Inleiding
Elke huurovereenkomst, offerte, factuur, borgbewijs en elk uitgifte- of innameformulier dat de app produceert wordt ingevuld vanuit de boeking. Een paar bedrijfsbrede schakelaars bepalen welke extra blokken op die pdf's verschijnen en hoe sommige waarden worden getoond. Ze gaan over de kop- en voetopmaak, een blok met uitgelichte voorwaarden op de overeenkomst en een lijst met betalingen. Ze gaan ook over het btw-percentage op elke prijsregel, of de bankrekening van de klant deels verborgen is, en een QR-code waarmee de klant kan betalen.
De meeste van deze schakelaars staan op één tab: het scherm met de kop Operationele instellingen (Operational settings), tab Documenten (Documents). Die tab is een kolom ja/nee-keuzes, dan drie keuzelijsten (Sjabloonstijl, Kopstijl, Voetstijl, oftewel Template style, Header style, Footer style) en één groot tekstvak (Uitgelichte overeenkomsttekst, Highlighted rental agreement text). Twee andere onderdelen staan elders: de lijst met uitgelichte voorwaarden (onder Juridisch, Legal) en de QR-codeschakelaar (per vestiging).
Je bent hier waarschijnlijk omdat:
- Een klant vraagt waarom zijn factuur de betalingen niet vermeldt die hij al heeft gedaan.
- De accountant het btw-percentage op elke regel wil tonen, of juist weg wil hebben.
- Je een regel toevoegt aan de huurovereenkomst die elke klant moet zien, zoals "Niet roken — schoonmaakkosten € 250".
- Een klant per overschrijving heeft betaald en vraagt of hij ook gewoon een code had kunnen scannen.
- Je even checkt hoe je documenten zijn ingesteld vóór het drukke seizoen.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm of de pdf zegt | Het betekent |
|---|---|
| Eigen risico (Own risk) | Het eigen risico (ook wel deductible genoemd): het maximum dat de klant bijdraagt aan een schade |
| Verborgen IBAN (Secured IBAN) | De bankrekening van de klant met alles behalve de laatste vijf tekens verborgen |
| Prijsregels (Pricing lines) | De prijstabel op het document |
| Vestiging (Branch) | Een van je vestigingen; elk met eigen bankgegevens, logo en voettekst |
Het logo, de merkkleur, de handelsnaam, bankgegevens en de bestanden met algemene voorwaarden staan beschreven in Briefpapier en huisstijl. In welke taal een pdf wordt geschreven staat in De taal van de documenten en e-mails van een klant kiezen. Deze pagina behandelt de rest van wat er wordt afgedrukt.
Zo werkt het
Configuratie
Tab Documenten. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational). Het scherm heeft de kop Operationele instellingen en bovenaan een rij tabs; klik op Documenten. Loop de tabel hieronder eenmaal door; je komt later terug op losse rijen zodra ze aan de orde komen:
| Instelling | Begint als | Wat het doet |
|---|---|---|
| Prijsregels altijd tonen (Always show pricing lines) | Ja | Bij Nee worden de prijstabel en totalen weggelaten op een overeenkomst of offerte met een totaal van € 0,00. Bij Ja worden ze altijd afgedrukt. |
| Inclusief kilometers tonen (Show including mileage) | Ja | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Btw % per regel tonen (Show VAT % per item) | Ja | Voegt het btw-percentage toe aan elke regel van de prijstabel. |
| Verborgen IBAN tonen (Show secured IBAN) | Ja | Verbergt alles behalve de laatste vijf tekens van de bankrekening van de klant waar die wordt afgedrukt. Zie Goed om te weten. |
| Adres en postbus tonen (Show address and postalbox) | Nee | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Kilometerstanden tonen (Show mileages) | Ja | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Brandstofpercentages tonen (Show fuel percentages) | Ja | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Betalingen tonen (Show payments) | Nee | Voegt een sectie Betalingen toe met elke betaling op de boeking. |
