Inleiding
Een voertuig innemen is dezelfde inspectie die je draaide toen het vertrok, een tweede keer gedraaid. RentVisie bepaalt aan de hand van de status van de boeking op welk traject je zit: een boeking met status Opgehaald (Picked up) krijgt het innametraject. De schermen zijn identiek, dus de doorloop op De uitgifte-inspectie doorlopen geldt ook hier.
Wat anders is, is wat er gebeurt zodra je afrondt. Het innametraject doet drie dingen die het uitgiftetraject niet doet — het kan het voertuig vuil markeren, het verplaatst de geregistreerde locatie van het voertuig, en het gooit voorlopige schade weg. Geen van drieën vraagt je eerst iets.
Deze pagina behandelt die, plus late inleveringen en het vastleggen van bewijs dat je hebt bijgetankt.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: een innameinspectie draaien vereist elke baliefunctie — Medewerker (Employee), Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) of Bedrijfsbeheerder (Company admin). De bulkacties op de lijst met te late boekingen zijn beperkter: Alle te late verlengen (Extend all overdues) vereist Medewerker of Bedrijfsbeheerder, en beide opschoonknoppen vereisen Bedrijfsbeheerder.
Eén instelling bepaalt wat een inname met het voertuig doet. Open Instellingen (Settings) in het hoofdmenu en klik op de tegel Operationeel (Operational). Zoek op het scherm met als kop Operational settings naar Voertuigen keren vuil terug (Vehicles return dirty), een Ja (Yes) / Nee (No)-paar dat standaard op Nee staat. Druk op Opslaan (Save) na het wijzigen.
Zet hem op Ja en elk voertuig wordt onmiddellijk als vuil gemarkeerd zodra de innameinspectie wordt afgerond — geen vraag, geen uitzondering voor een auto die brandschoon terugkomt. Dat is het idee: het zet standaard elk ingeleverd voertuig in de schoonmaakwachtrij, en het personeel zet de schone exemplaren achteraf terug. Laat hem op Nee staan als je liever per geval de schoonheid vastlegt.
Er hoeft verder niets te worden ingesteld. Waar het voertuig terechtkomt, wordt overgenomen van de eigen inleverlocatie van de boeking, dus wat je accuraat moet houden is de boeking, niet een instelling.
De innameinspectie gebruiken
- Open de boeking. De status moet Opgehaald zijn.
- Klik op de tab Inspectie (Inspection), dan op de tegel Inspectie.
- Doorloop de stappen — checklist, schade, kilometerstand, brandstof — precies als bij uitgifte.
- Rond af, met of zonder de bonmail.
Twee stappen gedragen zich anders op de terugweg, en beide worden volledig behandeld op hun eigen pagina:
- Schade (Damage) dat je nu toevoegt, wordt als innameschade gestempeld, de schade waarvoor een klant kan worden belast. Zie Schade vastleggen tijdens een inspectie.
- De kilometerstand weigert een stand die lager is dan die bij uitgifte. Zie Kilometerstand en brandstofstanden vastleggen.
Zodra je afrondt, wordt de boeking Ingeleverd (Dropped off) en wordt het totaal herberekend. Dan:
| Wat er gebeurt | Wanneer |
|---|---|
| Het voertuig wordt vuil gemarkeerd, en zijn Conditie (Asset condition) wordt op Vuil (Dirty) gezet | Alleen als Voertuigen keren vuil terug op Ja staat |
| De locatie van het voertuig wordt de inleverlocatie van de boeking | Altijd |
| Voorlopige schade op de boeking wordt verwijderd | Altijd |
| Handtekeningen op de boeking worden verwijderd | Altijd |
| De innamebon wordt gemaild | Tenzij je Afronden (geen e-mail) koos |
Bij een aanhanger of ander item dat geen voertuig is, is er geen afrondstap, dus niets hiervan gebeurt: zijn locatie en conditie blijven zoals ze waren.
