Inleiding
Wanneer een snelheidsboete, parkeerboete of tolrekening binnenkomt voor een van je voertuigen, is die aan jou als eigenaar gericht. Deze pagina laat zien hoe je uitzoekt wie het voertuig op dat moment had, de boete vastlegt, en de klant ervoor factureert, met of zonder je eigen afhandelingskosten.
Twee schermen doen het werk:
- Het scherm Boete opzoeken (Fine lookup) (het hoofdmenu noemt het FIne finder, met die spelling). Bovenaan staat een vak Boetedatum (Fine date); daaronder een lijst van elke verhuur die op dat moment en die tijd liep.
- Het scherm Boete (Fine), bereikbaar via de tegel Boetes (Fines). Het toont elke boete die je hebt vastgelegd, met een knop Nieuwe boete (New Fine) linksboven en In bulk verwerken naar factuur (Bulk process to invoice) rechtsboven. Het openen van een boete toont haar gegevens links, haar status, type en keuze voor afhandelingskosten rechts, een lijst Bijlagen (Attachments) eronder, en de Boeteportaal-URL (Fine portal URL) onderaan.
Je bent hier omdat:
- een boete van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) op de balie belandt en je wilt weten welke klant de auto op die datum had;
- je de boete, plus je eigen administratiekosten, aan de klant wilt doorbelasten;
- er deze week een stapel boetes is binnengekomen en je ze in één keer wilt factureren.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Asset | Het voertuig |
| Boete-uitgevernummer (Fine issuer id) | De referentie of naam van wie de boete heeft opgelegd, zoals het boetenummer of de instantie |
| Boetebedrag (Fine amount) | Wat de instantie jou in rekening brengt |
| Gefactureerd bedrag (Invoiced amount) | Wat je voor de boete zelf doorberekent aan de klant |
| Afhandelingskosten in rekening brengen (Charge handling fee) | Of je eigen administratiekosten aan de factuur van de klant worden toegevoegd |
| Boeteportaal-URL (Fine portal URL) | Een webadres waar de klant de boete kan bekijken of bezwaar kan maken |
Elke manier om dit te doen
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan FIne finder | De lijst met verhuringen die op een datum en tijd liepen | Ja |
| Hoofdmenu Boekingen, dan Meer tonen (Show more), dan de tegel Fine finder | Dezelfde lijst | Ja |
| De tegel Boetes onder Financieel (Financials) of onder Boekingen → Meer tonen | De lijst met vastgelegde boetes, waar je ze vastlegt en factureert | Ja |
Gebruik deze pagina altijd wanneer er een boete of tolrekening binnenkomt voor een voertuig dat je hebt verhuurd.
Zo werkt het
Configuratie
Drie dingen bepalen wat op de factuur van de klant terechtkomt. Stel ze eenmalig in.
1. Het bedrag van de afhandelingskosten
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Overig (Other). Het scherm heet Financiële instelling (Financial setup).
- Klik op de rij Boete-afhandelingskosten (Fine handling fee) op Instellen (Setup). Een venster met als titel Boete-afhandelingskosten bewerken (Edit Fine Handling Fee Option) opent.
- Vul de twee velden in en druk op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) sluit zonder op te slaan.
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Standaardbedrag (Default Amount) | 15 | Je administratiekosten per boete, vóór btw | Elk bedrag; decimalen toegestaan |
| Omschrijving (Description) | Fine handling fee | De tekst op de factuurregel | Elke tekst |
2. Twee posten op je lijst met factuurregels. De regel voor de boete zelf en de regel voor de afhandelingskosten halen hun tekst en btw-tarief uit je lijst Factuurregels (Invoice items) (hoofdmenu Financieel, tegel Factuurregels; hoe je er een toevoegt staat in Factureer met de hand). Je hebt nodig:
| Post | Categorie (Category) | Wat je instelt |
|---|---|---|
| De boete zelf | Fine | Een omschrijving zoals "Verkeersboete"; is belast (is tax) op No, want een boete wordt zonder btw doorbelast |
| Je administratiekosten | HandlingFee | is belast op Yes met je btw-tarief, en kies je kosten in het vak Boete-afhandelingskosten-optie (Fine handling fee option) dat verschijnt |
3. Het boeteportaaladres. Open Beheer, dan Instellingen, dan de tegel Financieel (Financial). Vul in Financiële instellingen (Financial settings) Boeteportaal-URL in, bijvoorbeeld de website van het CJIB, en bewaar. Elke boete die je vanaf dat moment vastlegt, begint met dit adres ingevuld. Al vastgelegde boetes houden het adres dat ze hadden.
