Inleiding
Elke collega die RentVisie gebruikt, heeft een account nodig, en elk account draagt een set rechten: in welke locaties die persoon mag werken, en of die een prijs mag wijzigen of korting mag geven. Beide stel jij in, niet de persoon zelf.
Er zijn twee schermen. Het scherm Bedrijf (Company) bevat de lijst Medewerkers (Employees) — accounts worden daar aangemaakt, bewerkt, geblokkeerd en verwijderd. Een apart beveiligingsscherm bevat de profielen die de rechten dragen, en elk account heeft precies één profiel gekoppeld.
Je gebruikt dit wanneer:
- iemand in dienst komt en op maandag naar binnen moet kunnen
- iemand vertrekt en vandaag nog buitengesloten moet worden
- een collega zegt dat een knop niets doet als die erop klikt
- één persoon een vestiging nodig heeft die de rest van het team niet heeft
Begrippen op deze schermen
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Beveiligingsprofiel (Security profile) | Een benoemde set rechten die aan meerdere mensen kan worden gegeven |
| Aangepast (Custom) | Een profiel dat bij één persoon alleen hoort |
| Bewerking (Operation) | Eén ding dat een profiel ofwel toestaat ofwel verbiedt |
| Toegang (Access) | Of dat profiel in die locatie mag werken |
| Gebruikersrollen & rechten (User roles & rights) | Een betaalde add-on op je RentVisie-plan die de prijs- en kortingsrechten aanzet |
Zo werkt het
Configuratie
Accounts hebben geen instellingen vooraf nodig. De rechten op een profiel hangen af van je plan:
| Gebruikersrollen & rechten | Wat je ziet |
|---|---|
| Op je plan | Het bewerkformulier van een medewerker heeft een veld Beveiligingsprofiel, en de app controleert iemands prijs- en kortingsrechten voordat die een prijs wijzigt of korting geeft |
| Niet op je plan | Er is geen veld Beveiligingsprofiel op het bewerkformulier, en elke collega mag prijzen wijzigen en korting geven, wat diens profiel ook zegt |
Alleen RentVisie-support kan deze add-on toevoegen — zie Bekijk je bedrijfsrecord, plan en limieten en Bepaal wie een prijs mag wijzigen of korting mag geven.
Voordat je begint: het aanmaken, bewerken en verwijderen van accounts vereist bedrijfsbeheerdersrechten. Profielen en hun rechten liggen een stap hoger — alleen een superbeheerder ziet het beveiligingsscherm überhaupt. Niets hier wordt ongedaan gemaakt door de pagina te sluiten: de verwijdering vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?) en meent het dan ook.
De lijst Medewerkers gebruiken
- Open in het hoofdmenu Beheer → Bedrijfsgegevens (Admin → Company details). Scrol naar de lijst Medewerkers — die toont Naam (Name), Volledige naam (Full name), E-mail (Email), Actief (Active), Geblokkeerd (Blocked), Laatste login (Last login) en Geblokkeerd sinds (Blocked since).
- Klik op Nieuwe medewerker (New employee) onder de lijst. Vul Volledige naam, E-mail, Nieuw wachtwoord (New password) en Wachtwoord bevestigen (Confirm password) in, en klik dan op Opslaan (Save).
- Vertel de nieuwe collega het wachtwoord dat je hebt ingesteld, persoonlijk of telefonisch.
- Om iemand later te wijzigen, gebruik je de pictogrammen helemaal rechts op diens rij: bewerken, wachtwoord wijzigen, beveiliging, verwijderen.
- Om rechten in te stellen, klik je op het beveiligingspictogram op die rij. Dezelfde schermen staan ook onder Beheer → Beveiliging (Admin → Security) als eigen onderdeel, met Beveiligingsprofiel (Security Profile) en Medewerkersbeveiliging (Employees Security).
Stel dat Kim boekingen mag aannemen maar geen prijzen mag verlagen. Zet Prijs overschrijven (Override price) en beide kortingsschakelaars uit op haar profiel. Ze kan nog steeds een boeking openen van in totaal € 181,50, maar zodra ze dat bedrag probeert te wijzigen, krijgt ze een pop-up met de kop Geen toegang tot deze functie (No access to this feature) en blijft het bedrag zoals het was — mits Gebruikersrollen & rechten op je plan staat.
Meerdere mensen dezelfde rechten geven. Open Medewerkersbeveiliging, vink de mensen aan, klik op Beveiligingsprofiel toewijzen (Assign security profile), kies er een en klik op Toewijzen (Assign). Je krijgt Beveiligingsprofiel bijgewerkt voor de geselecteerde medewerkers! (Security Profile Updated for the selected Employees!). Sla je een stap over, dan meldt de app welke: Selecteer een beveiligingsprofiel (Please select a Security Profile), of Selecteer ten minste één medewerker. (Please select at least an employee.)
Eén persoon diens eigen rechten geven. Zet op diens beveiligingsscherm Aangepast aan. Er wordt een profiel aangemaakt dat alleen voor hem of haar geldt, genoemd naar de volledige naam, en wat je instelt geldt voor niemand anders. Zet Aangepast weer uit en diegene valt terug op Standaard (Default) — en het persoonlijke profiel, dat nu bij niemand hoort, wordt verwijderd.
Goed om te weten
De knop waarop je klikt, vult de rol in. De twee knoppen onder de lijst bouwen hetzelfde formulier, maar vullen een andere rol in: Nieuwe medewerker maakt een gewoon account, Nieuwe beheerder (New admin) een account dat andermans accounts kan beheren. De rol staat in het veld Gebruikersrol(len) (User role(s)) van het formulier, en je kunt dit daar wijzigen voordat je op Opslaan drukt. Later heeft het bewerkformulier dezelfde keuze als Bedrijfsgebruikersrol (Company user role). Het veld mag niet leeg blijven — probeer het en je krijgt Dit veld is verplicht (This field is required) — en wat erin staat op het moment dat je op Opslaan drukt, bepaalt wat die persoon kan doen.
