Inleiding
Een locatie is een plek waar klanten een voertuig ophalen of terugbrengen: je hoofdkantoor, een tweede depot, een stationsparkeerplaats. Boekingen en voertuigen horen bij één locatie. De locatie bepaalt welk briefpapier de administratie krijgt, van welk adres klant-e-mails komen, en welke uitgiftetijden klanten die online boeken aangeboden krijgen.
Je beheert ze vanaf het scherm Locaties (Locations): een tabel met de kolommen Naam (Name) en Vestiging (Branch), een zoekveld onder elke kop, een knop Nieuw (New) erboven, en een potloodpictogram en een prullenbakpictogram aan het einde van elke rij. Een locatie openen toont een scherm met de kop Locatie (Location), met zes tabbladen bovenaan: Core, Openingstijden (Opening hours), Gesloten (Closed), Web, Logo en Overig (Other).
Je komt hier terecht wanneer:
- je een nieuw depot of ophaalpunt opent en medewerkers er boekingen vanaf moeten kunnen maken;
- het telefoonnummer, e-mailadres of straatadres van een locatie is veranderd;
- je wilt dat klanten die zelf online boeken alleen tijden krijgen waarop er iemand aanwezig is;
- een locatie definitief sluit en niet meer op boekingen en op je website moet verschijnen;
- je wilt controleren bij welke vestiging elke locatie hoort.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Vestiging | Het onderdeel van je bedrijf waartoe een locatie behoort. Diens logo en gegevens komen op de documenten |
| Openingstijden-beperking (self-service) (Opening hours restriction (self service)) | Of klanten die online zoeken aan de openingstijden gehouden worden |
| Slug | Het korte woord dat voor deze locatie wordt gebruikt in webadressen op je website |
Gebruik dit scherm voor elke wijziging aan een locatie.
Zo werkt het
Configuratie
Er is geen aparte schakelaar om locaties aan te zetten; je stelt alles in op de schermen hieronder. Eén ding moet eerst bestaan: een vestiging om de locatie onder te plaatsen. Is het vestigingsveld op het tabblad Core leeg, maak dan eerst de vestiging aan; zie Stel je vestigingen in.
Voordat je begint: het scherm Locaties, en elk tabblad en venster erop, vereist de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Andere medewerkers kunnen Beheer > Productontwerp (Admin > Product design) niet openen, al zien en gebruiken ze de locaties overal elders in de app.
Het scherm Locaties gebruiken
Open in het hoofdmenu Beheer > Productontwerp, en klik op de tegel Locaties. Het scherm heet Locaties.
1. Voeg een locatie toe. Klik op Nieuw boven de tabel. Het scherm Locatie opent op het tabblad Core. Wil je in plaats daarvan een bestaande locatie wijzigen, klik dan op diens rij of het potloodpictogram.
2. Vul het tabblad Core in. Jouw gegevens links, het adres rechts. Opslaan (Save) weigert tot elk verplicht veld is ingevuld:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Actief (Active) | Aan | Uit haalt de locatie uit de lijsten op boekingen, de filters van de Scheduler en je website | Aan of uit |
| Vestiging | Leeg | Welk briefpapier, logo en bankgegevens de administratie gebruikt | Verplicht. Een van je vestigingen |
| Naam | Leeg | Wat medewerkers en klanten zien | Verplicht. Tot 200 tekens |
| Afkorting (Abbreviation) | Leeg | Een korte vorm van de naam | Vrije tekst |
| Code | Leeg | Koppelt boekingen en voertuigen die uit een ander systeem binnenkomen aan deze locatie | Vrije tekst |
| Leeg | Het adres dat klant-e-mails over boekingen vanaf hier gebruiken | Verplicht. Een geldig e-mailadres | |
| Telefoon (Phone) | Leeg | Het nummer dat aan klanten wordt getoond | Verplicht. Bijvoorbeeld 085 06 02 893 |
| Telefoon volledig (Phone full) | Leeg | Hetzelfde nummer in internationale vorm | Bijvoorbeeld +31850602893 |
| Website | Leeg | De webpagina van de locatie | Vrije tekst |
| Postcode (Postal code), Huisnummer (House number) | Leeg | Beide invullen kan straat en plaats voor je aanvullen | Beide verplicht |
| Huisnummertoevoeging (House number addition) | Leeg | Bijvoorbeeld A | Vrije tekst |
| Plaats (City), Land (Country), Straat (Street) | Leeg | De rest van het adres | Alle verplicht |
3. Voeg de openingstijden toe. Klik op het tabblad Openingstijden op Nieuwe openingstijden (New Opening hours). Een venster met de kop Openingstijden bewerken (Edit Opening Hours) opent, ingesteld op Maandag (Monday), 08:00 tot 18:00. Kies de Dag (Day) (Dag van de week (Day of week) vult het nummer in: maandag is 1, zondag is 7), stel Begintijd (Start time) en Eindtijd (End time) in, en klik op Opslaan. Voeg één rij toe per dag dat je open bent; laat gesloten dagen weg. Het potloodpictogram wijzigt een rij; het prullenbakpictogram verwijdert hem zonder te vragen.
