Inleiding
Soms komt dezelfde klant twee keer in de app terecht — eenmaal ingetypt aan de balie, eenmaal aangemaakt door een boeking vanaf de website, of gewoon opnieuw ingevoerd door een collega die niet eerst heeft gezocht. Samenvoegen vouwt de twee records in één. Je opent het record dat je wilt behouden, klikt op Klant samenvoegen (Merge customer), en kiest het record dat moet verdwijnen. Een klein pop-up met als titel Klant samenvoegen — die titel staat zelf al in het Nederlands in de app — bevat één keuzelijst, met het label Verdwijnend record (Dissapearing customer — de eigen spelling van de app), en een knop Samenvoegen (Merge).
De boekingen en facturen van het verdwijnende record gaan over naar het record dat je behoudt, en het verdwijnende record wordt gearchiveerd: het verdwijnt uit de klantenlijst en uit elke klant-keuzelijst. Niet alles gaat mee — zie Wat een samenvoeging achterlaat hieronder voordat je begint.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- een klant online heeft geboekt en nu een tweede record heeft naast het record dat je al had
- twee collega's allebei dezelfde zakelijke klant hebben aangemaakt, en facturen tussen hen verdeeld zijn
- de app waarschuwde dat een andere klant dit e-mailadres al gebruikt
- een geblokkeerde persoon erdoorheen kwam omdat hij onder een tweede record heeft geboekt
- je de klantenlijst opschoont en dezelfde naam twee keer tegenkomt
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Klant samenvoegen | De link op het klantformulier die de samenvoegpop-up opent |
| Verdwijnend record | Het dubbele record dat gearchiveerd wordt. De klant van wie je het formulier opende, blijft bestaan |
| Gearchiveerd (Archived) | Verborgen voor de klantenlijst en voor elke plek waar je een klant kiest. Het record bestaat nog |
| Gekoppelde medewerkers/afdelingen (Linked employees/subdivisions) | De tab met de contactpersonen van een zakelijke klant |
Elke manier om dit te doen
De enige samenvoeging die het model vond, start vanaf de link Klant samenvoegen op het klantformulier, hieronder beschreven. Er is geen samenvoegoptie vanuit de klantenlijst zelf.
Gebruik dit scherm wanneer twee records echt dezelfde persoon of hetzelfde bedrijf zijn. Zijn het twee verschillende personen die een adres of telefoonnummer delen, laat beide records dan met rust.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. De samenvoeging heeft geen instellingen.
Voordat je begint: samenvoegen vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Iedereen kan de pop-up openen, maar zonder dat account staat er geen knop Samenvoegen in. Bepaal eerst welk record je behoudt: open het formulier van dat record, niet van het duplicaat. Het record dat je behoudt, ontvangt geen enkel gegeven van het duplicaat — niet het e-mailadres, het telefoonnummer, het adres, het rijbewijs, het paspoort of de bankgegevens — typ dus alles wat ontbreekt in het behouden record voordat je samenvoegt, terwijl je het duplicaat nog kunt zien.
De samenvoeging gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), dan klik op de tegel Klanten. Zoek op de lijst onder Klant (Customer) naar het record dat je wilt behouden, en klik op de rij om het formulier te openen.
- Bekijk eerst beide records. Open ook het duplicaat, controleer de tabs Identificatie, Financieel en Core, en kopieer alles wat het behouden record mist naar het behouden record. Klik op Opslaan (Save) bij het behouden record.
- Klik op het formulier van het behouden record op de tab Overig (Other). Onderaan, onder Sync to Mollie en Mollie-klant-ID (Mollie customer id), klik je op Klant samenvoegen.
- Kies in de pop-up Klant samenvoegen — die zegt Selecteer het verdwijnende record (Select the dissapearing customer) en Waarschuwing: dit kan niet ongedaan worden gemaakt (Warning: this can't be undone) — in de keuzelijst Verdwijnend record het duplicaat. De keuzelijst toont de snelzoeknaam van elke klant. Hij toont alleen klanten van je eigen bedrijf, laat de klant waarin je samenvoegt weg, en laat al gearchiveerde klanten weg.
