De datums van een boeking wijzigen

Inleiding

Een boeking heeft twee sets datums. De contractperiode (Contract period) is wat je met de klant hebt afgesproken, en daar wordt de prijs op gebaseerd. De actuele (Actual) datums zijn wanneer het voertuig daadwerkelijk is opgehaald en teruggebracht. Op het boekingsscherm staan Contractperiode wijzigen (Change contract period) en Actueel wijzigen (Change actual) in een rij wijzigingsknoppen, samen met Locatie wijzigen (Change location), Asset wijzigen (Change asset), Groep wijzigen (Change group) en Upgrade. Het wijzigen van de contractperiode gaat in twee korte popups: eerst de nieuwe datums, daarna prijzen en e-mail.

Wanneer gebruik je dit:

• een klant belt om de auto twee dagen langer te houden
• een klant wil een dag later ophalen en toch dezelfde dag terugbrengen
• de auto is een dag eerder teruggebracht en je wilt alleen de dagen factureren dat hij weg was
• een ophaal- of inlevertijd is verkeerd geregistreerd en moet worden gecorrigeerd, zonder de prijs te raken
• de Factuuroverzicht (Invoice summary) van de boeking waarschuwt dat de contractperiode en de actuele periode niet overeenkomen

Begrippen op dit scherm:

Elke manier om de datums te wijzigen:

Gebruik Contractperiode wijzigen wanneer wat de klant betaalt moet veranderen; gebruik Actueel wijzigen alleen om te corrigeren wanneer het voertuig daadwerkelijk anders bewoog.

Zo werkt het

Configuratie

Deze knoppen hebben geen eigen instellingen. Twee dingen die elders worden ingesteld, bepalen wat eromheen gebeurt:

• De e-mails. Bevestigen met e-mail (Confirm with email) gebruikt het sjabloon Boeking verlengd (Booking extended), of Boekingsverlenging met betaalverzoek (Booking extension with payment request) wanneer er een betaalverzoek bij hoort. Een beheerder voegt deze toe en zet ze aan onder de Boekingen-lijst van het e-mailgebied. De app zoekt naar een sjabloon in de taal van de klant, dan de taal van jouw bedrijf, dan jouw eigen taal; is er geen actief, dan gaat er geen e-mail uit en krijg je daar geen melding van.
• De prijslijst. Tarieven herberekenen (Recalculate rates) leest de prijslijst van de boeking — zie Hoe een prijs is opgebouwd.

Voordat je begint: Contractperiode wijzigen en Actueel wijzigen werken voor elk personeelsaccount. Het Afwijkingen-scherm vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Bij een lease-boeking wordt de knop Contractperiode wijzigen niet getoond; leasedatums worden op de lease zelf gewijzigd.

De datumknoppen van de boeking gebruiken

Open eerst de boeking: open vanuit het hoofdmenu Boekingen en klik op de rij van de boeking. Het boekingsscherm heeft geen Opslaan-knop. De schakelaar Automatisch uitchecken (Auto checkout) wordt opgeslagen zodra je hem omzet, dus laat die hier met rust; de datumknoppen hieronder slaan alleen op via hun eigen popups.

De contractperiode wijzigen

1. Klik op Contractperiode wijzigen. Er opent een popup met Contractuele uitgiftedatum en -tijd (Contract pickup date time) en Contractuele innamedatum en -tijd (Contract drop off date time), met de regel Let op: wijziging van de datums herberekent de totale prijzen. (Note: change of dates will recalculate total prices.)

2. Voer de nieuwe datums en tijden in en klik op Bijwerken (Update). Er is nog niets opgeslagen.

3. Beslis in de tweede popup over de twee vinkjes:

   Vinkje	Start	Vink het aan wanneer	Wat er gebeurt
   E-mail met betaalverzoek (Email with payment request)	Uit	De klant nu het verschil moet betalen	Er gaat een betaalverzoek mee met de e-mail; Bevestigen zonder e-mail verdwijnt zolang dit is aangevinkt
   Tarieven herberekenen (Recalculate rates)	Uit	De nieuwe lengte een ander tarief moet krijgen, bijvoorbeeld een weektarief	De tarieven worden opnieuw opgezocht in de prijslijst; staat het uit, dan lopen de huidige tarieven door over de nieuwe lengte

4. Klik op Bevestigen met e-mail (Confirm with email) of Bevestigen zonder e-mail (Confirm without email). Annuleren brengt je één popup terug; er wordt niets opgeslagen voordat een bevestigknop is afgerond.