| Afrekening shortlease verbergen (Hide booking settlement shortlease) | Nee | Bij Ja wordt het afrekenblok (wat is betaald, wat wordt terugbetaald) weggelaten op documenten voor lease-boekingen. Ondanks de naam heeft dit geen effect op gewone kortetermijnverhuur. |
| Uitgiftefoto's tonen (Show pickup images) | Nee | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Externe ref. als boekingsnummer tonen (Show ext ref as booking number) | Nee | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Locatiegegevens gebruiken (Use location data) | Nee | Heeft geen effect op je normale documenten. Laat dit zoals het is. |
| Sjabloonstijl (Template style) | Original | Original of Styled. Op dit moment leveren beide hetzelfde document op. |
| Kopstijl (Header style) | A | A: je logo, met de vestigingsnaam, adres, telefoon, e-mail en website ernaast. B: alleen je logo. |
| Voetstijl (Footer style) | A | A: één regel met KvK, btw, IBAN en BIC. B: een volledigere voettekst met de vestigingsnaam en ondertitel, btw-nummer, KvK-nummer, bank en IBAN, adres, vertegenwoordigers en BIC. |
| Uitgelichte overeenkomsttekst (Highlighted rental agreement text) | Empty | Vrije tekst, afgedrukt in het blok Uitgelichte voorwaarden van de huurovereenkomst en het uitgifteformulier. |
Druk rechtsonder in het scherm op Opslaan (Save) als je klaar bent. Terug (Back) linksboven sluit af zonder op te slaan.
Lijst met uitgelichte voorwaarden. Naast de vrije tekst hierboven kun je een lijst met korte voorwaarden bijhouden, elk afgedrukt als eigen regel die begint met een streepje. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen, klik op de tegel Juridisch, dan op de tegel Uitgelichte voorwaarden (Highlighted Terms). Het scherm heeft de kop Uitgelichte voorwaarden.
- Klik op Nieuwe uitgelichte voorwaarde (New Highlighted terms).
- Typ de regel in Item, bijvoorbeeld Niet roken — schoonmaakkosten € 250. Volgorde (Order) is een geheel getal dat deze lijst op het scherm sorteert.
- Druk op Opslaan.
Wijzig een voorwaarde met het potloodicoontje aan het eind van de rij. Verwijder hem met het prullenbakicoontje; hij verdwijnt meteen en kan niet worden teruggedraaid.
QR-codeschakelaar, per vestiging. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Productontwerp (Product design), en klik op de tegel Vestigingen (Branches). Klik op het potloodicoontje aan het eind van de rij van de vestiging; het scherm heeft de kop Vestiging (Branch). Open de tab Financieel (Financials). Twee schakelaars daar bepalen de QR-code:
| Schakelaar | Begint als | Nodig voor de QR-code |
|---|---|---|
| Betalingen accepteren (Accept payments) | Nee | Moet ja zijn, op elke factuur |
| QR tonen op factuur (Invoice display QR) | Ja | Moet ja zijn op de factuur van een boeking; geen effect op een handmatig opgestelde factuur |
Omdat Betalingen accepteren begint op nee, drukt een nieuwe vestiging geen QR-code af totdat iemand hem aanzet. Druk op Opslaan op het scherm Vestiging.
Voordat je begint: de instellingenschermen Vestigingen, Juridisch en Vestiging zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Met een gewoon gebruikersaccount kun je nog steeds elk document produceren en versturen, maar vraag je bedrijfsbeheerder om te wijzigen wat erop wordt afgedrukt.
De documentinstellingen gebruiken
Deze instellingen worden elke keer gelezen als een pdf wordt gemaakt. Er is niets te doen op de boeking zelf; je ziet het resultaat de volgende keer dat je een document afdrukt of verstuurt. Documenten die je al hebt verstuurd of opgeslagen veranderen niet. Om een document in de nieuwe opmaak te krijgen, produceer je het opnieuw; zie Een document terugvinden en opnieuw versturen.
- Wijzig de instelling zoals beschreven onder Configuratie, en druk op Opslaan.
- Open een boeking die je goed kent, en produceer het document dat je wilt controleren, zoals de huurovereenkomst. Zie Vind de documenten die de app maakt voor een boeking voor waar de knop van elk document staat.
