Leg vast wie een voertuig verzekert en wie je belt bij pech

Inleiding

Elk voertuig in je wagenpark is door iemand verzekerd, en de meeste hebben ook pechhulp. RentVisie houdt beide bij als kleine adresboekrecords: de ene met de naam van de verzekeraar, je polisnummer en een telefoonnummer, de andere met diezelfde drie gegevens voor de pechhulpfirma. Elk voertuigrecord wijst daarna naar één van elk.

Je bouwt de records eenmalig op, op twee lijsten die je bereikt vanuit het menu Assets — Verzekeringen (Insurances) en Noodcontacten (Emergency Contacts) — en kiest ze daarna per voertuig op de tab Verzekering (Insurance) van het voertuigrecord. De records worden gedeeld, dus een wagenpark op één polis heeft één verzekeringsrecord nodig waar elk voertuig naar wijst, niet één per auto.

Je komt hier wanneer:

• een auto schade heeft of pech heeft en je het nummer van de verzekeraar of de bergingsfirma voor je nodig hebt;
• er net een voertuig is toegevoegd en de verzekeringsvelden leeg zijn;
• het wagenpark naar een nieuwe verzekeraar of een nieuw polisnummer is overgestapt en het record moet veranderen;
• iemand vraagt welke dekking een bepaalde auto heeft voordat je hem verhuurt.

Dit is de verzekering van het voertuig zelf, niet de dekking die een klant koopt. Ze delen alleen het woord. De eigen-risico-opheffing of schadedekking die een klant koopt is een geprijsde regel op de boeking, toegevoegd met de knop Verzekeringen van de boeking, en staat op zijn eigen pagina: Het voertuig of de klasse op een boeking wijzigen. Niets wat je hier doet verandert de prijs, de borg of het eigen risico van een boeking, en niets wat een klant koopt verandert wat op deze pagina staat.

Begrippen op deze schermen

Twee van de namen hieronder zijn niet wat je op basis van de tegel zou verwachten, dus het is de moeite waard om even te kijken voordat je naar binnen gaat:

Elke manier om hier te komen

Zo werkt het

Configuratie

Er hoeft niets aangezet te worden. De twee lijsten beginnen leeg en je vult ze gaandeweg.

Bouw de records op voordat je een voertuig aanraakt, want dat is de nettere van de twee routes — de Nieuw-knoppen (New) op een voertuigrecord gedragen zich verschillend van elkaar, zoals de stappen hieronder laten zien.

Een verzekeringsrecord toevoegen

1. Open vanuit het hoofdmenu Assets en klik op Verzekeringen. Het scherm met de kop Verzekering (Insurance) opent, één rij per record, met de kolommen Verzekeringstype, Verzekeringsmaatschappij, Klantnummer verzekering (Insurance customer number) en Telefoon verzekeringsmaatschappij (Insurance company phone).
2. Klik boven de lijst op Nieuwe verzekering (New Insurance). Er opent een scherm met de kop Verzekeringen.
3. Kies een Vestiging als de polis bij één specifieke vestiging hoort. Laat het anders leeg.
4. Kies een Verzekeringstype. Dit zijn drie knoppen, geen keuzelijst, en er staat altijd één gekozen: om te beginnen ThirdPartyLiability. De drie heten ThirdPartyLiability (alleen wettelijke aansprakelijkheid), LimitedComprehensive (wettelijke aansprakelijkheid plus brand, diefstal en glas) en FullRisk (alles). In het Nederlands verschijnen ze als WA, WA+ en de volledige-dekkingstekst.
5. Vul Verzekeringsmaatschappij in met de naam van de verzekeraar en Klantnummer met je polisnummer. Beide zijn vrije tekst.
6. Kies het land in CountryCode — het veld heeft "code" in de naam, maar toont landen op hun volledige naam — en typ het nummer in Telefoon (Phone). Het telefoonveld accepteert alles; er wordt niet gecontroleerd op vorm.
7. Klik op Opslaan (Save). Het record verschijnt meteen in de lijst, gekoppeld aan je bedrijf, zodat collega's het ook zien. Annuleren (Cancel) gooit alles weg.

Een pechhulprecord toevoegen

1. Open vanuit het hoofdmenu Assets en klik op Noodcontacten. Het scherm met de kop Pechhulp opent.
2. Klik op Nieuwe pechhulp (New Breakdown assistance). Er opent een scherm met de kop Pechhulp.
3. Vul Vestiging, Pechhulpmaatschappij, Klantnummer, DialCode en Telefoon in. Het is hetzelfde formulier als dat van de verzekering, minus het dekkingstype.
4. Klik op Opslaan.

