Inleiding
Eenmaal opgezet, factureert de app een lease vanzelf. Op de factureringsdag van de lease verzet de nachtelijke run het contract met één cyclus van 30 dagen en factureert wat dat toevoegt. Deze pagina behandelt zelf ingrijpen, vanaf drie schermen. Het scherm Lease van de boeking heeft bovenaan Factuur handmatig activeren (Manually trigger invoice) en verderop de secties Factureringsproces (Billing process) en Factuurstatus (Invoice status). De lijst met als titel Boekingen (lease) (Bookings (lease)) toont je leases. De lijst met als titel Overzicht openstaande facturen (Pending invoice overview) bevat facturen die wachten om gecontroleerd en uitgegeven te worden.
Je gebruikt dit als:
- een klant de factuur van deze maand vandaag wil, niet op de factureringsdag
- je bedrijf elke leasefactuur controleert voordat hij naar de klant gaat
- de klant de bus nog heeft na de afgesproken einddatum en je moet blijven factureren
- een lease naar de volgende cyclus is gegaan maar er geen factuur uit kwam
- je snel wilt zien welke leases lopen en welke voorbij hun einddatum zijn
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Actieve cyclus (Active cycle) | In welke periode van 30 dagen de lease zit. 0 betekent dat de eerste nog niet is gefactureerd |
| Actieve maand (Active month) | Het maandnummer, 1 tot 12, afgedrukt op de leasefactuur |
| Totaal cycli (Total cycles) | Hoeveel cycli de lease naar verwachting zal hebben |
| Status automatische facturering (Auto invoice status) | Wat de nachtelijke run voor het laatst deed: N/A, Gefactureerd individueel (Invoiced single) of Gefactureerd gecombineerd (Invoiced combined), of Wachtende factuur individueel (Pending invoice single) of Wachtende factuur gecombineerd (Pending invoice combined) — een factuur voorbereid maar nog niet uitgegeven |
| Te laat (Overdue) | Een lease die is opgehaald terwijl zijn Einddatum al is verstreken |
Elke manier om een lease te factureren
| Route | Wie het mag gebruiken | Wat het controleert |
|---|---|---|
| De nachtelijke run | Niemand; hij draait vanzelf | Status, factureringsdag, Einddatum, nog niet vandaag gefactureerd — zie Instellen hoe een lease wordt gefactureerd |
| Factuur handmatig activeren op het scherm Lease | Bedrijfsbeheerder (Company admin) | Alleen dat de lease niet in het afgelopen uur is gefactureerd |
| Selectie verwerken (Process selected) op Overzicht openstaande facturen | Bedrijfsbeheerder | Niets; hij geeft de factuur uit die de nachtelijke run heeft voorbereid |
Laat facturering aan de nachtelijke run over, tenzij een klant iets anders nodig heeft.
Zo werkt het
Configuratie
Twee bedrijfsinstellingen bepalen hoeveel van deze pagina je nodig hebt. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), klik op Operationeel (Operational), dan op het tabblad Lease:
- Handmatige validatie leasefactuur (Lease invoice manual validation) (begint op Nee). Zet hem op Ja als elke leasefactuur gecontroleerd moet worden voordat hij uitgaat: de nachtelijke run bereidt de factuur dan voor en zet de boeking op Overzicht openstaande facturen in plaats van iets te versturen.
- Lease blijven factureren (Continue lease invoicing) (begint op Ja). Laat hem op Ja staan om een voertuig te blijven factureren dat niet voor zijn Einddatum is teruggekomen; Nee stopt zodra het contract van de lease voorbij de Einddatum is gelopen.
- Klik op Opslaan (Save). Beide gelden voor elke lease vanaf de volgende nachtelijke run.
De andere instellingen op het tabblad staan uitgelegd in Instellen hoe een lease wordt gefactureerd.
Voordat je begint: Instellingen openen, Factuur handmatig activeren en Selectie verwerken vereisen allemaal de rol Bedrijfsbeheerder. Alle te late verlengen (Extend all overdues) vereist Medewerker (Employee) of Bedrijfsbeheerder; een account Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) heeft hem niet.
De lease-schermen gebruiken
Om een leasefactuur handmatig te activeren, open je de boeking en klik je op Lease in zijn rij knoppen (zie Een lease opzetten). Bovenaan het scherm Lease:
- Klik op Factuur handmatig activeren, dan op Doorgaan (Proceed) als de app vraagt Weet je het zeker — dit kan niet ongedaan worden gemaakt? (Are you sure - this cannot be undone?) Annuleren (Cancel) stopt.
