Eén bankoverschrijving verdelen over meerdere facturen

Inleiding

Zakelijke klanten betalen vaak meerdere facturen met één bankoverschrijving. RentVisie laat je dat ene bedrag in één keer boeken tegen alle facturen die het dekt, in plaats van op elke boeking apart een betaling vast te leggen. De app noemt dit een (bulk)betaling ((bulk) payment).

Er is geen upload van een bankafschriftbestand. Je bekijkt de overschrijving in het eigen systeem van je bank, en voert haar vervolgens met de hand in RentVisie in, één klant tegelijk. Het werk gebeurt op twee schermen. Het eerste heet Openstaand saldo klant (Customer outstanding), met de regel "Select the invoices to allocate a (bulk) payment." (Selecteer de facturen om een (bulk)betaling aan toe te wijzen.) eronder. Het is een tabel met de openstaande facturen van de klant met een vinkvakje op elke rij. Het tweede scherm toont Nog toe te wijzen: (To be allocated:) bovenaan, dan het ontvangen bedrag, dan één kaart per factuur die je hebt aangevinkt. Elke kaart heeft een vak Toegewezen bedrag (Allocated amount).

Je gebruikt dit wanneer:

• een leaseklant drie maandfacturen betaalt met één overschrijving aan het einde van het kwartaal;
• een overschrijving van een klant zegt "facturen 20412, 20437 en deels 20455";
• een klant minder heeft betaald dan het totaal en je moet beslissen welke facturen het geld dekt;
• er een bankoverschrijving is binnengekomen die facturen op verschillende boekingen dekt.

Begrippen op deze schermen

Elke manier om een betaling vast te leggen

Gebruik deze pagina wanneer één bedrag meer dan één factuur van dezelfde klant dekt.

Zo werkt het

Configuratie

Eén instelling bepaalt welke betaalmethode wordt genoteerd op bulkbetalingen.

1. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Financieel (Financial). Het scherm heet Financiële instellingen (Financial settings).
2. Zoek Betaalmethode bulkbetaling toewijzen (Assign bulk payment method). Dit staat standaard op Bank, en een leeg vak telt ook als Bank. Kies een andere methode alleen als bulkbedragen meestal op een andere manier binnenkomen.
3. Klik op Opslaan (Save).

De instelling geldt voor bulkbetalingen die je vanaf dat moment registreert. Al geregistreerde betalingen houden hun methode.

Voordat je begint: de lijst Openstaande saldi, beide bulkschermen en het scherm Financiële instellingen vereisen een Company admin (Bedrijfsbeheerder) account. Met een ander account blijft de lijst leeg en verschijnen de iconen niet. Vraag je beheerder.

De bulkbetalingsschermen gebruiken

1. Open vanuit het hoofdmenu Financieel, en klik op de tegel Openstaande saldi. Zoek de klant door een deel van hun naam te typen in het filtervak onder Naam (Name).
2. Aan het rechtereinde van de rij van de klant staan drie kleine iconen zonder tekst. Klik op het derde, het bankbiljet. Het scherm Openstaand saldo klant opent met de openstaande facturen van de klant. Het toont Factuurnummer (Invoice number), Boekingsnummer (Booking number) en Totaalbedrag incl. btw (Total amount incl vat).
3. Vink elke factuur aan die de overschrijving dekt. Pas na de eerste vink verschijnen Bedrag, Datum (Date) en de knop (Bulk)betaling registreren (Register (bulk) payment) boven de tabel.
4. Voer het bedrag van het bankafschrift in bij Bedrag. Datum bevat al de datum en tijd van vandaag. Wijzig het naar de dag waarop het geld binnenkwam.
5. Klik op (Bulk)betaling registreren. Een tweede scherm opent.
6. Bovenaan toont Nog toe te wijzen: het ontvangen bedrag minus de factuurtotalen. Het staat op een rode achtergrond zolang het niet nul is, en op groen zodra het nul is. Daaronder staat Bedrag, dat je hier niet kunt wijzigen. Daaronder staat één kaart per aangevinkte factuur. Elke kaart toont het factuur- en boekingsnummer en het Factuurbedrag (Invoice amount). Het vak Toegewezen bedrag van elke kaart begint op het volledige totaal van de factuur.
7. Corrigeer de vakken Toegewezen bedrag om overeen te komen met wat de klant zegt betaald te hebben. Typ 0 in een vak om die factuur buiten beschouwing te laten. Nog toe te wijzen wordt elke keer bijgewerkt wanneer je een vak verlaat. Er is nog niets opgeslagen.
8. Klik op Betalingen registreren (Register payments) zodra Nog toe te wijzen op groen staat. De app vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?). Klik op Doorgaan (Proceed).

