Een klantrecord aanmaken

Inleiding

Elke boeking, overeenkomst en factuur hangt aan een klantrecord, dus dit is meestal het eerste wat je aan de balie maakt voor iemand nieuw. Je begint op de lijst met als kop Klant (Customer), drukt op Nieuwe klant (New Customer), en er opent een formulier met als kop Klant # (Customer #) en het nummer dat de app deze persoon zojuist heeft gegeven.

Dat formulier is lang, maar alleen de bovenkant ervan telt bij een eerste doorloop. Van boven naar beneden staan de persoonsgegevens (is bedrijf (is company), de naamvakken, Netnummer/landcode (Dial code), Telefoon (Phone), E-mail (Email), Factuur-e-mailadres (Invoice email), Factuurnaam (Invoice name), Notities (Notes) en Geblokkeerd (Blocked)), dan het adresblok, dan Geboorteplaats (Place of birth), Geboortedatum (Date of birth) en Nationaliteit (Nationality). Daaronder zit een rij tabs — waaronder Financieel (Financial), Identificatie (Identification), Gekoppelde subaccounts/bestuurders (Linked subaccounts/drivers), E-mails (Emails) en Peppol-instellingen (Peppol Settings) — die je kunt laten staan tot je ze nodig hebt. Opslaan (Save) staat rechtsboven.

Je gebruikt dit wanneer:

• er iemand binnenloopt die nog nooit bij je heeft gehuurd
• een bedrijf een account wil openen en maandelijks gefactureerd wil worden
• een vaste klant een tweede bestuurder meebrengt die op de overeenkomst moet
• je halverwege een boeking bent en de klant blijkt niet in het systeem te staan

Begrippen op deze schermen

Elke manier om een klant aan te maken

Gebruik de eerste route voor iedereen die eigen boekingen en facturen krijgt; gebruik de laatste twee alleen voor mensen die meeliften op het account van iemand anders.

Zo werkt het

Configuratie

Vier instellingen bepalen hoe dit formulier zich gedraagt voor je hele bedrijf. Open in het hoofdmenu Instellingen (Settings), klik op Operationeel (Operational). Het scherm heeft als kop Operationele instellingen (Operational settings) en is één lange pagina met secties. De eerste drie schakelaars staan in de sectie Algemeen (General) bovenaan; de vierde staat verderop, in de sectie Klantvalidatie (Customer validation).

Wijzig een instelling en druk op Opslaan op dat scherm. Alle vier gelden vanaf dat moment; klanten die al in het systeem staan, worden niet opnieuw gecontroleerd en niet gewijzigd.

De rest van de sectie Klantvalidatie — Naam (Name), E-mail (Email), Telefoon (Phone), Geboortegegevens (Birth data), Adres (Address), Bedrijfsnaam (Company name), Kamer van Koophandel (Chamber of commerce), Btw-nummer (Tax number), IBAN, BIC, Rijbewijs (Drivers license) en de schakelaars Tonen (Show) eronder — verandert niets aan wat dit formulier weigert op te slaan. Laat die staan zoals je bedrijf ze heeft tenzij je beheerder anders zegt.

Voordat je begint: klanten aanmaken en bewerken vereist een normaal personeelsaccount; Operationele instellingen is voorbehouden aan een bedrijfsbeheerder, vraag die dus als een van de vier instellingen hierboven fout staat. Elke klant die je aanmaakt hoort bij je eigen bedrijf en niemand buiten dat bedrijf zal hem ooit zien.

Het klantformulier gebruiken

Open in het hoofdmenu Klanten, klik op de tegel Klanten. De lijst heeft als kop Klant en heeft een zoekvak boven elke kolom, inclusief Snelzoeknaam. Zoek eerst — een klant die vorig jaar binnenkwam vind je sneller terug dan dat je hem opnieuw aanmaakt.

1. Klik op Nieuwe klant, onder de lijst. Het formulier opent met al een nummer toegewezen.
2. Zet is bedrijf — nee voor een privépersoon, ja voor een bedrijf. Het formulier verandert mee: een privépersoon krijgt Voornaam en Achternaam, een bedrijf krijgt in plaats daarvan Bedrijfsnaam (Company name) en Kamer van Koophandel (Chamber of Commerce).
3. Vul de naamvakken in. Factuurnaam vult zichzelf aan terwijl je typt, en je kunt eroverheen typen als de factuur een andere naam nodig heeft.
4. Controleer Netnummer/landcode, type dan Telefoon als kale cijfers — geen plusteken, geen spaties, geen haakjes.
5. Vul E-mail in — elke bevestiging, factuur en betaallink gaat daarnaartoe.
6. Typ de Postcode (Postal code) en het Huisnummer (House number) en de app vult Straat (Street) en Plaats (City) voor je aan.
7. Vul Geboorteplaats, Geboortedatum en Nationaliteit in als je een kopie van een identiteitsdocument neemt. Laat Geboortedatum leeg en er draait helemaal geen leeftijdscontrole.
8. Druk op Opslaan, rechtsboven. Het formulier sluit en je bent terug op de lijst.

De vakken die om aandacht vragen:

Een uitgewerkt voorbeeld. min. leeftijd staat op de standaard 18 en vandaag is 9 september 2026. Een klant geboren op 10 september 2008 is één dag te weinig: Opslaan weigert met Niet 18 jaar oud (Not 18 years old). Een dag eerder geboren, op 8 september 2008, slaat dezelfde klant zonder probleem op. Laat Geboortedatum leeg en zelfs een vijftienjarige slaat probleemloos op.