Om een record later te wijzigen, klik op het potloodicoon aan het eind van zijn rij; om er een te verwijderen, klik op het prullenbakicoon ernaast. Beide iconen hebben geen label.

Voordat je begint: de tegels Verzekeringen en Noodcontacten staan op maar één van de twee versies van het scherm Assets. De versie die een gewone medewerkersaccount krijgt heeft geen van beide, dus in de praktijk is dit werk voor Bedrijfsbeheerder (Company admin). Op het voertuigrecord zelf ligt de scheiding fijner: een gewone medewerkersaccount kan een verzekering kiezen in de keuzelijst en het voertuig opslaan, maar een nieuwe verzekering of een nieuw pechhulprecord vanaf daar aanmaken vraagt Bedrijfsbeheerder.

De tab Verzekering op een voertuig gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Assets. Dubbelklik op de tab Voertuigen (Vehicles) op de rij van het voertuig om zijn record te openen, en klik dan op de tab Verzekering — de negende, na Onderhoud (Maintenance) en voor Financieel (Financial). Die bevat twee keuzelijsten, onder elkaar: Verzekering en Pechhulp (Breakdown assistance). Elk toont de records die je hierboven hebt gebouwd, op naam van de firma.

1. Open de keuzelijst Verzekering en kies de polis waar dit voertuig op zit. Om een voertuig van een polis af te halen, maak je het veld in plaats daarvan leeg.
2. Open de keuzelijst Pechhulp en kies de bergingsfirma.
3. Klik op Opslaan onderaan het voertuigrecord. Er wordt niets opgeslagen voordat je dat doet, en Annuleren gooit het weg.

Naast elke keuzelijst staan een Nieuw- en een Bewerken-knop (New en Edit). Bewerken verschijnt pas zodra er iets gekozen is, en opent dat record om te wijzigen. Nieuw bouwt juist hiervandaan een record — maar lees eerst de waarschuwing hieronder.

Je hebt een nieuwe verzekering ingevuld, op Opslaan gedrukt, en het veld is nog steeds leeg. De knop Nieuw naast de keuzelijst Verzekering slaat het record op, maar koppelt het nooit aan het voertuig. Die naast Pechhulp koppelt wel. Ga dus na het aanmaken van een verzekering vanuit een voertuigrecord terug naar de keuzelijst Verzekering, kies het record dat je net hebt gemaakt, en druk op Opslaan op het voertuig zelf.

Een uitgewerkt voorbeeld. Een Renault Clio, kenteken 12-ABC-3, is net aan het wagenpark toegevoegd. Je hele wagenpark zit op één Allianz Benelux-polis, nummer NL-88123, en heeft pechhulp via ANWB Wegenwacht onder lidmaatschap WW-4471.

Je opent Assets, klikt op Verzekeringen, en vindt de Allianz Benelux-rij die er van de vorige keer al staat: FullRisk, NL-88123, +31 20 555 0199. Niets toe te voegen. Je doet hetzelfde bij Noodcontacten en vindt ANWB Wegenwacht, WW-4471, +31 88 269 2222.

Je gaat dan terug naar Assets, opent 12-ABC-3, klikt op de tab Verzekering, kiest Allianz Benelux in de bovenste keuzelijst en ANWB Wegenwacht in de onderste, en klikt op Opslaan. Twee maanden later krijgt de Clio een aanrijding van achteren; je opent zijn record, klikt op Verzekering, ziet Allianz Benelux in de bovenste keuzelijst en klikt op Bewerken ernaast om NL-88123 en +31 20 555 0199 af te lezen.

Goed om te weten

De tab toont alleen de naam van de firma, verder niets. Beide keuzelijsten hebben alleen de bedrijfsnaam als label — geen polisnummer, geen telefoonnummer. Om die te lezen, klik op Bewerken naast de keuzelijst, of open het record vanuit de lijst Verzekeringen of Noodcontacten, waar alle drie de kolommen in één keer op het scherm staan. Bel je een hele lijst af, dan is de lijst het snellere scherm.

