Inleiding
Booking details is het nieuwere van de twee schermen waarin een boeking kan openen. De bovenste regel toont Back to overview, dan Booking # met het nummer en een gekleurd statuslabel, met rechts More en een blauwe knop Next step:. Op het klassieke scherm staat daar in plaats daarvan een rij knoppen zoals Overrides, Lease en Logs.
Van boven naar beneden: de kop, vier overzichtskaarten (klant, voertuig, periode, totaal), een voortgangsbalk met zes stappen, eventuele waarschuwingen, en dan de tabs. Een kolom rechts toont de voortgang en de verstuurde e-mails.
Je gebruikt het wanneer:
- je wilt zien waar een boeking staat en wat er hierna komt
- een klant belt en je zijn boeking, saldo en e-mails bij elkaar nodig hebt
- je van het klassieke scherm bent overgestapt en een knop zoekt die je kent
Het scherm noemt het voertuig de Rental (elders de "asset") en extra's zoals een kinderzitje Accessories.
Elke manier om een boeking te openen
| Route | Wat je krijgt |
|---|---|
| Bookings → Overview, dan een boeking | De boeking, op het scherm dat je bedrijf gebruikt |
| De Scheduler: klik op een balk, dan Open booking | Hetzelfde, in een nieuw browsertabblad als je bedrijf dat zo heeft ingesteld — zie Boekingen verzetten op de Scheduler |
| Je dagoverzicht: het potlood op een rij Pickup of Dropoff, of Quick lookup | Hetzelfde — zie Je dagoverzicht bekijken |
Alle routes volgen één bedrijfsinstelling; deze pagina is voor bedrijven die het nieuwe scherm gebruiken.
Zo werkt het
Configuratie
Welk scherm opent, wordt één keer voor het hele bedrijf ingesteld, door een bedrijfsbeheerder.
- Open in het hoofdmenu Admin, dan Settings, en klik op de tegel Operational. Het scherm met de kop Operational settings opent.
- Zet op het tabblad General Use new booking screen op Yes voor Booking details, of op No voor het klassieke scherm. Outstanding amount type, iets verderop, bepaalt welk klantsaldo het scherm toont (zie Goed om te weten).
- Klik op Save.
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Use new booking screen | Yes voor bedrijven die zijn aangemaakt sinds het nieuwe scherm er is; No voor oudere bedrijven tot ze overstappen | Bepaalt in welk scherm elke boeking opent, voor elke medewerker |
De wijziging geldt voor alle boekingen tegelijk, oud en nieuw; alleen het scherm verandert, niet de boeking. Terugschakelen gaat met dezelfde stappen en No. De rest van dat scherm staat op Stel in hoe je bedrijf dagelijks werkt.
Voordat je begint: je hebt de rechten van verhuurmedewerker of bedrijfsbeheerder nodig om een boeking te openen. Overrides in het menu More opent alleen voor bedrijfsbeheerders.
Het scherm Booking details gebruiken
Open een boeking via Bookings → Overview (of een route uit de tabel hierboven).
-
Lees de kop: nummer, status, verkoopkanaal en aanmaakdatum. De status is groen bij bevestigd, blauw bij uit, grijs bij terug, rood bij geannuleerd of verlopen, en anders oranje.
-
Doe de volgende stap. De blauwe knop noemt het ene ding dat de boeking nu nodig heeft. Klik erop, of kies uit het kleine menu:
De knop zegt Wat hij biedt Next step: Select customer De klantkiezer Next step: Confirm Confirm with e-mail, Confirm without e-mail, en bij een concept Provisionally confirm — zie Een boeking bevestigen Next step: Payment Register payment, Send payment request, Continue to pick-up without payment Next step: Pick-up De uitgiftechecklist — zie De uitgifte-inspectie doorlopen Next step: Return De innamechecklist — zie Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur Next step: Invoice Het factuurscherm — zie Een boeking factureren -
Gebruik het menu More voor al het andere. Items verschijnen alleen als ze bij de status van de boeking passen:
Menu-item Getoond wanneer Change status, Add note, Add reference, Lease, Discount, Overrides, Upgrade, Duplicate booking Altijd Convert to quote Concept of onbevestigd Recurring planner (Beta) Onbevestigd, bevestigd, opgehaald, ingeleverd, of een offerte Activate Geannuleerd of verlopen Change group Concept, onbevestigd, bevestigd, offerte of verlopen Cancel (in rood, onderaan) Concept, onbevestigd, bevestigd of offerte — zie Een boeking annuleren -
Klik op een overzichtskaart om te wijzigen wat hij toont:
Kaart Toont Klik erop om Customer Naam, klantnummer, On account (achteraf gefactureerd), contactgegevens Tot de uitgifte een andere klant te kiezen. Het potlood bewerkt de klant; het schild opent de identiteitscontrole, groen als die is gehaald Rental Kenteken en voertuigklasse, of No vehicle assigned Het voertuig te wijzigen — zie Het voertuig of de klasse van een boeking wijzigen Rental period Contractdata en locaties, plus Actual:-tijden als die afwijken Rental period and locations te openen Total (incl. VAT) Het totaal en de Deposit Niets -
Lees de voortgangsbalk: zes stappen, elk met wat er is gedaan.
