Inleiding
Een offerteaanvraag (request for proposal) is een klant die vraagt wat een verhuur zou kosten voordat er een boeking bestaat: een bus voor drie maanden, een autoabonnement, een bedrijfswagenpark voor de zomer. Aanvragen komen binnen op het scherm met als titel Offerteaanvraag (Request for Proposal), een lijst met een zoekvak boven elke kolom en een knop Nieuw (New), of ze nu via je website binnenkwamen of je ze zelf hebt getypt na een telefoontje. Als je er een opent, zie je het scherm met als titel Offerteaanvraag (Request for proposal): bovenaan de aanvraaggegevens, daaronder de klantgegevens, en onderaan Omzetten naar offerte (Convert to quote), Opslaan (Save) en Annuleren (Cancel).
Je bent hier omdat:
- Er kwam 's nachts een aanvraag voor een driemaands busverhuur binnen via de website.
- Een bedrijf belt voor een prijs op een autoabonnement.
- De tegel Offerteaanvragen (Request for proposals) op je dagoverzicht toont wachtende aanvragen.
- Je ruimt aanvragen op die je al hebt beantwoord.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Asset | Het voertuig waar de klant om vroeg, in zijn eigen woorden. Kan niet worden bewerkt |
| Voertuigklasse (Asset group) | De voertuigklasse die je kiest om te offreren |
| Aanvraagtype (Proposal type) | Verhuur (Rental), Shortlease (abonnement) (Shortlease (subscription)) of Lease |
| In behandeling (Pending) / Verwerkt (Processed) / Gearchiveerd (Archived) | De Status van de aanvraag, die alleen jij wijzigt |
Elke manier waarop een aanvraag wordt afgehandeld
| Route | Wat je krijgt | Checks die worden uitgevoerd |
|---|---|---|
| Het aanvraagformulier van je website | Een aanvraag met de eigen bewoording van de klant, met de klasse en vestiging ingevuld als ze overeenkomen met de jouwe | Het formulier vereist een voertuig, een e-mailadres, een klanttype, een aanvraagtype en data |
| Nieuw op de lijst | Een lege aanvraag om in te vullen | Geen: Opslaan bewaart wat er staat |
| Omzetten naar offerte op een aanvraag | Een offerteboeking, en soms een nieuwe klant | Vestiging, klasse, aanvraagtype en looptijd, hieronder |
Gebruik deze pagina om een aanvraag vast te leggen en om te zetten naar een offerte; het versturen van die offerte staat in Een offerte versturen en opvolgen.
Zo werkt het
Configuratie
Offerteaanvragen hebben geen eigen instellingen.
Voordat je begint: Nieuw en Omzetten naar offerte vereisen een volledig medewerkersaccount of een bedrijfsbeheerder. Een beperkt medewerkersaccount kan aanvragen openen maar ze niet aanmaken of omzetten.
Het aanvraagscherm gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen, en klik op de tegel Offerteaanvragen. Je kunt ook op Offerteaanvragen (Request for proposals) klikken op je dagoverzicht; die tegel staat standaard aan, en de bijbehorende schakelaar heet RFP, zoals beschreven in Wijzig welke tegels je dashboard toont.
- Klik op Nieuw voor een telefonisch doorgegeven aanvraag, of klik op het open-icoon aan het eind van een rij.
- Laat Status voorlopig op In behandeling staan, en kies het Aanvraagtype.
- Lees onder Asset wat de klant vroeg, en kies dan de klasse in Voertuigklasse.
- Kies de vestiging in het tweede vak Locatie (Location). Het scherm toont Locatie twee keer; het eerste is wat de klant typte en kan niet worden gewijzigd.
- Vul Vanafdatum (From date) en Totdatum (To date) in. Looptijd in maanden (Term in months), Geschatte kilometers per jaar (Estimated mileage per year) en Aanvullende informatie (Additional information) zijn voor je eigen notities.
- Vul de klantgegevens in, en altijd E-mailadres klant (Customer email): zo vindt de app de klant die je al hebt.
- Klik op Opslaan om de aanvraag voor later te bewaren, of op Omzetten naar offerte om de offerte nu te maken. De offerteboeking opent boven op de aanvraag.
- Klik op Terug (Back) op de boeking om terug te gaan naar de aanvraag, zet Status op Verwerkt, en klik op Opslaan.
Goed om te weten
Wat Omzetten naar offerte controleert. De eerste drie worden allemaal in één keer gemeld, als Verplicht onder het betreffende vak:
| Voorwaarde | Wat je controleert |
|---|---|
| Er is een vestiging gekozen | Het tweede vak Locatie |
| Er is een klasse gekozen | Voertuigklasse |
| Het type kan worden omgezet | Aanvraagtype is Verhuur of Shortlease (abonnement). Lease wordt altijd geweigerd |
| Een abonnement duurt lang genoeg | Shortlease (abonnement) moet langer dan 29 dagen duren, anders zie je Shortlease-boekingen moeten minstens 30 dagen duren. (Shortlease bookings need to be at least 30 days.) |
Een geweigerde omzetting bewaart niets. Een geslaagde omzetting bewaart ook je wijzigingen aan de aanvraag.
