Inleiding
Dit is het scherm dat je gebruikt met een klant aan de telefoon. Je geeft het twee data, twee locaties en een categorie, en het antwoordt met één rij per voertuigklasse: hoeveel er vrij zijn, wat de borg is, en ongeveer wat het kost. Vanuit die rij neem je de boeking over, of je stuurt een offerte.
Bovenaan staan de zoekvelden: de schakelaar Shortlease?, de data en tijden, de locaties en de categorie, met de knop Zoeken (Search). Daaronder komt de resultatentabel, één rij per voertuigklasse, elk met zijn knoppen Selecteren (Select), Offerte (Quote) en Boekingen in periode tonen (Show booked in period).
Het getal in de kolom Beschikbaarheid (Availability) is de kern van het scherm, en het is niet simpelweg "voertuigen die we bezitten". Het is een berekening, en weten wat erin meetelt maakt het verschil tussen met vertrouwen een bus toezeggen en er een toezeggen die die week in de garage staat.
Wanneer open je dit scherm:
- een klant belt en vraagt of je komend weekend een bus vrij hebt;
- je wilt zien hoe druk een klasse is voordat je akkoord gaat met een enkele-reis-huur;
- een klant loopt binnen en wil nu een auto, en je moet weten wat er op het terrein staat;
- je staat op het punt te overboeken en wilt zien welke boekingen in de weg zitten.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Voertuigklasse (Asset group) | Een voertuigklasse — wat een klant boekt, niet één specifieke bus |
| Beschikbaarheid | Hoeveel voertuigen in die klasse vrij zijn voor de data die je hebt opgegeven |
| Basisprijs (excl.) (BasePrice (excl.)) | Het huurbedrag vóór btw, extra's en eventuele klantkorting |
| Shortlease? | Huren voor een maand of langer, op een ander contract |
Dit scherm is het begin van elke balieboeking en elke offerte. Voor de rest van de boeking, zie Een boeking aanmaken.
Zo werkt het
Configuratie
De zoekfunctie heeft geen eigen instellingen, maar vindt alleen wat elders is ingesteld. Als een klasse nooit verschijnt, ontbreekt meestal een van deze:
| Wat moet zijn ingesteld | Waar | Pagina |
|---|---|---|
| Je wagenparkmodel, dat bepaalt wat een locatie betekent | Beheer → Instellingen → Operationeel (Admin → Settings → Operational), tab Algemeen (General) | Je bedrijf dagelijks instellen |
| De standaard baliebeden, huurduur en of nieuwe boekingen als shortlease starten | Zelfde scherm, tab Standaard boekingstijden (Default booking times) en Standaard boekingstype (Default booking type) | Je bedrijf dagelijks instellen |
| Elke voertuigklasse, met Categorie (Category), Vestiging (Branch) (of Locatie (Location)) en voertuigen | Beheer → Productontwerp → Voertuigklassen (Admin → Product design → Asset groups) | Je voertuigklassen instellen |
| Je ophaal- en inleverlocaties, elk onder een vestiging | Beheer → Productontwerp → Locaties (Admin → Product design → Locations) | Je ophaal- en inleverlocaties instellen |
| Tarieven per klasse op de standaardprijslijst | Prijsschermen | Tarieven en kilometerprijzen instellen voor een voertuigklasse |
Voordat je begint: elke ingelogde medewerker kan hier zoeken en boeken; de instelschermen hierboven vragen de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Je kunt alleen locaties kiezen die je profiel dekt, en het scherm opent met de eerste daarvan al ingevuld — controleer dit voordat je zoekt, want een zoekopdracht bij de verkeerde vestiging levert zonder foutmelding stilletjes het verkeerde wagenpark op.
De beschikbaarheidszoekfunctie gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Nieuw (New). De knop Nieuwe boeking (New Booking) op je dagoverzicht komt op hetzelfde scherm uit.
- Stel de data en tijden in voor Uitgifte (Pickup) en Inname (Dropoff). De regel eronder houdt een lopende telling bij: Dagen: 3 | Kalenderdagen: 4 (Days: 3 | Calendar days: 4).
- Kies de ophaal- en inleverlocatie via de twee kiesvelden Uitgifte en Inname naast de data.
