Inleiding
Een lease is een lange verhuur die per cyclus wordt gefactureerd. Elke cyclus duurt 30 dagen, dus het contract op een lease dekt altijd de lopende 30 dagen terwijl de klant het voertuig maanden houdt. Elke lease heeft zijn eigen scherm met als titel Lease, geopend met de knop Lease op de boeking. Van boven naar beneden heeft het secties met als titel Kerninstellingen (Core settings), Factureringsinstellingen (Billing settings), Factureringsproces (Billing process), Factuurstatus (Invoice status), Berekende prijs per cyclus van 30 dagen (Calculated price per cycle of 30 days) en Volgende factuur (Next invoice), met onderaan Wijzigingen opslaan (Save changes) en Annuleren (Cancel). Deze pagina behandelt het starten van een lease en het goed instellen van de data.
Je gebruikt dit als:
- een klant een bus wil voor drie maanden en er maand voor maand voor betaalt
- een klant die voor zes weken boekte, wil overstappen op een maandcontract
- je wilt controleren of een lange boeking echt als lease is opgezet
- een klant vraagt waarom zijn contract 30 dagen toont terwijl hij het voertuig een kwartaal heeft
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Shortlease | Het woord van de app voor een lease: minstens 30 dagen, per cyclus gefactureerd |
| Actieve cyclus (Active cycle), Totaal cycli (Total cycles) | In welke 30-daagse factureringsperiode de lease zit, en hoeveel hij er zal hebben |
| Contractuele uitgiftedatum en -tijd (Contract pickup date time), **Contractuele | |
| innamedatum en -tijd** (Contract drop off date time) | De periode die het contract, en |
| dus de prijs, op dit moment dekt | |
| Startdatum (Start date), Einddatum (End date) | Wanneer de klant het voertuig |
| werkelijk ophaalt en terugbrengt | |
| is lease | De schakelaar die van een boeking een lease maakt |
Elke manier om een lease te starten
| Route | Wat je krijgt | Wat het controleert |
|---|---|---|
| Nieuw (New) onder Shortlease op het scherm Boekingen (Bookings) | Een leaseboeking, of een offerte, voor een aantal maanden | Weigert alles onder 30 dagen |
| Shortlease? aangevinkt op de zoekopdracht Nieuwe boeking (New Booking) | Hetzelfde, voor data die je zelf kiest — zie Een beschikbaar voertuig zoeken | Weigert alles onder 30 dagen |
| Lease op een boeking of offerte die nog geen lease is | De bestaande boeking wordt een lease | Dat het voertuig vrij is |
| Een boeking die van buitenaf binnenkomt en langer dan 29 dagen duurt | Een lease, al voor je opgezet — zie Boekingen uit andere systemen verwerken | Niets aan jouw kant |
Gebruik het scherm Shortlease voor een nieuwe klant, en Lease als de boeking al bestaat.
Zo werkt het
Configuratie
Twee instellingen bepalen hoe een nieuwe lease wordt gefactureerd. Beide worden op het moment van aanmaken op de lease gekopieerd, dus ze later wijzigen raakt bestaande leases niet.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), klik op de tegel Operationeel (Operational), dan op het tabblad Lease.
- Factureringsbasis lease (Lease billing basis) (begint op Achteraf (Arrears)) en Factureringsdag lease (Lease billing day) (begint op 1) zijn wat elke nieuwe lease meekrijgt. De andere instellingen op hetzelfde tabblad gaan over facturering, niet over het opzetten van een lease.
- Klik op Opslaan.
Een klant met zijn eigen afspraak krijgt die in plaats daarvan: zet Aangepaste lease-factureringsvoorwaarden (Custom lease billing terms) op het tabblad Financieel (Financial) van de klant — zie Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen. Om een bestaande lease te wijzigen, verander je Factureringsbasis (Billing basis) en Factureringsdag (Billing day) op zijn eigen scherm Lease.
Voordat je begint: elke medewerkersrol die aan boekingen mag werken, kan een lease aanmaken en de data wijzigen. Instellingen openen vereist de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). De voertuigklasse die je wilt, moet een vrij voertuig hebben voor de hele periode.