Voordat je begint: boetes vastleggen en factureren vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. De tegel Boetes is zichtbaar voor iedereen, maar andere accounts kunnen haar niet openen. De lijst Boete opzoeken werkt met elk personeelsaccount. Ontbreekt de factuurpost Fine of HandlingFee, dan komt de factuurregel zonder omschrijving en zonder btw. Vraag je bedrijfsbeheerder deze toe te voegen.
De boeteschermen gebruiken
Zoek uit wie het voertuig had
- Open vanuit het hoofdmenu Boekingen, dan FIne finder. Het scherm heet Boete opzoeken.
- Voer bij Boetedatum de datum en tijd in die op de boete staan. Dit begint op de huidige datum en tijd, dus wijzig beide delen.
- Typ in het filter boven RegistrationNumber (kenteken) het kenteken. De lijst toont de verhuringen die op dat moment liepen.
- Klik op de rij, of het potloodicoon aan het einde ervan, om de boeking te openen en de klant en bestuurder te zien.
De lijst toont verhuringen met status PickedUp, DroppedOff, DroppedOffNotification of Draft. Bevestigde boekingen die nooit zijn opgehaald, annuleringen, offertes en no-shows worden weggelaten. is intern (is internal) markeert gebruik van het voertuig door je eigen personeel.
Leg de boete vast
- Open vanuit het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Boetes. Het scherm heet Boete.
- Klik op Nieuwe boete (New Fine). Het scherm Boete opent.
- Vul de velden hieronder in. Vul eerst Datum overtreding (Offence date) en Asset in: zodra beide zijn ingevuld, zoekt de app de klant voor je op. Loop de tabel eenmaal door; kom terug naar een rij wanneer je haar nodig hebt:
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Datum overtreding | Leeg | Datum en tijd van de overtreding | Verplicht; moet in het verleden liggen |
| Asset | Leeg | Het voertuig | Verplicht; kies uit de lijst |
| Boete-uitgevernummer | Leeg | De boetereferentie of uitgevende instantie; afgedrukt op de factuur | Verplicht |
| Boetebedrag | 0 | Wat de instantie in rekening brengt; afgedrukt op de factuur | 0 of meer |
| Gefactureerd bedrag | 0 | Wat je de klant voor de boete zelf factureert | 0 of meer; laat op 0 om alleen de afhandelingskosten te factureren |
| Klant (Customer) | Gevuld door de zoekopdracht | Wie de factuur krijgt | Kies uit de lijst om te wijzigen |
| Boetetype (Fine type) | Traffic | Traffic, Parking, Toll, Fuel of Other; afgedrukt op de factuur | Eén keuze |
| Afhandelingskosten in rekening brengen | Yes | Voegt je administratiekosten toe aan de factuur | Yes of No |
| Boeteportaal-URL | Adres van je bedrijf | Afgedrukt op de factuur als "Refer to ... for more information." Laat leeg om die regel weg te laten | Elk webadres |
- Om de scan van de boete bij te voegen, klik je op Nieuw boetedocument (New Fine document) boven Bijlagen. Kies in het venster dat opent het bestand, voeg eventueel Notities (Notes) toe, en druk op Opslaan. Het potloodicoon op een bijlagerij opent haar opnieuw; het prullenbakicoon verwijdert haar.
- Druk op Opslaan om de boete te bewaren zonder haar al te factureren, of ga door naar de volgende stap.
Factureer één boete
- Druk op Opslaan en factureren (Save and Invoice) (rechtsonder; alleen zichtbaar zolang Boetestatus (Fine status) Nieuw (New) is). De app controleert de boete, maakt een conceptfactuur en opent haar.
De conceptfactuur bevat:
- een boeteregel voor het Gefactureerd bedrag, als dat meer is dan 0;
- een afhandelingskostenregel, als Afhandelingskosten in rekening brengen op Yes staat;
- een kopie van elke bijlage;
- de notitie "Fine by:" gevolgd door de Boete-uitgevernummer, en een vervaldatum 14 dagen later.
De status van de boete verandert naar Verwerkt (Processed).
Factureer boetes in bulk
Klik op de lijst Boete op In bulk verwerken naar factuur. De app pakt elke boete die nog Nieuw is en iets te factureren heeft, maakt voor elk een conceptfactuur, en opent de factuurlijst. Een boete die een controle niet doorstaat, toont een waarschuwing en wordt overgeslagen; ze blijft Nieuw.
