Inleiding
De tab Financieel (Financial) is de eerste tab op het klantformulier, en ze bepaalt wat iemand betaalt: een boeking van deze klant leest deze instellingen uit bij het prijzen, en een factuur leest ze opnieuw uit om haar vervaldatum te bepalen.
Van boven naar beneden begint de tab met de bankgegevens: Iban, BIC-hulp (BIC Helper), BIC en Btw-nummer (VAT number). Daaronder komen Prijslijst (Price list), Kredietlimiet (Credit limit) en Betaaltermijn (Pament terms — de app spelt dit zelf zo), dan drie btw-schakelaars. Dan het blok met borg en korting: op rekening? (on account?), aangepaste borg? (custom deposit?), Borg (Deposit), aangepast eigen risico? (custom excess?), Bedrag eigen risico (Excess Amount) en Standaardkorting (Default discount). Drie leasevelden sluiten de tab af. Vijf van deze instellingen vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount; een gewoon medewerkersaccount ziet ze grijs.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- een zakelijke klant dertig dagen betaaltermijn bedingt in plaats van veertien
- een vaste zakelijke klant nooit om een borg mag worden gevraagd
- een klant een vaste korting heeft op het daghuurtarief
- een buitenlands bedrijf zonder btw gefactureerd moet worden
- je moet controleren hoeveel een klant mag openstaan voordat die wordt geblokkeerd
Begrippen op dit scherm
De schakelaars zijn makkelijk te verwarren:
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Betaaltermijn | Hoe lang deze klant na facturering heeft om te betalen; het scherm spelt het zelf als Pament terms |
| op rekening? | Deze klant wordt later gefactureerd en er wordt nooit een borg gevraagd |
| aangepaste borg? | Gebruik de eigen borg van deze klant in plaats van die van de voertuigklasse |
| Bedrag eigen risico | Het maximale bedrag dat de klant betaalt aan schade — ook wel het eigen risico genoemd |
| Standaardkorting | Een vast percentage korting op het daghuurtarief van deze klant |
| Btw-verlegd (VAT reverse charge) | De klant draagt zelf de btw af, dus je factuur toont er geen |
| Btw-fiscale eenheid (VAT fiscal unity) | Deze klant maakt deel uit van een groep die als één belastingplichtige wordt behandeld |
| BIC-hulp | Een schakelaar tussen zelf een bankcode typen of er een kiezen uit je eigen lijst |
Zo werkt het
Configuratie
Twee van deze instellingen hebben een bedrijfsbrede standaardwaarde, en het scherm waarin ze staan kan die standaardwaarde ook naar elke klant pushen die je al hebt.
Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Financieel (Financial). Het scherm heet Financiële instellingen (Financial settings).
- Stel Standaard betalingstermijn particulier (Default payment terms individual) en Standaard betalingstermijn bedrijf (Default payment terms company) in. Nieuwe klanten nemen de waarde over die bij hen past — een bedrijf krijgt de bedrijfswaarde, een persoon de individuele.
- Stel Standaard kredietlimiet (Default credit limit) en Standaard kredietlimiet op rekening (Default credit limit on account) in. Nieuwe klanten krijgen de eerste van de twee. Beide weigeren een leeg veld, 0 of een negatief getal met Moet positief zijn (Should be positive).
- Klik op Opslaan (Save).
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Standaard betalingstermijn particulier | 14 dagen | De betaaltermijn waarmee een nieuwe particuliere klant wordt aangemaakt |
| Standaard betalingstermijn bedrijf | 14 dagen | Hetzelfde voor een nieuwe zakelijke klant |
| Standaard kredietlimiet | 20000 | De kredietlimiet waarmee een nieuwe klant wordt aangemaakt |
| Standaard kredietlimiet op rekening | 20000 | Alleen gebruikt door de knop Alle op-rekening-waarden overschrijven (Override all on account) hieronder |
Naast die vier velden staan vier knoppen die iets heel anders en veel groters doen. Dat zijn Alle betalingstermijnen particulier bijwerken (Update all individual payment terms), Alle betalingstermijnen bedrijf bijwerken (Update all company payment terms), Alle standaardwaarden overschrijven (Override all default) en Alle op-rekening-waarden overschrijven (Override all on account). Elke knop vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?) met Doorgaan (Proceed) en Annuleren (Cancel), en overschrijft daarna die waarde bij elke klant die al in je systeem staat. Alle standaardwaarden overschrijven herschrijft de kredietlimiet van elke klant die niet op rekening (on account) staat, en Alle op-rekening-waarden overschrijven herschrijft die voor elke klant die dat wel is. Elk bedrag dat een collega met de hand bij een individuele klant had ingesteld, is weg, zonder overzicht van wat er is veranderd. Gebruik deze knoppen alleen als je bewust het hele bestand opnieuw instelt, nooit om één klant te herstellen.
Voordat je begint: de tab Financieel bewerken kan met een gewoon medewerkersaccount, maar Kredietlimiet, op rekening?, aangepaste borg?, Borg en Standaardkorting kunnen alleen gewijzigd worden met een bedrijfsbeheerdersaccount — medewerkers zien ze grijs, en Kredietlimiet verschijnt voor hen helemaal niet. Financiële instellingen is ook alleen voor bedrijfsbeheerders.
