Inleiding
RentVisie e-mailt je klanten op vaste momenten zonder dat iemand een bericht schrijft: wanneer een boeking wordt bevestigd, een voertuig wordt opgehaald of ingeleverd, een factuur wordt gemaakt of een betaling binnenkomt, en bij een nachtelijke run voor herinneringen. Elke soort e-mail gaat alleen uit als je bedrijf er een sjabloon (template) voor heeft geschreven, onder Beheer (Admin), Communicator.
Je gebruikt dit wanneer:
- je de app instelt en vanaf dag één bevestigingen, facturen en herinneringen wilt
- je de tekst van een e-mail wilt wijzigen, of een betaal- of ondertekenlink wilt toevoegen
- je begint te verhuren aan klanten die een andere taal spreken
- een klant nooit een e-mail kreeg en je zijn sjabloon wilt controleren
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Automatisering (Automated) | Een e-mailsjabloon: de tekst voor één soort e-mail, in één taal |
| Type automatisering (Automated type) | Voor welke soort e-mail het sjabloon is, zoals Boekingsbevestiging of Factuur |
| Variabelen (Variables) | Merge-velden: korte codes zoals ${bookingNumber} die de app bij het versturen vervangt door de echte gegevens van de boeking |
| Communicator | Het e-mailgedeelte van het menu Beheer |
Gebruik deze pagina voor de e-mails die de app zelf verstuurt; een e-mail die je zelf schrijft staat beschreven in handmatige e-mails.
Zo werkt het
Configuratie
Alles op deze pagina is configuratie: zodra een sjabloon bestaat en is aangezet, verstuurt de app die e-mail op het juiste moment zonder dat iemand iets hoeft te doen.
Een sjabloon toevoegen
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Communicator. Er opent een scherm met de kop Communicator met vier tegels: Boekingen (Bookings), Factuur (Invoice), Peppol en Verzonden e-mails (Sent Emails).
- Klik op de tegel Boekingen (het autootje). De lijst Automatisering opent met de kolommen Type automatisering, CC, BCC en Taal (Language), en een filtervak onder elke kop.
- Klik op Nieuwe automatisering (New Automated). Het formulier opent links, met een paneel Variabelen rechts.
- Vul de velden in en klik op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) sluit het formulier zonder op te slaan. Het formulier, van boven naar beneden:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Actief (Active) | Ja (Yes) | Nee (No) stopt dit sjabloon met iets versturen. Zie Welk sjabloon een klant krijgt onder Goed om te weten voordat je dit gebruikt | Ja of Nee |
| Type automatisering | Leeg | Voor welke e-mail dit is. De lijst met types, en wanneer elk uitgaat, staat onder Goed om te weten | Eén type uit de lijst |
| Taal (optioneel) (Language (optional)) | Leeg | De taal waarvoor deze tekst is. Laat dit leeg bij één sjabloon per type om elke andere klant te dekken | Een van de talen van je app, of leeg |
| Getalnotatie (optioneel) (Number format (optional)) | Up to 2 decimal places + thousands separator. | Hoe bedragen worden geschreven. De scheidingstekens (komma of punt) volgen de taal van de klant | Eén notatie uit de lijst, of leeg |
| CC | Leeg | Adressen die een zichtbare kopie krijgen van elke e-mail van dit type | E-mailadressen gescheiden door een puntkomma (;) |
| BCC | Leeg | Adressen die een verborgen kopie krijgen | Hetzelfde als CC |
| Onderwerp (Subject) | Leeg | De onderwerpregel. Merge-velden werken hier ook | Tekst, tot 200 tekens. Opslaan weigert hem leeg met Onderwerp is leeg (Subject is empty) |
| Berichttekst (Body) | Leeg | De e-mail zelf, in een tekstverwerkerachtige editor met vet, lijsten, tabellen en links | Elke tekst. Opslaan weigert hem leeg met Berichttekst is leeg (Body is empty) |