5. Botsen de nieuwe datums, dan verschijnt een popup Geen beschikbaarheid (No availability). Er staat Geen voertuigklasse beschikbaar in de gekozen periode. (No asset group availability in selected period.) wanneer de voertuigklasse vol is, of Asset niet beschikbaar in de gekozen periode. (Asset not availability in selected period.) wanneer dit voertuig een andere boeking of onderhoud heeft op de nieuwe datums. Bekijk het voertuig op de Scheduler, klik dan op Bevestigen en beschikbaarheid negeren (Confirm and ignore availability) om toch door te gaan, of op Annuleren. Je keuzes bij de vinkjes blijven behouden.

Werkt het, dan sluiten de popups en toont de boeking de nieuwe datums en het nieuwe totaal.

De actuele datums corrigeren

1. Klik op Actueel wijzigen. Een popup toont Ophaaldatum (Pickup date) en Inlevering (Drop off). De twee vakken verschijnen alleen bij een boeking die al contractdatums heeft.
2. Corrigeer de datum of tijd en klik op Opslaan. De app controleert eerst dat de inname na de uitgifte komt (Controleer de datums. (Please check the dates.)) en dat het voertuig en zijn klasse vrij zijn, met dezelfde twee meldingen als hierboven. Er wordt niets opgeslagen terwijl een melding wordt getoond.
3. Heb je naar de botsing gekeken en wil je de wijziging toch doorvoeren, klik dan in plaats daarvan op Opslaan (beschikbaarheid negeren). Dat slaat precies op wat je hebt ingetypt, zonder enige controle.

Een bedrijfsbeheerder kan ook bovenaan de boeking op Afwijkingen klikken, naast Betalingen en Factuur, dan op Actuele ophaal- en inleverdatums, de datums wijzigen en op Opslaan klikken. Dat scherm controleert ook niets.

Goed om te weten

Wat een contractwijziging doet met de actuele datums. Tot het voertuig is teruggebracht, worden de actuele datums meeverplaatst naar de nieuwe contractperiode. Is het eenmaal terug, dan blijven de actuele datums staan zoals geregistreerd en verplaatst alleen de contractperiode. Zo factureer je een teruggebrachte boeking voor de tijd dat hij daadwerkelijk weg was.

Per dag behouden, of opnieuw opgezocht. Een boeking van maandag 10:00 tot vrijdag 10:00 is 4 dagen à € 50,00 per dag, plus verzekering à € 8,00 per dag: € 232,00 excl. btw. De klant houdt de auto tot de volgende maandag 10:00, wat 7 dagen maakt. De prijslijst hanteert € 42,00 per dag voor huurperiodes van 7 dagen of meer.

Het aantal dagen wordt opnieuw geteld volgens de regel van de voertuigklasse voor het tellen van dagen. Kortingen op de boeking worden in beide gevallen opnieuw toegepast. Met Tarieven herberekenen aan wordt een met de hand ingetypt huurtarief vervangen door het tarief uit de prijslijst, en worden de prijzen voor kilometers boven de vrije kilometers opnieuw opgebouwd vanuit de prijslijst. Extra's, verzekering en kilometerpakketten die maar een deel van de huurperiode dekken, houden hun einddatum.

Wat de e-mail bevat. Boeking verlengd gaat ook uit wanneer je de boeking juist hebt ingekort. Met E-mail met betaalverzoek aangevinkt is het verzoek voor wat nog openstaat op de boeking, zonder de borg mee te tellen.

Wat niet verandert. Al aangemaakte facturen behouden hun bedragen, en de boeking behoudt zijn status. Handtekeningen blijven op de boeking staan; ze worden alleen verwijderd wanneer de boeking opnieuw wordt bevestigd.

Wat je hierna doet. Moet de klant voor de nieuwe datums tekenen, bevestig de boeking dan opnieuw — zie Een boeking bevestigen — en verzamel een nieuwe handtekening, zoals beschreven in Handtekeningen.

