Inleiding
De meeste facturen komen rechtstreeks uit een boeking. Een handmatige factuur stel je zelf samen, regel voor regel, voor iets zonder boeking erachter. Je begint hem vanaf de tegel Handmatige factuur (Manual Invoice), en die opent op een scherm met de titel Factuur (Invoice). Bovenaan staan de link Terug (Back) en een rij kleine knoppen (Verwijderen (Delete), Bijlagen (Attachments), PDF). Daaronder bevat de linkerkolom de klant, de vestiging en de twee data, en toont de rechterkolom de status en het type van de factuur. Daaronder staat de tabel met factuurregels met de knop Toevoegen (Add), dan twee notitievakken, en onderaan de knoppen Opslaan en volgende (Save and next) en Opslaan (Save).
Je komt hier terecht omdat:
- Een klant aan de balie iets kocht dat geen onderdeel is van een huur, zoals een set sneeuwkettingen.
- Je een schoonmaak- of afhandelingskosten in rekening moet brengen nadat de boeking al was gefactureerd en afgesloten.
- Een zakelijke klant om één factuur vraagt voor een dienst die niet via boekingen loopt.
- Je een handmatige factuur controleert die je gisteren begon en als concept bewaarde.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Factuurregels (Invoice items) | Je lijst van dingen die je kunt factureren: elk heeft een omschrijving, code, prijs en btw-tarief |
| Concept (Draft) | De factuur is opgeslagen maar nog niet uitgegeven, en heeft nog geen factuurnummer |
| Send | De factuur is uitgegeven: hij heeft een nummer en een PDF, of hij nu wel of niet is gemaild |
| Vestiging (Branch) | De verhuurlocatie waar de factuur vandaan komt |
Elke manier om een factuur te maken
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Financieel, dan de tegel Handmatige factuur | Een lege factuur die je zelf invult | Ja |
| Factureren vanuit de boeking zelf | Een factuur opgebouwd uit de regels van de boeking | Nee, zie Een boeking factureren |
Gebruik dit scherm wanneer er geen boeking is om vanuit te factureren. Is er wel een boeking, factureer dan vanuit de boeking, zodat het saldo en de betalingen van de boeking kloppen.
Zo werkt het
Configuratie
Een handmatige factuur kan alleen dingen bevatten die op je lijst Factuurregels staan. Staat wat je wilt factureren er niet op, voeg het dan eerst toe.
- Open in het hoofdmenu Financieel (Financials) en klik op de tegel Factuurregels (Invoice items). Het scherm toont een tabel met Omschrijving (Description), Code en Categorie (Category), met boven elke kolom een filter.
- Klik op Nieuw RV-factuuritem (New RV invoice item). Een klein venster opent.
- Vul de onderstaande velden in en druk op Opslaan. Druk op Annuleren (Cancel) om te sluiten zonder op te slaan.
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Leeg | De tekst die op de factuurregel komt | Verplicht; elke tekst |
| Code | Leeg | Je korte code voor het item; ook gebruikt door je boekhoudkoppeling | Verplicht; elke tekst |
| Basisprijs (Base price) | 0 | De prijs per stuk, exclusief btw | Moet meer dan 0 zijn; decimalen toegestaan |
| is btw (is tax) | Ja | Of er btw op dit item wordt geheven | Ja of Nee |
| Btw-percentage (Tax percentage) | 21 | Het btw-tarief. Alleen getoond terwijl is btw op Ja staat | Alleen hele getallen, zoals 21 of 9 |
| Categorie | Leeg | Het soort kosten | Verplicht; kies uit de lijst |
Bij Base en Mileage zegt het venster Koppel een voertuigklasse. (Please link an asset group.) en toont een vak Voertuigklasse (Asset group): kies de voertuigklasse. Bij Manual is dat vak optioneel. Bij Insurance, MileagePackage en Optional verschijnt in plaats daarvan een vak Optie (Option), en bij HandlingFee een vak Boete-afhandelingsoptie (Fine handling fee option). Voor een gewone verkoop aan de balie kies je Manual.