Zet boekingsgegevens in de tekst. Het paneel Variabelen toont elk merge-veld dat je kunt gebruiken. Typ de code precies zoals getoond, inclusief het dollarteken en de accoladen. Loop de tabel eenmaal door; je komt erop terug als je een sjabloon schrijft:
| Merge-veld | Wordt |
|---|---|
| ${customerFirstName}, ${customerLastName}, ${invoiceName} | De namen van de klant |
| ${bookingNumber}, ${externalReference} | Het boekingsnummer, en de externe referentie (N/A als die er niet is) |
| ${pickupDate}, ${returnDate} | Uitgifte en inname, dag-maand-jaar en tijd, in de tijdzone van je bedrijf. ${pickupDateUS} en ${returnDateUS} geven maand/dag/jaar |
| ${numberOfDays}, ${currentDate} | Aantal huurdagen, en de datum van vandaag |
| ${assetGroup} | De voertuigklasse (de app noemt dit de "asset group") |
| ${assetRegistration}, ${assetMake}, ${assetModel}, ${assetName} | Het voertuig op de boeking. Voordat er een is toegewezen, tonen de eerste drie ? |
| ${totalPrice} | Het boekingstotaal inclusief btw |
| ${totalDeposit}, ${depositPaid}, ${depositDue} | De borg, wat daarvan is betaald, en wat nog verschuldigd is |
| ${paymentDue}, ${totalPaid}, ${totalDue}, ${balance} | Huur nog verschuldigd; alles wat is betaald; huur plus borg nog verschuldigd; het saldo van de boeking |
| ${latestPaymentAmount} | De meest recente betaling (N/A als die er niet is) |
| ${invoiceNumber} | Het factuurnummer, in e-mails die bij een factuur horen |
| ${pickupLocationName}, ${pickupLocationAddressFull}, ${pickupLocationPhone}, ${pickupLocationEmail} | De uitgiftelocatie. Er zijn ook versies …AddressLineOne, …AddressLineTwo en …AddressCity, en dezelfde set voor de innamelocatie (${returnLocationName} enzovoort) |
| ${locationMapsUrl}, ${locationReviewUrl} | De kaart- en reviewlinks van de uitgiftelocatie |
| ${branchName}, ${branchIban} | De vestiging waartoe de uitgiftelocatie hoort, en haar bankrekening |
| ${bookingSecurityPin} | De beveiligingspincode van de boeking |
| ${selfServiceAutoCheckoutDate} | Wanneer een self-service-boeking vanzelf begint |
Bedragen komen eruit als een kaal getal, zonder eurotekken: schrijf € ${totalPrice} in de tekst, niet ${totalPrice} alleen.
Voeg een betaal- of ondertekenlink toe. Deze merge-velden worden webadressen die een pagina voor deze boeking openen. Typ de code als platte tekst, of selecteer een woord, klik op de linkknop van de editor en plak de code als linkadres. De linkvelden:
| Merge-veld | Opent een pagina waar de klant kan |
|---|---|
| ${payBookingOutstandingUrl} | Betalen wat nog openstaat op de boeking. In een betaalverzoek-e-mail betaalt dit dat verzoek |
| ${payBookingFullOutstandingUrl} | Het volledige openstaande bedrag betalen |
| ${payBookingRentOutstandingUrl} | De nog verschuldigde huur betalen |
| ${payPaymentRequestUrl} | Het betaalverzoek betalen waar de e-mail over gaat |
| ${payInvoiceUrl} | De factuur betalen waar de e-mail over gaat |
| ${signAgreementUrl} | De huurovereenkomst online ondertekenen |
| ${acceptQuoteUrl}, ${signQuoteUrl} | De offerte accepteren, of ondertekenen. Alleen in e-mails over een boeking met een offerte |
| ${customerPortalUrl} | De boeking openen in het klantportaal |
| ${customerSelfServiceUrl} | Self-service voor deze boeking openen, inclusief pincode |
| ${driverSelfServiceUrl} | Self-service openen als extra bestuurder, in de e-mails die extra bestuurders ontvangen |
De link gaat alleen mee als je hem in de tekst zet. De app voegt zelf nooit een betaal- of ondertekenlink toe aan een e-mail.
Voeg een tweede taal toe. Klik opnieuw op Nieuwe automatisering, kies hetzelfde Type automatisering, kies de taal onder Taal (optioneel), en schrijf de tekst in die taal. Doe dit voor elk type dat je in die taal wilt. Je kunt één sjabloon per type per taal aanhouden, plus één zonder taal.