De app legt één betaling per factuur vast en brengt je terug naar Openstaande saldi. Annuleren (Cancel) op het tweede scherm gooit de hele bulkbetaling weg. Om een bulkbetaling ongedaan te maken nadat ze is geregistreerd, verwijder je de betalingen één voor één. Zie Betalingsproblemen voor wat het verwijderen van een betaling verandert.

Goed om te weten

Een uitgewerkt voorbeeld. De Vries Bouw BV maakt € 1.850,00 over. De betalingskenmerk-regel zegt "20412 en 20437 volledig, rest op 20455". Hun openstaande facturen zijn:

Je vinkt alle drie aan, voert 1850,00 in en klikt op (Bulk)betaling registreren. Elk vak begint op het volledige totaal van zijn factuur, samen € 1.945,00. Nog toe te wijzen toont −95,00 op rood. Het geld dekt niet alles, dus je wijzigt het vak voor 20455 van 545,00 naar 450,00. Nog toe te wijzen wordt 0,00 op groen. Betalingen registreren legt € 620,00, € 780,00 en € 450,00 vast. Boeking 3325 staat nog € 95,00 open.

Hoe elke betaling eruitziet. Elke betaling wordt opgeslagen als een Verhuur (Rental) betaling op de boeking van de factuur. Ze draagt de methode van Betaalmethode bulkbetaling toewijzen, de Datum die je hebt ingevoerd, en als referentie Inv- plus het factuurnummer, bijvoorbeeld Inv-20455. Een vak op 0 gelaten legt niets vast. De betaalde totalen van de boeking worden direct bijgewerkt. De betaling wordt toegevoegd aan de boeking, niet geregistreerd tegen de factuur zelf.

De klant kan één e-mail per factuur krijgen. Als bij je bedrijf een e-mail bij ontvangen betaling aan staat, stuurt elke betaling boven nul er één. In het voorbeeld ontvangt de klant drie e-mails.

De controlesom-waarschuwing. Je kunt op Betalingen registreren klikken terwijl Nog toe te wijzen nog rood is. De app toont dan "Warning: allocated amount did not match control sum. Payments still have been registered." (Waarschuwing: toegewezen bedrag kwam niet overeen met de controlesom. De betalingen zijn toch geregistreerd.). De betalingen worden alsnog opgeslagen. In de waarschuwing is Registered amount (geregistreerd bedrag) het totaal van je vakken en is Allocated (toegewezen) het bedrag van Bedrag dat je hebt ontvangen. De labels staan verkeerd om. De controle rondt beide bedragen eerst af op tien cent. Voor € 1.850,00 ontvangen, komen vakken die optellen tot 1849,96 door zonder waarschuwing, terwijl 1849,94 de waarschuwing geeft. Dus een paar cent verschil kan doorgaan zonder bericht. Zorg altijd dat Nog toe te wijzen 0,00 op groen staat voordat je registreert.

Bulkbetalingen zijn nooit borgen. Elke bulkbetaling wordt vastgelegd als huur, zelfs als een deel van de overschrijving als borg was bedoeld. Als een overschrijving een borg bevat, laat je dat deel hier buiten beschouwing. Leg het vast op de boeking als borg, zie Borgen en pre-autorisatie. Een borg die al betaald is, telt mee voor wat de boeking verschuldigd is. Een boeking waarvan de borg haar facturen dekt, staat daarom helemaal niet in de lijst.