Om een item te wijzigen, klik op het potloodicoon aan het einde van de rij. Om er een te verwijderen, klik op het andere icoon aan het einde van de rij, of vink meerdere rijen aan en gebruik de rode knop die dan boven de tabel verschijnt. Beide verwijderen meteen, zonder te vragen. Facturen die het item al gebruikten, houden hun regels.
De catalogus ververst zichzelf niet. De lijst is gevuld toen je bedrijf werd ingericht. Er is geen knop op dit scherm om hem opnieuw te vullen vanuit je prijslijsten, dus een nieuwe voertuigklasse, extra of verzekering verschijnt hier niet vanzelf. Voeg hem toe met Nieuw RV-factuuritem, of vraag RentVisie-support om de lijst opnieuw te vullen.
Voordat je begint: handmatige facturen en de lijst Factuurregels vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. Het menu Financieel, en elk scherm op deze pagina, is alleen toegankelijk voor dat account. Je hebt ook minstens één item in Factuurregels nodig voor wat je wilt factureren, en de klant moet bestaan, of je maakt die onderweg aan.
Het scherm voor de handmatige factuur gebruiken
Open in het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Handmatige factuur (het icoon met de opgestoken hand). Een nieuwe, lege factuur opent. Factuurdatum (Invoice date) is vandaag, Vervaldatum (Due date) is veertien dagen vanaf vandaag, en Factuurstatus (Invoice status) toont Concept.
- Kies de klant. Zoek hem in Klant (Customer); typ een deel van de naam om te zoeken. Is hij nieuw, klik dan op Nieuwe klant (New customer) boven het vak; het klantformulier opent, en na het opslaan staat de klant al ingevuld op de factuur. Klant bewerken (Edit customer) opent het formulier van de gekozen klant, bijvoorbeeld om het factuuradres te corrigeren.
- Kies de vestiging in Vestiging. De gegevens daarvan komen op de factuur.
- Controleer de data. Wijzig Factuurdatum of Vervaldatum indien nodig. Ze zijn alleen te wijzigen zolang de factuur een concept is.
- Voeg een regel toe. Klik op Toevoegen boven de regeltabel. Het scherm Factuurregel (Invoice item) opent met je lijst; filter op Categorie, Omschrijving of Code, en klik op het item. Je komt terug op de factuur met een nieuwe regel: aantal 1, de prijs van het item en het bijbehorende btw-tarief. Het factuurtotaal wordt bijgewerkt.
- Wijzig het aantal of de prijs. Klik op het potloodicoon aan het einde van de regel. Wijzig Aantal (Quantity) of Prijs per stuk (Unit price); Subtotaal (Subtotal) en Totaalbedrag (Total amount) volgen vanzelf. Je kunt ook Omschrijving wijzigen. Btw-tarief (Tax rate) kun je hier niet wijzigen; dat komt van het item. Druk op Opslaan. Om een regel te verwijderen, klik op het prullenbakicoon aan het einde van de regel; dat gaat meteen.
- Voeg notities toe. Factuurnotities (Invoice notes) wordt op de factuur afgedrukt onder Notities (Notes). Notities is voor je eigen team en verschijnt niet op de factuur.
- Voeg eventueel documenten toe. Klik bovenaan op Bijlagen. Klik op het scherm Bijlagen op Nieuw (New), geef een Naam (Name), kies het bestand en druk op Opslaan. Gebruik Verwijderen (Remove) onder een bijlage om hem weer te verwijderen. Klik op Terug om terug te gaan.