Voordat je begint: de schermen van Communicator kunnen alleen worden geopend door iemand met de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Andere medewerkers kunnen sjablonen niet zien of wijzigen; vraag je bedrijfsbeheerder. De bijlagen die sommige e-mails meedragen komen van elders: je algemene voorwaarden worden geüpload onder briefpapier en huisstijl, en het afzenderadres van de e-mail is het veld E-mail (Email) van elk van je locaties (hoofdmenu Beheer, Productontwerp (Product design), tegel Locaties (Locations)).
De sjablonen voor automatische e-mails gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Communicator, en klik op de tegel Boekingen. Je staat op de lijst Automatisering.
- Filter op Type automatisering of Taal om te zien wat je bedrijf verstuurt. Een type zonder rij verstuurt niets.
- Klik op het potloodicoontje op de rij om de tekst te wijzigen, bewerk Onderwerp of Berichttekst, en klik op Opslaan. De volgende e-mail van dat type gebruikt de nieuwe tekst.
- Zet Actief op Nee op het sjabloon en klik op Opslaan om een e-mail te pauzeren. Zet hem terug op Ja om opnieuw te starten. Gemiste e-mails worden niet later alsnog verstuurd.
- Klik op het prullenbakicoontje op de rij om een sjabloon te verwijderen. Het wordt meteen verwijderd, zonder eerst te vragen, en kan niet worden teruggehaald.
Zie stoppen en onderdrukken van e-mail om één soort e-mail voor maar één klant te stoppen in plaats van voor iedereen.
Goed om te weten
De e-mailtypes en wanneer elk uitgaat
Loop dit eenmaal door en kom terug op de rij die je nodig hebt. De naam is wat je kiest onder Type automatisering:
| Type automatisering | Gaat uit wanneer | Bijlage |
|---|---|---|
| Reserveringsverzoek (Reservation request) | Een boeking wordt opgeslagen als voorlopig, of er komt een websiteverzoek binnen | — |
| Boekingsbevestiging (Booking confirmation) | Een boeking wordt bevestigd, opnieuw bevestigd, opnieuw verstuurd of online betaald. Zie Een boeking bevestigen | Huurovereenkomst, agenda-item, voorwaarden |
| Boekingsbevestiging vooruitbetaling (Booking confirmation advance payment), Boekingsbevestiging volledige betaling met borg (Booking confirmation full payment with deposit) | In plaats van Boekingsbevestiging, onder de instellingen voor vooruitbetaling. Zie bevestigingsmails | Huurovereenkomst, voorwaarden |
| DriverBookingConfirmation | Een boeking wordt bevestigd: één naar elke extra bestuurder met een e-mailadres | — |
| Offerte (Quote) | Een offerte wordt verstuurd. Zie Een offerte versturen en opvolgen | Offerte |
| Document ondertekenen (Sign document) | Iemand klikt op Document op afstand ondertekenen (Sign document remote) op de tab E-mails van de boeking | — |
| Ondertekende huurovereenkomst (Signed rental agreement) | De klant heeft de huurovereenkomst ondertekend | Ondertekende overeenkomst |
| Boeking verlengd (Booking extended), Boekingsverlenging met betaalverzoek (Booking extension with payment request) | De data van een boeking worden gewijzigd met de e-mailoptie. Zie De data van een boeking wijzigen | — |
| Boekingsannulering (Booking cancellation) | Een boeking wordt geannuleerd met Annuleren met e-mail (Cancel with email). Zie Een boeking annuleren | — |
| Klant-selfservicelink (Customer Selfservice Link) | Iemand klikt op Klant-selfservicelink (Customer self service link) op de tab Self-service van de boeking | — |
| Herinnering uitgifte (Pickup Reminder) | De nachtelijke run, voor uitgifte. Zie herinneringen | Uitgifteformulier |
| Uitgifte voltooid (Pickup completed) | De uitgifte is afgerond | Uitgifteformulier, voorwaarden |
| Herinnering inname (Dropoff reminder) | De nachtelijke run, voor de innamedatum | — |
| Melding inname (Dropoff notification) | Een self-service-inname die je bedrijf handmatig controleert | — |
| Inname voltooid (Dropoff completed) | De inname is afgerond | Innameformulier |