Goed om te weten

Slechts één vak is echt verplicht. Opslaan voert vier controles uit. Factuurnaam mag niet leeg zijn, anders krijg je Factuurnaam is leeg (Invoice name is empty). Telefoon moet cijfers bevatten als je het hebt ingevuld (Telefoon is ongeldig, Phone is invalid) en E-mail moet op een adres lijken als je het hebt ingevuld (E-mail is ongeldig, Email is invalid) — maar een lege telefoon en een lege e-mail komen er allebei doorheen. De geboortedatum moet min. leeftijd halen, anders krijg je Niet 18 jaar oud (Not 18 years old).

Het formulier vraagt meer dan Opslaan eist. Voornaam, Achternaam, Telefoon en E-mail zijn op het formulier zelf allemaal gemarkeerd als Verplicht, dus het scherm laat je niet op Opslaan drukken terwijl ze leeg zijn, ook al zou het opslaan ze geaccepteerd hebben. Het korte formulier Nieuw subaccount heeft geen enkele verplichte markering, en daarom is er vaak minder ingevuld bij mensen die zo zijn toegevoegd.

Snelzoeknaam wordt voor je opgebouwd. Telkens als je opslaat, bouwt de app hem opnieuw op als de factuurnaam, de geboortedatum en de postcode met een verticale streep ertussen — Jan de Vries | 01/01/1990 | 1012AB. Zoeken in die ene kolom vindt mensen op naam, geboortedatum of postcode zonder van vak te wisselen.

Twee knoppen binnen de tabs slaan de klant meteen op. Nieuw subaccount en Nieuwe medewerker slaan allebei de klant die je aan het bewerken bent op voordat ze het korte formulier openen, dus bij een nieuw record slaan ze alles op wat je tot dan toe hebt getypt en Annuleren haalt dat niet terug. Al het andere wacht op Opslaan.

Een foute bankrekening maakt het opslaan niet ongedaan. Vul Iban (IBAN) op de tab Financieel verkeerd in en je krijgt IBAN is ongeldig. (IBAN is invalid.) — maar de klant is op dat moment al opgeslagen. Corrigeer de Iban en druk opnieuw op Opslaan.

Wat je hierna doet: het record is genoeg om een boeking mee te maken. Voeg het rijbewijs toe op de tab Identificatie voordat het voertuig vertrekt. Laat de tab Financieel staan tenzij deze klant gefactureerd wordt in plaats van aan de balie te betalen.

Veelgestelde vragen

Waarom wil een telefoonnummer niet opslaan? Het formulier accepteert alleen cijfers — minstens vijf. +31 6 12345678 wordt geweigerd met Telefoon is ongeldig vanwege het plusteken en de spaties. Typ 612345678 in Telefoon en zet 31 in Netnummer/landcode ernaast.

Waarom slaat een minderjarige klant op zonder waarschuwing? De leeftijdscontrole draait alleen als Geboortedatum iets bevat. Een lege geboortedatum slaat hem helemaal over, dus de klant wordt opgeslagen. Als leeftijd aan je balie telt, maak het invullen van Geboortedatum dan onderdeel van je eigen routine — de app dwingt het niet af.

Waarom krijg ik te horen dat een klant met dit e-mailadres al bestaat, en word ik geweigerd? Iemand anders in je bedrijf heeft dat adres al, en Validatie bestaande klant staat aan. Je kunt er niet doorheen opslaan. Sluit het formulier, zoek de lijst op dat adres, en gebruik het record dat er al is. Zijn het echt twee verschillende mensen, gebruik dan een ander adres voor de tweede.

Waarom verscheen dezelfde melding als een waarschuwing en mocht ik toch opslaan? Omdat het adres al op dit record stond voordat je het opende. Een bestaande klant opnieuw opslaan van wie het e-mailadres toevallig botst, geeft alleen een waarschuwing; een botsend adres in een record typen levert de weigering hierboven op. De waarschuwing is een duwtje om de twee records samen te voegen, geen toestemming om een derde aan te maken.

Waarom staat het netnummer/landcode fout bij elke nieuwe klant? Je bedrijf heeft geen Standaardland ingesteld, dus de app valt terug op welk land ook maar als eerste in de lijst staat. Vraag je beheerder om Standaardland in te stellen in de sectie Algemeen van Operationele instellingen. Bestaande klanten houden het netnummer dat ze hadden; alleen nieuwe pakken de wijziging op.

Waar zijn Voornaam en Achternaam gebleven? Je hebt is bedrijf op ja gezet, en bij een bedrijf verbergt het formulier die en toont het in plaats daarvan Bedrijfsnaam en Kamer van Koophandel. Heb je beide nodig — een eenmansbedrijf dat handelt onder de naam van een eigenaar — vraag je beheerder dan om Show name fields at company aan te zetten in Operationele instellingen.

Waarom kan ik een klant niet vinden die ik weet dat bestaat? Hij is hoogstwaarschijnlijk gearchiveerd, wat automatisch gebeurt met het verliezende record als twee klanten worden samengevoegd. Gearchiveerde klanten vallen helemaal buiten de lijst, ook al heeft die een kolom Gearchiveerd (Archived). Zoek in plaats daarvan naar het record waarin ze zijn opgegaan — zie Dubbele klantrecords samenvoegen.

Kan ik een klant verwijderen die ik per ongeluk heb aangemaakt? Niet vanuit dit formulier. Laat het en laat een bedrijfsbeheerder hem samenvoegen met het juiste record, of zet Geblokkeerd erop zodat niemand er ondertussen op boekt.

Verwante pagina's: Een boeking aanmaken voor de route Toevoegen die een klant maakt vanuit een boeking, en Een boeking bevestigen voor de controles die draaien tegen de klant zodra de boeking echt wordt.