Een voertuig aan je wagenpark toevoegen

Inleiding

Dit is het scherm Assets, met daaronder twee tabs: Voertuigen (Vehicles) en Overig (Other). De tab Voertuigen is je wagenparklijst — één rij per auto of bestelwagen, met kolommen voor vestiging, locatie, kenteken, merk, model, of het voertuig actief is, de kilometerstand en de inspectiedatum. Erboven staan Nieuw voertuig (New Vehicle) en RDW-import (RDW Import), en elke rij eindigt met een klein verwijdericoon. Overig bevat alles wat geen voertuig is.

Je komt hier wanneer:

• een nieuwe auto van de dealer is gearriveerd en nog niemand hem kan boeken;
• een bestelwagen op lease van iemand anders bijkomt en de eigenaar moet worden vastgelegd;
• je het wagenpark opzet en de afleverlijst doorwerkt;
• een auto is verkocht of ingeleverd en niet meer in zoekresultaten mag verschijnen.

Begrippen op dit scherm

Elke manier waarop een voertuig in de lijst komt

Gebruik Nieuw voertuig voor alles wat je één voor één toevoegt.

Zo werkt het

Configuratie

Vier dingen moeten klaarstaan voordat je voertuigen toevoegt, en het scherm vertelt je pas halverwege welke ontbreekt.

1. Een standaard uitgiftechecklist en een innamechecklist. Zonder uitgiftechecklist opent de knop Nieuw voertuig niets: je krijgt de melding Stel eerst een standaard uitgiftechecklist in. (Please set up a default pickup checklist first.) en de app zet je in plaats daarvan op de checklistlijst. Een ontbrekende innamechecklist is stiller — het voertuigscherm opent, en Opslaan (Save) weigert later met Checklist inname is leeg (Checklist return is empty). Zet beide klaar voordat je begint; zie Uitgifte- en innamechecklists instellen.

2. Een schadesjabloon. Het diagram waarop medewerkers schade markeren. Opslaan staat er niet op (die controle staat uit, dus een voertuig wordt ook zonder opgeslagen) — maar stel het toch in, want het is wat inspecties tonen. Een bedrijfsbeheerder maakt sjablonen aan vanuit het hoofdmenu onder Beheer (Admin), dan Assets, dan de tegel Schadesjablonen (Damage Templates); zie De schadediagrammen voor je voertuigen instellen.

3. Een asset settings-profiel. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), dan klik op de tegel Asset-instellingen. Het voertuigscherm kiest automatisch je standaardprofiel, dus dit speelt alleen op als geen enkel profiel als standaard is gemarkeerd — Opslaan weigert dan met Selecteer je instellingen (Select your settings).

4. De bedrijfsinstelling die bepaalt wat deactiveren doet. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen, dan klik op de tegel Operationeel (Operational).

Alleen een bedrijfsbeheerder kan de tegel Operationeel openen.

Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan een voertuig toevoegen en opslaan. Een bedrijfsbeheerder is nodig om er een te verwijderen, om Gegevens verrijken (Enrich data) te gebruiken, om Vestiging (Branch) in te stellen, en om de tabs Voertuigklassen (Asset groups) en Labels (Tags) te openen. Ontbreken die voor jou, dan is er niets stuk — vraag een bedrijfsbeheerder.

De voertuiglijst gebruiken

Klik vanuit het hoofdmenu op Assets. Een pagina met tegels opent; klik op de tegel Assets. Het scherm heet Assets; zorg dat de tab Voertuigen geselecteerd is.

1. Klik op Nieuw voertuig, rechts boven de lijst. Een leeg voertuigscherm opent.

2. Lees de meldingen bovenaan. Er kunnen er tot drie verschijnen: Voeg een uitgiftechecklist toe (Please add a pickup checklist), Voeg een innamechecklist toe (Please add a dropoff checklist) en Voeg een inspectiesjabloon toe (Please add a inspection template). Elke melding noemt een tab om naartoe te gaan; negeer die namen, want alle drie de keuzelijsten staan samen op de tab Core. Elke melding verdwijnt zodra je de bijbehorende keuzelijst invult.

