Inleiding
Screening stuurt de gegevens van een particuliere klant naar een externe controledienst, Rental check (Rental check), en toont je wat terugkomt. In de app heet dit Klantidentificatie (Know your customer, KYC). Je start het via een knop bovenaan het klantformulier, en de resultaten staan op het scherm KYC-controle (KYC Check) gevolgd door de factuurnaam van de klant. Bovenaan dat scherm staat een link Terug (Back); daaronder een lijst met elke controle die voor deze klant is uitgevoerd, nieuwste eerst, met een plusknop en een vernieuwknop erboven.
Dezelfde dienst kan ook een bedrijf opzoeken in het register van de Kamer van Koophandel en de officiële naam en adres voor je invullen. Dat is de knop Opzoeken (Lookup) op het formulier van een zakelijke klant.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- een nieuwe klant iets waardevols wil huren en je eerst zijn identiteit wilt controleren
- je wilt zien of een eerdere controle van een klant is geaccepteerd voordat je de sleutels overhandigt
- een collega het controlerapport als PDF nodig heeft voor het dossier
- een bedrijf een account wil en je de naam, het KvK-nummer en het adres precies zoals geregistreerd wilt hebben, zonder ze zelf te typen
Begrippen op deze schermen
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Klantidentificatie | De screeningknop op het klantformulier. Groen of rood, afhankelijk van het laatste resultaat |
| Controleproces (Check process) / Verwerken (Process) | Welk soort controle is gekocht, zoals de dienst het noemt |
| Status | Het oordeel van de dienst. accepted is de enige die de knop groen maakt |
| Kamer van Koophandel (Chamber of Commerce) | Het nummer van het bedrijf in het nationale handelsregister |
Elke manier om een klant te screenen
| Waar je begint | Wat je krijgt |
|---|---|
| Klantidentificatie, bovenaan het formulier van een particuliere klant | De lijst met controles, en Nieuwe registratie (New Registration) om een nieuwe te kopen |
| Opzoeken naast Bedrijfsnaam (Company name) of Kamer van Koophandel, op het formulier van een zakelijke klant | Een lijst met bijpassende bedrijven uit het register; er een kiezen vult het formulier in |
Dit zijn de twee routes die het model vond, beide op het klantformulier. Gebruik Klantidentificatie voor personen en Opzoeken voor bedrijven.
Zo werkt het
Configuratie
Screening vereist een betaald Rental check-abonnement, aangezet en ingesteld door een bedrijfsbeheerder.
- Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), dan klik op Integraties (Integrations).
- Op het scherm Integraties is Rental check de eerste rij. Zet hem op ja.
- Klik op Instellen (Setup) op dezelfde rij. Een klein venster opent.
- Vul de vijf velden in met de gegevens uit je Rental check-contract, en klik dan op Opslaan (Save) in dat venster.
- Klik op Opslaan op het scherm Integraties.
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Rental check | uit | Zet screening, de bedrijvenzoekfunctie en de postcodezoekfunctie samen aan |
| Token | leeg | Je inlogsleutel voor de dienst. Zonder deze wordt elk verzoek geweigerd |
| Basis-URL (Base url) | leeg | Gebruikt om de lijst met controletypes op te halen en een nieuwe controle te starten |
| Registraties-URL (Registrations url) | leeg | Gebruikt om de al uitgevoerde controles van een klant op te halen |
| Bedrijvenzoek-URL (Company search url) | leeg | Gebruikt door Opzoeken voor bedrijven |
| Adreszoek-URL (Address search url) | leeg | Gebruikt door de postcodezoekfunctie — zie Het adres van een klant vastleggen |
Alles geldt vanaf het moment dat je opslaat. Klanten die al in het systeem staan, worden niet automatisch gecontroleerd; iemand moet de knop voor elk van hen indrukken.
Voordat je begint: een controle uitvoeren en Opzoeken gebruiken vereisen een gewoon medewerkersaccount. Bovenstaande instellingen zijn voorbehouden aan een bedrijfsbeheerder. Elke controle kan geld kosten onder je Rental check-contract, vraag dus eerst je beheerder welk controletype je moet kiezen voordat je er een koopt.
Screening gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), dan klik op de tegel Klanten. Zoek de klant op de lijst onder Klant (Customer) en klik op zijn rij.