De Lease-schermen gebruiken
Om een nieuwe lease voor een aantal maanden te starten, open je Boekingen vanuit het hoofdmenu — het scherm met de secties Boekingen, Shortlease, Offertes (Quotes), Transport en Boetes (Fines) — en klik je op Nieuw in de sectie Shortlease. Het scherm heeft als titel Nieuw shortlease-abonnement (New shortlease subscription).
- Zet eerst Uitgifte (Pickup).
- Typ het aantal maanden in Maanden (Months); dit begint op 3. Er is geen inlevervak: de inlevering wordt uit deze twee berekend. Verander je Ophalen achteraf, typ dan Maanden opnieuw in.
- Kies Uitgiftelocatie (Checkout location), Innamelocatie (Checkin location) en Categorie (Category), en klik dan op Zoeken (Search).
- Klik op de voertuigklasse die je wilt op Selecteren (Select) om de boeking aan te maken, of op Offerte (Quote) om een offerte te maken — zie Een offerte versturen en opvolgen. Er bestaat niets tot je op een van beide klikt; het scherm daarvoor sluiten laat geen spoor achter.
Om een bestaande boeking om te zetten naar een lease:
-
Open de boeking. Klik in de rij knoppen die Betalingen (Payments), Factuur (Invoice), Afwijkingen (Overrides) enzovoort toont, op Lease. Het boekingsscherm heeft geen knop Opslaan — een schakelaar zoals Automatisch uitchecken (Auto checkout) wordt opgeslagen zodra je hem wijzigt — ga dus rechtstreeks naar Lease zonder onderweg iets anders aan te raken.
Wat je hierna ziet. De app toont Nieuwe lease aangemaakt. Tarieven zijn opnieuw berekend. (New lease created. Rates have been recalculated.) en opent het scherm Lease. Is het voertuig niet vrij, dan toont hij Asset niet beschikbaar in de gekozen periode. (Asset not availability in selected period.) en wordt er niets aangemaakt.
-
Zet onder Kerninstellingen de Einddatum terug op de dag waarop de klant het voertuig werkelijk terugbrengt — het omzetten heeft hem net verzet (zie Goed om te weten). Totaal cycli verderop wordt meteen herberekend terwijl je de datum wijzigt, maar er wordt nog niets opgeslagen.
-
Klik op Wijzigingen opslaan. Dit is wat de data en de lease opslaat.
Om de contractperiode handmatig te corrigeren, klik je op Contractdata overschrijven (Override contract dates) bovenaan het scherm Lease. De pop-up waarschuwt dat je dit over het algemeen niet moet doen, omdat de contractdata automatisch de eigen data van de lease volgen. Zet Contractuele uitgiftedatum en -tijd en Contractuele innamedatum en -tijd, en klik dan op Opslaan, wat controleert of het voertuig vrij is, of op Bijwerken (beschikbaarheidscontroles negeren) (Update (ignore availability checks)), wat dat niet doet. Beide vragen Weet je het zeker? en berekenen de prijs voor de nieuwe periode opnieuw zonder de klant te mailen.
Om een boeking te laten stoppen een lease te zijn, zet je is lease op Nee en klik je op Wijzigingen opslaan. Alleen de schakelaar verandert: de data, de contractperiode en de prijzen blijven precies zoals ze zijn, en de boeking wordt niet langer als lease gefactureerd. Annuleren sluit alleen het scherm; het zet een datum die je hebt gewijzigd niet terug, dus zet hem zelf terug voordat je sluit.
Goed om te weten
Het minimum van dertig dagen
Een lease moet minstens 30 dagen duren, op het uur gemeten — 29 dagen en 23 uur wordt geweigerd. De app controleert dit op twee plaatsen:
| Waar | Wat wordt gemeten | Melding |
|---|---|---|
| Selecteren of Offerte op de shortlease-zoekopdracht | Ophalen tot de berekende inlevering | Shortlease-boekingen moeten minstens 30 dagen duren. (Shortlease bookings need to be at least 30 days.) |
| Wijzigingen opslaan op het scherm Lease | Startdatum tot Einddatum | Minimumperiode moet minstens 30 dagen zijn. (Min period should be at least 30 days.) |
Wijzigingen opslaan weigert ook een Einddatum vóór de Startdatum met Ophalen moet vóór inleveren liggen. (Pickup should be before dropoff.)