- Klik op Samenvoegen. De app vraagt Waarschuwing: dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Weet je het zeker? (Warning: this can't be undone. Are you sure?) Klik op Doorgaan (Proceed) om samen te voegen, of op Annuleren (Cancel) om te stoppen zonder iets te wijzigen.
- Zodra het bericht Klant succesvol samengevoegd! (Customer merged succesfully!) verschijnt, sluit je de pop-up met het kruisje in de hoek, en sluit en heropen je daarna het formulier van de behouden klant zodat de tabs de verplaatste boekingen en facturen tonen.
De samenvoeging gebeurt op het moment dat je op Doorgaan klikt. Er is geen opslagstap en geen weg terug: de pop-up heeft geen ongedaan maken, en het gearchiveerde record is vanuit de klantenlijst niet meer terug te vinden.
Goed om te weten
Wat overgaat naar het record dat je behoudt, en wat achterblijft. Bekijk deze tabel eenmaal; je komt later terug op losse rijen als ze relevant zijn:
| Gaat over naar het behouden record | Blijft op het gearchiveerde duplicaat |
|---|---|
| Alle boekingen en offertes van het duplicaat, met hun huurovereenkomsten | Zijn eigen gegevens: naam, e-mail, telefoon, adres |
| Alle facturen van het duplicaat | Zijn rijbewijs en paspoort (tab Identificatie) |
| Bestuurders die eraan gekoppeld zijn via Gekoppelde subaccounts/bestuurders (Linked subaccounts/drivers) | Zijn bankgegevens en betaaltermijnen (tab Financieel) |
| Automatische-incassomachtigingen getekend via Twikey, een externe incassodienst | Zijn koppeling met Mollie, de online betaaldienst |
| Boekingen waarbij het duplicaat extra bestuurder was: het behouden record wordt de bestuurder | Betalingen op de eigen boekingen van het duplicaat: elke betaling blijft het duplicaat als klant vermelden |
| Een boeking waarbij het duplicaat de contactpersoon was | Zijn contactpersonen op Gekoppelde medewerkers/afdelingen — zie hieronder |
| Bedrijven waarvoor het duplicaat werkt, en accounts waarvoor het bestuurder is (zijn eigen tab Gekoppelde accounts, Linked accounts) | |
| E-mail-opt-outs geregistreerd op het duplicaat |
Contactpersonen van een zakelijke klant gaan niet mee. Is het duplicaat een bedrijf met personen op de tab Gekoppelde medewerkers/afdelingen, dan blijven die personen gekoppeld aan het gearchiveerde record. Na de samenvoeging toont het behouden bedrijf alleen zijn eigen contactpersonen, en de ontbrekende verschijnen niet meer als je een contactpersoon bij een boeking kiest. De personen zelf raken niet kwijt — ze blijven gewone klanten in de lijst. Koppel elk van hen opnieuw vanuit het behouden bedrijf: open de tab Gekoppelde medewerkers/afdelingen en gebruik Bestaand account (Existing account), zoals beschreven in Extra bestuurders en bedrijfscontacten toevoegen.
Hetzelfde geldt andersom: was het duplicaat zelf een contactpersoon of bestuurder voor een andere klant, dan blijft die koppeling bij het gearchiveerde record. Koppel het behouden record opnieuw vanaf de tab van de andere klant.
Een uitgewerkt voorbeeld. Jan de Vries heeft record 1042, vorig jaar aan de balie aangemaakt, met zijn rijbewijs, bankgegevens en drie eerdere boekingen. Vorige week boekte hij online, waardoor record 1107 ontstond met hetzelfde e-mailadres, één boeking en één factuur van € 250,00, en hij betaalde online een borg van € 100,00 op die boeking. Je opent 1042, klikt op Overig, dan op Klant samenvoegen, kiest 1107 en klikt op Samenvoegen, dan op Doorgaan. Daarna bevat 1042 vier boekingen en de factuur van € 250,00. Record 1107 is gearchiveerd. De betaling van € 100,00 blijft gekoppeld aan de boeking die is overgegaan, maar de betaling zelf vermeldt nog steeds 1107 als klant. 1042 houdt zijn eigen rijbewijs en bankgegevens; had 1107 de enige rijbewijsscan gehad, dan zou die nu op het gearchiveerde record staan.
