Inleiding
De klantenlijst heeft de kop Klant (Customer) en bovenaan drie tabbladen: Actief (Active), Inactief (Inactive) en Geblokkeerd (Blocked). Actief bevat elke klant met wie je nog werkt, ook geblokkeerde. Inactief bevat gearchiveerde klanten, zoals dubbelen die in een ander record zijn samengevoegd. Geblokkeerd toont alleen de klanten voor wie de app geen bevestiging of voertuiguitgifte toestaat, met de reden.
Een geblokkeerde klant is een klant bij wie de schakelaar Geblokkeerd aan staat. Zolang die aan staat, kunnen hun boekingen niet worden bevestigd en kan hun voertuig niet worden uitgegeven: de app weigert met Customer is blocked. Elke blokkade heeft een van drie redenen:
| De kolom Reden (Reason) zegt | Hoe de blokkade is ingesteld | Verdwijnt hij vanzelf? |
|---|---|---|
| Kredietlimiet overschreden (Credit limit exceeded) | Automatisch, als de klant meer verschuldigd is dan zijn Kredietlimiet (Credit limit) | Ja, zodra hij weer binnen de limiet is |
| Op de blokkeerlijst (Blacklisted) | Automatisch, als zijn rijbewijsnummer op een actieve blokkeerlijstregel staat | Nee |
| Handmatig geblokkeerd (Blocked manually) | Een collega heeft Geblokkeerd aangezet, of de klant is geblokkeerd geïmporteerd | Nee |
Je gebruikt dit wanneer:
- je in één oogopslag wilt zien welke klanten gestopt zijn, en waarom
- een klant aan de balie wordt geweigerd met Customer is blocked. en je de reden nodig hebt
- een klant heeft betaald wat hij verschuldigd was en je wilt controleren of de blokkade weg is
- een collega vraagt waarom een klant die ze hebben samengevoegd niet meer in de lijst staat
- de zaak met een klant is geregeld en hij weer mag huren
Gebruik deze pagina om blokkades te vinden en te begrijpen. Voor de kredietlimiet zelf zie Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen; voor de blokkeerlijst zie Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten.
Zo werkt het
Configuratie
Er hoeft niets aangezet te worden. Het tabblad Geblokkeerd vult zichzelf uit de blokkadeschakelaars van de klanten. De kredietlimiet die blokkades Kredietlimiet overschreden veroorzaakt, wordt per klant ingesteld, met een bedrijfsstandaard bij Financiële instellingen (Financial settings); zie Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan de drie tabbladen zien. Een klant openen vanaf het tabblad Geblokkeerd, en Geblokkeerd wijzigen op het klantformulier, vereist de rol Medewerker (Employee) of Bedrijfsbeheerder (Company admin).
De tabbladen van de klantenlijst gebruiken
Open in het hoofdmenu Klanten (Customers) en klik dan op de tegel Klanten. De lijst met de kop Klant opent op het tabblad Actief.
- Klik op het tabblad Geblokkeerd. Elke rij toont Nr. (No.) (het klantnummer), Klantnaam (Customer name), Reden, Kredietlimiet en Klantsaldo (Customer balance). Een negatief saldo betekent dat de klant jou geld schuldig is.
- Om maar één soort blokkade te zien, kies je die in het filter onder Reden.
- Klik op een rij om het formulier van die klant te openen. De schakelaar Geblokkeerd staat in de rechterkolom. Daaronder zie je een rode strook Kredietlimiet overschreden zolang hij boven zijn limiet zit, of een melding Op de blokkeerlijst met de opmerking bij de blokkeerlijstregel.
- Om de blokkade op te heffen, volg je de rij in onderstaande tabel die bij de Reden past.
| Reden | Om de klant weer te laten huren |
|---|---|
| Kredietlimiet overschreden | Neem een betaling aan, laat een vastgehouden borg de facturen betalen, of verhoog zijn Kredietlimiet. Open daarna het klantformulier één keer: de blokkade verdwijnt vanzelf zodra hij binnen de limiet is. Zie Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren |
| Op de blokkeerlijst | Maak de blokkeerlijstregel eerst inactief of verwijder hem, zet dan Geblokkeerd uit en druk op Opslaan (Save). Zie Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten |
| Handmatig geblokkeerd | Zet Geblokkeerd uit en druk op Opslaan |
- Om een klant met de hand te blokkeren, open je zijn formulier vanaf het tabblad Actief, zet je Geblokkeerd aan en druk je op Opslaan. De klant verschijnt op het tabblad Geblokkeerd met de reden Handmatig geblokkeerd.
- Om een gearchiveerde klant te vinden, klik je op het tabblad Inactief. Het heeft dezelfde kolommen en filters als Actief. Klik op een rij om de klant te openen. Een klant wordt gearchiveerd als hij in een ander record is samengevoegd, of als iemand Gearchiveerd (Archived) heeft aangezet op het tabblad Overig (Other) van zijn formulier.
