Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Een shortlease-contract behoudt de prijs waarmee het is gestart. Elk deel van die prijs is een kostenpost, vermeld op de kaart Kosten (vast tarief, excl. btw) (Charges (fixed rate, excl. VAT)) rechts op het contractscherm: het basistarief, en elke extra, verzekering en kilometerpakket (de app noemt ze opties, verzekering en kilometerpakketten). Elke kostenpost toont zijn aantal, zijn naam, zijn prijs / maand (/ month) of eenmalig (once), en daaronder zijn data met de links Periode (Period) en Prijs (Price). Lager rechts toont de kaart Indexatie (basistarief) (Indexation (base rate)) de jaarlijkse prijsverhoging per jaar.
Je bent hier omdat:
- je met de klant een nieuwe maandprijs hebt afgesproken vanaf volgende maand
- de klant halverwege een maand een kinderzitje of extra verzekering toevoegde
- een extra vanaf het begin van het contract had moeten worden gefactureerd, niet vanaf vandaag
- één klant een afspraak heeft waarbij de prijsverhoging van dit jaar wordt overgeslagen
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Basistarief (Base rate) | De huur voor het voertuig zelf |
| Optie, Verzekering, Kilometerpakket (Option, Insurance, Mileage package) | Een extra, een verzekering, een kilometerpakket die met de boeking is afgenomen |
| / maand / eenmalig | Elke periode gefactureerd / één keer gefactureerd |
| vanaf / tot (from / until) | De eerste en laatste dag waarop de kostenpost wordt gefactureerd, als hij niet het hele contract loopt |
| Correctie (Adjustment) | Een correctie op de volgende factuur voor dagen die al zijn gefactureerd |
Zo werkt het
Configuratie
De bedrijfsbrede jaarlijkse prijsverhoging wordt ingesteld op de Shortlease-instellingen (Shortlease settings), zoals beschreven in Shortlease-contracten voor je bedrijf inschakelen. Alles op deze pagina is per contract.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet Prijs, Periode, Uitzondering (Exception) en Uitzondering voor een jaar (Exception for a year).
De kosten en indexatie gebruiken
Open het contract: klik op de boeking op Shortlease contract, of open het via het Shortlease-overzicht (Shortlease overview) (zie Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen).
Een prijs wijzigen vanaf een datum
- Klik bij de kostenpost op Prijs. De pop-up Prijs wijzigen (Change price) opent en toont Huidige prijs (Current price).
- Typ de nieuwe prijs in Nieuw bedrag per maand (excl. btw) (New amount per month (excl. VAT)). Bij een contract dat Om het aantal dagen (Every number of days) wordt gefactureerd heet het vak Nieuw dagtarief (excl. btw) (New daily rate (excl. VAT)); bij een eenmalige kostenpost Nieuw eenmalig bedrag (excl. btw) (New one-off amount (excl. VAT)).
- Kies Vanaf datum (leeg = de hele kostenpost) (From date (empty = the whole charge)). Laat hem leeg om de hele kostenpost de nieuwe prijs te geven.
- Klik op Prijs opslaan (Save price). De kostenpost eindigt nu op de dag vóór jouw datum, en een nieuwe kostenpost met de nieuwe prijs gaat vanaf die datum verder. Haal je de extra later van de boeking vóór die datum, dan stoppen beide kostenposten op de dag vóór het verwijderen: de nieuwe prijs wordt dan nooit gefactureerd.
Een extra toevoegen of verwijderen. Doe dit op de boeking, op de gebruikelijke manier (zie Een extra aanbieden en aan een boeking toevoegen). De eerstvolgende keer dat het contract wordt bijgewerkt (meteen bij een wijziging op het boekingsscherm, anders elke nacht, wanneer een bedrijfsbeheerder het opent, of met Herberekenen (Recalculate)), krijgt het een bijbehorende kostenpost, gefactureerd vanaf de dag waarop hij is toegevoegd. Een extra die van de boeking wordt gehaald, wordt gefactureerd tot de dag vóór je hem verwijdert: het contract noteert de dag meteen wanneer je een extra, verzekering of kilometerpakket op het boekingsscherm verwijdert, en het contract later openen verandert dat niet. Een extra die je op het boekingsscherm toevoegt, wordt gefactureerd vanaf de dag waarop je hem toevoegt. Wissel je dus een extra of een verzekering voor een andere, dan wordt de dag van de wissel één keer gefactureerd, op de nieuwe. (Een extra die op een andere manier is verwijderd, bijvoorbeeld door een extern systeem, krijgt zijn datum nog steeds de nacht erna, of wanneer een bedrijfsbeheerder het contract opent.)