De tab Financieel gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), dan klik op de tegel Klanten (Customers). Zoek de persoon op de lijst onder Klant (Customer), klik op de rij, en blijf op de tab Financieel, die al openstaat.
- Typ de Iban. Een waarschuwing Iban niet geldig (Iban not valid) verschijnt onder het veld terwijl je typt als die onjuist is, en het klantformulier weigert op te slaan met IBAN is ongeldig. (IBAN is invalid.)
- Vul de bankcode in. Laat BIC-hulp op nee staan en typ hem in BIC; zet hem op ja en een kiezer Meest gebruikte BIC's (Most used BICs) vervangt het veld, met de codes die je bedrijf heeft opgeslagen. Foute codes krijgen de melding BIC niet geldig (BIC not valid).
- Typ het Btw-nummer voor een bedrijf. Een onjuist nummer toont Btw niet geldig (VAT Not valid).
- Stel Betaaltermijn in — Direct (Immediately), 7 dagen (7 Days), 14 dagen (14 Days) of 30 dagen (30 Days).
- Controleer Kredietlimiet. Een klant die meer verschuldigd is dan dit bedrag wordt geblokkeerd — zie hieronder.
- Stel de btw-schakelaars in. Btw-verlegd (VAT reverse charge) voor een bedrijf dat de eigen btw afdraagt, en Btw-verlegd dertig dagen negeren (VAT reverse charge ignore thirty days) daaronder, die alleen verschijnt zodra de eerste aanstaat. Btw-fiscale eenheid (VAT fiscal unity) staat los daarvan en geldt altijd.
- Stel het blok borg en korting in. op rekening? laat de borg helemaal vervallen; aangepaste borg? toont Borg voor het eigen bedrag van deze klant; aangepast eigen risico? toont Bedrag eigen risico; Standaardkorting neemt een heel percentage.
- Zet voor een leaseklant Aangepaste lease-factureringsvoorwaarden (Custom lease billing terms) op ja en stel dan Factureringsbasis lease (Lease billing basis) en Factureringsdag lease (Lease billing day) in.
- Klik rechtsboven in het klantformulier op Opslaan.
De velden in één oogopslag:
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Betaaltermijn | 14 dagen | Bepaalt de vervaldatum van de factuur: 0, 7, 14 of 30 dagen na de factuur | Een van de vier waarden |
| Kredietlimiet | 20000 | Wordt vergeleken met wat de klant verschuldigd is; erboven wordt de klant geblokkeerd | Een positief bedrag, decimalen toegestaan |
| op rekening? | nee | Zet de borg op de boekingen van deze klant op nul | Ja of nee |
| aangepaste borg? | nee | Gebruikt Borg in plaats van het eigen bedrag van de voertuigklasse | Ja of nee |
| Borg | 0 | De borg die bij boekingen van deze klant wordt gevraagd | Alleen hele bedragen |
| aangepast eigen risico? | nee | Gebruikt Bedrag eigen risico in plaats van het eigen bedrag van de verzekering — werkt alleen betrouwbaar als aangepaste borg? ook aanstaat | Ja of nee |
| Bedrag eigen risico | 0 | Het maximale bedrag dat deze klant betaalt aan schade | Alleen hele bedragen |
| Standaardkorting | 0 | Een percentage korting op het daghuurtarief, en verder niets | Hele getallen, dus 10 betekent tien procent |
| Factureringsdag lease | 1 | Op welke dag van de maand een lease wordt gefactureerd | Een heel getal; het scherm wil Moet > 0 en < 31 zijn (Should be > 0 and < 31) |
Uitgewerkt voorbeeld — de korting is kleiner dan ze lijkt. Een klant met Standaardkorting ingesteld op 10 boekt drie dagen een bestelwagen. Het daghuurtarief is € 80, dus de basisregels komen op € 240 en er verschijnt een kortingsregel van € 24 daartegenover — tien procent van € 80, drie keer. De verzekering van € 15 per dag blijft ongemoeid, en elke andere extra ook, dus de klant betaalt € 216 plus € 45, niet tien procent korting op de hele € 285.
Goed om te weten
Over de kredietlimiet gaan blokkeert de klant. Als het klantformulier wordt geopend van een klant die meer verschuldigd is dan de eigen limiet, verschijnt bovenaan een balk Kredietlimiet overschreden (Credit limit exceeded), met een knop Bekijken (View) naar wat ze verschuldigd zijn, en zet de app Geblokkeerd (Blocked) op ja en slaat dat meteen op. Een boeking bevestigen en een voertuig overdragen worden dan geweigerd met Klant is geblokkeerd. (Customer is blocked.) Zelfs een betaling heft de blokkade niet op: verhoog de Kredietlimiet of ontvang een betaling, vink dan Geblokkeerd uit en klik op Opslaan. Nog steeds boven de limiet, en bij het volgende openen van het formulier wordt de klant opnieuw geblokkeerd. Zie Controleren wat een klant verschuldigd is.
