De uitgifte-inspectie doorlopen

Inleiding

Als een klant zijn voertuig komt ophalen, doorloop je in RentVisie een korte wizard, de Inspectie (Inspection). Daarin wordt de staat van het voertuig vastgelegd op het moment dat het je terrein verlaat — wat er al beschadigd was, wat de kilometerstand was, hoeveel brandstof erin zat — waarna de boeking op Opgehaald (Picked up) wordt gezet en de klant een uitgiftebon per e-mail krijgt.

Dezelfde wizard draait opnieuw als het voertuig wordt teruggebracht. RentVisie vraagt nooit welke van de twee je doet — het leest de status van de boeking af. Een boeking met status Bevestigd (Confirmed) krijgt het uitgiftetraject; een boeking met status Opgehaald krijgt het innametraject. De schermen zijn beide keren identiek, dus controleer de status voordat je begint.

De wizard heeft maximaal vijf stappen; welke ervan verschijnen, wordt eenmalig ingesteld door een beheerder, per type voertuig. Sla de stappen over die bij jouw voertuig zijn uitgeschakeld.

Zo werkt het

Configuratie

Welke stappen de wizard toont, wordt bepaald door een Asset-instellingen (Asset Settings)-record. Elk voertuig verwijst naar één zo'n record, en de wizard leest de instellingen van het voertuig op de boeking.

Voordat je begint: om Asset-instellingen te wijzigen heb je de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin) nodig; gewone Medewerker-accounts (Employee) kunnen ze wel zien maar niet wijzigen. Iedereen die aan de balie werkt — Medewerker, Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) en Bedrijfsbeheerder — mag de inspectie uitvoeren.

1. Open Instellingen (Settings) in het hoofdmenu en klik op Asset-instellingen.

2. Klik op Nieuwe Asset-instellingen (New Asset Settings) om een nieuw record te maken, of klik op een bestaand record om het te wijzigen.

3. Vul Naam (Name) in. De naam moet uniek zijn binnen je bedrijf voor dat type voertuig — hergebruik je er een, dan weigert Opslaan (Save) en meldt dat.

4. Zet Standaard (Default) aan als dit de instellingenset is waarop nieuwe voertuigen standaard moeten terugvallen. Slechts één record per bedrijf mag de standaard zijn. Is er al een andere, dan weigert Opslaan.

5. Zet de wizardstappen aan:

   Schakelaar	Wat het aan de wizard toevoegt
   Schade (Damage)	De schadestap — leg krassen en deukjes vast die er bij uitgifte al zijn
   Kilometerstand (Mileage)	De kilometerstandstap
   Brandstof (Fuel)	De brandstofpeilstap
   Key cafe	Keybox-toegang voor dit voertuig (geen onderdeel van de wizard)
   Merk (Make)	Toont de fabrikant — maar alleen op records voor zaken die geen voertuig zijn
   Model	Toont het model — zelfde, alleen op records die geen voertuig zijn

   De laatste drie veranderen niets aan het eigen record van een voertuig; zie Welke velden je voertuigrecords tonen, wijzigen.

6. Klik op Opslaan. Annuleren (Cancel) gooit het hele record weg, niet alleen je laatste wijziging.

Twee dingen verrassen mensen hier:

• Elke schakelaar staat standaard uit. Een gloednieuw record geeft je een wizard van alleen checklist, dan afronden en verder niets. Je zet stappen aan om de wizard langer te maken.
• Een schakelaar die je niet kunt vinden, is hoger in de hiërarchie uitgeschakeld. Elke schakelaar verschijnt alleen als het type asset dat toestaat. Heeft het assettype geen schadetracking, dan ontbreekt de schakelaar Schade echt, hij is niet alleen uit beeld gescrold.

Pas op met elke "aan iedereen toewijzen"-actie hier. Die duwt één Asset-instellingenrecord naar elk asset dat je bedrijf bezit, niet alleen die van hetzelfde type — daarom is dit voorbehouden aan systeembeheerders.

De validatieschakelaars voor klanten staan elders, onder Instellingen → Operationele instellingen (Settings → Operational settings): Rijbewijs (Drivers license), standaard aan, en min. leeftijd (min age), standaard 18. Zij bepalen wat een klantrecord moet bevatten, en stoppen de wizard niet — zie Wat een overdracht echt blokkeert hieronder.

De inspectie gebruiken

Er is één manier erin, en die begint bij de boeking:

1. Open de boeking — vanuit de Scheduler, vanaf een uitgiftetegel op je dagoverzicht, of door erop te zoeken.
2. Klik op de tab Inspectie.
3. Klik op de tegel Inspectie.

De tegel verschijnt alleen als de boeking Bevestigd of Opgehaald is. Bij een concept-, offerte-, geannuleerde of al teruggebrachte boeking is de tab er wel, maar de tegel niet, zonder uitleg waarom.

