Inleiding
Als een voertuig terugkomt van de garage, leg je vast wat eraan gedaan is in het onderhoudslogboek. Elke regel (het scherm noemt het een Onderhoudslog (Maintenance log)) vermeldt welk voertuig, op welke datum, bij welke kilometerstand, welke soorten werk zijn uitgevoerd en verder alles wat de moeite waard is om vast te leggen. Het scherm met de kop Onderhoudslogboek (Maintenance Log) toont elke regel voor je bedrijf, nieuwste eerst; dezelfde regels staan ook op het eigen record van elk voertuig, op zijn tab Onderhoud (Maintenance), onder Onderhoudslogs (Maintenance logs).
De soorten werk waaruit je kunt kiezen — olie verversen, banden, remmen, wat je bedrijf gebruikt — komen uit een korte lijst die je beheerder bijhoudt, genaamd Onderhoudsitems (Maintenance items).
Je komt hier terecht omdat:
- Een bestelbus terug is van de garage en je de olieverversing en nieuwe remblokken wilt vastleggen.
- Een klant of een koper vraagt wanneer een auto voor het laatst nieuwe banden kreeg.
- Je door de geschiedenis van een voertuig kijkt voordat je beslist of je het repareert of verkoopt.
- Je gewoon wilt zien wat de garage deze maand aan het wagenpark heeft gedaan.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Asset | Het voertuig |
| Onderhoudslog (Maintenance log) | Eén regel van werk dat daadwerkelijk is uitgevoerd |
| Item / Onderhoudsitems (Maintenance items) | Een soort werk, gekozen uit de lijst van je bedrijf |
| Onderhoud (Maintenance) | Een geplande garageafspraak — zie Een voertuig inplannen voor een onderhoudsbeurt |
Elke manier om een logregel toe te voegen
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Assets → tegel Onderhoudslog → Nieuwe onderhoudslog (New Maintenance log) | Een lege regel; je kiest het voertuig zelf | Ja |
| Tab Onderhoud van een voertuig → Nieuw (New) boven Onderhoudslogs | Een regel met het voertuig al ingevuld | Ja |
Gebruik deze pagina nadat het werk is gedaan. Om werk te plannen dat nog niet is gebeurd, zie Een voertuig inplannen voor een onderhoudsbeurt.
Zo werkt het
Configuratie
De enige instelling is de lijst met soorten werk. Houd hem kort en duidelijk, want medewerkers kiezen er elke keer uit.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), en daarna Assets.
- Klik op de tegel Onderhoudsitems. Het scherm met de kop Onderhoudsitem (Maintenance item) opent, met één kolom met de kop Naam (dit staat al in het Nederlands op het Engelstalige scherm).
- Klik op Nieuw (New). Er opent een klein venster met één vak, Naam (Name). Typ de soort werk, bijvoorbeeld Oil change, en klik op Opslaan (Save).
- Om een item te hernoemen, klik je op het potloodicoon aan het einde van de rij, wijzig je Naam en klik je op Opslaan. De nieuwe naam verschijnt meteen op elke log die er al gebruik van maakt.
- Om een item te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon aan het einde van de rij. Het wordt direct verwijderd, zonder dat er eerst iets gevraagd wordt, en het verdwijnt ook uit elke log waarin het stond vermeld.
De lijst is alleen van je eigen bedrijf; andere bedrijven op RentVisie hebben hun eigen lijst.
Voordat je begint: iedereen met een gewoon medewerkersaccount kan logregels toevoegen, wijzigen en verwijderen op het scherm Onderhoudslog. Alleen een beheerder kan Onderhoudsitems openen en de lijst met soorten werk wijzigen. De knop Nieuw op de lijst Onderhoudslogs van een voertuig is ook alleen voor beheerders; zie je hem niet, gebruik dan het scherm Onderhoudslog.
Het onderhoudslogboek gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Assets, en klik dan op de tegel Onderhoudslog (het icoon met de moersleutel). Het scherm met de kop Onderhoudslogboek opent.
- Bekijk de lijst. Hij toont Logdatum (Log date), RegistrationNumber en Kilometerstand (Mileage), nieuwste eerst. Elke kolom heeft een filtervak onder de kop. De kolommen Lognummer (Log number), Extern ID (External id), Referentie (Reference) en Notities (Notes) bestaan wel, maar zijn verborgen; zet ze aan met de kolomkeuzeknop rechtsboven in de lijst.
- Voeg een regel toe. Klik op Nieuwe onderhoudslog. Er opent een venster met de kop Onderhoudslog bewerken (Edit Maintenance Log). Vul het in met behulp van de tabel hieronder.
- Sla hem op. Klik op Opslaan. Het venster sluit en de regel verschijnt in de lijst, en op de tab Onderhoud van het voertuig. Annuleren (Cancel) gooit alles weg wat je hebt getypt.
- Wijzig een regel. Klik op de rij, of op het potloodicoon aan het einde ervan, pas aan wat nodig is en klik op Opslaan.
- Verwijder een regel. Klik op het prullenbakicoon aan het einde van de rij. Hij wordt direct verwijderd, zonder vraag vooraf, en kan niet worden teruggehaald.
