Een document terugvinden en opnieuw versturen

Inleiding

Elke pdf die de app voor een boeking maakt, wordt bewaard, en elke kopie wordt bewaard. Dat geldt voor de huurovereenkomst, de uitgifte- en innameformulieren, de offerte, facturen, borgfacturen en creditfacturen. Je vindt ze op twee tabs van het boekingsscherm, Documenten (Documents) en Facturen (Invoices). Elke rij heeft een oogicoontje dat de pdf opent en een envelopicoontje dat een scherm opent met de kop Document (opnieuw) versturen ((Re)send document), waar je datzelfde bestand opnieuw e-mailt. Een bedrijfsbeheerder kan ook elke factuur- en creditfactuur-pdf in één keer doorzoeken vanuit de tegel PDF's (PDFs) onder Financieel (Financials).

Je komt hier wanneer:

• De klant belt dat hij zijn factuur nooit heeft ontvangen, en je wilt hem opnieuw versturen.
• Een klant zijn overeenkomst twee keer heeft ontvangen, of er staan drie overeenkomsten op de boeking en je moet weten welke telt.
• Je tien minuten geleden op een verstuurknop drukte en de pdf nog steeds niet bij de boeking staat.
• Je boekhouder vraagt om de pdf van een verzamelfactuur die meerdere boekingen dekte.
• Je wilt alleen even bekijken wat er naar de klant is gestuurd, voor een telefoontje.

Begrippen op dit scherm

Loop dit eenmaal door; dit zijn de labels die je in de documentenlijsten tegenkomt:

Elke manier om een document te vinden

Begin bij de boeking als je de boeking kent. Gebruik PDF's alleen als je een factuurnummer hebt zonder boeking, of voor een verzamelfactuur.

Zo werkt het

Configuratie

Er is niets in te stellen. De tekst van de e-mail die met een opnieuw verstuurd document meegaat komt uit de e-mailsjablonen van je bedrijf, behandeld in Automatische e-mails.

Voordat je begint: documenten vanuit een boeking openen en opnieuw versturen werkt met een gewoon Medewerker-account (Employee). De tegel PDF's onder Financieel, een pdf verwijderen, het opnieuw-aanmaken-icoontje bij Uitgegeven facturen en de lijst Verzonden e-mails (Sent Emails) vereisen allemaal de rol Bedrijfsbeheerder. Zie je ze niet, vraag dan je beheerder.

De documentenlijsten gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en open de boeking. Halverwege het boekingsscherm staat een rij tabs: Inspectie (Inspection), Checklists, Kilometerstand (Mileage), Brandstof (Fuel), Schades (Damages), Documenten en Facturen.

1. Klik op Documenten voor overeenkomsten, uitgifte- en innameformulieren en offertes, of op Facturen voor facturen, borgfacturen en creditfacturen.
2. Heb je net een document gemaakt, druk dan op Vernieuwen (Refresh) bovenaan de tab. Een pdf verschijnt pas zodra de app klaar is met maken (zie Documenten worden op de achtergrond gemaakt hieronder).
3. Klik op de kop van de datumkolom (Gemaakt op of Created) om op datum te sorteren. De nieuwste rij is de huidige versie.
4. Klik op het oogicoontje aan het eind van de rij om de pdf in je browser te openen. Controleer of het de versie is die je wilt versturen.
5. Klik op het envelopicoontje op dezelfde rij. Het boekingsscherm sluit en het scherm met de kop Document (opnieuw) versturen opent, al ingevuld vanuit het e-mailsjabloon dat bij het documenttype hoort.
6. Controleer Aan (To), CC, Antwoordadres (Reply to), BCC, Onderwerp (Subject) en Berichttekst (Body). Druk op Sjabloon wijzigen (Change template) onder de kop om een ander sjabloon te gebruiken (zie Een factuur naar een klant versturen voor het kiezen van een sjabloon).
7. Druk op Versturen (Send). Je ziet E-mail verzonden! (Email sent!) en het scherm sluit. Annuleren (Cancel) sluit het zonder iets te versturen.

Een verzamelfactuur vinden. Een verzamelfactuur staat niet in de lijst Reguliere facturen, omdat hij bij meerdere boekingen hoort.

1. Open bij een van de bijbehorende boekingen de tab Facturen en scroll naar Verzamelfacturen.
2. Zoek de rij op Factuurnummer (Invoice number) en klik op het oogicoontje om de pdf te openen.