4. Leg sluitingen vast. Klik op het tabblad Gesloten op Nieuw. Het venster met de kop Gesloten bewerken (Edit Closed) vraagt om Locatie (al ingevuld), Gesloten vanaf (Closed from), Gesloten tot (Closed to) en Reden (Reason). Klik op Opslaan.
5. Vul het tabblad Web in:
| Veld | Begint als | Wat het doet |
|---|---|---|
| Tonen op web (Display on web) | Ja | Nee verbergt de locatie van je website en boekingswidget; medewerkers kunnen er nog steeds op boeken |
| Slug | Leeg | Het woord dat voor deze locatie wordt gebruikt in webadressen. Leeg betekent de naam, in kleine letters |
| Openingstijden-beperking (self-service) | None | Hoe strikt online zoekopdrachten de openingstijden volgen; zie Goed om te weten |
| Breedtegraad, Lengtegraad (Latitude, Longitude) | 0 | Waar de locatie op de kaart van je website staat, bijvoorbeeld 52.0907 en 5.1214 |
6. Voeg de review- en kaartlinks toe. Zet op het tabblad Overig je reviewpagina (bijvoorbeeld je Google-reviewlink) in Reviewlink (Review url) en een routeplannerlink in Kaartlink (Maps url). E-mails tonen ze via ${locationReviewUrl} en ${locationMapsUrl}; leeg je ze, dan wijzen die plekhouders in plaats daarvan naar de RentVisie-website. Laat de rest van het tabblad Overig en het tabblad Logo leeg tenzij je beheerder locatiespecifieke documenten heeft ingesteld; gewone documenten halen deze gegevens uit de vestiging.
7. Klik op Opslaan. Ontbreekt iets verplichts, dan blijft het scherm open met een melding zoals Vestiging is leeg (Branch is empty) of Straat is leeg (Street is empty). Annuleren (Cancel) gooit je wijzigingen op de tabbladen Core, Web en Overig weg.
8. Verwijder een locatie met het prullenbakpictogram op diens rij. De app vraagt "Weet je het zeker? Let op: dit kan niet ongedaan worden gemaakt. We raden aan dit alleen te gebruiken voor ongebruikte locaties. Zet de locatie anders liever op inactief." (Are you sure? Note: this cannot be undone. We recommend only to use this for unused locations. Otherwise we recommend t change the location to inactve.) Doorgaan (Proceed) verwijdert; lees eerst de eerste vraag onder Veelgestelde vragen.
Goed om te weten
Openingstijden en sluitingen worden opgeslagen zodra je op Opslaan klikt in hun venster. Annuleren op het scherm Locatie maakt dat niet ongedaan.
Wanneer openingstijden worden gecontroleerd. Alleen wanneer een klant online naar een voertuig zoekt via self-service; boekingen die medewerkers maken, worden nooit tegengehouden. De controle gebruikt de locatie waar het voertuig staat, voor zowel uitgifte als inname, en een voertuig dat niet voldoet, wordt uit de resultaten van de klant weggelaten:
| Optie | Wat klanten die online zoeken krijgen |
|---|---|
| None | Geen controle |
| OnlyPickup | De uitgiftedag moet openingstijden hebben. Het tijdstip zelf wordt niet gecontroleerd |
| PickupAndReturn | Uitgifte en inname moeten allebei binnen de openingstijden van die dag vallen |
Een uitgifte precies op het openings- of sluitingstijdstip telt als erbuiten. Een inactieve locatie biedt zijn voertuigen nooit online aan.