- Kies een Categorie — de familie voertuigklassen waarbinnen je zoekt.
- Klik op Zoeken.
- Lees het getal bij Beschikbaarheid op elke rij, naast de Basisprijs (excl.) ernaast.
- Klik op Boekingen in periode tonen om te zien wat er al geboekt is in een klasse.
- Klik op Selecteren om een boeking te starten op die klasse, of op Offerte om in plaats daarvan een schriftelijk aanbod te sturen.
Je zoekcriteria worden bewaard op het moment dat je ze instelt, niet op het moment dat je op Zoeken drukt — dus het scherm verlaten en terugkomen zet de data die je typte niet terug, en er is niets om ze mee ongedaan te maken. Typ ze opnieuw als ze verouderd zijn.
Het scherm gokt, en die gok is de moeite van het controleren waard. Het opent met beide data op vandaag, beide locaties op de eerste die je profiel dekt, en de eerste categorie die je bedrijf heeft. Waar je bedrijf standaard baliebeden heeft ingesteld, schuiven de data naar die tijden en springt de inleverdatum op met de standaard huurduur. Alles wat in het verleden valt, wordt naar voren geschoven — de uitgifte naar nu, de inname naar vier uur vanaf nu. Shortlease? start uit, tenzij je bedrijf standaard is ingesteld op lange huur, in welk geval hij aan start en de inleverdatum negentig dagen vooruit wordt gezet.
Vier dingen moeten zijn ingevuld voordat de zoekopdracht überhaupt draait: beide data, de categorie en beide locaties. Een inleverdatum die niet na de uitgiftedatum ligt, stopt de zoekopdracht met Controleer de datumvelden (Please check the date fields).
Goed om te weten
Wat werkelijk als beschikbaar telt. Het getal begint als elk actief voertuig in de klasse en loopt daarvandaan terug. Een voertuig gaat van de telling af wanneer, voor de data die je hebt opgegeven, een van deze waar is:
| Reden | Hoe dat er in de praktijk uitziet |
|---|---|
| Onderhoud dat overlapt met je data | Het staat die week in de garage geboekt |
| Een transport dat overlapt met je data | Het wordt tussen vestigingen verplaatst |
| Geboekt in een andere klasse waar het ook bij hoort | Dezelfde bus zit in twee klassen |
| Al geboekt in deze klasse | Iemand anders was je voor |
Die laatste regel omvat ook boekingen waaraan nog geen voertuig is toegewezen, en telt alles mee dat nog niet is afgerond — in optie, bevestigd of al opgehaald.
Bijvoorbeeld: een busklasse heeft zes actieve bussen. Eén staat van donderdag tot maandag in de garage, en twee boekingen overlappen met jouw data van vrijdag tot zondag — één met een toegewezen bus, één zonder. De rij toont Beschikbaarheid 3.
Locatie bepaalt welk wagenpark je doorzoekt. Je bedrijf werkt met een van drie wagenparkmodellen, ingesteld op het scherm Operationele instellingen (Operational settings):
| Model | Een klasse wordt aangeboden wanneer |
|---|---|
| Per vestiging (de gebruikelijke) | Beide locaties bij dezelfde vestiging horen als de klasse |
| Vast wagenpark per klasse | De klasse zelf gestationeerd is bij beide locaties |
| Vast wagenpark per voertuig | De klasse een voertuig heeft dat bij beide locaties staat |
Een enkele-reis-huur laat dit zien: ophalen op de ene plek en inleveren op de andere, en onder elk model moeten beide kanten aan de regel voldoen, dus een doodgewone klasse kan uit de resultaten verdwijnen.
Je mag overboeken. Niets houdt je tegen een klasse te selecteren die nul toont. Je krijgt eerst een waarschuwing — Let op, geen beschikbaarheid voor deze boeking. Overboek gerust, maar wees voorzichtig. (Warning, no availability for this booking. Feel free to overbook, but proceed with caution.) — en daarna wordt de boeking toch aangemaakt. Het is een mededeling, geen vraag: er is niets om te bevestigen en niets wordt geblokkeerd. Gebruik het als je weet dat een voertuig vroeg terugkomt; gebruik het niet om een getal er beter uit te laten zien.