Open zonder boeking Financieel vanuit het hoofdmenu en klik op de tegel PDF's. De lijst toont alleen factuur- en creditfactuur-pdf's, nieuwste eerst. Typ INV- gevolgd door het factuurnummer in het filter boven Bestandsnaam (File name). Gebruik niet Factuurnr. (Invoice no.) of Boekingsnr. (Booking no.): beide blijven op 0 staan bij een verzamelfactuur.

Goed om te weten

Documenten worden op de achtergrond gemaakt. De meeste knoppen die een document opleveren wachten er niet op. Ze zetten een taak in een wachtrij, en de app werkt die rij een voor een af. Je krijgt meteen je bevestigingsbericht, maar de pdf en de bijbehorende e-mail volgen iets later. Mislukt het maken van de pdf of het versturen van de e-mail, dan probeert de app het opnieuw. Eerst wacht hij even, daarna verdubbelt de wachttijd ruwweg elke keer, tot wel een hele dag tussen pogingen in. Na de laatste poging geeft hij het op zonder iemand te waarschuwen.

Elke druk maakt een nieuwe taak. Twee keer op een knop drukken vervangt de eerste taak niet. De klant krijgt ze allebei, en de boeking houdt beide pdf's.

Het envelopicoontje verstuurt het bestand precies zoals het is. Het is de enige route die meteen verstuurt in plaats van in de wachtrij aan te sluiten, en het maakt nooit een nieuwe pdf. Is de pdf zelf verouderd, maak dan eerst een nieuwe: gebruik Overeenkomst verlengen voor een overeenkomst, en verstuur daarna de nieuwe rij.

Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 24518 toont drie rijen Overeenkomst: 10:02 Concept, 10:03 Officieel en 10:05 Officieel. De klant zegt dat de prijs op zijn kopie niet klopt. De prijs veranderde om 10:04, dus de rij van 10:05 is de enige juiste. Open hem met het oogicoontje om te bevestigen dat hij het nieuwe totaal van € 642,50 toont, en verstuur hem met het envelopicoontje. De twee oudere rijen blijven op de tab staan, en de klant ontvangt alleen het bestand dat jij koos.

Wat je hierna doet: komt de e-mail nooit aan, loop dan de Veelgestelde vragen hieronder door, beginnend bij de eerste. Wil je een e-mail versturen zonder document, of met je eigen bijlage, zie Een klant een e-mail sturen vanuit een boeking.

Veelgestelde vragen

Waarom ontving de klant twee borgfacturen voor één boeking? Borgfactuur is twee keer ingedrukt. Elke druk maakt een nieuwe borgfactuur-pdf en e-mailt hem, en beide rijen blijven op de tab Facturen van de boeking staan. Zeg de klant de nieuwste te gebruiken en de andere te negeren. Druk voortaan maar één keer per verzoek op de knop.

Waarom zei Borgfactuur Verzonden! (Sent!) terwijl de klant niets heeft ontvangen? Verzonden! betekent alleen dat de taak in de wachtrij is opgenomen. Anders dan bij de meeste andere documenten wordt deze niet opnieuw geprobeerd als hij mislukt. Open de tab Facturen, druk op Vernieuwen en zoek naar een nieuwe rij Borgfactuur. Staat die er, verstuur hem dan met het envelopicoontje. Staat er na een paar minuten nog niets, druk dan nog eens op Borgfactuur.

Waarom is een document dat ik vanochtend verstuurde nog niet aangekomen? Mogelijk wacht het op een nieuwe poging, of staan andere taken ervoor in de rij. Druk op Vernieuwen op de tab van de boeking. Staat de pdf-rij er, verstuur hem dan zelf met het envelopicoontje in plaats van opnieuw op de oorspronkelijke knop te drukken. Die knop start een tweede taak en verstuurt een tweede kopie zodra de eerste doorkomt. Staat er na een uur nog geen rij, zeg het dan tegen je beheerder.

Waarom ontving een klant een factuur een dag nadat hij was gemaakt? De eerste pogingen mislukten, en een latere nieuwe poging kwam door. De nieuwe pogingen lopen op tot wel een dag uit elkaar, dus een late kopie is te verwachten na een mislukking. Heb je het bestand intussen zelf al verstuurd, dan heeft de klant nu twee identieke kopieën en hoeft hij niets te doen.