3. Werk het bovenste blok van boven naar beneden af, in de volgorde op het scherm:

   Veld	Begint als	Wat het doet	Wat het accepteert
   Actief (Active)	Aan	Telt mee als onderdeel van het wagenpark. Laat dit aan staan	Aan of uit
   Asset Type	Auto	Wat voor soort item dit is	Kies uit de lijst
   Kenteken (Registration number)	Leeg	Het kenteken. Verplicht	Tekst
   Naam (optioneel) (Name (optional))	Leeg	Een bijnaam die medewerkers herkennen	Tekst
   Intern nummer (optioneel) (Internal number (optional))	Leeg	Je eigen wagenparknummer	Tekst
   Huidige locatie (Current location)	Leeg	Waar het voertuig nu staat	Je locaties
   Merk (Make)	Leeg	Verplicht	Kies uit de lijst
   Model	Leeg	Verplicht. Toont alleen modellen van het merk, stel dus eerst Merk in	Kies uit de lijst
   Brandstof (Fuel)	Leeg	Verplicht	Kies uit de lijst
   Transmissie (Transmission)	Leeg	Handgeschakeld of automaat	Kies uit de lijst
   Eigendom (Ownership)	OwnAsset	Eigen wagenpark of dat van iemand anders: OwnAsset, FinancialLease, OperationalLease, Borrowed, Other	Kies uit de lijst
   Conditie (Asset condition)	Schoon	De huidige staat	Kies uit de lijst
   Derde eigenaar (Third party owner)	Leeg	Wie het bezit. Verschijnt zodra Eigendom iets anders is dan OwnAsset	Tekst
   ASI	Leeg	Wanneer de veiligheidskeuring verloopt	Een datum
   Asset-instellingen (Asset settings)	Je standaardprofiel	Verplicht	Kies uit de lijst
   Vestiging (Branch)	Leeg	De vestiging. Alleen voor beheerders	Je vestigingen

4. Open de tab Core en stel Schadesjabloon, Checklist uitgifte (Checklist pickup) en Checklist inname (Checklist return) in. Alleen de checklists zijn verplicht, maar vul alle drie in.

5. Klik op Opslaan, onderaan. Annuleren (Cancel) ernaast gooit het record weg.

Als Opslaan niets doet, is een verplicht veld leeg. De app noemt het:

Het scherm sluit dan en je voertuig staat in de lijst Voertuigen.

Goed om te weten

Wat de app voor je invult. Nieuw voertuig is geen leeg formulier. Het koppelt het voertuig aan je bedrijf, je standaard asset settings-profiel, je standaard uitgifte- en innamechecklists, en zijn labels. Het zet het asset type op auto, Actief vanaf (Active from) op nu, en Actief tot (Active to) tien jaar vooruit. Een voertuig dat op een andere manier binnenkomt, krijgt niets hiervan.

Het actieve venster bepaalt niet de beschikbaarheid. De tab Financieel bevat Actief vanaf en Actief tot, met direct erboven de melding: De actieve periode is alleen voor data-doeleinden. Dit heeft momenteel geen invloed op de beschikbaarheid. (Active period is only for data purposes. It currently does not impact the availability.) Een datum in Actief tot houdt niemand tegen het voertuig te boeken; de schakelaar Actief is wat dat doet. Opslaan zet ook Actief tot opnieuw op het huidige moment telkens als het leeg is of al voorbij — alleen een toekomstige datum blijft ongewijzigd, en dat is waarom een voertuig dat vandaag wordt aangemaakt, tien jaar vooruit leest.

Een voertuig uitzetten. Vink Actief uit en klik op Opslaan. Actief tot wordt op het huidige moment gezet tenzij je er een toekomstige datum in zet. Daarna zoekt de app naar boekingen op dit voertuig: elke boeking die al is opgehaald, en elke boeking die nog niet is opgehaald maar waarvan de uitgiftedatum nog in de toekomst ligt.

Een uitgewerkt voorbeeld. Het is 9 september en je zet een bestelwagen uit met Actief tot leeg, één klant die nu op huur buiten is, en reserveringen op 20 september en 4 oktober. Met de instelling aan, zet het opslaan Actief tot op 9 september, haalt het de bestelwagen van beide reserveringen, en laat het de lopende huur ongemoeid. Beide reserveringen blijven bestaan, met hun datums en klant, en zonder voertuig erbij. Met de instelling uit, wordt er niets opgeslagen.

Wat je hierna doet. Een opgeslagen voertuig is nog niet boekbaar. Open het opnieuw en gebruik de tab Voertuigklassen om het aan een voertuigklasse te koppelen — een beschikbaarheidszoekopdracht telt actieve voertuigen binnen een klasse, dus een voertuig zonder klasse verschijnt nooit. Zie Een beschikbaar voertuig zoeken.

Veelgestelde vragen

Waarom hebben twee reserveringen hun voertuig verloren nadat ik een auto heb uitgezet? Omdat Omschakelen naar inactieve asset altijd toestaan aan staat, zoals de instelling standaard is. Dit haalt het voertuig van elke toekomstige boeking in plaats van je tegen te houden, en waarschuwt je niet vooraf en vertelt je achteraf niet welke boekingen het heeft geraakt. Vind ze op de Planner — het zijn de boekingen zonder voertuig — en zet bij elke boeking een ander voertuig. Wil je liever tegengehouden worden dan dat dit stilletjes gebeurt, vraag dan een bedrijfsbeheerder om de instelling op de tegel Operationeel uit te zetten.