- Open de pdf en controleer het blok dat je hebt gewijzigd. Staat het er niet, controleer dan de voorwaarden in Goed om te weten. De meeste blokken worden alleen afgedrukt op bepaalde documenten of wanneer de boeking in een bepaalde status staat.
Goed om te weten
Welk blok op welk document wordt afgedrukt.
| Blok | Afgedrukt op | Alleen wanneer |
|---|---|---|
| Uitgelichte voorwaarden | Huurovereenkomst, uitgifteformulier | Altijd op die twee. De kop wordt afgedrukt ook als de lijst en de tekst beide leeg zijn. |
| Lijst Betalingen | Alle documenten van de boeking | Betalingen tonen staat op ja en de boeking heeft minstens één betaling |
| Betaal-per-bank-blok met QR-code | Facturen | Er wordt nog geld geschuld; beide vestigingsschakelaars staan op ja (bij een handmatig opgestelde factuur alleen Betalingen accepteren); de klant betaalt niet via automatische incasso |
| Terugbetalingsregel met de IBAN | Documenten van de boeking | Het voertuig is teruggekomen en de klant heeft meer betaald dan het totaal |
| Eigen risico | Documenten met voertuiggegevens | De boeking heeft een ingevuld eigen risico |
De gemaskeerde bankrekening. Heeft een klant meer betaald dan de huurkosten, dan vermeldt het document waar de terugbetaling naartoe gaat: "Het terug te betalen bedrag wordt overgemaakt naar je bankrekening *****64300." ("The to be refunded amount will be transferred to your bank account *****64300.") Staat Verborgen IBAN tonen op ja, dan worden alleen de laatste vijf tekens afgedrukt. Staat hij op nee, dan wordt het volledige nummer afgedrukt. Heeft de klant geen bankrekening geregistreerd, dan luidt de regel "Geef ons een bankrekening op om het openstaande bedrag terug te betalen." ("Please provide us with a bank account to refund the outstanding amount.") De bankrekening komt uit de eigen financiële gegevens van de klant; zie De betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen.
Uitgewerkt voorbeeld. Een klant betaalde een borg van € 1.000 en € 450 huur. Na de verhuur kwam het totaal uit op € 420 inclusief btw. Het verschil van € 1.030 wordt terugbetaald, dus het innameformulier drukt de terugbetalingsregel af, met de IBAN van de klant NL91ABNA0417164300 getoond als *****64300.
De QR-code. Hij staat in het blok Betalen per overschrijving (Pay via bank transfer) op een factuur, naast Referentie (Reference), Betalen vóór (Pay before), Factuurbedrag (Invoice amount), Totaal openstaand (Total outstanding), Borg (Deposit) en Bank. Scannen opent een online pagina waar de klant betaalt wat nog openstaat op de boeking. Bij een lease opent het in plaats daarvan de betaalpagina van de nieuwste factuur. Betaalt de klant via automatische incasso (SEPA), dan heet het blok in plaats daarvan SEPA-betaling (SEPA Payment) en draagt het geen QR-code.
Borg en eigen risico. De borg die wordt afgedrukt is de eigen borg van de boeking: in het betaalblok als Borg, en op een borgbewijs als Te betalen borg (Deposit due). De regel Eigen risico drukt het eigen risico af dat op de boeking is ingesteld. Hij wordt helemaal weggelaten als er geen eigen risico is ingesteld; een eigen risico van 0 wordt afgedrukt als 0. Voor hoe de boeking aan haar borg en eigen risico komt, zie De verzekeringen instellen die een klant kan kiezen.
"Alle kilometers vrij". Het document zoekt niet naar een vinkje "onbeperkt". Het deelt de kilometers die in de boeking zijn inbegrepen door het aantal huurdagen. Komt dat uit op meer dan 998 km per dag, dan wordt Alle kilometers vrij (All mileage free) afgedrukt; anders worden de inbegrepen kilometers afgedrukt (per maand bij een lease). Een huur van vijf dagen met 4.990 km inbegrepen is 998 km per dag en drukt 4990 af. Met 4.995 km inbegrepen is dat 999 km per dag en wordt Alle kilometers vrij afgedrukt. Dezelfde regel geldt voor de prijsstaffels van extra kilometers: een staffel waarvan de bovengrens boven 998 km ligt drukt +++ af in plaats van een eindcijfer.
