties gebruiken
Open in het hoofdmenu Beheer → Instellingen. Klik op het tegelscherm Instellingen op de tegel Integraties (met een kettingschakelicoon). Het scherm Integraties opent.
1. Stel de schakelaar van een dienst in. Kies Ja of Nee op diens rij.
2. Voer de gegevens van de dienst in. Klik op Instellen op dezelfde rij en voer de gegevens in die de leverancier je gaf; dat venster heeft zijn eigen Opslaan. Gebruik op de rij Mollie OAuth (beta) in plaats van Instellen; zie Accepteer pin- en onlinebetalingen. Sendgrid en Stripe worden door RentVisie-support ingesteld. RDW, Peppol en Externe afsluiting hebben geen instelling nodig.
3. Opslaan. Klik op Opslaan onderaan het scherm Integraties. De app toont "Je wijzigingen zijn succesvol opgeslagen." ("Your changes has been saved successfully.") Annuleren gooit de wijzigingen in Ja / Nee die je sinds de laatste keer opslaan hebt gemaakt weg en sluit het scherm. Het maakt gegevens die je al binnen een venster Instellen hebt opgeslagen niet ongedaan.
Om een dienst uit te zetten, controleer eerst de tabel hieronder: gebruik bij een rij die "alleen vastlegging" is in plaats daarvan Actief op diens instelscherm.
Goed om te weten
Wat elke schakelaar echt doet
Scan deze tabel één keer door en kom terug bij de rij die je nodig hebt. "Alleen vastlegging" betekent dat Ja / Nee geen zichtbaar effect heeft; de echte schakelaar staat in de laatste kolom:
| Rij | Begint als | Wat Ja / Nee doet | Echte aan/uit-schakelaar, en waar je meer leest |
|---|---|---|---|
| Verhuurcheck | Nee | Echt. Ja zet klantscreening, de postcode-adresopzoeking en de bedrijfsopzoeking samen aan. Nee zet alle drie uit | Deze schakelaar. Zie Screen een klant voordat je verhuurt en Leg het adres van een klant vast |
| Mollie | Nee | Alleen vastlegging | is actief (is active) op het scherm OAuth (beta). Zie Accepteer pin- en onlinebetalingen en Int facturen via automatische incasso |
| Sendgrid | Ja | Alleen vastlegging. E-mails worden verstuurd ongeacht of hier Ja of Nee staat | RentVisie-support. Zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt |
| Exact | Nee | Deels echt. Ja toont de banner Niet-gesynchroniseerde facturen (Unsynced invoices) op het scherm Financieel. Facturen worden door deze schakelaar niet verstuurd of tegengehouden | is actief op de Exact-koppeling van je vestiging. Zie Stuur facturen naar je boekhoudpakket |
| Stripe | Nee | Alleen vastlegging | RentVisie-support |
| Traci | Nee | Alleen vastlegging | is actief in het venster Traci achter Instellen. Zie Koppel een tracker aan een voertuig en volg het op de kaart |
| RDW | Ja | Alleen vastlegging. De kentekenopzoeking werkt in beide gevallen | Niets om uit te schakelen. Zie Zoek de gegevens van een voertuig op aan de hand van het kenteken |
| Twikey | Nee | Alleen vastlegging | Actief op het scherm Twikey Connector. Zie Int facturen via automatische incasso |
| R2 | Nee | Alleen vastlegging | Is actief op het scherm R2 Connector. RentVisie-support stelt dit in |
| Conneqtech | Nee | Alleen vastlegging | Het connectorscherm achter Instellen. Zie Koppel een tracker aan een voertuig en volg het op de kaart |
| Key cafe | Nee | Echt. Zie Wat de schakelaar Key cafe doet | Deze schakelaar en Actief in Key Cafe Connector bewerken (Edit Key Cafe Connector). Zie Stel sleutelkluis-overdracht in |
| Peppol | Nee | Echt. Ja toont de Peppol-tegels en laat facturen over Peppol versturen. Nee verbergt de tegels en stopt het versturen | Deze schakelaar. Zie Verstuur facturen elektronisch via Peppol |
| Externe afsluiting | Nee | Echt. Ja toont Deze boeking is officieel afgesloten (This booking has been closed officially) op boekingen die het andere systeem heeft afgesloten | Deze schakelaar. Zie Verwerk boekingen uit andere systemen |
Een schakelaar wordt pas van kracht de volgende keer dat een scherm wordt geopend, en geldt ook voor bestaande records.
Wat de schakelaar Key cafe doet
Key cafe is de ene rij waar Nee sterker is dan de melding zegt. Hij doet drie dingen:
- Ja toont het tabblad Keycafe op een boeking. Het tabblad heeft ook de optie KeyCafe aangezet nodig voor dat voertuigtype, wat Stel sleutelkluis-overdracht in uitlegt.