Bewijs vastleggen dat je hebt bijgetankt
Heb je het voertuig bijgetankt en wil je het bonnetje op het dossier, dan hang je het aan de boeking: open de boeking, klik op de tab Overig (Other), en voeg een document toe. Geef het een Naam (Name), kies Proof of refuelling (Bewijs van bijtanken) als type, en klik op Opslaan (Save).
Dit is een registratie, geen kostenpost — de kosten zelf zijn een aparte regel op de tab Brandstof (Fuel).
Voertuigen die te laat terug zijn
Open het overzicht operationeel beheer en klik op Te laat (Overdue) voor de lijst met boekingen voorbij hun inlevertijd. Je kunt een boeking openen of kopiëren en de lijst exporteren. Twee bulkknoppen zijn voorbehouden aan Bedrijfsbeheerder, en beide annuleren boekingen en trekken keybox-toegang in:
- Selectie opschonen (Clean selected) vraagt "Weet je het zeker? Dit annuleert alle geselecteerde boekingen." ("Are you sure? This will cancel all selected bookings.")
- Alles opschonen (Clean all) vraagt "Weet je het zeker? Dit ruimt alle te late boekingen op (niet opgehaald) met een inleverdatum in het verleden." ("Are you sure? This will clean all overdue bookings (not picked up) with a drop off date in the past.")
Beide werken op boekingen die nooit zijn opgehaald, niet op voertuigen die nog onderweg zijn, dus een auto die een klant daadwerkelijk nog bestuurt, blijft ongemoeid.
Voor langlopende huren heeft de leaseboekingenlijst Alle te late verlengen, wat de inleverdatum van elke te late lease in één klik 30 dagen vooruitschuift.
Alle te late verlengen vraagt geen bevestiging. Eén klik en elke te late lease in je bedrijf verschuift, zonder iets om het ongedaan te maken. Je kunt niet kiezen welke. Wil je één boeking verlengen, wijzig dan de data op de boeking zelf.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een Golf op boeking B-10432 moest gisteren om 17:00 terug zijn, dus hij staat op de lijst Te laat. De klant komt de volgende ochtend om 09:20 aan.
Je opent de boeking, klikt op Inspectie, en werkt door: de checklist, één nieuwe deuk in het linkerportier, een kilometerstand van 42 810 en een brandstofniveau van 25. Je hebt bijgetankt voor € 71,82, dus je hangt het kassabonnetje aan de tab Overig als Proof of refuelling.
Je drukt op Inspectie afronden. De boeking wordt Ingeleverd en het totaal neemt de kilometerstand en de deuk mee. De locatie van de Golf verandert naar je vestiging Rotterdam, omdat dat de inleverlocatie op de boeking is. En omdat je bedrijf Voertuigen keren vuil terug op Ja heeft staan, wordt hij vuil gemarkeerd en wordt zijn Conditie Vuil, wat hem op de lijst Vuile assets (Dirty assets) zet — zie Controleren waar een voertuig staat en of het schoon is.
Goed om te weten
Een inname kan een voertuig naar de verkeerde plek verplaatsen. De locatie komt uit de inleverlocatie van de boeking, niet van waar jij staat. Komt een klant een voertuig terug naar een andere vestiging, wijzig dat dan op de boeking voordat je afrondt.
Elke inname wordt vuil gemarkeerd, of geen enkele. De instelling geldt bedrijfsbreed en onvoorwaardelijk — een auto die onberispelijk terugkomt, wordt net zo goed vuil gemarkeerd, en zijn Conditie blijft Vuil tot iemand hem terugzet.
Voorlopige schade overleeft een inname niet. Schade met categorie Temporary wordt verwijderd zodra je afrondt. Alles wat je wilt bewaren, heeft een echte categorie nodig.
Handtekeningen overleven het evenmin. Afronden wist elke handtekening op de boeking, verzamel handtekeningen dus achteraf, niet ervoor. Zie De huurovereenkomst ter ondertekening versturen.