-
Behandel eerst een eventuele waarschuwing eronder: Customer is blocked, On blacklist, Credit limit exceeded, Customer note of Add contact person (klik op Add).
-
Open de tab die je nodig hebt. Loop deze tabel eenmaal door; je komt later terug op losse rijen:
Tab Wat erop staat Overview Periode en locaties, Options (Insurance, Mileage package, Accessories, Drivers: klik op een om hem te wijzigen), de uitgiftechecklist, en Financial met Paid, Outstanding en het saldo van de klant Pick-up & return Inspection, Checklists, Mileage, Fuel, Damages, Keycafe Transport Delivery en Collection — zie Boekingen vinden waarvan het voertuig eerst verplaatst moet worden Financial Payments, Invoice, Issued invoices; Price breakdown, Invoices, Payment Requests, Funding Documents Overeenkomsten, formulieren, offertes, borgbewijzen, Renew agreement, Other documents Notes Zes notities; klik op een (Click to add a note als hij leeg is) Communication Emails, Self service, Other (klantenportaal, feedback) History Open log — zie Uitzoeken wie een boeking heeft gewijzigd -
Gebruik de kolom rechts: Booking progress met de knoppen van de volgende stap, en Communication met de laatste e-mails, New e-mail en More voor de standaard e-mails (bevestiging, betalingsherinnering, borgfactuur, ondertekenlink).
Goed om te weten
Hoe de volgende stap wordt bepaald. Het scherm rekent het elke keer uit de boeking uit; niets wordt met de hand afgevinkt:
| Stap | Telt als klaar wanneer |
|---|---|
| Customer | Er een klant op de boeking staat |
| Confirm | De boeking bevestigd is (onbevestigd is niet genoeg) |
| Payment | Er niets openstaat. Een klant On account slaat hem over (On account: invoiced afterwards); gaat de auto weg terwijl er geld openstaat, dan staat er Skipped |
| Pick-up / Return | Het voertuig is opgehaald / is terug |
| Invoice | Het voertuig terug is en het hele totaal is gefactureerd |
Als alles klaar is, zegt de zijkaart Booking completed; een geannuleerde, verlopen of no-show-boeking zegt Booking closed. Geen van beide heeft een knop Next step.
Het saldo van de klant is gekleurd: rood als de klant je geld schuldig is, groen als dat niet zo is. Outstanding amount type (Configuratie) bepaalt of je Customer balance (open facturen), Customer balance (bookings) of beide ziet. Klik erop voor de open facturen. Een klant met één open factuur van € 320,00 toont bijvoorbeeld een rood saldo van -320,00; zodra die betaald is, wordt het groen op 0,00.
De subtab Invoices toont wat nog openstaat: Payment status en Open per factuur. Een gefinancierde boeking toont ook Funder and broker invoices, met Credit all invoices — zie Een gefinancierde boeking factureren en crediteren. Borgbewijzen staan op Documents.