Het e-mailadres is de gebruikersnaam. Wat je in E-mail typt, wordt waarmee die persoon inlogt, dus typ het zorgvuldig — zie Log in bij RentVisie. Twee accounts kunnen nooit hetzelfde adres delen; probeer het en je krijgt E-mailadres bestaat al (Email already exists). Laat een veld leeg en je krijgt Dit veld is verplicht; de twee wachtwoordvelden moeten overeenkomen, anders krijg je Wachtwoorden moeten overeenkomen (Passwords need to match).
Blokkeren en deactiveren zijn verschillend. Beide schakelaars voorkomen dat de persoon inlogt, en geen van beide vertelt waarom — die wordt simpelweg geweigerd. Gebruik Geblokkeerd als iemand nu buitengesloten moet worden en mogelijk terugkomt; zet Actief uit als iemand definitief weg is maar je wilt dat diens naam op oude boekingen blijft staan.
Iedereen begint op hetzelfde profiel. Een nieuw bedrijf krijgt er één genaamd Standaard, dat elke locatie dekt die het heeft, en elk account dat zonder profiel wordt opgeslagen, komt automatisch op Standaard. Elke nieuwe locatie die je aanmaakt, wordt aan elk bestaand profiel toegevoegd, dus de normale toestand is dat iedereen overal kan werken en je alleen ooit toegang wegneemt.
Een profiel draagt vier rechten en een lijst met locaties. De vier zijn Prijs overschrijven, Algemene korting (General discount), Geavanceerde korting (Advanced discount) en Afstand (Aanmaken/Verwijderen) (Distance (Create / Delete)), en alle vier beginnen aangezet. Daaronder staat elke locatie met een kolom Toegang: Toegang toevoegen (Add Access) en Toegang verwijderen (Remove Access) verplaatsen er één, Toegang toevoegen voor alle locaties (Add Access For All Locations) en Toegang verwijderen voor alle locaties (Remove Access For All Locations) verplaatsen ze allemaal. Haal ze allemaal weg en het scherm meldt Alle locaties zijn beperkt (All locations are restricted).
Eén persoon kan ook vanuit diens eigen formulier worden verplaatst. Staat Gebruikersrollen & rechten op je plan, dan opent het bewerkpictogram op diens rij een formulier waarvan het veld Beveiligingsprofiel de profielen van je bedrijf toont. Kies er een en druk op Opslaan; er verandert niets tot je dat doet.
Wat je hierna doet: vraag de nieuwe collega om in te loggen en het wachtwoord te wijzigen terwijl je nog samen zit. Kan diegene later een locatie niet zien die nodig is, dan ligt dat aan het profiel en niet aan het account — open diens beveiligingsscherm en controleer de kolom Toegang.
Veelgestelde vragen
Waarom doet een knop niets als een collega erop klikt? Die mist een van de vier rechten, en de app waarschuwt daar vooraf niet voor — de pop-up verschijnt pas zodra die erop klikt. Open diens beveiligingsscherm en bekijk Bewerking voordat je van een storing uitgaat.
Waarom kan elke collega prijzen wijzigen, ook al verbiedt diens profiel dat? Gebruikersrollen & rechten staat niet op je plan, dus de vier rechten worden niet gecontroleerd. Vraag RentVisie-support om de add-on toe te voegen.
Waarom is er geen veld Beveiligingsprofiel als ik een collega bewerk? Dat veld verschijnt alleen als Gebruikersrollen & rechten op je plan staat.
Hoe maak ik van een gewone medewerker een beheerder? Klik op het bewerkpictogram op diens rij in de lijst Medewerkers, kies de beheerdersrol in Bedrijfsgebruikersrol, en druk op Opslaan. Maak geen tweede account aan voor dezelfde persoon, want het e-mailadres kan niet opnieuw worden gebruikt.
Waarom gebeurt er niets als ik op verwijderen klik bij een profiel? Het profiel Standaard kan niet worden verwijderd, en de app meldt dat niet en toont ook geen foutmelding. Elk ander profiel verdwijnt meteen.
Waarom gebeurt er niets als ik een profiel opsla, en blijft de pagina open? De naam is leeg of al in gebruik — kijk naar Naam is leeg (Name is empty) of Naam bestaat al (Name already exists) bij het naamveld. Er wordt niets opgeslagen tot dat is opgelost.
Waarom kan niemand die op een verwijderd profiel stond nog ergens werken? Verwijderen neemt de rechten weg zonder die mensen naar een ander profiel te verplaatsen. Wijs ze in dezelfde sessie een nieuw profiel toe vanuit Medewerkersbeveiliging.
Waarom kan ik mijn eigen account niet verwijderen? De app meldt dit en stopt. Vraag een collega met beheerdersrechten om het te doen.
Moet ik iemand die is vertrokken blokkeren of verwijderen? Blokkeer eerst. Dat werkt meteen en is met één klik ongedaan te maken; verwijderen is dat niet.
Waarom logt een collega nog in met diens oude e-mailadres na het wijzigen ervan? Diens eigen gegevensscherm houdt Naam en E-mail als aparte velden, en inloggen gebruikt Naam. Open diens rij in de lijst Medewerkers en sla die op — dat brengt de twee weer in lijn.
Waarom kreeg de nieuwe collega nooit een e-mail met diens wachtwoord? De app verstuurt helemaal niets. Wat je in Nieuw wachtwoord hebt getypt, is wat diegene moet horen, van jou.