Wat je hierna doet: klik op Terug (Back) en heropen de rij van de klant op Openstaande saldi om het nieuwe saldo te controleren. Als een deel van een factuur nog openstaat, zoals bij 20455 hierboven, jaag je de rest na met een betaalverzoek.

Veelgestelde vragen

Ik kreeg "Waarschuwing: toegewezen bedrag kwam niet overeen met de controlesom. De betalingen zijn toch geregistreerd." (Warning: allocated amount did not match control sum. Payments still have been registered.) Is er iets gebeurd? Ja, elke betaling is opgeslagen. Open elke boeking in kwestie en controleer de betalingen ervan. Verwijder een betaling die onjuist is en leg de juiste vast op de boeking, zie Een betaling vastleggen.

Waarom verscheen "Kan niet vinden: Booking 3318" ("Could not find: Booking 3318") of "Kan niet vinden: Invoice 20437" ("Could not find: Invoice 20437")? Een factuur of boeking die je had aangevinkt, is verwijderd of gewijzigd nadat je de lijst had geopend. Er is niets geregistreerd, zelfs de andere rijen niet, en dat vak op 0 zetten helpt niet. Klik op Annuleren, open daarna het bankbiljeticoon opnieuw. De verwijderde factuur staat niet meer in de lijst. Als beide ontbreken, voegt het bericht ze samen, zoals in Booking 3318Invoice 20437.

Waarom is er een rij met factuurnummer 0? Die factuur is nog een concept en heeft nog geen nummer gekregen. Vink haar niet aan. Betalingen kunnen niet correct worden gekoppeld aan een concept. Geef eerst de factuur uit, zie Factuurnummers en -data.

Waarom toont één rij een negatief totaal? Dat is een creditfactuur op een van de boekingen van de klant. Laat haar ongevinkt, of zet haar vak op 0. Verwerk de credit in plaats daarvan op de factuur die ze corrigeert: als de klant € 620,00 min een credit van € 100,00 heeft betaald, wijs je 520,00 toe aan die factuur. Zie Creditfacturen.

Waarom toont de lijst een factuur die de klant al heeft betaald? De lijst toont elke factuur op alle boekingen van de klant die nog geld verschuldigd is, op haar volledige totaal. Een betaalde factuur op een boeking met nog een andere openstaande factuur verschijnt nog steeds. Vink haar uit of zet haar vak op 0.

Waarom ontbreekt een factuur in de lijst? Alleen boekingen die Unconfirmed (onbevestigd), Confirmed (bevestigd), PickedUp of DroppedOff zijn, en nog geld verschuldigd zijn, staan in de lijst. Geannuleerde en no-show-boekingen verschijnen nooit. Leg die betalingen vast via het muntstukicoon op Openstaande saldi, zie Controleer wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan.

Kan een overschrijving facturen van twee verschillende klanten dekken? Niet in één keer. Het scherm toont alleen de facturen van één klant. Splits de overschrijving en doe elke klant apart.

Waarom accepteerde de app een negatief getal in een vak Toegewezen bedrag? Het teken wordt niet gecontroleerd. Een negatief getal legt een negatieve betaling vast op die boeking. Zet het vak in plaats daarvan op 0, tenzij je echt geld wilt terugdraaien.

Waarom verschijnt "Bedrag moet positief zijn" (Amount should be positive)? Bedrag op het eerste scherm was 0 of minder toen je op (Bulk)betaling registreren klikte. Voer het ontvangen bedrag in.

Waarom werd de betaling geregistreerd als Bank terwijl het geld op een andere manier binnenkwam? De methode komt van Betaalmethode bulkbetaling toewijzen onder Financiële instellingen, dat standaard op Bank staat. Wijzig de instelling, zie Configuratie hierboven. Al geregistreerde betalingen houden hun methode.

Waarom is de lijst Openstaande saldi leeg, of waarom is er geen bankbiljeticoon? Je hebt een Company admin account nodig. Vraag je beheerder.

Gerelateerde pagina's: Controleer wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan voor saldi en losse betalingen, Terugbetalingen als de klant meer heeft betaald dan verschuldigd was, en Accountingsynchronisatie voor hoe betalingen je boekhouding bereiken. </content>