Deze regel "dag ervoor" geldt voor elke extra, verzekering en elk kilometerpakket, en voor elke kostenpost ervan: eentje die al op de boeking stond toen het contract werd gemaakt en wordt gefactureerd tot Het einde van het contract (The contract end), eentje met Een gekozen datum (A chosen date) na het verwijderen, en beide kostenposten van een prijswijziging (ook als de nieuwe prijs na het verwijderen begint). Verwijder je hem, dan verandert zijn Factureren tot (Bill until) in De dag waarop hij wordt verwijderd (The day it is removed), zodat Periode de datum toont waarop het factureren echt stopt. Een extra verwijderen laat het factureren nooit langer lopen: een kostenpost die al vóór het verwijderen eindigt (bijvoorbeeld eentje die je op Een gekozen datum daarvoor zette, of de oude prijs van een prijswijziging) behoudt zijn datum. Een datum die je na het verwijderen koos, blijft niet behouden: de extra is weg, dus het factureren stopt op de dag vóór het verwijderen. Waren maanden na het verwijderen al gefactureerd, dan crediteert de volgende factuur ze met een regel Correctie.
Wijzigen vanaf wanneer, of tot wanneer, een extra wordt gefactureerd
- Klik bij de kostenpost op Periode. De pop-up Kostenperiode (Charge period) opent.
- Kies onder Factureren vanaf (Bill from) De dag waarop hij is toegevoegd (The day it was added), De start van het contract (The contract start) of Een gekozen datum (vul dan Vanaf datum (From date) in).
- Kies onder Factureren tot (Bill until) De dag waarop hij wordt verwijderd, Het einde van het contract of Een gekozen datum (vul dan Tot datum (Until date) in).
- Klik op Kostenperiode opslaan (Save charge period).
Het basistarief heeft geen link Periode: het loopt het hele contract.
Een uitzondering maken op de jaarlijkse prijsverhoging
- Klik op de kaart Indexatie (basistarief) bij het jaar op Uitzondering. Voor een jaar dat het bedrijf nog niet heeft ingesteld klik je op Uitzondering voor een jaar. De pop-up Indexatie van dit contract (Indexation of this contract) opent.
- Vink Dit jaar overslaan voor dit contract (Skip this year for this contract) aan, of vink Een eigen percentage gebruiken (Use an own percentage) aan en typ het in Eigen percentage (Own percentage), en/of kies Eigen datum (leeg = de datum van het bedrijf) (Own date (empty = the company's date)).
- Klik op Opslaan. Is de datum dichtbij genoeg, dan wordt de prijsverhoging meteen toegepast.
Goed om te weten
Elke wijziging reikt vanzelf terug in gefactureerde maanden. Wanneer een prijs, een extra of een kostenperiode dagen wijzigt die al waren gefactureerd, wordt er niets gecrediteerd. In plaats daarvan komt het verschil op de volgende factuur als een regel van het soort Correctie. Dat kan een bedrag in rekening zijn of een credit.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een contract per kalendermaand, vooraf gefactureerd, basistarief € 1.200 per maand. Mei werd op 1 mei gefactureerd. Je spreekt € 1.300 af vanaf 15 mei. Het basistarief splitst in € 1.200 tot en met 14 mei en € 1.300 vanaf 15 mei. De junifactuur is € 1.300 plus een correctie voor de 17 dagen van 15 tot en met 31 mei: € 100 × 17 ÷ 31 = € 54,84. Een verzekering van € 180 per maand die op 10 april is toegevoegd, werkt op dezelfde manier: 21 van de 30 dagen van april, € 126,00, als correctie op de volgende factuur.