Wat er hierna gebeurt. Het scherm Lease sluit zonder melding. De lease gaat één cyclus verder en de factuur wordt naar de klant gemaild — of, met Handmatige validatie leasefactuur aan, komt de boeking in plaats daarvan op Overzicht openstaande facturen terecht. De knop slaat de factureringsdag, de Einddatum en de boekingsstatus over. Het is geen manier om een wachtende factuur uit te geven: elke klik start een nieuwe cyclus.
Om wachtende facturen te controleren en uit te geven, open je vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik je op Lease wachtende factuur (Lease pending invoice) in de sectie Shortlease, of klik je op de tegel Leasefacturen in behandeling (Pending lease invoices) op je dagoverzicht. Het scherm heeft als titel Overzicht openstaande facturen, met daaronder Selecteer de te factureren boekingen. (Please select the bookings to invoice.)
- Lees elke rij: Klant (Customer), Factuur wachtend van (Invoice pending from) en Factuur wachtend tot (Invoice pending to), Dagen (Days), Factuurmaand (Invoice month) en Nog te factureren (To be invoiced), het bedrag dat nog niet is gefactureerd op de boeking, in hele euro's. Klik op een rij om de boeking te openen en zijn prijzen te controleren.
- Vink de rijen aan die kloppen. Selectie verwerken verschijnt zodra minstens één rij is aangevinkt.
- Klik op Selectie verwerken. Er wordt niets bevestigd. Elke aangevinkte boeking wordt gefactureerd voor zijn wachtende periode en gemaild; de Gecombineerd-leases (Combined) van een klant komen op één factuur terecht. De uitgegeven boekingen verdwijnen na een paar seconden van de lijst.
Een boeking die je niet aanvinkt, blijft op de lijst staan, en de nachtelijke run factureert die lease niet opnieuw totdat hij is uitgegeven.
Om de actieve cyclus te wijzigen, klik je op Cycli wijzigen (Change cycles) in de sectie Factureringsproces van het scherm Lease. De pop-up waarschuwt: Let op: je moet in het algemeen geen afwijkingen aanbrengen. Dit beïnvloedt het geautomatiseerde factureringsproces. (Warning: generally you should not make overrides. This will influence the automated invoice process.) Typ Actieve maand, Actieve cyclus en Totaal cycli als hele getallen in en klik op Opslaan, wat ze meteen opslaat; Annuleren gooit je wijzigingen weg.
Om een voertuig te blijven factureren dat niet is teruggekomen, laat je Lease blijven factureren op Ja staan, of verzet je de Einddatum van de lease. Voor één lease wijzig je Einddatum op zijn scherm Lease en klik je op Wijzigingen opslaan (Save changes). Voor ze allemaal tegelijk open je vanuit het hoofdmenu Boekingen, klik je op Lease-overzicht (Lease overview) in de sectie Shortlease en klik je op Alle te late verlengen naast Nieuwe boeking (New Booking). Er wordt niets bevestigd.
Goed om te weten
Wat één cyclus verzet
Neem een lease op Actieve cyclus 3 en Actieve maand 10, waarvan het contract eindigt op 4 november om 09:00. De volgende factuur — nachtelijk of handmatig — dekt 4 november tot 4 december, verzet de contractuele inlevering naar 4 december en toont Actieve cyclus 4 en Actieve maand 11. Na maand 12 komt 1. De prijs van de boeking wordt opnieuw berekend voor het langere contract, en de factuur rekent alleen wat erbij kwam: van €2.700,00 naar €3.600,00 geeft een factuur van €900,00. Totaal cycli stopt de nachtelijke run niet; alleen de Einddatum en Lease blijven factureren doen dat.
Een Actieve cyclus van 0 vertelt de app dat de eerste factuur nog moet komen, dus hij start vanaf de contractuele ophaling in plaats van de contractuele inlevering. Herstel dit als een lease die buiten de app is gefactureerd, steeds een eerste factuur blijft krijgen.
Wanneer facturering stopt op de Einddatum
De nachtelijke run vergelijkt de contractuele inlevering met de Einddatum voordat hij verdergaat. De cyclus die op of voor de Einddatum begint, wordt nog volledig gefactureerd. Neem een Einddatum van 31 december en een contract dat inlevert op 20 december: de factuur van die nacht loopt tot 19 januari. Op de volgende factureringsdag is het contract al voorbij 31 december, dus met Lease blijven factureren op Nee stopt de lease, en met Ja gaat hij elke maand door. Zodra het voertuig is teruggenomen en de boeking Ingeleverd (Dropped off) toont, stopt de facturering hoe dan ook.