Een controle uitvoeren voor de verhuur
- Controleer de gegevens die de dienst nodig heeft: Voornaam (First name), Achternaam (Last name), E-mail (Email), Geboorteplaats (Place of birth), Geboortedatum (Date of birth), het adres, en op de tab Identificatie (Identification) het rijbewijsnummer, de foto's ervan en het paspoortnummer (zie Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen). Lege velden worden leeg verstuurd.
- Klik op Klantidentificatie, rechtsboven naast Opslaan en Boekingen (Bookings). Deze knop heeft een vraagtekenicoon. Dit slaat de klant op zoals hij erbij staat, inclusief alles wat je hebt getypt maar nog niet hebt opgeslagen.
- Klik op het scherm KYC-controle dat opent op Nieuwe registratie (de plusknop boven de lijst).
- Klik in het kleine venster KYC-acceptatie selecteren (KYC Select acceptation), dat de controletypes van je contract toont, op Selecteren (Select) gevolgd door de naam van het type dat je wilt.
- Wacht. De app verstuurt het verzoek, pauzeert vijf seconden en brengt je terug naar de lijst, waar de nieuwe controle bovenaan verschijnt.
- Toont de Status nog dat de controle bezig is, klik dan iets later op de vernieuwknop (twee gebogen pijlen, naast de plusknop).
Het controlerapport lezen
- Klik op de lijst KYC-controle op Details aan het einde van de rij. Een venster getiteld KYC-resultaat (KYC Result) toont ID, Verwerken, Status, en onder Checks: één blok per onderdeel van de controle met Type, Status en Bericht (Message).
- Heeft een blok een knop PDF-rapport (PDF Report), klik er dan op om het rapport te downloaden, opgeslagen als Crimimail-report.pdf. Een blok zonder die knop heeft geen PDF vanuit de dienst.
- Sluit het venster met het kruisje in de hoek.
Een bedrijf opzoeken op nummer
Dit kan alleen bij een bedrijf: is bedrijf (is company) moet op ja staan.
- Typ het Kamer van Koophandel-nummer, of de Bedrijfsnaam. Een knop Opzoeken (oogicoon) verschijnt naast welk veld dan ook iets bevat.
- Klik op Opzoeken. Het scherm Gevonden bedrijven (Companies found) toont overeenkomsten met Naam (Name), Telefoon (Phone), Plaats (City), Adres (Address) en Kamer van Koophandel.
- Klik op Selecteren bij het juiste bedrijf. Je komt terug op het formulier met Bedrijfsnaam, Factuurnaam (Invoice name), Kamer van Koophandel, Postcode (Postal code), Plaats, Straat (Street) en Huisnummer (House number) ingevuld.
- Controleer het adres, en klik dan op Opslaan. Er wordt niets opgeslagen voordat je dat doet.
Je screening-tegoed
De dienst rapporteert een saldo bij elke controle, maar geen enkel scherm in de app toont dit. Kijk het na in je eigen Rental check-account bij de dienst zelf, of vraag het je beheerder.
Goed om te weten
Wat de kleur van de knop betekent. Klantidentificatie wordt groen zodra de nieuwste controle Status accepted heeft, en rood in alle andere gevallen, ook als er nog nooit een controle is uitgevoerd. De kleur wordt elke keer opnieuw bepaald als iemand het scherm KYC-controle opent, niet zodra de dienst klaar is, dus open de lijst opnieuw om de kleur bij te werken.
Een rode knop houdt niets tegen. Een boeking bevestigen, een inspectie starten en factureren negeren hem allemaal. Screening informeert je beslissing; het dwingt niets af. Gebruik de blokkeerlijst of Geblokkeerd (Blocked) om een klant tegen te houden — zie Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten.
Controles worden opgeslagen per klantnummer. De dienst bewaart elke controle onder het nummer in Klantnummer (Customer #), en de lijst vraagt dat nummer elke keer opnieuw op zodra hij opent.
Wat Opzoeken verandert, uitgewerkt. Stel het register geeft "Bakkerij Jansen B.V.", nummer 12345678, adres "Hoofdstraat 12", 3511 AB Utrecht terug. Het formulier krijgt Bedrijfsnaam en Factuurnaam Bakkerij Jansen B.V., Kamer van Koophandel 12345678, Straat Hoofdstraat, Huisnummer 12, Postcode 3511 AB, Plaats Utrecht. De app neemt het eerste woord van het adres als straat en het laatste woord als huisnummer. Huisnummertoevoeging (House number addition), land, telefoon en e-mail blijven ongemoeid. Zo komt "Van Nijenrodeweg 5" terug als Straat "Van" — zie Veelgestelde vragen.