De wizard toont één stap per scherm. Geen enkele stap heeft een Opslaan-knop. Antwoorden worden opgeslagen zodra je op Volgende (Next) drukt; Terug (Back) of het venster sluiten laat de huidige stap verloren gaan.

Stap 1 — De checklist

Het eerste scherm is je uitgiftechecklist: de rondloopvragen die het personeel moet beantwoorden voordat een voertuig vertrekt. De uitgiftedatum en -tijd staan bovenaan en kunnen hier worden gecorrigeerd; Bijwerken naar huidige datum (Update to current date) zet ze op het huidige moment, handig als een klant te laat komt. Alles (de)selecteren ((Un)check all) zet in één keer alle vinkjes om.

Daarna volgt een kort scherm notities (notes) — Notities uitgifte (Pickup notes) bij vertrek, Notities inname (Dropoff notes) bij terugkomst — voor alles wat de vragen niet dekten. Het is optioneel. Druk opnieuw op Volgende.

Checklists hebben een eigen pagina, inclusief wat een verplichte vraag doet weigeren: Checklists voor uitgifte en inname instellen.

Stap 2 — Schade

Alleen als Schade aan staat. Leg vast wat al mis is: krassen, deuken, scheurtjes. Schade die hier wordt vastgelegd, krijgt het stempel bij uitgifte aanwezig, en dat voorkomt dat de klant er bij inname voor wordt belast. Schade die pas bij de innameinspectie verschijnt, is de schade waarvoor wordt gerekend — dus alles wat al op het voertuig zit, moet hier worden ingevoerd.

Stap 3 — Kilometerstand

Alleen als Kilometerstand aan staat. Voer de kilometerstand in — het vak komt al ingevuld binnen, dus controleer het aan de hand van het dashboard voordat je opslaat.

Stap 4 — Brandstof

Alleen als Brandstof aan staat. Leg het brandstofniveau vast als percentage. Beide cijferstappen worden volledig behandeld in Kilometerstand en brandstofstanden vastleggen.

De uitgifte-inspectie opnieuw draaien wist elke brandstofstand op de boeking, zowel uitgifte als inname. De innameinspectie opnieuw draaien wist alleen de innamestand.

Stap 5 — Afronden

Welke stap ook als laatste komt, draagt de afrondknoppen, dus als Brandstof aan staat, rond je af vanaf het brandstofscherm en zie je nooit een apart afrondscherm. Hoe dan ook krijg je twee knoppen en geen velden:

Het enige verschil is de bon. Gebruik Afronden (geen e-mail) als de klant heeft gezegd dat hij hem niet wil, als je een inspectie corrigeert die je al hebt gedraaid, of als het e-mailadres in het systeem fout is.

Zodra je op een van beide drukt, doet RentVisie het volgende:

• zet de boeking op Opgehaald;
• herberekent het boekingstotaal, zodat kosten die tijdens de wizard zijn toegevoegd worden meegenomen;
• plaatst de uitgiftebon in de wachtrij, tenzij je geen e-mail koos;
• sluit de wizard en brengt je terug naar de boeking.

Een uitgewerkt voorbeeld

Boeking B-10432, een Volkswagen Polo, ophalen om 09:00. De Asset-instellingen van de Polo hebben Schade, Kilometerstand en Brandstof alle drie aan, dus je krijgt alle vijf stappen.

1. Open B-10432 → tab Inspectie → Inspectie.
2. Bij de checklist is de klant 25 minuten te laat, dus druk je op Bijwerken naar huidige datum en wordt de uitgiftetijd 09:25. Je beantwoordt de zes vragen — lichten, banden, gevarendriehoek, documenten in het dashboardkastje, "Ruikt het naar rook?" (nee), "Aantal overhandigde sleutels" (2).
3. Volgende → de schadestap. Er zit een schram van 4 cm op de rechter achterbumper. Je legt die vast. Hij staat nu geregistreerd als schade die er bij uitgifte al was, en de klant wordt er over drie dagen niet voor belast.
4. Volgende → de kilometerstandstap. Het dashboard geeft 42 180 km aan. Dat type je in.
5. Volgende → de brandstofstap, die ook het afrondscherm is. De tank is zevenachtste vol, dus je legt 88 vast. De klant wil de bon, dus je drukt op Inspectie afronden.

De boeking staat nu op Opgehaald en de bon is onderweg.

Goed om te weten

Wat een overdracht echt blokkeert. Precies twee dingen stoppen de wizard voordat hij opent, en beide leveren alleen een rode melding op en verder niets:

Blokkeren werkt alleen op het rijbewijsnummer — niet op naam, e-mail of geboortedatum. Een klant zonder geregistreerd rijbewijsnummer kan dus nooit matchen, en de match is exact, dus een nummer met een per ongeluk getypte spatie matcht ook niet.