Loop de tabel één keer door; je komt later terug bij specifieke rijen terwijl je het venster invult:
| Veld | Begint als | Wat erin komt | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Asset | Leeg | Het voertuig waaraan het werk is uitgevoerd, gekozen op kenteken | Eén voertuig |
| Logdatum | Vandaag en de huidige tijd | Wanneer het werk is uitgevoerd | Een datum |
| Referentie | Leeg | Het klus- of factuurnummer van de garage | Elke tekst |
| Kilometerstand | 0 | De kilometerstand op het moment dat het werk werd uitgevoerd | Alleen hele kilometers |
| Item | Leeg | Elke soort werk die is uitgevoerd | Een of meer items uit de lijst |
| Notities | Leeg | Al het andere: gebruikte onderdelen, advies van de monteur | Elke tekst, elke lengte |
| Extern ID | Leeg | Een nummer uit een ander systeem; laat het leeg tenzij anders gezegd | Elke tekst |
Om in plaats daarvan vanaf het voertuig te beginnen, open je Assets, klik je op de tegel Assets, ga je naar de tab Voertuigen (Vehicles) en dubbelklik je op de rij van het voertuig. Klik op zijn record op de tab Onderhoud. De onderste lijst, Onderhoudslogs, toont Lognummer, Logdatum en Referentie voor alleen dit voertuig. Nieuw erboven opent hetzelfde venster met Asset al ingevuld; het potlood- en prullenbakicoon werken zoals hierboven.
Een uitgewerkt voorbeeld
Bestelbus V-482-KX komt op 14 september 2026 terug van Garage Jansen met factuur 2026-0418 voor € 385,40: een olieverversing en nieuwe remblokken voorin, bij 48.215 km.
| Veld | Je vult in |
|---|---|
| Asset | V-482-KX |
| Logdatum | 14-09-2026 |
| Referentie | Jansen 2026-0418 |
| Kilometerstand | 48215 |
| Item | Oil change en Brake pads |
| Notities | Remblokken achter op 40%, opnieuw controleren bij 60.000 km |
De € 385,40 komt niet op de log: de log heeft geen bedrag. Het komt op de garageafspraak, zoals uitgelegd onder Goed om te weten.
Goed om te weten
Een logregel is niet gekoppeld aan een garageafspraak. Een geplande afspraak (de app noemt het een Onderhoud, zie Een voertuig inplannen voor een onderhoudsbeurt) en een logregel zijn twee aparte records die alleen het voertuig delen. De app kan je niet vertellen of een geplande beurt daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, en sluit of markeert de afspraak niet als je een log opslaat. Om de twee aan elkaar te koppelen, gebruik je dezelfde garagereferentie op beide plekken: typ hem in het veld Referentie van de log en in het veld Externe referentie (External ref) van de afspraak. In het voorbeeld hierboven dragen beide Jansen 2026-0418.
Kosten staan op de afspraak, niet op de log. Zet de garagerekening in het vak Kosten (Costs) van de afspraak. Dat is het bedrag dat het rapport Onderhoudskosten (Maintenance costs) onder Dashboards optelt; niets op een logregel wordt daar meegeteld.
De kilometerstand op een log werkt de kilometerteller van het voertuig niet bij. Het is slechts een notitie van wat de stand was, meer niet. Om een nieuwe kilometerstand vast te leggen, zie De kilometerstand en brandstofstand van een voertuig controleren en corrigeren.
Niets op de log verandert de onderhoudsaftelling van het voertuig. De dagen en kilometers tot de volgende beurt komen uit het onderhoudsschema van het voertuig, niet uit de log; zie Een onderhoudsschema instellen.
Wat je hierna doet: was het werk gepland, open dan de afspraak en vul Kosten en Externe referentie in — zie Een voertuig inplannen voor een onderhoudsbeurt. Ging het om de statutaire veiligheidskeuring (ASI), leg dat daar dan vast; zie De statutaire veiligheidskeuring plannen en vastleggen.
Veelgestelde vragen
Waarom toont een logregel geen kenteken in de lijst? Hij is opgeslagen zonder voertuig. Het venster dringt er niet op aan. Klik op de rij, kies het voertuig onder Asset en klik op Opslaan; hij verschijnt dan ook op de tab Onderhoud van dat voertuig.
Ik heb per ongeluk een logregel verwijderd. Kan ik hem terugkrijgen? Nee. Het prullenbakicoon verwijdert direct, zonder te vragen, en er is geen prullenbak om uit terug te halen. Voer hem opnieuw in met Nieuwe onderhoudslog.
Waarom ontbreekt een soort werk in de lijst Item? Hij staat nog niet op de lijst van je bedrijf. Vraag je beheerder hem toe te voegen onder Beheer → Assets → Onderhoudsitems. Schrijf hem tot die tijd in Notities.
Waarom is een item uit oude logregels verdwenen? Iemand heeft het verwijderd uit de lijst Onderhoudsitems, wat het ook verwijdert uit elke regel die ervan gebruikmaakte. De rest van die regels blijft ongewijzigd. Vraag je beheerder om het opnieuw toe te voegen, open dan elke regel en kies het opnieuw onder Item.
Waarom weigert Kilometerstand wat ik heb getypt? Het accepteert alleen hele kilometers: geen punten, komma's, spaties of "km". Typ 48215, niet 48.215 km.
Waarom kan ik de tegel Onderhoudsitems niet vinden? Hij staat alleen op het scherm Assets van de beheerder, onder Beheer. Het item Assets in het hoofdmenu heeft hem niet.
Kan ik zien bij welke garageafspraak een logregel hoort? Niet vanaf de log. Zoek de afsprakenlijst op dezelfde referentie; zie Een voertuig inplannen voor een onderhoudsbeurt. Waarschuwingen over keuringen die wel gepland waren maar onafgerond lijken, staan op De waarschuwingen op de keuringslijst begrijpen.
Gerelateerde pagina's:
- Een voertuig inplannen voor een onderhoudsbeurt — de garagebeurt plannen, en de kosten ervan vastleggen
- Een onderhoudsschema instellen — de herinneringen die aangeven dat een beurt verschuldigd is
- De statutaire veiligheidskeuring plannen en vastleggen — de enige soort werk met zijn eigen record
- De kilometerstand en brandstofstand van een voertuig controleren en corrigeren — de werkelijke kilometerstandgeschiedenis