Veelgestelde vragen

Ik vinkte E-mail met betaalverzoek aan en zag "Geen openstaand bedrag voor deze boeking. De verlengingsbevestiging is verstuurd zonder betaalverzoek." ("No outstanding amount for this booking. The extension confirmation was sent without a payment request.") Waarom kreeg de klant geen e-mail? Ondanks die melding is er niets verstuurd: als er niets openstaat, gaat er ook geen e-mail uit. De datums zijn wel gewijzigd. Om de bevestiging alsnog te versturen, klik je opnieuw op Contractperiode wijzigen, laat je de datums zoals ze zijn en klik je op Bijwerken. Laat Tarieven herberekenen en E-mail met betaalverzoek uitgevinkt, en klik dan op Bevestigen met e-mail.

Waarom ging een met de klant afgesproken prijs terug naar het prijslijsttarief? Tarieven herberekenen stond aan, en dat vervangt het huurtarief door het tarief uit de prijslijst voor de nieuwe lengte. Een bedrijfsbeheerder kan het afgesproken tarief terugzetten: klik op Afwijkingen bij de boeking, dan op het bewerkicoon naast de huurtariefregel.

Waarom zegt een Onbevestigde boeking altijd "Asset niet beschikbaar in de gekozen periode." ("Asset not availability in selected period.")? Een voorlopig bevestigde boeking (status Onbevestigd) met een toegewezen voertuig telt als botsend met zichzelf, waardoor de voertuigcontrole bijna altijd faalt. Bekijk het voertuig op de Scheduler; staat er geen andere boeking of onderhoud in de nieuwe datums, klik dan op Bevestigen en beschikbaarheid negeren.

Waarom kon ik een inleverdatum opslaan die vóór de ophaaldatum ligt? Opslaan (beschikbaarheid negeren) en het Afwijkingen-scherm slaan op wat je intypt, zonder enige controle. Klik opnieuw op Actueel wijzigen, corrigeer de datums en klik op Opslaan.

Ik heb de actuele inleverdatum gewijzigd. Waarom veranderde de prijs niet? De prijs volgt de contractperiode, niet de actuele datums. Klik op Factuur bij de boeking. Is de actuele periode meer dan 3 uur langer of korter dan de contractperiode, dan toont het Factuuroverzicht Afwijking tussen contractperiode en actuele periode. Pas de contractperiode aan indien gewenst. (Deviation between contract period and actual period. Please adjust contract period if desired.) Klik op Wijzigen ernaast om de contractperiode te verplaatsen. Beide lengtes worden eerst naar boven afgerond op hele uren: bij een contract van 96 uur toont een voertuig dat precies 99 uur weg is geen waarschuwing, terwijl 99 uur en 1 minuut telt als 100 uur en dat wel doet.

Waar is Contractperiode wijzigen bij een lease-boeking? Die staat niet op een lease. Op het Factuuroverzicht stopt Contractperiode aanpassen met Kan de contractdatums niet aanpassen bij een (short)lease-boeking. Pas de actuele datums aan. (Cant adjust contract dates in a (short)lease booking. Please adjust actual dates.) en opent het leasescherm, waar leasedatums worden gewijzigd. Is het voertuig eenmaal teruggebracht, dan wijzigen de knoppen van het Factuuroverzicht wel de contractperiode van een lease.

Waarom kreeg de klant geen e-mail na Bevestigen met e-mail? Er is geen actief sjabloon Boeking verlengd, of Boekingsverlenging met betaalverzoek, in een taal die de app probeert. Vraag je beheerder er een toe te voegen onder de Boekingen-lijst van het e-mailgebied.

Kan ik een e-mail versturen als ik de datums van een offerte wijzig? Gebruik Bevestigen zonder e-mail bij een offerte. Bevestigen met e-mail stuurt de e-mail Boeking verlengd ook al is er nog niets geboekt.

Gerelateerde pagina's:

• De Scheduler — om een boeking te verplaatsen door te slepen, en botsingen te zien voordat je er een negeert
• Een boeking bevestigen — om een bijgewerkte overeenkomst te versturen zodra de datums kloppen
• Hoe een prijs is opgebouwd — wat Tarieven herberekenen leest
• Het voertuig terugnemen — Alle te late verlengen voor lange huurperiodes