Wat Alle te late verlengen doet
Het telt 30 dagen op bij de Einddatum van elke lease in je bedrijf die Opgehaald (Picked up) is en voorbij zijn Einddatum, eenmaal per klik. Een lease die terug moet op 30 september wordt 30 oktober; een die terug moet op 1 augustus wordt 31 augustus en is dan nog steeds te laat, dus klik opnieuw. Het contract, de prijs en elke uitgegeven factuur blijven ongewijzigd. Bevestigde leases die nooit zijn uitgegaan, worden met rust gelaten.
Facturen voor niets
Soms gaat de lease verder maar bereikt geen factuur de klant:
| Wat je ziet | Waarom |
|---|---|
| Helemaal geen factuur | De prijs van de boeking groeide niet met de nieuwe cyclus, dus er was niets nieuws in rekening te brengen |
| Een factuur met een nummer, nooit gemaild | Het totaal van de boeking en alles wat tot nu toe gefactureerd is, ronden beide af op €0 |
Op Overzicht openstaande facturen laten beide de boeking na Selectie verwerken op de lijst staan, en Reden (Reason) op het scherm Lease zegt Boeking wacht op facturering. Geef deze factuur eerst uit. (Booking is pending invoice. Please issue this invoice first.)
Wat je hierna doet
Open eerst Overzicht openstaande facturen als je bedrijf facturen controleert — die klanten wachten om gefactureerd te worden. Kijk daarna naar Lease-overzicht voor leases voorbij hun einddatum.
Veelgestelde vragen
Waarom kreeg de klant twee facturen voor dezelfde maand? Iemand klikte op Factuur handmatig activeren meer dan een uur nadat de lease voor het laatst was gefactureerd, of op een lease die al wachtte op Overzicht openstaande facturen. Elke klik verzet de lease een cyclus en factureert hem. Vraag je beheerder om de extra factuur te crediteren, zet dan Actieve cyclus en Actieve maand terug met Cycli wijzigen en de contractuele inlevering terug met Contractdata overschrijven (Override contract dates) (zie Een lease opzetten).
Waarom annuleert Selectie opschonen op de lijst Te laat een lease? De lijst van de tegel Te laat mengt voertuigen die nog uitstaan met boekingen die niemand heeft opgehaald, en Selectie opschonen annuleert elke aangevinkte boeking, wat het ook is. Vink daar nooit een lease aan. Gebruik in plaats daarvan Alle te late verlengen op Lease-overzicht.
Waarom klikte ik op Factuur handmatig activeren en kwam er niets uit? Het scherm sluit altijd zonder melding. Is de lease minder dan een uur geleden gefactureerd, dan gebeurt er helemaal niets. Staat Handmatige validatie leasefactuur aan, dan wacht de factuur op Overzicht openstaande facturen. Zie anders Facturen voor niets hierboven.
Waarom staat een lease al weken op Overzicht openstaande facturen? Niemand heeft hem uitgegeven, of Selectie verwerken vond niets om in rekening te brengen. De nachtelijke run slaat hem de hele tijd over. Vink hem aan en klik op Selectie verwerken. Blijft hij staan, open dan het scherm Lease, klik op Bewerken (Edit) in de sectie Factuurstatus, zet Status automatische facturering op N/A en klik op Opslaan; de nachtelijke run pakt de lease weer op op zijn factureringsdag.
Waarom stopte de facturering terwijl het voertuig nog uitstaat? Lease blijven factureren staat op Nee en het contract is voorbij de Einddatum. Verzet de Einddatum, of klik op Alle te late verlengen.
Waarom zegt de knop Factuur op de boeking Boeking komt in aanmerking voor leaseverlenging. Verwerk dit eerst. (Booking qualifies for lease extension. Please process this first.)? De boeking heeft een wachtende factuur. De app opent Overzicht openstaande facturen: geef hem daar uit. Zodra het voertuig Ingeleverd toont, werkt de knop Factuur weer normaal.
Waarom ontbreekt Selectie verwerken? Vink eerst minstens één rij aan. Ontbreekt hij nog steeds, dan heeft je account niet de rol Bedrijfsbeheerder.
Waarom verschilt de factuur een paar cent van Nog te factureren? Nog te factureren is afgerond op hele euro's; de factuur toont de centen.
Waarom factureert een lease nog na zijn Totaal cycli? Totaal cycli is alleen een telling. Om de lease te beëindigen, zet je zijn Einddatum en houd je Lease blijven factureren op Nee, of je neemt het voertuig terug — zie Een voertuig terugnemen.
Waar wijzig ik de factureringsdag of -basis? Op hetzelfde scherm Lease, onder Factureringsinstellingen (Billing settings) — zie Instellen hoe een lease wordt gefactureerd.