Rijbewijsdatums blokkeren de overdracht niet. De schakelaar Rijbewijs onder Operationele instellingen bepaalt wat een klantrecord moet bevatten — een rijbewijsnummer, een uitgever, een afgiftedatum in het verleden, en een vervaldatum die zowel in de toekomst ligt als later is dan de afgiftedatum. De inspectie zelf controleert niets daarvan opnieuw, dus een verlopen rijbewijs houdt je niet tegen om het voertuig te overhandigen. Als dat voor je bedrijf telt, moet het worden afgevangen bij het openen van het klantrecord, niet aan de balie.

Handtekeningen worden elke keer dat je afrondt verwijderd. Afronden verwijdert elke handtekening die op die boeking staat, dus een klant die al heeft getekend, moet opnieuw tekenen.

De bon komt niet altijd meteen aan. Bonmails staan in een wachtrij, dus een minuut of wat vertraging is normaal, en RentVisie probeert tot een dag lang opnieuw als de mail eruit ligt.

Niet elk gehuurd item is een voertuig. Bij een aanhanger of materieel stopt de wizard na de schadestap en zet hij de status meteen om — geen kilometerstand- of brandstofscherm, wat de Asset-instellingen ook zeggen. Een voertuig zonder Asset-instellingen gaat ook direct naar het schadescherm.

Het innametraject doet drie extra dingen: het kan het voertuig vuil markeren, het verplaatst de geregistreerde locatie van het voertuig naar de inleverlocatie, en het verwijdert voorlopige schaderegistraties.

Wat je hierna doet: verzamel de handtekening van de klant op de huurovereenkomst — ná afronding van de inspectie, nooit ervoor, want afronden verwijdert handtekeningen. Als het voertuig terugkomt, open je dezelfde boeking en draai je Inspectie opnieuw; de boeking staat nu op Opgehaald, dus je krijgt het innametraject. En als de wizard de verkeerde stappen toont voor jouw wagenpark, vraag dan een Bedrijfsbeheerder om Instellingen → Asset-instellingen te controleren.

Veelgestelde vragen

De Inspectie-tegel staat niet op de boeking. Waar is die? Hij verschijnt alleen op boekingen met status Bevestigd of Opgehaald. Een conceptboeking, een onbevestigde, een offerte, een annulering of een al ingeleverde boeking tonen de tab wel zonder tegel. Bevestig de boeking eerst.

Ik krijg "Customer is blocked." — kan ik dat voor één boeking negeren? Nee. De wizard stopt voordat hij opent en er is geen override. De blokkade moet worden opgeheven op het klantrecord door iemand met de juiste rechten. Pak eerst de oorzaak aan — zie Customer financial settings voor de kredietlimiet en Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten voor de blokkeerlijst — of het openen van het klantformulier zet Geblokkeerd opnieuw aan.

Ik krijg "Customer on blacklist." maar dit is niet de persoon die we hebben geblokkeerd. Controleer het rijbewijsnummer op het klantrecord. Blokkeren matcht alleen op dat nummer, dus een verkeerd getypt of gedeeld rijbewijsnummer markeert de verkeerde persoon. Corrigeer het nummer, of controleer of de vermelding op de blokkeerlijst zelf fout is.

Waar is de Opslaan-knop? Die is er niet. Elke stap wordt opgeslagen zodra je op Volgende drukt. Sluit je de wizard halverwege, dan gaat alles wat je op de huidige stap hebt ingevoerd verloren.

Ik krijg alleen een checklist en dan het afrondscherm. Waar zijn schade, kilometerstand en brandstof? Die staan uit in de Asset-instellingen van dat voertuig, en ze staan standaard uit. Een Bedrijfsbeheerder kan ze aanzetten onder Instellingen → Asset-instellingen.

De schakelaar Schade staat helemaal niet op het Asset-instellingenscherm. Die schakelaar verschijnt alleen als het assettype van het voertuig schadetracking ondersteunt. Hij is een niveau hoger uitgeschakeld, in de assettype-configuratie.

Ik heb per ongeluk zonder e-mail afgerond. Kan ik de bon opnieuw versturen? Niet vanuit de wizard — de inspectie opnieuw draaien is niet de oplossing, want dat zou de handtekeningen wissen en, bij het uitgiftetraject, de brandstofstanden. Documenten kunnen vanuit de boeking zelf opnieuw worden verstuurd.

Ik heb de uitgifte-inspectie twee keer gedraaid en de brandstofstanden zijn weg. Dat is normaal. De uitgifte-inspectie opnieuw draaien wist alle brandstofstanden op de boeking, zodat alleen de nieuwe uitgiftecijfers overblijven. Voer ze opnieuw in.

Tekent de klant in deze wizard? Tekenen is een apart onderdeel van de overdracht, en afronden verwijdert elke al vastgelegde handtekening — verzamel de handtekening dus na afloop van de inspectie, niet ervoor.

Kan ik een inspectie starten vanuit het hoofdmenu? Nee. Die opent alleen vanuit de tab Inspectie van een individuele boeking.