Je ziet dat het gelukt is als de klant niet meer op het tabblad Geblokkeerd staat. Open het tabblad opnieuw om het te verversen.
Goed om te weten
Wanneer een kredietblokkade wordt gecontroleerd. De app vergelijkt het saldo van de klant met zijn Kredietlimiet telkens als zijn klantformulier opent, telkens als een van zijn boekingen opent op het scherm Boekingsdetails (Booking details), en telkens als de klantkiezer hem toont. Ook direct nadat Borg verrekenen (Settle deposit) zijn facturen betaalt. Een betaling registreren controleert niet zelf; de eerstvolgende opening wel. Precies de limiet bereiken valt nog binnen de limiet.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een klant heeft een Kredietlimiet van 5.000,00 en is 5.200,00 verschuldigd op verstuurde facturen. Als een collega zijn formulier opent, blokkeert de app hem met de reden Kredietlimiet overschreden, en toont het tabblad Geblokkeerd Klantsaldo −5.200,00. De klant maakt 300,00 over en jij registreert dat tegen zijn facturen. Zijn saldo is nu −4.900,00. De eerstvolgende keer dat iemand zijn formulier opent, verdwijnt de blokkade en verlaat de rij het tabblad Geblokkeerd. Had hij maar 150,00 overgemaakt, dan zou het saldo van −5.050,00 nog boven de limiet liggen en zou de blokkade blijven.
De redenen mengen niet. Een treffer op de blokkeerlijst vervangt een kredietblokkade, dus het aflossen van het saldo heft hem niet op. Een handmatige blokkade wordt nooit gewijzigd door de krediet- of blokkeerlijstcontroles. Zet je Geblokkeerd uit en sla je op, dan wordt de reden gewist. Zet je hem zelf aan, dan is de reden Handmatig geblokkeerd.
Waar een blokkade nog meer te zien is. Op het scherm Boekingsdetails krijgt een geblokkeerde klant een waarschuwing boven de boeking, en de klantkiezer op het hele scherm toont een label Geblokkeerd naast zijn naam. Zie Je weg vinden op het scherm Boekingsdetails.
Gearchiveerde klanten. Klanten op het tabblad Inactief worden weggelaten uit de tabbladen Actief en Geblokkeerd en uit Openstaande saldi (Outstanding balances). Boekingen die binnenkomen via je website, de app of andere systemen komen op het record waarin een dubbel is samengevoegd, niet op het gearchiveerde. Zie Dubbele klantrecords samenvoegen.
Wat daarna: werk eerst de rijen Kredietlimiet overschreden af, want een betaling lost die meestal op. Controleer rijen Op de blokkeerlijst en Handmatig geblokkeerd bij wie ze heeft ingesteld voordat je iets uitzet.
Veelgestelde vragen
Waarom kwam een klant terug op het tabblad Geblokkeerd nadat ik Geblokkeerd had uitgezet? De reden was Kredietlimiet overschreden of Op de blokkeerlijst, en de oorzaak bestond nog toen het formulier weer werd geopend. Breng bij een kredietblokkade de klant eerst binnen zijn limiet. Maak bij een blokkeerlijstblokkade eerst de blokkeerlijstregel inactief. Zet dan Geblokkeerd uit, of open bij een kredietblokkade gewoon het formulier opnieuw.
Waarom is een klant nog geblokkeerd nadat hij alles heeft betaald? Of de reden is niet Kredietlimiet overschreden, of niemand heeft zijn formulier geopend sinds de betaling. Open het klantformulier één keer. Is de Reden Op de blokkeerlijst of Handmatig geblokkeerd, dan moet de blokkade met de hand worden opgeheven, zoals in de tabel hierboven.
Waarom zegt Bevestigen Customer is blocked. terwijl het tabblad Geblokkeerd de klant niet toont? Het tabblad toont alleen wat waar was toen je het opende. Open het tabblad opnieuw. Is de klant gearchiveerd, kijk dan op het tabblad Inactief; een gearchiveerde klant verschijnt niet op Geblokkeerd.
Waarom zie ik het tabblad Geblokkeerd maar kan ik er geen klant mee openen? Een rij openen vereist de rol Medewerker of Bedrijfsbeheerder. Vraag het je beheerder.
Waarom is het Klantsaldo op het tabblad Geblokkeerd 0,00 voor een klant die om krediet is geblokkeerd? Het saldo toont wat hij nu verschuldigd is. Hij zit waarschijnlijk al binnen zijn limiet, en de blokkade verdwijnt de volgende keer dat zijn formulier opent. Open het.
Waarom ontbreekt een samengevoegde klant op het tabblad Actief? Samenvoegen archiveert het dubbel, dus het verhuist naar het tabblad Inactief. Werk op de klant waarin het is samengevoegd.
Gerelateerde pagina's:
- Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren voor het aflossen van een kredietblokkade.
- Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten voor blokkeerlijstblokkades.
- Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen voor de kredietlimiet.
- Een boeking bevestigen voor de andere controles die een bevestiging weigeren.