Eén van elk, per voertuig. Een voertuig heeft precies één verzekeringsrecord en één pechhulprecord. Er is geen plek voor een tweede polis, een eigen-risicobedrag, een begin- of einddatum, of een verlengingsherinnering — het record is de naam van de verzekeraar, je nummer bij hen, en een telefoonnummer.

Een wijziging bereikt elk voertuig op dat record. Een telefoonnummer op het Allianz Benelux-record corrigeren herstelt het voor alle veertig auto's die ernaar wijzen, en dat is precies de bedoeling. Maar Bewerken op de tab van één voertuig is geen privéwijziging: zit één auto echt op een andere polis, bouw dan een tweede record in plaats van het gedeelde te wijzigen.

Een record verwijderen waarschuwt je niet dat voertuigen het gebruiken. Het prullenbakicoon op beide lijsten vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?) en verder niets — het telt niet hoeveel voertuigen op die polis zitten en biedt niet aan ze te verplaatsen. Elk voertuig dat ernaar wijst blijft gewoon werken; zijn veld wordt alleen leeg, zonder melding en zonder terugdraaien. Controleer het wagenpark voordat je een verzekeraar verwijdert die je vervangt, of bouw het nieuwe record, verplaats de voertuigen, en verwijder het oude als laatste.

Verder lijkt niets in RentVisie deze records te lezen. Ze komen niet op een huurovereenkomst, reizen niet mee naar een schadeclaim, bereiken geen klant en beïnvloeden geen prijs. De tab van het voertuig en de twee lijsten zijn de enige plekken waar ze verschijnen. Behandel ze als het adresboek van je wagenpark, niet als een controle.

Objecten die geen voertuig zijn hebben de tab ook. Een aanhanger of ander object dat is toegevoegd op de tab Overig (Other) van de wagenparklijst heeft dezelfde tab Verzekering, de achtste op dat kortere record.

Beide lijsten tonen alleen de records van je eigen bedrijf, en een record dat je aanmaakt wordt automatisch aan je bedrijf gekoppeld, welke route je ook gebruikt.

Wat je hierna doet. Heb je net de records gebouwd, loop dan de wagenparklijst langs en zet de twee keuzelijsten bij elk voertuig dat ze mist — het voertuigrecord is de enige plek waar ze te zien zijn. Kom je hier na een schade, dan wordt de claim zelf apart vastgelegd: open de tab Schades (Damages) van het voertuig en zie Schade vastleggen tijdens een inspectie. En wilde je eigenlijk de dekking die een klant koopt, die staat op Het voertuig of de klasse op een boeking wijzigen.

Veelgestelde vragen

Ik heb een nieuwe verzekering ingevuld vanuit de tab Verzekering van het voertuig, op Opslaan gedrukt, en de keuzelijst is nog steeds leeg. Waar is hij gebleven? Nergens — hij is opgeslagen. Hij heeft zich alleen niet gekoppeld. De knop Nieuw naast de keuzelijst Verzekering maakt het record aan en slaat het op, maar laat het eigen veld van het voertuig onaangeroerd, anders dan Nieuw naast Pechhulp, dat dat wel invult. Open de keuzelijst Verzekering, kies het record dat je net hebt gemaakt, en druk op Opslaan onderaan het voertuigrecord. Er is niets kwijt en niets dubbel aangemaakt.

Ik druk op Nieuw en het formulier heeft geen Opslaan-knop. Een verzekeringsrecord aanmaken vanuit een voertuig is voorbehouden aan Bedrijfsbeheerder, dus bij een gewone medewerkersaccount opent het formulier alleen met Annuleren en Terug (Back). Druk op Annuleren, en vraag een Bedrijfsbeheerder om het record toe te voegen, of kies er een dat al bestaat in de keuzelijst — dat deel mag je zelf doen.

Mijn scherm Assets heeft geen tegel Verzekeringen. Er zijn twee versies van het scherm Assets en maar één heeft de tegels Verzekeringen en Noodcontacten; de versie die een gewone medewerkersaccount krijgt heeft geen van beide. Je kunt de verzekering van een voertuig nog steeds lezen en instellen op de tab Verzekering van zijn eigen record. Om de records zelf te bouwen of te wijzigen, vraag je Bedrijfsbeheerder.