| Feedback | De nachtelijke run, vier tot vijf dagen na inname. Zie Klantfeedback na een verhuur controleren | — |
| Betaalverzoek (Payment request) | Er wordt een betaalverzoek gemaakt. Zie Een klant een betaalverzoek sturen | — |
| Betalingsherinnering (Payment reminder), Herinnering borgbetaling (Deposit Payment Reminder) | De nachtelijke run, zolang er geld verschuldigd is voor de uitgifte; de eerste ook vanaf Payment Reminder op de tab E-mails | — |
| Betaling ontvangen (Payment received), Borgbetaling ontvangen (Deposit Payment Received) | Een huur- of borgbetaling wordt vastgelegd op de boeking | — |
| Borgfactuur (Deposit invoice) | Er wordt een borgfactuur gemaakt of verstuurd | Borgfactuur |
| Factuur (Invoice) | Een boeking wordt gefactureerd met e-mail. Zie Een boeking factureren | Factuur |
| No-show (No show) | Een no-show-boeking wordt gefactureerd | Factuur |
| Creditfactuur (Credit invoice) | Er wordt een creditfactuur gemaakt. Zie Een factuur terugnemen met een creditfactuur | Creditfactuur |
| Lease-verlenging (Lease renewal) | Een lopende lease wordt gefactureerd voor de volgende periode. Zie Een lopende lease factureren en verlengen | Factuur |
Drie types in de lijst, Openstaande betaling (Payment outstanding), Offerteherinnering (Quote reminder) en Klant bijwerken (Update customer), worden nooit door de app verstuurd. Een sjabloon ervoor doet niets.
De tegel Factuur bevat aparte sjablonen voor facturen die je handmatig verstuurt. Peppol bevat de e-invoicing-uitnodigingsmail. Verzonden e-mails registreert wat er is verstuurd; zie wanneer een e-mail niet aankomt.
Welk sjabloon een klant krijgt
De app stopt bij het eerste sjabloon dat hij vindt. Hij zoekt naar het juiste type in de taal van de klant, dan de taal van je bedrijf, dan de taal van de medewerker wiens actie de e-mail verstuurde, en ten slotte die zonder taal. Staat dat sjabloon op Actief Nee, dan wordt er niets verstuurd; hij probeert het volgende niet. Een Nederlands bedrijf heeft bijvoorbeeld sjablonen voor Boekingsbevestiging in het Nederlands, in het Engels (uitgeschakeld) en zonder taal. Een Duitse klant krijgt de Nederlandse; een Engelse klant krijgt niets. Verwijder het sjabloon van die taal in plaats van hem uit te schakelen, om te stoppen met in één taal te schrijven.
Van wie de e-mail komt en naar wie hij gaat
De afzender is de E-mail van de uitgiftelocatie van de boeking, onder de naam van haar vestiging, en antwoorden gaan daar ook naartoe. De e-mail gaat naar de klant op de boeking; Factuur, Creditfactuur, Borgfactuur en Lease-verlenging gaan in plaats daarvan naar het factuur-e-mailadres van de klant, als dat is ingevuld.
Voorwaarden en agenda-item
Je algemene voorwaarden worden bijgevoegd bij Boekingsbevestiging, de twee geavanceerde versies ervan en Uitgifte voltooid. Een klant die als bedrijf is gemarkeerd krijgt je zakelijke voorwaarden; iedereen anders krijgt je consumentenvoorwaarden. Er wordt niets bijgevoegd als dat voorwaardenbestand niet is geüpload. De gewone Boekingsbevestiging draagt ook een agenda-item dat de klant aan zijn agenda kan toevoegen.
Een uitgewerkt voorbeeld met merge-velden
Een boeking komt op € 1.284,75 inclusief btw, met een borg van € 500,00. De klant, wiens taal Nederlands is, heeft de hele borg betaald en € 300,00 huur. Met de standaard getalnotatie komt een regel die luidt "Nog te betalen: € ${paymentDue}. Borg nog verschuldigd: € ${depositDue}." eruit als "Nog te betalen: € 984,75. Borg nog verschuldigd: € 0." — € 1.284,75 min € 300,00, en € 500,00 min € 500,00. ${totalDue} geeft ook 984,75, omdat de borg al is betaald, en ${totalPaid} geeft 800: deze notatie laat nullen na de komma weg, dus kies een andere onder Getalnotatie (optioneel) als je € 800,00 wilt.
Wat je hierna doet: stel de bevestigingsvarianten in bij bevestigingsmails en de nachtelijke e-mails in herinneringen. Controleer een nieuw sjabloon door een testboeking te bevestigen met je eigen e-mailadres als klant.