- Opslaan of uitgeven.
| Knop | Gebruik hem wanneer | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Opslaan | Je later verder wilt gaan | De factuur blijft een Concept, zonder nummer, en het scherm sluit |
| Opslaan en volgende | Je klaar bent om hem uit te geven | Het scherm Factuur versturen (Send invoice) opent |
- Op het scherm Factuur versturen kies je een Sjabloon (Template), controleer je Aan (To), Antwoordadres (Reply to), Onderwerp (Subject) en de Berichttekst (Body) van de mail, en kies je bij Bijlagen welke bestanden mee moeten — alleen de bestanden die je kiest gaan mee met de mail. Dan:
| Knop | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Versturen (Send) | De factuur krijgt zijn nummer en PDF, wordt gemaild met de PDF en de bijlagen die je koos, en wordt Send |
| Verwerken (niet versturen) (Process (don't send)) | De factuur krijgt zijn nummer en PDF en wordt Send, maar er gaat geen mail uit |
| Annuleren | Er wordt niets uitgegeven; de factuur blijft een concept |
Als het is gelukt, toont het factuurscherm Factuurstatus als Send, en staan de klant, vestiging, data en regels vast. De afgeronde factuur staat in de lijst onder Financieel, tegel Facturen (Invoices). Voor sjablonen, PDF's en de mail zelf, zie Een factuur versturen.
Goed om te weten
Wat de app controleert voordat hij verdergaat.
| Als je drukt op | heeft de app nodig | Zie je anders |
|---|---|---|
| Opslaan of Opslaan en volgende | Een Vestiging | Selecteer een vestiging (Select a branch) onder het vak |
| Opslaan of Opslaan en volgende | Een Klant | Selecteer een klant (Select a customer) onder het vak |
| Opslaan of Opslaan en volgende | Een totaal dat niet nul is | Vul factuurregels in (Please populate invoice lines) |
| Versturen | Aan, Antwoordadres, Onderwerp en Berichttekst allemaal ingevuld | Vul alle (verplichte) velden in (Please populate all (required) fields) |
Verwerken (niet versturen) slaat de mailvelden helemaal over.
De vervaldatum is altijd veertien dagen, vastgezet zodra je begint. Hij wordt bepaald op het moment dat je op de tegel klikt, vanaf die dag. Hij volgt niet de betalingstermijn van de klant, en hij verschuift niet als je Factuurdatum wijzigt of als je de factuur dagen later uitgeeft. Wijzig Vervaldatum met de hand zolang de factuur nog een concept is. Facturen vanuit een boeking werken anders, zoals beschreven in Factuurnummers en vervaldata.
Uitgewerkt voorbeeld. Op 29 september begin je een handmatige factuur. Vervaldatum toont 13 oktober. Je lijst heeft Interieur reinigen, code CLEAN, Basisprijs € 50,00, is btw Ja, Btw-percentage 21. Je voegt hem toe en wijzigt Aantal naar 2: Subtotaal € 100,00, btw € 21,00, Totaalbedrag € 121,00. Je voegt ook Sneeuwkettingen toe, € 40,00 bij 21%: € 48,40. Het factuurtotaal is € 169,40. Je drukt op Opslaan en komt op 2 oktober terug om op Opslaan en volgende en Versturen te drukken. De factuur is gedateerd op 29 september en vervalt op 13 oktober, tenzij je beide data wijzigt voor het versturen. De gebruikelijke dertig dagen van de klant spelen geen rol.
Het nummer wordt toegekend bij het uitgeven, niet bij het opslaan. Een concept heeft geen factuurnummer, dus concepten die je verwijdert laten geen gat achter. Versturen en Verwerken (niet versturen) geven beide het eerstvolgende nummer.
Een negatief totaal maakt er een credit van. Komen de regels op minder dan nul uit, dan verandert Factuurtype (Invoice type) vanzelf van Debet (Debit) naar Credit. Om een factuur die je al uitgaf te corrigeren, gebruik Credit in plaats daarvan; zie Een factuur crediteren.
Bijlagen gaan uit als PDF-bestanden. Elke bijlage wordt verstuurd met zijn Naam plus ".pdf", voeg dus alleen PDF-bestanden toe. Ze gaan alleen mee met Versturen; Verwerken (niet versturen) mailt niets.