Belgische bedrijven. Staat Standaardland (Default Country) van je bedrijf op België, dan zet de app BE voor het nummer voordat er wordt gezocht. Komt een resultaat terug als BE0123456789, dan krijgt het formulier Kamer van Koophandel 0123456789 en wordt het btw-nummer op de tab Financieel BE0123456789.
Wat je hierna doet: zodra de controle is geaccepteerd, ga je verder met de boeking — zie Een boeking aanmaken. Vul na een Opzoeken de rest van het formulier in zoals in Een klantrecord aanmaken en stel de facturering in bij Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen.
Veelgestelde vragen
Ik klikte op Klantidentificatie en wijzigingen waar ik niet zeker van was, werden opgeslagen. De knop slaat de klant op voordat de lijst opent. Corrigeer de velden en klik opnieuw op Opslaan. Wilde je de wijzigingen weggooien, dan is het te laat om daarvoor Terug te gebruiken.
Waarom krijg ik een foutmelding als ik op Nieuwe registratie klik, of blijft de lijst voor iedereen leeg? Rental check staat uit, of een van de velden onder Instellen is leeg of onjuist. Vraag je bedrijfsbeheerder om Instellingen, Integraties, en dan Instellen op de rij Rental check te controleren.
Het scherm zegt "Stel je KYC-gegevens in op de instellingenpagina." ("Please set up your KYC credentials in the settings page.") Rental check staat aan maar Instellen is nooit opgeslagen. Een bedrijfsbeheerder kan op dat scherm klikken op Naar instellingenpagina (Fly to settings page), dan op Instellen op de rij Rental check.
Opzoeken zegt "Integratie niet ingeschakeld" ("Integration not enabled"). Rental check staat uit. Vraag je bedrijfsbeheerder om het aan te zetten onder Instellingen, Integraties.
Opzoeken zegt "Bedrijfsnaam / KvK-nummer ontbreekt" ("Missing company name / chamber of commerce number"). Het veld naast de knop waarop je klikte, is leeg. Vul het in en klik opnieuw op Opzoeken.
Waarom is er geen knop Klantidentificatie bij deze klant? De klant is een bedrijf (is bedrijf ja). Screening is alleen voor particuliere personen; gebruik Opzoeken voor een bedrijf.
Waarom is er geen knop Opzoeken? Die verschijnt alleen bij een bedrijf, en pas zodra Bedrijfsnaam of Kamer van Koophandel iets bevat. Klik na het typen buiten het veld zodat het formulier het opmerkt.
Na Opzoeken is de straat nog maar één woord en de rest van de naam is weg. De app splitst het adres op de spaties en houdt alleen het eerste woord aan als straat. Typ Straat volledig opnieuw voordat je op Opslaan klikt.
Opzoeken overschreef de factuurnaam die ik had getypt. Een bedrijf kiezen vervangt altijd Factuurnaam door de geregistreerde naam. Typ hem opnieuw voordat je op Opslaan klikt.
De knop is rood, maar de eigen website van de dienst zegt dat de controle is geaccepteerd. De kleur wordt alleen bijgewerkt als het scherm KYC-controle wordt geopend. Klik op Klantidentificatie, wacht op de lijst, en ga dan terug.
Vinkt de controle is verified op de tab Other aan? Nee. is geverifieerd (is verified) op de tab Overig (Other) is een los veld dat je zelf met de hand instelt; screening verandert dit nooit.
De controle werd afgewezen omdat gegevens ontbraken. De app verstuurt alleen wat op het formulier staat: geen telefoonnummer, geen straatnaam, en een land dat geen tweeletterige code is, wordt verstuurd als NL. Vul de ontbrekende velden in, sla op, en voer Nieuwe registratie opnieuw uit — dit koopt een nieuwe controle.
Gerelateerde pagina's: Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen voor de documenten die een controle gebruikt; Het adres van een klant vastleggen voor de postcodezoekfunctie die dezelfde instelling aanzet; Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten voor wanneer een resultaat betekent dat je niet aan deze persoon wilt verhuren.