Veelgestelde vragen
Waarom kreeg een klant geen e-mail, zonder dat iemand een foutmelding zag? Er was geen actief sjabloon van dat type in de taal die de app koos (zie Welk sjabloon een klant krijgt). Druk je zelf op een knop, dan toont de app Geen e-mailsjabloon beschikbaar. Maak eerst een sjabloon aan. (No email template available. Please create a template first.). De meeste e-mails worden echter op de achtergrond of door de nachtelijke run verstuurd, en dan ziet niemand een melding. Voeg het sjabloon toe of zet het aan onder Beheer, Communicator, Boekingen. De klant kan ook zijn uitgesloten van dat type; zie stoppen en onderdrukken van e-mail. Zie wanneer een e-mail niet aankomt om te controleren of er iets is verstuurd.
Waarom krijgt een klant de e-mail in de verkeerde taal? Er is geen sjabloon in zijn taal, dus gebruikte de app de taal van je bedrijf of die zonder taal. Voeg met Nieuwe automatisering een sjabloon toe voor zijn taal. Controleer ook de taal op het record van de klant; zie documenttaal.
Waarom stopte een klant helemaal geen e-mail meer te krijgen toen ik één taal uitschakelde? Een uitgeschakeld sjabloon telt nog steeds als gevonden, dus stopt de app daar. Verwijder het sjabloon (prullenbakicoontje) in plaats van het uit te schakelen, zodat die klanten het volgende sjabloon in de rij krijgen.
Waarom toont de e-mail "${invoiceNumber}" of een andere code in plaats van het gegeven? Óf de code is anders getypt dan in het paneel Variabelen (een ontbrekend accolade, een hoofdletter op de verkeerde plek), óf het gegeven bestaat niet voor die e-mail. De factuur- en offertecodes werken alleen in e-mails die bij een factuur of offerte horen. Open het sjabloon, kopieer de code uit het paneel Variabelen en klik op Opslaan.
Waarom staat er geen betaal- of ondertekenlink in de e-mail? De app voegt alleen een link toe waar het sjabloon het merge-veld ervan bevat. Voeg ${payBookingOutstandingUrl}, ${signAgreementUrl} of een andere link uit de tabel onder Configuratie toe aan de Berichttekst van het sjabloon.
Waarom zei Opslaan "Template already present"? Er bestaat al een sjabloon voor dat type in die taal; open die rij in plaats daarvan. Een sjabloon met Taal (optioneel) leeg kan alleen worden opgeslagen zolang er geen ander sjabloon van dat type bestaat, in welke taal dan ook. Schrijf eerst het sjabloon zonder taal, voeg daarna de talen toe.
Waarom komen de voorwaarden niet mee met de bevestigingsmail? Het voorwaardenbestand voor dat soort klant (zakelijk of consument) is niet geüpload, of de huurovereenkomst zelf is niet gemaakt, in welk geval er helemaal niets wordt bijgevoegd. Upload de voorwaarden onder briefpapier en huisstijl.
Waarom antwoorden klanten naar een locatieadres in plaats van ons hoofdkantoor? Antwoorden gaan naar de E-mail van de uitgiftelocatie. Wijzig het op de locatie (hoofdmenu Beheer, Productontwerp, tegel Locaties), of voeg je hoofdkantoor toe onder CC op het sjabloon.
Kan ik een automatische e-mail handmatig opnieuw versturen? Sommige wel: de tab E-mails van de boeking heeft Bevestigingsmail opnieuw versturen (Resend confirmation email), Betalingsherinnering (Payment Reminder), Borgfactuur (Deposit Invoice) en Document op afstand ondertekenen, en Handmatig (Manual) voor een bericht dat je zelf schrijft. Zie handmatige e-mails.
Gerelateerde pagina's:
- Bevestigingsmails — welke bevestiging uitgaat afhankelijk van hoe ver de uitgifte weg is.
- Herinneringen — de nachtelijke e-mails voor uitgifte, inname, betaling en feedback.
- Stoppen en onderdrukken van e-mail — één type stoppen voor één klant, of factuur- en bevestigingsmails tegenhouden.
- Wanneer een e-mail niet aankomt — het verzendregister, vertragingen en nieuwe pogingen.