Zien welke facturen betaald en open zijn

Inleiding

Elke factuur die de app verstuurt, houdt bij hoeveel ervan is betaald. De factuurlijst onder Financieel (Financials) toont per factuur een Payment status, een Open amount en een waarschuwing Attention. Op het nieuwe factuurscherm staan dezelfde gegevens in een kaart Payment rechts. Van daaruit toont het scherm met de kop Payments and allocations alles wat de factuur heeft betaald, onder een samenvattende strook.

Je zou hier zijn omdat:

• een klant zegt dat hij heeft betaald en je wilt zien of het geld de factuur heeft bereikt
• je de facturen van de maand doorloopt om te zien welke nog open staan
• een factuur Overdue of Refund due toont en je wilt weten waarom
• een klant een factuur aan de balie betaalt en je dat tegen die factuur vastlegt

Begrippen op dit scherm

Elke manier om te zien of een factuur is betaald

Gebruik deze pagina om de betaalstatus van een factuur te lezen en om een betaling tegen één factuur vast te leggen.

Zo werkt het

Configuratie

Er hoeft niets te worden aangezet: elke verstuurde factuur heeft een betaalstatus. De kaart Payment en het scherm Payments and allocations staan alleen op het nieuwe factuurscherm. Een bedrijfsbeheerder zet dat scherm aan met Use new invoice screen; zie Het nieuwe factuurscherm gebruiken. Op het klassieke factuurscherm zie je de status en het openstaande bedrag nog steeds in de factuurlijst.

Voordat je begint: het menu Financieel, de factuurschermen en Register payment zijn voor bedrijfsbeheerders. Zie je ze niet, vraag het dan je beheerder.

De betaalstatus van een factuur gebruiken

1. Open de factuurlijst. Open in het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Facturen. De lijst staat gesorteerd met de nieuwste eerst.

2. Lees de drie betaalkolommen rechts van elke rij: Payment status, Open amount en Attention. Amount paid en Due date zijn verborgen kolommen; zet ze aan met de kolomzichtbaarheidsknop rechtsboven de lijst. Gebruik het filter onder een kolomkop om de lijst te beperken, bijvoorbeeld Attention = Overdue.

3. Klik op een rij om die factuur te openen. Op het nieuwe factuurscherm toont de kaart Payment rechts Paid x of y, een voortgangsbalk, Open amount en de vervaldatum. Een eventuele waarschuwing Attention staat eronder.

4. Om een betaling tegen deze factuur vast te leggen, klik je in de kaart Payment op Register payment. Het formulier Payment opent met de factuur ingevuld en Amount op het openstaande bedrag. Controleer Payment date, kies de Payment method, kies de Location als die leeg is, voeg een Payment reference toe als je er een hebt, en klik op Opslaan (Save). Er wordt niets vastgelegd tot je op Opslaan klikt; Annuleren (Cancel) laat de factuur zoals hij was.

5. Om te zien wat de factuur heeft betaald, klik je in de kaart Payment op Payments & allocations. Het scherm met de kop Payments and allocations opent. Lees het van boven naar beneden:

   Onderdeel van het scherm	Wat het toont
   Samenvattende strook	Total (incl. VAT), Amount paid, Open amount met de vervaldatum, Payment status
   Payments on this invoice	Betalingen die tegen deze factuur zelf zijn vastgelegd (met Register payment, een betaallink of automatische incasso)
   Settled with credit notes	Creditfacturen die deze factuur noemen. Alleen getoond als er een is
   Allocated from booking payments	Geld uit de betalingen van de boeking dat de app aan deze factuur heeft toegewezen, met Source en een knop Reverse
   Unallocated booking payments of this customer	Geld op de boeking dat nog vrij is, met een knop Allocate

   Back to invoice brengt je terug naar de factuur.

Is het gelukt, dan staat de betaling onder Payments on this invoice, gaat Amount paid omhoog en gaat Open amount met hetzelfde bedrag omlaag.

Goed om te weten

Wat elke betaalstatus betekent. Loop dit eenmaal door; je komt terug bij rijen als ze aan de orde komen:

Wat elke vlag Attention betekent.

Een marge van 5 cent. Een factuur telt als Paid als er nog 5 cent of minder openstaat. Een factuur van € 181,50 met € 181,45 betaald toont Paid; met € 181,44 betaald toont hij Partially paid met € 0,06 open. Overdue gebruikt dezelfde marge: 5 cent open na de vervaldatum wordt niet gemarkeerd, 6 cent wel.

Wat als betaald telt. Drie dingen tellen op tot Amount paid: betalingen die tegen de factuur zelf zijn vastgelegd, geld dat is toegewezen uit de betalingen van de boeking, en creditfacturen die de factuur noemen. Borgen tellen nooit uit zichzelf mee.