Een boeking kan worden uitgecheckt zonder dat iemand hem aanraakt. Krijgt een klant een self-service-link en maakt hij die niet af, dan checkt RentVisie de boeking zelf uit. Dat gebeurt bij de eerste controle per uur na de Automatisch uitchecken-tijd (Auto checkout) van de boeking, wat één uur na het versturen van de link is tenzij iemand dat heeft gewijzigd. Hij legt de laatst bekende kilometerstand vast en een tank van 100% vol, stempelt de uitgiftenotities met Auto accepted pickup en mailt de bon. Die cijfers zijn verzonnen, controleer de notities dus op die zin voordat je een inname die er vreemd uitziet vertrouwt. Het gebeurt alleen als je bedrijf self-service heeft aanstaan. Zie Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren.
Wat je hierna doet: controleer of het totaal de kilometerstand-, brandstof- en schadekosten heeft meegenomen, en factureer dan.
Veelgestelde vragen
De Inspectie-tegel staat niet op de boeking. Hij verschijnt alleen zolang de boeking Bevestigd of Opgehaald is. Staat de boeking al op Ingeleverd, dan is de inname al gedaan.
Het voertuig staat na de inname op de verkeerde vestiging. De inleverlocatie op de boeking stond bij afronden nog op de oorspronkelijke. Corrigeer de locatie van het voertuig op het voertuigrecord — de boeking daarna wijzigen verplaatst hem niet terug.
Een auto kwam schoon terug maar staat als vuil gemarkeerd. Je bedrijf heeft Voertuigen keren vuil terug aanstaan, wat elke inname zonder uitzondering vuil markeert. Vink hem aan op de lijst Vuile assets en klik op Als schoon markeren (Set to clean) — alleen Conditie op het voertuigrecord wijzigen laat hem op die lijst staan. Zie Controleren waar een voertuig staat en of het schoon is.
Kan ik voorkomen dat alleen dit voertuig als vuil wordt gemarkeerd? Nee. De instelling is alles-of-niets voor het hele bedrijf.
Schade die ik heb vastgelegd is verdwenen na de inname. Hij was gecategoriseerd als Temporary, wat betekent "verwijder dit zodra het voertuig terugkomt". Leg hem opnieuw vast met een echte categorie.
Annuleert "Alles opschonen" de huur van een klant die nog aan het rijden is? Nee. Beide opschoonknoppen werken op boekingen die nooit zijn opgehaald. Een boeking op Opgehaald wordt met rust gelaten. Ze annuleren wel definitief, gebruik ze dus alleen op echt dode boekingen.
Ik heb per ongeluk op "Alle te late verlengen" gedrukt. Hoe maak ik dat ongedaan? Dat kan niet, en er was geen bevestiging om je tegen te houden. Elke te late lease is 30 dagen opgeschoven. Corrigeer de data op elke betrokken boeking handmatig.
Waar hang ik het brandstofbonnetje aan? Aan de tab Overig van de boeking, als document van type Proof of refuelling. Dat legt alleen het bonnetje vast — voeg de kosten zelf toe op de tab Brandstof.
De klant kwam vroeg terug. Verandert dat de prijs? Afronden herberekent het totaal, maar de data van de boeking sturen het tarief. Komt hij dagen eerder terug en wil je dat in de prijs terugzien, wijzig dan de inleverdatum op de boeking voordat je afrondt.
Een boeking zegt "Auto accepted pickup" en de standen lijken verzonnen. Dat zijn ze. Niemand heeft dat voertuig geïnspecteerd — het is automatisch uitgecheckt nadat de Automatisch uitchecken-tijd verstreek op een onbeantwoorde self-service-link, met de laatst bekende kilometerstand en een volle tank aangenomen. Neem echte standen op voordat je iets bij de inname vertrouwt.