Hoe de offerte eruitziet. Een boeking met status Offerte (Quote), opgehaald en ingeleverd bij de vestiging die je koos, op de data van de aanvraag, nog zonder voertuig gekoppeld. Hij wordt geprijsd zoals een websiteboeking, vanuit de prijslijst van de klant. Elke aanvraag langer dan 29 dagen wordt een lease, wat het aanvraagtype ook is: een aanvraag Verhuur van 1 maart tot 15 april duurt 45 dagen, dus zijn contractuele inlevering wordt op 31 maart gezet en de rest wordt in latere periodes gefactureerd. Dezelfde aanvraag van 1 tot 10 maart blijft een gewone offerte.
Welke klant de offerte krijgt. De app zoekt naar een van je klanten met hetzelfde e-mailadres als E-mailadres klant. Vindt hij er een, dan wordt die klant precies zo gebruikt als hij is, en worden de namen die op de aanvraag zijn getypt genegeerd. Vindt hij er geen, of staat het e-mailvak leeg, dan maakt hij een nieuwe klant aan uit de voornaam, achternaam, telefoon en bedrijfsnaam. Een bedrijfsnaam maakt er een zakelijke klant van. Het e-mailadres zelf wordt niet naar de nieuwe klant gekopieerd.
Wat niets gebruikt. Klanttype (Customer type), Looptijd in maanden, Geschatte kilometers per jaar, Aanvullende informatie, en de eigen bewoording van de klant onder Asset en de eerste Locatie, worden opgeslagen en getoond maar spelen geen rol in de offerte.
Status is voor jou om bij te houden. Omzetten verandert hem niet, en niets koppelt de aanvraag aan de offerte die hij opleverde. De tegel op het dagoverzicht telt elke aanvraag In behandeling in je bedrijf. De lijst toont alle drie de statussen; filter op Status om de afgehandelde te verbergen.
Wat je hierna doet: verstuur de offerte, zoals beschreven in Een offerte versturen en opvolgen. Als de app een nieuwe klant heeft aangemaakt, voeg dan eerst zijn e-mailadres toe, zoals beschreven in Een klantrecord aanmaken.
Veelgestelde vragen
Ik klikte twee keer op Omzetten naar offerte en heb nu twee offertes. Niets houdt een tweede omzetting tegen. Wijs de extra offerte af zoals beschreven in Een offerte versturen en opvolgen, en zet de Status van de aanvraag de volgende keer meteen na het omzetten op Verwerkt. Had de aanvraag geen e-mailadres, dan maakte de tweede klik ook een tweede klant aan.
Waarom bereikt de offertemail een klant niet die uit een aanvraag is aangemaakt? De nieuwe klant heeft geen e-mailadres. Open hem vanuit Klanten (Customers), vul E-mail (Email) in, en klik op Opslaan.
Omzetten toont Verplicht onder Aanvraagtype, maar Lease is gekozen. Lease-aanvragen kunnen niet worden omgezet. Kies Shortlease (abonnement) voor een verhuur van 30 dagen of meer, of Verhuur, en zet opnieuw om.
Waarom werd een Verhuur-aanvraag een lease? Hij duurt langer dan 29 dagen. Elke aanvraag van die lengte wordt er een.
De offerte heeft een andere klantnaam dan die op de aanvraag. Er bestond al een klant met dat e-mailadres, en de app gebruikte hem ongewijzigd. Controleer de klant op de boeking voordat je de offerte verstuurt.
De aanvraag staat nog op de tegel van het dagoverzicht nadat ik hem omzette. Zijn Status staat nog op In behandeling. Open hem, zet Status op Verwerkt of Gearchiveerd, en klik op Opslaan.
Ik heb per ongeluk een aanvraag verwijderd. Het icoon aan het eind van een rij verwijdert meteen, zonder te vragen, en het kan niet worden teruggehaald. Zet Status in plaats daarvan op Gearchiveerd als je alleen een aanvraag uit de weg wilt hebben.
Waarom zie ik Nieuw of Omzetten naar offerte niet? Je account is een beperkt medewerkersaccount. Vraag een collega met een volledig medewerkersaccount, of je bedrijfsbeheerder.
Waarom ontbreekt mijn vestiging in het tweede vak Locatie? Het toont alleen de vestigingen waar je mag werken, zoals beschreven in Een medewerker toevoegen en rechten instellen.
Waarom is de prijs op de offerte anders dan de balieprijs? Omgezette aanvragen worden geprijsd als websiteboekingen, wat alleen-online-deals kan omvatten; zie Uitzoeken hoe een prijs is berekend.
Gerelateerde pagina's: Een offerte versturen en opvolgen voor alles na de omzetting, Een klantrecord aanmaken voor het aanvullen van een klant die de aanvraag aanmaakte, en Een lease opzetten voor lange verhuur.