Goed om te weten
Uitgewerkt voorbeeld. Een snelheidsboete van € 109,00 van het CJIB, met de boeteregel zonder btw en een afhandelingskosten van € 15,00 bij 21% btw:
| Regel | Excl. btw | Btw | Totaal |
|---|---|---|---|
| Verkeersboete (Gefactureerd bedrag € 109,00) | € 109,00 | € 0,00 | € 109,00 |
| Boete-afhandelingskosten | € 15,00 | € 3,15 | € 18,15 |
| Factuurtotaal | € 127,15 |
Zet Gefactureerd bedrag op 0 en de klant betaalt alleen € 18,15.
De klantzoekopdracht vindt alleen een boeking voor dat voertuig waarvan de uitgifte vóór, en de inlevering ná de overtreding valt, met status PickedUp, DroppedOff of DroppedOffNotification. Ze vult de eerste die ze vindt in. Ze loopt telkens wanneer je Datum overtreding of Asset wijzigt. Vindt ze niets, dan maakt ze Klant leeg, zelfs als je er al een had gekozen. Kies de klant dus als laatste zelf.
Boetestatus kan niet met de hand worden gewijzigd. Nieuw betekent nog niet gefactureerd; Verwerkt betekent gefactureerd. Gearchiveerd (Archived) staat op de lijst, maar de app zet hem nooit zelf.
Wat de factuur toont. Naast haar regels heeft de factuur een blok Boete-informatie (Fine information) met het kenteken, Datum overtreding, Boete uitgegeven door (Fine issued by), Boetetype, Boetebedrag en, indien ingevuld, het portaaladres. Een factuur die uit een boete is gemaakt, heeft bovenaan een knop Boete (Fine) die je terugbrengt naar de boete.
Wat je hierna doet: stuur elke conceptfactuur naar de klant; zie Stuur een factuur. Als de klant betaalt, leg je het vast; zie Een betaling vastleggen.
Veelgestelde vragen
Waarom wijkt het factuurtotaal af van de regels? Het totaal wordt berekend uit het Boetebedrag, terwijl de boeteregel het Gefactureerd bedrag toont. Wijken die twee af, dan klopt het totaal niet. Houd ze gelijk. Moet je toch een ander bedrag factureren, corrigeer dan de regel op de conceptfactuur voordat je haar verstuurt; zie Factureer met de hand.
Waarom verdween mijn boete na het klikken op Opslaan en factureren? Is Gefactureerd bedrag 0 en Afhandelingskosten in rekening brengen No, dan is er niets te factureren. Het scherm sluit zonder een factuur aan te maken, en een boete die nooit is opgeslagen, blijft niet bewaard. Druk in plaats daarvan op Opslaan voor een boete die je alleen wilt vastleggen.
Waarom is Klant leeg, terwijl het voertuig wel verhuurd was? De zoekopdracht vond geen bijpassende boeking. De boeking is mogelijk nog Confirmed, omdat de uitgifte nooit is geregistreerd, of het tijdstip van de overtreding valt buiten de tijden van de boeking. Controleer het tijdstip op Boete opzoeken, en kies de klant dan zelf bij Klant.
Waarom deed Opslaan en factureren niets? De boete heeft al een factuur. Open haar vanuit de factuurlijst. Om haar te corrigeren, crediteer je haar; zie Crediteer een factuur.
Waarom zijn sommige boetes weggelaten bij de bulkrun? Boetes die niet Nieuw zijn, en boetes met Gefactureerd bedrag 0 en Afhandelingskosten in rekening brengen No, worden weggelaten. Een boete zonder uitgever, voertuig of overtredingsdatum toont een waarschuwing en wordt overgeslagen. Open haar vanuit de lijst Boete, vul het ontbrekende veld in, en voer de run opnieuw uit.
Waarom toont de afhandelingskostenregel geen bedrag of omschrijving? Er is geen post HandlingFee in Factuurregels, of er is geen Boete-afhandelingskosten-optie gekozen. Vraag je bedrijfsbeheerder dit in te stellen, zoals beschreven onder Configuratie.
Waarom kan ik de tegel Boetes niet openen? Deze vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Zie Voeg een medewerker toe en stel hun rechten in.
Waarom ontbreekt een verhuring op Boete opzoeken? Controleer de tijd in Boetedatum, niet alleen de datum. Een voertuig dat om 10:00 is opgehaald, verschijnt niet voor een boete om 08:30 dezelfde dag.