Er wordt niets naar de klant verstuurd. De samenvoeging stuurt geen e-mail en stuurt geen factuur opnieuw.
Wat je hierna doet: open de tab Gekoppelde medewerkers/afdelingen van het behouden record en koppel alle contactpersonen die het duplicaat had opnieuw. Controleer daarna de tab Identificatie, want het rijbewijs van het behouden record is nu degene die de app controleert — zie Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een betaling nog op naam van een klant die ik heb weggevoegd? Betalingen op de eigen boekingen van het duplicaat blijven het duplicaat als klant vermelden; alleen de boeking gaat mee. Het geld telt nog steeds mee voor de boeking. Heb je de betaling nodig op naam van de behouden klant, vraag dat dan aan je beheerder.
Waarom toont een betaling die door de ene klant is gedaan nu de naam van een andere klant? Was het duplicaat extra bestuurder op de boeking van iemand anders, dan zet de samenvoeging het behouden record als bestuurder op die boeking — en hernoemt ook elke betaling op die boeking naar het behouden record, zelfs betalingen die de eigen klant van de boeking heeft gedaan. Controleer de betalingen op zulke boekingen na een samenvoeging en vraag je beheerder om elke betaling te corrigeren die nu de verkeerde naam vermeldt.
Ik heb de verkeerde kant op samengevoegd. Kan ik dat ongedaan maken? Nee. De bevestiging zegt dat het niet ongedaan gemaakt kan worden, en er is geen knop die het terugdraait. Het gearchiveerde record bestaat nog, maar verschijnt niet in de klantenlijst, dus je kunt het daar niet opnieuw openen. Vraag je beheerder; corrigeer intussen de gegevens van het behouden record met de hand.
Waarom kwamen het rijbewijs, adres of de bankgegevens van het duplicaat niet mee? Dat gebeurt nooit. Elke klant behoudt zijn eigen gegevens. Typ ze in het behouden record — zie Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen, Het adres van een klant invoeren en corrigeren en Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen.
Waarom verdwenen contactpersonen van een zakelijke klant na een samenvoeging? Ze stonden op de tab Gekoppelde medewerkers/afdelingen van het duplicaat en bleven bij het gearchiveerde record. Koppel ze opnieuw met Bestaand account op de tab van het behouden bedrijf; zie Extra bestuurders en bedrijfscontacten toevoegen.
Waarom staat de behouden klant ineens op Geblokkeerd? Een klantformulier openen zet Geblokkeerd (Blocked) vanzelf aan wanneer de klant boven zijn kredietlimiet zit — wat de overgegane boekingen en facturen kunnen veroorzaken — of wanneer zijn rijbewijsnummer op de blokkeerlijst staat. Zie Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren en Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten.
Waarom staat er geen knop Samenvoegen in de pop-up? Je account is geen bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag je beheerder om de samenvoeging te doen.
Waarom ontbreekt de klant die ik wil wegvoegen in de keuzelijst? Het is óf de klant van wie je het formulier opende, óf hij is al gearchiveerd, óf hij hoort bij een ander bedrijf. Controleer of je het record hebt geopend dat je wilt behouden, niet het duplicaat.
Waarom kan ik een klant niet vinden waarvan ik weet dat hij bestaat? Hij is hoogstwaarschijnlijk weggevoegd. Gearchiveerde klanten verschijnen niet in de klantenlijst. Zoek naar het andere record — het record waarin hij is samengevoegd — dat nu zijn boekingen en facturen bevat.
Waarom zie ik de verplaatste boekingen niet meteen op het behouden record? Het formulier dat je open had staan, vernieuwt zichzelf niet. Sluit het en open de klant opnieuw.
Gerelateerde pagina's: Een klantrecord aanmaken voor de waarschuwing over een dubbel e-mailadres die vaak een tweede record aan het licht brengt, Extra bestuurders en bedrijfscontacten toevoegen voor het opnieuw koppelen van contactpersonen na een samenvoeging, en Een klant screenen voordat je verhuurt voor de controles die op het behouden record draaien.