Waarom staat er op de lijst Noodcontacten "Verzekeringsmaatschappij"? De drie kolomkoppen zijn overgenomen van de verzekeringslijst en nooit hernoemd. Op het scherm met de kop Pechhulp tonen Verzekeringsmaatschappij (Insurance company), Klantnummer verzekering (Insurance customer number) en Telefoon verzekeringsmaatschappij (Insurance company phone) allemaal de gegevens van de pechhulpfirma, niet van een verzekeraar. Het formulier dat je ervandaan opent, is wel correct gelabeld, als Pechhulpmaatschappij.

Ik heb een telefoonnummer op één voertuig gewijzigd en nu toont elk voertuig het nieuwe. Dat is zo ontworpen. De records zijn gedeeld en een voertuig wijst maar naar één. Heeft deze auto echt een andere verzekeraar, zet dan het oude nummer terug, bouw daarna een tweede verzekeringsrecord op de lijst Verzekeringen en kies dat in plaats daarvan op dit voertuig.

Kan ik een verzekeraar verwijderen die nog door voertuigen wordt gebruikt? Ja. Het prullenbakicoon vraagt Weet je het zeker? en dat is de enige controle — het zegt niet hoeveel voertuigen op die polis zitten. De voertuigen blijven werken met een leeg veld Verzekering. Verplaats ze eerst naar het vervangende record.

Wat betekenen de drie verzekeringstypen, en kan ik er een vierde toevoegen? ThirdPartyLiability is alleen wettelijke aansprakelijkheid, LimitedComprehensive is aansprakelijkheid plus brand, diefstal en glas, en FullRisk is alle risico's. De lijst ligt vast — je kunt er geen eigen type aan toevoegen. Er staat altijd één gekozen; een gloednieuw record begint op ThirdPartyLiability, dus wijzig het als dat niet is wat je hebt afgesloten.

Wat doet het veld Vestiging? Het legt vast bij welke van je vestigingen de polis of het lidmaatschap hoort, en je kunt het gerust leeg laten. Geen van beide lijsten wordt op vestiging gefilterd, dus het invullen ervan verbergt het record niet voor collega's op andere vestigingen — behandel het als een notitie over wie het papierwerk bewaart.

Er is een landveld en een telefoonveld. Heb ik beide nodig? Het landveld bevat het beldeel-land en het telefoonveld het nummer; ze worden apart opgeslagen en geen van beide wordt gecontroleerd of samengevoegd. Vul beide in als je wilt dat het record ondubbelzinnig is, of typ het volledige internationale nummer in Telefoon en laat het landveld met rust.

Een auto heeft pech en zijn tab Verzekering is leeg. Wat nu? Open Assets, dan Noodcontacten, en gebruik de firma waarbij je wagenpark is aangesloten — die rij bevat het lidmaatschapsnummer en het telefoonnummer. Een lege tab betekent dat niemand dit voertuig heeft gekoppeld, niet dat het geen dekking heeft. Handel eerst de pech af, zet daarna de twee keuzelijsten op het voertuigrecord en sla op, zodat de volgende persoon het niet hoeft te vragen.

Komt de verzekeraar op de huurovereenkomst of op een schadeclaim te staan? Nee. Niets lijkt deze records ergens af te drukken of naartoe te kopiëren; ze bestaan om op het scherm opgezocht te worden. Een schadeclaim legt zijn eigen dekkingsgegevens apart vast.

De tab Verzekering toont alleen een bedrijfsnaam. Waar is het telefoonnummer? Achter de knop Bewerken naast de keuzelijst — de tab zelf bevat niets dan de twee namen. Staat er een klant of een bergingschauffeur te wachten, ga dan naar Assets, dan Verzekeringen of Noodcontacten in plaats daarvan: die lijsten zetten de firma, het klantnummer en het telefoonnummer in één rij.

Kan ik zien welke voertuigen op een bepaalde polis zitten? Niet vanuit de lijst Verzekeringen — die heeft geen voertuigkolom en geen aantal. Je zou voertuigen één voor één moeten openen en de tab Verzekering moeten lezen.

Gerelateerde pagina's:

• Het voertuig of de klasse op een boeking wijzigen — de andere soort verzekering: de dekking die een klant koopt, en wat die doet met de borg en het eigen risico.
• Een voertuig aan je wagenpark toevoegen — al het andere op het voertuigrecord.
• Schade vastleggen tijdens een inspectie — waar een schade wordt opgeschreven nadat de verzekeraar is gebeld.
• Koppel een tracker aan een voertuig en volg het op de kaart — een voertuig met pech vinden voordat je de bergingsfirma belt.