Een voorbeeld: je depot in Utrecht staat op PickupAndReturn, open maandag tot vrijdag 08:00 tot 18:00 en zaterdag 09:00 tot 12:00, zonder rij voor zondag.
| Klant vraagt om | Resultaat |
|---|---|
| Zaterdag 10:00 tot maandag 09:00 | Aangeboden |
| Zaterdag 12:00 tot maandag 09:00 | Niet aangeboden: 12:00 is sluitingstijd |
| Vrijdag 17:30 tot zondag 17:00 | Niet aangeboden: geen openingstijden op zondag |
| Vrijdag 17:30 tot zondag 17:00, op OnlyPickup | Aangeboden: alleen de uitgiftedag telt |
Sluitingen op het tabblad Gesloten blokkeren niets. Boekingen en je website gaan gewoon door; het tabblad is een vastlegging voor je team.
Het e-mailadres van de locatie. Automatische e-mails over boekingen die hier worden opgehaald, worden ervandaan verstuurd onder de naam van de vestiging, en antwoorden komen erop terug. Een handgeschreven e-mail over zo'n boeking begint met dit adres als afzender, en e-maildocumenten gebruiken het als antwoordadres.
Het opslaan van een locatie voegt hem toe aan elk beveiligingsprofiel, zodat elke medewerker er meteen kan werken; zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Wat je hierna doet: zet voertuigen op de nieuwe locatie, en controleer dan het briefpapier van diens vestiging in Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten.
Veelgestelde vragen
Waarom zijn boekingen en voertuigen hun uitgiftelocatie kwijt nadat een locatie is verwijderd? Het verwijderen van een locatie maakt hem leeg bij elke boeking en elk voertuig dat hem gebruikte, en er is geen ongedaan maken. Zet de locatie terug met Nieuw, en stel dan bij elke boeking de locatie opnieuw in vanuit de boeking zelf. Voor een locatie die niet meer wordt gebruikt, zet je Actief uit in plaats van hem te verwijderen: hij verdwijnt uit de lijsten, maar oude boekingen behouden hem.
Waarom kan een collega weer in een locatie werken nadat die van diens profiel was gehaald? Elke keer dat iemand een locatie opslaat, wordt hij weer aan elk beveiligingsprofiel toegevoegd. Controleer na het wijzigen van een locatie de profielen opnieuw onder Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Waarom ontbreken voertuigen op één locatie in de online zoekresultaten? Controleer drie dingen op die locatie: Actief staat aan, de gevraagde dag en tijd hebben een rij bij Openingstijden, en Openingstijden-beperking (self-service) op het tabblad Web is wat je bedoelde. Een locatie die op PickupAndReturn staat zonder rij voor zondag wijst elke verhuur af die op een zondag eindigt.
Waarom kunnen klanten nog online boeken op een dag dat we gesloten zijn? Een sluiting op het tabblad Gesloten heeft geen effect op boekingen. Verwijder voor die periode de rij van die dag bij Openingstijden (met OnlyPickup of PickupAndReturn ingesteld), of zet Actief uit. Zet ze daarna terug.
Waarom heeft een locatie lunchpauze-uren die worden genegeerd? Er wordt maar één rij per dag gebruikt. Heb je 08:00-12:00 en 13:00-18:00 als twee rijen voor maandag ingevoerd, dan telt er maar één. Gebruik één rij per dag, van opening tot sluiting.
Waarom ontbreekt de nieuwe locatie in de locatielijst op een boeking? Of Actief staat uit, of je beveiligingsprofiel bevat de locatie niet. Controleer de locatie hier, en vraag dan je beheerder om je profiel te controleren.
Waarom komen e-mails voor één locatie van het verkeerde adres? De afzender is het e-mail-adres van de uitgiftelocatie van de boeking. Corrigeer het op het tabblad Core en klik op Opslaan; al verzonden e-mails veranderen niet.
Gerelateerde pagina's:
- Stel je vestigingen in — maak de vestiging aan waartoe een locatie behoort
- Bekijk je bedrijfsrecord, plan en limieten — de eigen gegevens en tijdzone van je bedrijf
- Log in bij RentVisie — in welke locaties je mag werken
- Stel de boekingswidget op je website in — diens eigen instelling Openingstijden-locatie gebruiken (Use opening hours location) beperkt de tijden die de widget aanbiedt
- Verwerk boekingen uit andere systemen — waar Code en Externe identificatie (External identification) worden gematcht