Wat je hierna doet: mail of print de factuur na het uitgeven vanaf de factuur, zoals in Een factuur versturen, en leg het geld vast zodra het binnenkomt, zoals in Een betaling vastleggen.
Veelgestelde vragen
Ik drukte per ongeluk op Verwerken (niet versturen). Kan ik terug naar een concept? Nee. De factuur heeft zijn nummer en is uitgegeven. Klopt hij niet, crediteer hem dan met Credit bovenaan de factuur; zie Een factuur crediteren. Ontbreekt alleen de mail, verstuur hem dan vanaf de factuur zoals beschreven in Een factuur versturen.
Waarom verwijderde Verwijderen de factuur zonder te vragen? Verwijderen vraagt niet om bevestiging. De knop verschijnt alleen zolang de factuur een concept is, en een concept heeft geen nummer, dus er gaat niets verloren uit je nummering. Maak de factuur opnieuw aan vanaf de tegel Handmatige factuur.
Waarom vervalt een handmatige factuur na veertien dagen terwijl de klant dertig heeft? De veertien dagen liggen vast voor elke handmatige factuur. Wijzig Vervaldatum voordat je hem uitgeeft.
Waarom toont een concept dat ik vandaag verstuur nog steeds de dag waarop ik hem begon? Beide zijn gezet op de dag waarop je de factuur begon. Wijzig Factuurdatum en Vervaldatum voordat je op Versturen drukt.
Het item dat ik wil factureren staat niet in de lijst als ik op Toevoegen druk. De lijst bevat alleen wat is toegevoegd aan Factuurregels. Ga naar Financieel, Factuurregels, en voeg het toe met Nieuw RV-factuuritem, en druk dan opnieuw op Toevoegen op de factuur.
Een extra of verzekering die we verkopen staat niet onder Factuurregels. De lijst wordt niet bijgewerkt vanuit je prijslijsten. Voeg het item met de hand toe met Nieuw RV-factuuritem.
Waarom kan ik de btw op een regel niet wijzigen? Btw-tarief komt van het item in Factuurregels. Wijzig daar het Btw-percentage van het item, verwijder de regel met het prullenbakicoon, en voeg hem opnieuw toe. Zie Btw en afronding voor de tarieven.
Opslaan zegt "Vul factuurregels in" (Please populate invoice lines), maar ik heb een regel toegevoegd. De regels tellen precies op tot nul, bijvoorbeeld een regel met een prijs van € 0,00. Wijzig de prijs met het potloodicoon.
De klant heeft de mail nooit ontvangen. Controleer het adres bij Aan op het scherm Factuur versturen en het e-mailadres van de klant in diens dossier, en zie Een factuur versturen voor opnieuw versturen.
Ik heb Handmatige factuur-e-mail aangezet in de bedrijfsinstellingen, en hier verandert niets. Die instelling gaat over facturen vanuit boekingen, niet over dit scherm. Zie Een boeking factureren.
Verwijderen geeft "Deze boeking is gesynchroniseerd met de boekhouding en kan daarom niet worden verwijderd." (This booking has been synced to bookkeeping and thus cannot be removed.) De factuur is al naar je boekhoudpakket gegaan. Crediteer hem in plaats daarvan; zie Een factuur crediteren en Boekhoudkoppeling.
Ik kan Financieel of de tegel Handmatige factuur niet vinden. Je account is geen bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag degene die je bedrijf beheert.
Gerelateerde pagina's:
- Een boeking factureren — wanneer er een boeking is om vanuit te factureren.
- Factuurnummers en vervaldata — hoe nummers worden toegekend en hoe vervaldata normaal gesproken werken.
- Facturen verwijderen of exporteren — een concept verwijderen of een lijst exporteren.
- De betalings- en factuurtermijnen van een klant instellen — de eigen betalingstermijn van de klant, die handmatige facturen niet gebruiken.