Wat de indexatierijen betekenen.
| De rij toont | Het betekent |
|---|---|
| Nog niet toegepast (Not applied yet) | De verhoging komt eraan; ze wordt toegepast zodra haar datum dichtbij is (bij Vooraf (Advance) een periode vooruit) |
| Toegepast (Applied), met oud → nieuw / maand | Gedaan. Het jaar is definitief voor dit contract |
| Overgeslagen (Skipped) | Je hebt een uitzondering gemaakt om haar over te slaan |
| Niet van toepassing (Not applicable) | Het contract start op of na deze datum, is er vóór geëindigd, of heeft dan geen basistarief. |
| Het bedrijf heeft geen indexatie voor dit jaar | Je hebt een jaar toegevoegd dat het bedrijf niet heeft ingesteld: geef een percentage en een datum |
Alleen het basistarief stijgt. Extra's, verzekering en kilometerpakketten behouden hun prijs. Uitzondering voor een jaar opent op het jaar na de laatste rij van het contract, of volgend jaar; wijzig Jaar (Year) als je een ander jaar nodig hebt.
Brandstof, schade, kosten en andere extra's van de boeking zijn geen kostenposten. Ze komen zoals ze zijn op de volgende leasefactuur, zie Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen.
Wat je hierna doet
Klik onder Volgende factuur (Next invoice) op Factuur bekijken (Preview invoice) om het effect te controleren voordat de factuur wordt gemaakt.
Veelgestelde vragen
Waarom zegt Uitzondering "Deze indexatie is toegepast."? Een toegepast jaar kan niet meer veranderen. Om de prijs te corrigeren klik je bij het basistarief op Prijs en geef je het juiste bedrag vanaf de juiste datum.
Waarom zegt Prijs opslaan "De prijs is niet gewijzigd: de kostenpost is op die datum al geëindigd."? De kostenpost stopte vóór jouw datum, bijvoorbeeld een extra die is verwijderd. Kies een eerdere datum, of voeg de extra opnieuw toe aan de boeking.
Ik heb een extra aan de boeking toegevoegd. Waarom staat hij niet op het contract? Een extra die is opgeslagen met de extra's-kiezer op het boekingsscherm verschijnt meteen. Een verzekering of kilometerpakket dat op de boeking is toegevoegd, of alles wat door een ander systeem is gewijzigd, wordt de volgende nacht opgepikt, wanneer een bedrijfsbeheerder het contract opent, of met Herberekenen. Medewerkers die geen beheerder zijn, zien het contract zoals het voor het laatst is bijgewerkt.
Ik heb een extra van de boeking gehaald. Waarom wordt hij nog gefactureerd? Hij wordt gefactureerd tot de dag vóór het verwijderen, ook als hij Een gekozen datum had die later lag of een nieuwe prijs vanaf een latere datum. Controleer Factureren tot onder Periode bij de kostenpost: die toont De dag waarop hij wordt verwijderd zodra het contract het verwijderen heeft genoteerd. Is de extra door een ander systeem verwijderd, dan noteert het contract dat de volgende nacht, wanneer een bedrijfsbeheerder het opent, of met Herberekenen. Dagen die na het verwijderen al waren gefactureerd komen als credit (Correctie) terug op de volgende factuur.
Ik had een einddatum op een extra gezet. Waarom veranderde die toen de extra werd verwijderd? Jouw datum lag na het verwijderen. Een verwijderde extra wordt nooit gefactureerd na de dag vóór zijn verwijdering, dus de datum werd die dag en Factureren tot toont De dag waarop hij wordt verwijderd. Een datum vóór het verwijderen blijft zoals jij hem instelde.
Waarom heeft de volgende factuur een regel die ik niet verwachtte? Het is een Correctie: een wijziging reikte terug in een maand die al was gefactureerd. Klik op de rij op Regels om te zien voor welke kostenpost het is.
Waarom zegt Kostenperiode "De periode kan niet eindigen voordat ze begint."? De Tot datum ligt vóór de Vanaf datum. Kies de data in de juiste volgorde.
Waarom kan ik Prijs niet gebruiken bij een kilometerkostenpost? Extra kilometers worden berekend uit kilometerstanden, niet uit een prijs per maand. Zie Kilometerstanden vastleggen en extra kilometers in rekening brengen bij een shortlease.
Gerelateerde pagina's: Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen voor hoe een periode wordt geprijsd.