Van het klassieke scherm naar dit scherm. Loop dit eenmaal door; hier staat waar elke klassieke knop naartoe is gegaan:
| Op het klassieke scherm | Op Booking details |
|---|---|
| Payments, Invoice, Issued invoices | Tab Financial, dezelfde namen |
| Overrides, Discount, Lease, Activate, Cancel, Recurring planner (Beta), Change group, Upgrade | More, dezelfde namen |
| Status, Notes, References, Quote | More → Change status, Add note, Add reference, Convert to quote |
| Logs | History → Open log |
| Change location, Change contract period, Change actual | De kaart Rental period (één popup) |
| Change asset | De kaart Rental |
| Insurances, Mileage packages, Optionals, Drivers | Overview → Options |
| Transport | Tab Transport |
| De bevestigknoppen | Next step: Confirm |
| Tabs Inspection tot en met Keycafe | Pick-up & return |
| Tabs Invoices, Funding, Payment Requests | Financial |
| Tabs Emails, Self service, Other | Communication (andere documenten: Documents) |
| Tab ROB | Op geen van beide schermen getoond |
Wat je hierna doet: werk eerst een rode klantwaarschuwing weg en volg dan de knop Next step.
Veelgestelde vragen
Waarom opent een boeking op het oude scherm met de rij knoppen? Bij je bedrijf staat Use new booking screen op No. De instelling geldt voor het hele bedrijf; vraag je bedrijfsbeheerder hem om te zetten onder Admin → Settings → Operational.
Waarom ging de auto weg terwijl de stap Payment Skipped zegt? Continue to pick-up without payment is gebruikt, of de boeking is op een andere manier opgehaald terwijl er geld openstond. Het openstaande bedrag is nog verschuldigd en staat als Outstanding op de tab Overview. Leg het vast met Financial → Payments — zie Een betaling van een klant vastleggen.
Waarom blijft de stap Invoice open nadat ik de boeking heb gefactureerd? Hij is pas klaar zodra het voertuig terug is en het hele totaal is gefactureerd. Een boeking die vóór de inname is gefactureerd, of waarvan het totaal daarna is gestegen (een verlenging, een extra), blijft open. Klik op Next step: Invoice en factureer de rest.
Waarom kan ik de klant niet meer wijzigen door op de kaart te klikken? Op de kaart Customer kun je klikken zolang de boeking een concept, onbevestigd, bevestigd of een offerte is. Zodra het voertuig weg is, blijft de klant staan. Het potlood op de kaart bewerkt nog steeds de eigen gegevens van de klant.
Waarom toont de kaart Customer van een zakelijke klant de bedrijfsnaam niet? Voor een zakelijke klant toont de kaart nooit de bedrijfsnaam. Tot de uitgifte toont hij de naam van de persoon die op het klantrecord staat en het klantnummer; daarna, en op een geannuleerde boeking, alleen het klantnummer. Open de klant met het potlood om het volledige record te zien.
Waarom ontbreekt Cancel in het menu More? Hij wordt alleen vóór de uitgifte getoond. Een opgehaalde of ingeleverde boeking kan niet worden geannuleerd; een geannuleerde of verlopen boeking toont in plaats daarvan Activate.
Waarom opent Overrides niet voor mij? Overrides is alleen voor bedrijfsbeheerders. Vraag het je bedrijfsbeheerder, of zie De prijs van een boeking aanpassen.
Waarom is het saldo Customer balance rood? De klant heeft openstaande facturen, over al zijn boekingen, niet alleen deze. Klik op het bedrag om te zien welke facturen openstaan — zie Controleer wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan.
Wat betekent de oranje regel over een onvolledig adres? Address incomplete: city and country are needed for the invoice and the deposit refund. Het adres van de klant mist een plaats of land, waardoor facturen en een borgterugbetaling niet goed kunnen worden verstuurd. Herstel eerst het adres — zie Het adres van een klant vastleggen.
Waar is de tab ROB? Geen van beide schermen toont de statustab voor vervangend vervoer (ROB) nog; op het klassieke scherm staat hij ook uit.
Waarom zegt de tab Transport dat er geen transportoptie is? De voertuigklasse heeft geen transportextra, dus er is niets om een bezorging of ophaling mee te prijzen. Een beheerder voegt er een toe aan de voertuigklasse — zie Boekingen vinden waarvan het voertuig eerst verplaatst moet worden.
Gerelateerde pagina's: Een boeking aanmaken om er een te starten; Een extra voor een deel van een boeking berekenen voor het potlood naast elke extra; Een document terugvinden en opnieuw versturen voor de tab Documents.