Hoe Maanden data en cycli wordt
De inlevering is dezelfde datum, zoveel maanden later, min één dag. De contractuele inlevering is altijd 30 dagen na het ophalen, en de lease krijgt één cyclus voor elke volle 30 dagen, plus één.
Een ophaling op 1 oktober om 09:00 met Maanden 3 levert in op 31 december om 09:00: 91 dagen. Het contract loopt tot 31 oktober, en 91 dagen is drie volle dertigtallen, dus de lease heeft vier cycli. Bij één maand bijt de som: vanaf 1 januari levert hij in op 31 januari, precies 30 dagen, en wordt geaccepteerd; vanaf 1 april levert hij in op 30 april, 29 dagen, en wordt geweigerd — en elke lease van één maand die in februari start, wordt geweigerd. Gebruik twee maanden, of vink Shortlease? aan op de zoekopdracht en kies de data zelf.
Wat het omzetten van een boeking verandert
Klikken op Lease op een boeking die nog geen lease is, doet vier dingen voordat je het scherm ziet:
| Wat | Wordt |
|---|---|
| De inleverdatum en de contractuele inlevering | 30 dagen na het ophalen, wat de boeking daarvoor ook was |
| De prijs | Helemaal opnieuw berekend — elke prijs die handmatig op de boeking is gewijzigd, gaat verloren |
| Factureringsdag en Factureringsbasis | Overgenomen van de eigen voorwaarden van de klant, of anders van je bedrijf |
| Actieve cyclus en Totaal cycli | 0 en 24. Totaal cycli wordt pas uit de lengte van de boeking berekend als je Startdatum of Einddatum op het scherm Lease wijzigt, wat het herberekent |
Wat je hierna doet
Controleer de sectie Factureringsinstellingen op hetzelfde scherm Lease voordat de eerste cyclus wordt gefactureerd, en bevestig dan de boeking — zie Een boeking bevestigen.
Veelgestelde vragen
Waarom sprong de inleverdatum naar 30 dagen na het ophalen? Iemand klikte op Lease op een boeking die nog geen lease was. Dat verzet de inleverdatum net zo goed als het contract. Open Lease, zet Einddatum op de echte inlevering en klik op Wijzigingen opslaan.
Waarom zijn de prijzen die ik handmatig wijzigde, verdwenen? Een boeking omzetten naar een lease berekent elke prijs helemaal opnieuw. Zet de wijzigingen terug op het scherm Afwijkingen van de boeking. Doe handmatige prijswijzigingen na het omzetten, niet ervoor.
Waarom toont het contract 30 dagen terwijl de klant het voertuig drie maanden heeft? Zo werkt een lease: het contract dekt de cyclus die wordt gefactureerd. De volledige periode van de klant is Startdatum tot Einddatum op het scherm Lease.
Waarom ging de contractuele inlevering die ik overschreef terug naar 30 dagen? Zolang de lease nog in zijn eerste cyclus zit — Actieve cyclus 0 — zet elke Wijzigingen opslaan op het scherm Lease de contractuele inlevering terug op 30 dagen na de contractuele ophaling. Overschrijf de data opnieuw, en sluit het scherm Lease daarna met Annuleren in plaats van Wijzigingen opslaan.
Waarom kan ik de Startdatum niet wijzigen? Startdatum kan alleen worden gewijzigd zolang de boeking een concept, een offerte, onbevestigd of bevestigd is, en alleen voordat de eerste cyclus is begonnen. Zodra het voertuig is uitgegeven, of een cyclus is gefactureerd, zit hij vast. Einddatum blijft open totdat het voertuig is teruggenomen.
Waar is Contractperiode wijzigen op een leaseboeking? Die is verborgen op een lease; leasedata worden gewijzigd op het scherm Lease. Zie Datums van een boeking wijzigen.
Waarom veranderde Lease klikken op een offerte de data van de offerte? Een offerte wordt op dezelfde manier omgezet als een boeking, inleverdatum en prijs inbegrepen. Controleer de data op het scherm Lease voordat je de offerte verstuurt.