Het valutasymbool. Elk bedrag op de documenten wordt afgedrukt met het eurotekken (€). Dit ligt vast; geen instelling verandert dat. Een paar cijfers, zoals Eigen risico en het bedrag na Te betalen borg, worden afgedrukt als een kaal getal zonder teken.
Wat je hierna doet: zet alleen aan wat je klanten nodig hebben. Begin met Betalingen tonen als klanten regelmatig vragen wat ze al hebben betaald. Stel daarna de vestigings-QR-code in zodat facturen ter plekke kunnen worden betaald. Laat de schakelaars met "geen effect" met rust.
Veelgestelde vragen
Waarom heeft een factuur geen QR-code, terwijl QR tonen op factuur aanstaat? Betalingen accepteren op dezelfde tab Financieel van de vestiging moet ook op ja staan, en die begint op nee. Bij een handmatig opgestelde factuur telt alleen Betalingen accepteren mee (zie Je vestigingen instellen). De vestiging die telt is de vestiging van de uitgiftelocatie van de boeking. De QR-code blijft ook uit als er niets meer verschuldigd is, of als de klant via automatische incasso betaalt.
Waarom verschijnt de sectie Betalingen niet op een document? Óf Betalingen tonen staat nog op nee (de startwaarde), óf er is nog geen betaling vastgelegd op die boeking. Zet de schakelaar aan onder Beheer → Instellingen → Operationeel → Documenten en produceer het document opnieuw.
Waarom toont een pdf die vorige week is verstuurd nog steeds de oude opmaak? Een pdf ligt vast op het moment dat hij wordt gemaakt. Een instelling wijzigen heeft alleen effect op documenten die daarna worden gemaakt. Produceer het document opnieuw; zie Een document terugvinden en opnieuw versturen.
Waarom drukt een boeking met een daglimiet van 1.000 km "Alle kilometers vrij" af? Alles boven 998 km per dag telt op de documenten als onbeperkt. Verkoop je zo'n pakket, zorg er dan voor dat de klant het echte limiet kent, bijvoorbeeld door het te schrijven in de Contractnotities (Contract notes) van de boeking, die op de overeenkomst worden afgedrukt.
Waarom toont de regel Eigen risico een ander bedrag dan de boeking? Staat het eigen risico op de boeking op precies 2.150, dan drukt het document in plaats daarvan het eigen risico van de op de boeking gekozen verzekeringsoptie af. Elk ander bedrag wordt afgedrukt zoals het is.
Waarom staat de kop Uitgelichte voorwaarden op de overeenkomst zonder dat er iets onder staat? De kop wordt altijd afgedrukt op de huurovereenkomst en het uitgifteformulier. Voeg een voorwaarde toe onder Beheer → Instellingen → Juridisch → Uitgelichte voorwaarden, of tekst in Uitgelichte overeenkomsttekst, zodat het blok inhoud krijgt.
Waarom worden mijn uitgelichte voorwaarden niet afgedrukt in de volgorde die ik heb genummerd? Volgorde sorteert de lijst alleen op het instellingenscherm; het document volgt die volgorde niet gegarandeerd. Maakt de volgorde uit, zet de voorwaarden dan in plaats daarvan in één stuk tekst in Uitgelichte overeenkomsttekst.
Kan ik bedragen in ponden of dollars afdrukken? Nee. Het eurotekken ligt vast op elk document.
Waarom kan ik de tegel Operationeel niet openen? Daarvoor is de rol Bedrijfsbeheerder nodig. Vraag je bedrijfsbeheerder.
Gerelateerde pagina's:
- Briefpapier en huisstijl — logo, kleur, bankgegevens en de bestanden met algemene voorwaarden die deze blokken omlijsten
- De taal van de documenten en e-mails van een klant kiezen — wanneer een pdf in de verkeerde taal uitkomt
- Vind de documenten die de app maakt voor een boeking — welk document wanneer wordt gemaakt, en waar de knop staat