Op rekening wint het van elke andere borgregel. Als op rekening? op ja staat, wordt de borg op de boekingen van deze klant op nul gezet, ongeacht wat aangepaste borg? of de voertuigklasse zegt. Anders bepaalt aangepaste borg? de keuze tussen de Borg van deze klant en het bedrag van de voertuigklasse.
Btw-verlegd vereist meer dan dertig dagen. Met Btw-verlegd aan, laat de factuur de btw alleen vervallen bij een lease of een huur langer dan dertig dagen — dertig dagen krijgt wel btw, eenendertig niet. Btw-verlegd dertig dagen negeren maakt elke huur van die klant btw-verlegd, ongeacht de lengte.
De vaste korting wint het van een kortingscode. Een klant met een Standaardkorting boven nul krijgt dat percentage op het daghuurtarief, en de eigen korting van een kortingscode op het basistarief wordt genegeerd. Zet de korting op 0 om de code te laten werken.
Deze instellingen wijzigen herschrijft geen al verstuurde facturen. Een factuur behoudt haar vervaldatum en bedragen. Een nog niet gefactureerde boeking leest de borg, het eigen risico en de korting elke keer opnieuw als haar prijs wordt berekend, dus een wijziging komt daar wel in terug — tenzij iemand met de hand een borg op de boeking heeft getypt, waardoor het bedrag van de klant niet meer wordt gebruikt. Een opnieuw geprijsde boeking gebruikt Bedrag eigen risico alleen als aangepaste borg? ook aanstaat, terwijl de knop Verzekeringen (Insurances) alleen aangepast eigen risico? controleert — zet dus beide aan.
Wat je hierna doet: als je iets in het blok borg of korting hebt gewijzigd, open dan een van de nog niet gefactureerde boekingen van de klant en controleer de totalen voordat je een prijs doorgeeft. Gebruik voor wat een klant op dit moment verschuldigd is de knop Bekijken op de balk Kredietlimiet overschreden.
Veelgestelde vragen
Waarom wordt een klant nog steeds om een borg gevraagd nadat ik er een heb ingesteld? aangepaste borg? moet op ja staan voordat Borg überhaupt wordt gebruikt — het veld verschijnt alleen dan, en een bedrag dat daar is getypt terwijl de schakelaar uit staat, wordt genegeerd. Controleer de schakelaar en open dan een nog niet gefactureerde boeking opnieuw zodat de prijs opnieuw wordt berekend.
Waarom staat er nog steeds btw op de factuur van een reverse-charge-klant? De huur is dertig dagen of korter. Reverse charge geldt alleen boven de dertig dagen, of bij een lease. Als deze klant sowieso nooit btw mag krijgen, zet dan Btw-verlegd dertig dagen negeren aan onder de eerste schakelaar.
Waarom deed een kortingscode niets voor deze klant? Ze hebben een Standaardkorting boven nul, die het daghuurtarief al verlaagt en niets overlaat voor de code om te korten. Zet Standaardkorting op 0 als de code wel moet werken.
Waarom veranderde de kredietlimiet van elke klant vannacht? Iemand klikte op Alle standaardwaarden overschrijven of Alle op-rekening-waarden overschrijven in Financiële instellingen. Beide herschrijven de limiet bij elke bijpassende klant, en er is geen overzicht van de oude bedragen. De limieten moeten één voor één met de hand opnieuw worden ingesteld.
Waarom zegt het bevestigen van een boeking "Klant is geblokkeerd" (Customer is blocked)? De klant stond meer open dan de eigen Kredietlimiet toen het klantformulier voor het laatst werd geopend, waardoor de app Geblokkeerd aanzette. Verhoog de limiet of ontvang een betaling, vink dan Geblokkeerd uit op het klantformulier en klik op Opslaan. Een limiet verlagen kan een klant op dezelfde manier blokkeren.
Waarom kan ik de kredietlimiet of de borg niet wijzigen? Die vijf instellingen vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. Een gewoon medewerkersaccount ziet op rekening?, aangepaste borg?, Borg en Standaardkorting grijs en ziet Kredietlimiet helemaal niet. Vraag het aan wie je bedrijf beheert.
De Iban wil niet opslaan. Het klantformulier controleert de bankrekening zodra je op Opslaan klikt en stopt met IBAN is ongeldig. (IBAN is invalid.) Let op: het klantrecord zelf is op dat moment al opgeslagen, dus corrigeer de Iban en klik opnieuw op Opslaan in plaats van opnieuw te beginnen — zie Een klantrecord aanmaken.
Waar komt de BIC-lijst vandaan? Van de lijst van je eigen bedrijf, bijgehouden onder Klanten in het hoofdmenu op de tegel BIC's (BICs). Een code daar toevoegen maakt hem voor iedereen beschikbaar in Meest gebruikte BIC's.
Gerelateerde pagina's: Een klantrecord aanmaken voor de rest van het klantformulier en wat Opslaan controleert, en Een boeking bevestigen voor het moment waarop deze instellingen een prijs worden die aan de klant wordt doorgegeven, en Een lange huur of een groepsbedrijf zonder btw factureren voor de drie btw-schakelaars in detail.