- Ja toont een banner Keycafe Actions op het dagoverzicht zodra een sleutelkluistoegang aandacht nodig heeft. De knop Toegangsoverzicht (Access overview) erop opent de lijst.
- Het scherm opslaan met Key cafe op Nee schakelt je sleutelkluiskoppeling uit. De app zet Actief uit in Key Cafe Connector bewerken. Dit gebeurt elke keer dat je opslaat, ook als je alleen kwam om een andere rij te wijzigen.
Een voorbeeld. Je bedrijf gebruikt de sleutelkluis, maar de rij Key cafe stond nooit op Ja. Je zet Peppol op Ja en klikt op Opslaan. De sleutelkluiskoppeling staat nu uit, en een klant die om 07:30 sleutels ophaalt, kan de kluis niet openen. Niets waarschuwt je.
Wat je hierna doet
Gebruikt je bedrijf een sleutelkluis en heb je dit scherm net opgeslagen, controleer dan eerst Key cafe. Klik anders op Instellen bij de dienst die je hebt aangezet en vul diens gegevens in, en volg dan de pagina waarnaar in diens rij van de tabel wordt gelinkt.
Veelgestelde vragen
Waarom gaat de sleutelkluis niet meer open voor klanten nadat iemand het scherm Integraties heeft opgeslagen? De rij Key cafe stond op Nee toen het werd opgeslagen, dus schakelde de app de sleutelkluiskoppeling uit. Zet Key cafe op Ja en klik op Opslaan. Klik dan op Instellen bij de rij Key cafe en zet Actief weer aan in Key Cafe Connector bewerken. Zie Stel sleutelkluis-overdracht in.
Ik heb een dienst op Nee gezet, waarom verstuurt of int hij nog steeds? De meeste rijen leggen alleen vast wat je bedrijf gebruikt. Mollie, Twikey, Traci, Conneqtech, R2 en Exact blijven doorlopen tot je ze uitzet op hun eigen instelscherm. Klik op Instellen (of OAuth (beta) voor Mollie), zet Actief of is actief uit, en sla daar op. De tabel onder Wat elke schakelaar echt doet noemt de schakelaar voor elke rij.
Ik heb een dienst op Ja gezet, waarom gebeurt er niets? Voor een rij gemarkeerd als "alleen vastlegging" doet Ja op zichzelf niets. Klik op Instellen, voer de gegevens van je leverancier in, en zet Actief aan in dat venster. Voor Verhuurcheck zijn beide nodig: Ja op dit scherm en de vijf velden ingevuld onder Instellen.
Waarom is er geen banner Peppol-actie vereist op het dagoverzicht, ook al zijn Peppol-facturen mislukt? Op dit moment verschijnt die banner alleen als Key cafe ook op Ja staat. Bijvoorbeeld: drie facturen van in totaal € 1.240 lukken niet te versturen via Peppol. Met Key cafe op Nee toont het dagoverzicht niets. Controleer zelf elke dag het tabblad Problemen (Issues) op het scherm Peppol onder Financieel. Zie Verstuur facturen elektronisch via Peppol.
Waarom ontbreekt de tegel Peppol bij Financieel en bij Beheer → Instellingen? Peppol staat op Nee. Zet het op Ja en klik op Opslaan. De tegels verschijnen de volgende keer dat je die schermen opent.
Waarom ontbreekt het tabblad Keycafe op een boeking? Of Key cafe staat op Nee op dit scherm, of de optie KeyCafe is uitgeschakeld voor het type van dat voertuig. Controleer eerst dit scherm, en zie dan Stel sleutelkluis-overdracht in.
Waarom zie ik de tegel Integraties niet, of waarom doet die niets als ik erop klik? Het scherm is alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder. Vraag een collega met die rol, of zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Waarom heeft Sendgrid of Stripe geen knop Instellen? RentVisie-support stelt die diensten voor je in. Neem contact op met RentVisie-support als je ze gewijzigd wilt hebben.
Gerelateerde pagina's:
- Stuur facturen naar je boekhoudpakket: Exact instellen.
- Accepteer pin- en onlinebetalingen: Mollie instellen.
- Int facturen via automatische incasso: Twikey en automatische incasso via Mollie instellen.
- Screen een klant voordat je verhuurt: Verhuurcheck instellen.
- Koppel een tracker aan een voertuig en volg het op de kaart: Traci en Conneqtech instellen.
- Stel sleutelkluis-overdracht in: Key cafe instellen.
- Verstuur facturen elektronisch via Peppol: Peppol gebruiken zodra het aanstaat.
- Verwerk boekingen uit andere systemen: wat Externe afsluiting toont.
- Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt: de e-mails die Sendgrid bezorgt.