Een uitgewerkt voorbeeld. Factuur 2026-0412 voor boeking #2041 is € 500,00, vervalt op 15 oktober.

Creditfacturen verrekenen de factuur die ze noemen. Crediteer € 100 van een factuur van € 500 die nog niet is betaald, en de creditfactuur telt als betaald op de factuur: de factuur toont € 100 betaald en € 400 open, en de creditfactuur toont Settled. Crediteer de hele factuur en hij toont Credited. Een creditfactuur die geen factuur noemt, toont To refund met Credit not applied tot hij is terugbetaald.

Wat je hierna doet: pak eerst Overdue-facturen aan (Herinneringen sturen voor achterstallige facturen), werk dan Refund due en Credit not applied weg.

Veelgestelde vragen

Waarom zegt een factuur nog Pending terwijl de klant bij het boeken heeft betaald? Geld dat op de boeking is betaald, wordt aan de factuur toegewezen op het moment dat de factuur wordt verstuurd. Een betaling die daarna binnenkwam, blijft vrij tot hij wordt toegewezen. Controleer Unallocated booking payments of this customer op Payments and allocations en klik op Allocate bij de rij, of zie Betalingen aan facturen koppelen.

Waarom zegt een factuur Refund due nadat ik een deel ervan heb gecrediteerd? De factuur was al volledig betaald, en de creditfactuur telt er ook als betaald op, dus hij heeft meer ontvangen dan zijn totaal. Een factuur van € 500 die volledig is betaald en daarna voor € 100 is gecrediteerd, toont € 100 te veel. Betaal die € 100 terug aan de klant met Borgen en te veel betaalde bedragen terugbetalen aan klanten.

Waarom is een factuur na zijn vervaldatum nog niet gemarkeerd als Overdue? De vlag wordt opnieuw berekend zodra de factuur of een van zijn betalingen verandert, en een nachtelijke controle markeert elke factuur waarvan de vervaldatum is verstreken. Een factuur die vandaag is vervallen en waar niemand aan heeft gezeten, toont dus OK tot de volgende ochtend. De lijst Payment reminders werkt vanaf de vervaldatum zelf, dus die toont achterstallige facturen meteen: zie Herinneringen sturen voor achterstallige facturen.

Waarom zie ik Register payment of Payments & allocations niet? Ze staan alleen op het nieuwe factuurscherm. Op het klassieke scherm verschijnt Register payment alleen op een verstuurde factuur die niet aan een boeking is gekoppeld. Betaal een boekingsfactuur in plaats daarvan op de boeking: Een betaling van een klant vastleggen. Of vraag je beheerder Use new invoice screen aan te zetten: Het nieuwe factuurscherm gebruiken.

Waarom toont een factuur Paid en "Marked as paid on … (no payment registered)"? Het is een oudere factuur die in bulk als betaald is gemarkeerd toen de betalingsregistratie begon. Er bestaat geen betalingsrecord voor, en er is niets aan toegewezen.

Waarom zegt een oude factuur Not tracked? Hij bestond al voordat je bedrijf betalingen per factuur ging bijhouden. Zijn betalingen worden op de boeking geteld, oudste factuur eerst, en worden niet per factuur getoond. Het saldo van de boeking toont wat nog verschuldigd is: Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren.

Hoe wordt een creditfactuur die To refund toont terugbetaald? Niet via het terugbetalingsproces op To be refunded; dat pakt creditfacturen niet op. Betaal het geld zelf terug, bijvoorbeeld per bankoverschrijving, open dan de creditfactuur en klik in de kaart Payment op Register payment. Het formulier stelt het openstaande bedrag voor, dat bij een creditfactuur negatief is. Sla het op, en de creditfactuur toont Paid. Heeft de klant in plaats daarvan nog een andere openstaande factuur, dan verrekenen creditfacturen die die factuur noemen hem; zie Een factuur terugnemen met een creditfactuur.

Waarom verlaagt een borg het openstaande bedrag niet? Borgen worden nooit uit zichzelf gebruikt om een factuur te betalen. Verplaats de borg eerst naar huur met Settle deposit op de lijst met openstaande facturen van de klant, of Settle op het betalingsscherm van de boeking; de app wijst hem dan toe. Zie Een borg aannemen of vasthouden op de kaart van de klant.

Waar zie ik wat een klant verschuldigd is over al zijn facturen? Niet hier; deze pagina gaat per factuur. Gebruik Financieel → Outstanding balances: Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren.

Gerelateerde pagina's:

• Betalingen aan facturen koppelen, om geld naar de juiste factuur te verplaatsen of een foute toewijzing terug te draaien.
• Het nieuwe factuurscherm gebruiken, voor de rest van het factuurscherm.
• Boekingen met openstaande betalingen opvolgen, om boekingen in plaats van facturen na te jagen.