Controleer wat er in de weg zit voordat je overboekt. Boekingen in periode tonen opent Boekingen in periode (Bookings in period) voor die klasse en periode, met boekingsnummer, klant, status en beide data, met Open om er een te openen. Het toont bewust meer dan de beschikbaarheidstelling meetelde — ingeleverde en onbevestigde boekingen staan hier ook bij — dus een langere lijst dan verwacht is geen tegenstrijdigheid.
De getoonde prijs is alleen indicatief. Basisprijs (excl.) is het tarief voor jouw data op de standaardprijslijst van het bedrijf, vóór btw, vóór extra's en vóór alles wat specifiek is voor deze klant. Een driedaagse huur die hier op € 135,00 wordt geciteerd, wordt € 163,35 met 21% btw, en loopt verder op zodra verzekering, een kilometerpakket of een enkele-reis-toeslag erbij komen. Noem het als startbedrag, nooit als het totaal.
Wat je hierna doet: Selecteren maakt een conceptboeking aan die na tien minuten verloopt als niemand hem afmaakt, dus ga meteen door met de klant toevoegen — zie Een boeking aanmaken. Offerte maakt in plaats daarvan een aanbod aan dat zeven dagen geldig is — zie Een offerte versturen en opvolgen. In beide gevallen kan het voertuig zelf automatisch voor je worden gekozen, dus controleer welk voertuig je hebt gekregen voordat je een kleur toezegt.
Veelgestelde vragen
Waarom zegt de zoekopdracht Geen voertuigklassen beschikbaar op deze vestiging. (No Asset Groups available in this branch.) terwijl ik weet dat we voertuigen hebben? Het betekent dat geen enkele klasse overeenkwam met waar je zoekt, niet dat het wagenpark vol zit. Controleer eerst de twee locaties — het scherm vult de eerste locatie in die je profiel dekt. Als de locaties kloppen, mist de klasse mogelijk zijn Categorie of Vestiging, of staat je wagenparkmodel geen enkele-reis-huur toe tussen die twee locaties; zie Je voertuigklassen instellen.
Waarom waarschuwt de boeking me voor geen beschikbaarheid terwijl de rij er genoeg vrij toonde? De telling op de rij is berekend op het moment dat je op Zoeken drukte. Iemand anders kan ondertussen boeken — de controle draait opnieuw wanneer je op Selecteren drukt, en dat latere antwoord is het juiste.
Waarom verloor een klasse beschikbaarheid terwijl niemand in die klasse boekte? Een voertuig kan bij meerdere klassen horen, dus dezelfde bus kan in twee klassen vrij lijken. Hem in de ene boeken, haalt hem bij de andere weg.
Waarom veranderden de resultaten nadat ik in het veld Uitgifte typte? Twee verschillende velden heten allebei Uitgifte: het ene is de datum en tijd, het andere de locatie. Ze staan naast elkaar; controleer in welke je aan het typen bent.
Beschikbaarheid toont 2, welke twee voertuigen zijn dat dan vrij? De telling is per klasse, niet per voertuig, en vertelt nooit welke twee. Gebruik Boekingen in periode tonen om te zien wat bezet is, en laat de boeking het voertuig toewijzen.
Waarom wordt een shortlease geweigerd met een melding over dertig dagen? Een shortlease-boeking moet minstens dertig dagen lopen: Shortlease-boekingen moeten minstens 30 dagen duren. (Shortlease bookings need to be at least 30 days.) Verleng de boeking, of zet Shortlease? uit en boek hem als een gewone huur.
Waarom sprong mijn inleverdatum nadat ik Shortlease aanzette? Als je hem aanzet terwijl de periode korter dan een maand is, wordt de inleverdatum herschreven naar negentig dagen vooruit om 08:00. Stel je echte inleverdatum pas in nadat je hem hebt aangezet, niet ervoor.
Waarom verdween de halfafgemaakte boeking van een collega terwijl ik aan het zoeken was? Elke zoekopdracht laat eerst verlaten concepten in het hele bedrijf verlopen. Een concept dat zijn tien minuten had overschreden, wordt gewist zodra iemand zoekt.
Voor het wagenparkmodel en de standaardtijden, zie Je bedrijf dagelijks instellen; om de boeking af te ronden, zie Een boeking aanmaken.