Waarom staat een auto die ik net heb gedeactiveerd nog op een lopende huur? De app haalt het voertuig alleen weg van boekingen die nog niet zijn begonnen. Een al opgehaalde boeking behoudt zijn voertuig, zodat de papieren van de klant en de inname-inspectie blijven werken. Niets om te herstellen — maar het voertuig komt terug naar je toe, dus plan wanneer het echt het wagenpark verlaat.

Waarom weigert het verwijdericoon te werken? Verwijderen is het kleine icoon aan het einde van een rij, en op de tab Voertuigen vraagt het Weet je het zeker? Dit kan niet ongedaan worden gemaakt en kan gevolgen hebben voor data-analyse. (Are you sure? This cannot be undone and may impact data analysis.), met Doorgaan (Proceed) en Annuleren (Cancel). Twee dingen houden het tegen, en de app noemt alleen de eerste: een voertuig moet uitgezet zijn voordat het verwijderd kan worden — vink Actief uit, sla op, verwijder dan — en het icoon staat er sowieso alleen voor een bedrijfsbeheerder. Hetzelfde icoon op de tab Overig is losser: elk medewerkersaccount kan het gebruiken, het vraagt alleen Weet je het zeker? (Are you sure?), en het controleert niet of het item actief is.

Waarom gaat Opslaan niet door terwijl elk veld op het scherm is ingevuld? Twee van de zeven verplichte velden staan niet in het bovenste blok — Checklist uitgifte en Checklist inname staan allebei op de tab Core. Open die en controleer beide.

Waarom sturen de meldingen bovenaan me naar tabs die niet bestaan? Voeg een uitgiftechecklist toe en Voeg een innamechecklist toe zeggen allebei dat je naar de checklisttab moet gaan, en Voeg een inspectiesjabloon toe zegt dat je naar de schadesjabloontab moet gaan. Er zijn geen tabs met die namen. Alle drie de keuzelijsten staan op de tab Core.

Waarom opende Nieuw voertuig niets? Je zag Stel eerst een standaard uitgiftechecklist in. en kwam op de checklistlijst terecht. Er kan geen voertuig worden aangemaakt zolang er geen uitgiftechecklist bestaat. Maak er een aan — zie Uitgifte- en innamechecklists instellen — en maak meteen ook een innamechecklist aan, want het voertuigscherm klaagt daar geen tweede keer apart over, het weigert aan het einde gewoon op te slaan.

Waarom blijft Actief tot steeds op vandaag springen? Elke keer dat een ingeschakeld voertuig wordt opgeslagen, wordt Actief tot opnieuw op het huidige moment gezet, tenzij de datum erin in de toekomst ligt. Het veld leegmaken, of een datum typen die al voorbij is, levert dus weer vandaag op. Zet er een echte toekomstige datum in als je wilt dat die blijft staan, en onthoud dat dit niet van invloed is op of het voertuig geboekt kan worden.

Waarom kan ik Derde eigenaar niet zien? Dit veld verschijnt pas zodra Eigendom op iets anders dan OwnAsset staat. Wijzig eerst Eigendom en het veld verschijnt onder Conditie.

Waarom ontbreken Gegevens verrijken, Link, Vestiging, Voertuigklassen en Labels voor mij? Alle vijf zijn alleen voor bedrijfsbeheerders. Een gewoon medewerkersaccount kan een voertuig aanmaken en opslaan, maar kan de vestiging niet invullen, het niet aan een voertuigklasse koppelen, het niet labelen, of de gegevens niet uit het register ophalen. Vraag een bedrijfsbeheerder om dat af te ronden.

Waarom staat Reporting code twee keer op de tab Specs? Het is hetzelfde veld dat twee keer wordt getoond, niet twee verschillende nummers. Vul er een van in.

Waarom gedraagt een voertuig zich alsof het nergens aan gekoppeld is? Alleen de knop Nieuw voertuig koppelt een voertuig aan je bedrijf, locatie, vestiging, checklists, schadesjabloon en labels. Een voertuig dat via een spreadsheet is geladen of door een ander systeem is aangeleverd, komt zonder deze koppelingen binnen, en gedraagt zich daarna overal vreemd — ontbreekt in lijsten, slaagt niet voor een inspectie, weigert te prijzen. Open het en controleer Huidige locatie, Vestiging, Asset-instellingen, en de drie keuzelijsten op de tab Core, en sla dan op.

Gerelateerde pagina's:

• Uitgifte- en innamechecklists instellen — de checklists waar dit scherm op staat
• Een beschikbaar voertuig zoeken — wat een opgeslagen voertuig boekbaar maakt
• De uitgifte-inspectie uitvoeren — waar de checklists en het schadesjabloon daadwerkelijk worden gebruikt
• Boekingen herplannen op de Planner — een voertuig terugzetten op een boeking die er een verloor