Welke van meerdere overeenkomsten op de boeking is de geldige? De nieuwste rij Officieel. Sorteer de tab op Gemaakt op om hem te vinden. Concept-rijen zijn werkexemplaren die zijn gemaakt toen de boeking werd bevestigd. Oudere Officieel-rijen tonen wat de overeenkomst op een eerder moment zei.

Kan ik een extra pdf verwijderen? Alleen factuur- en creditfactuur-pdf's, en alleen met de rol Bedrijfsbeheerder. Open Financieel, dan PDF's. Gebruik de kolomkiezer rechtsboven in de tabel om de verborgen kolom Naam (Name) te tonen, en druk dan op het rode prullenbakicoontje op de rij. Het bestand wordt meteen verwijderd, zonder vraag en zonder terug te draaien. Een pdf verwijderen verwijdert of crediteert de factuur zelf niet. Kopieën van overeenkomsten, formulieren en offertes kunnen niet worden verwijderd. Verstuur de nieuwste en negeer de rest.

Waarom verschijnt er bij PDF's elke keer een nieuwe kopie als ik op PDF druk bij een verzamelfactuur? De knop PDF bij een factuur zoekt het bewaarde bestand op factuurnummer, en verzamelfactuur-pdf's worden zonder nummer bewaard. In plaats van het bestand te vinden, maakt hij een nieuwe aan. Gebruik het oogicoontje onder Verzamelfacturen op de tab Facturen van de boeking om het bewaarde bestand te openen.

Waarom opent het oogicoontje onder Verzamelfacturen niets? Die factuur is nooit tot pdf gemaakt. Open de factuur vanuit Financieel → Facturen en druk op PDF, dat maakt er een.

Waarom zegt het opnieuw-aanmaken-icoontje bij Uitgegeven facturen Factuur bestaat al. (Invoice already existing.)? Het icoontje (een wolk met pijlen, naast het pdf-icoontje op elke rij) maakt alleen een pdf als de factuur er nog geen heeft. Zegt het Factuur bestaat al. (Invoice already existing.), dan staat de pdf al op de tab Facturen. Druk daar op Vernieuwen. Gebruik dit icoontje niet bij een verzamelfactuur: het bouwt de factuur alsof hij alleen bij deze boeking hoort.

Waarom sloot het boekingsscherm toen ik op het envelopje klikte? Zo opent het scherm Document (opnieuw) versturen nu eenmaal. Na Versturen of Annuleren sta je weer op de lijst van waaruit je de boeking opende. Open de boeking opnieuw vanuit Boekingen → Overzicht.

Wat betekent "Er is iets misgegaan. Probeer het opnieuw..!" (Something went wrong. Please try again..!) na het drukken op Versturen? De e-maildienst weigerde de e-mail, en er is niets verstuurd. Controleer of Aan een geldig adres bevat en druk dan opnieuw op Versturen. Zie je dezelfde melding opnieuw, zeg het dan tegen je beheerder.

Hoe controleer ik of een e-mail echt is verstuurd? Een Bedrijfsbeheerder kan Beheer (Admin) → Communicator → Verzonden e-mails openen. Die lijst toont elke e-mail die de app heeft overgedragen voor bezorging, met Aan, Onderwerp, Boekingsnummer (Booking Number) en Verzenddatum (Sent Date). Staat de e-mail daarop, dan heeft hij de app verlaten. Kan de klant hem nog steeds niet vinden, vraag hem dan zijn spamfilter te checken.

Waarom is een opnieuw verstuurde pdf in de verkeerde taal? De taal ligt vast op het moment dat de pdf wordt gemaakt, en opnieuw versturen stuurt datzelfde bestand. Zie De taal van de documenten en e-mails van een klant kiezen. Maak daarna een nieuwe kopie en verstuur die.

Gerelateerde pagina's:

• Vind de documenten die de app maakt voor een boeking — wat elk document is en welke knop hem maakt
• Een factuur naar een klant versturen — de eerste verzending van een factuur en een sjabloon kiezen
• Een boeking bevestigen — Bevestigingsmail opnieuw versturen (Resend confirmation email), dat de bevestiging opnieuw verstuurt zonder documentrij
• Een klant een e-mail sturen vanuit een boeking — een klant schrijven zonder document uit de lijst