Stroom doorberekenen aan een klant (HomeWizard)

Inleiding

Verhuur je iets met een eigen stroommeter, zoals een vakantiehuis, een chalet of een camper op een plek met stroomaansluiting? Dan kan RentVisie uitlezen hoeveel stroom de klant heeft gebruikt en dat op de factuur zetten. De meters zijn HomeWizard-energiemeters. RentVisie leest ze uit via je HomeWizard-bridge, koppelt elke meter aan wat hij meet en maakt, zodra je erom vraagt, van de kilowatturen die tijdens een boeking zijn gebruikt een factuurregel.

Er zijn twee schermen. Het instelscherm heet HomeWizard, met erboven Terug naar integraties (Back to integrations) en ernaast het label Verbonden (Connected) of Niet verbonden (Not connected). Links staan een kaart Verbinding (Connection) en een kaart Meters met alle meters; rechts een kaart Hoe de facturering werkt (How billing works) met de vijf instelstappen. Het dagelijkse deel is één knop, Stroom doorberekenen (Charge electricity), op het Factuuroverzicht (Invoice summary) van de boeking. Die opent een klein venster met dezelfde kop Stroom doorberekenen en een datum Van (From) en Tot (To).

Je gebruikt dit wanneer:

• een gast het chalet heeft verlaten en de eindfactuur de stroom moet bevatten;
• een klant die lang blijft halverwege wordt gefactureerd en je de stroom tot nu toe op de factuur wilt;
• er een nieuwe meter is geplaatst en RentVisie moet weten welke eenheid die meet;
• je wilt controleren of alle meters online zijn voor de wisseldag in het weekend.

Begrippen op dit scherm

Loop dit één keer door; de namen komen op beide schermen terug:

Gebruik deze pagina voor gemeten stroom. Voor het brandstof- of laadniveau van een auto bij inname, zie in plaats daarvan De prijs instellen die je voor brandstof rekent.

Zo werkt het

Configuratie

De instelling bestaat uit vijf stappen, dezelfde vijf als in de kaart Hoe de facturering werkt. Doe ze één keer in deze volgorde; daarna heb je alleen voor nieuwe meters stap 4 nodig.

1. Verbind de bridge. Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Integraties (Integrations). Zet in de kaart Fleet & telematics HomeWizard aan. De wijziging wordt direct opgeslagen en het scherm HomeWizard opent. Later gebruik je de knop Instellingen die op de rij verschijnt zodra het is ingeschakeld.

In de kaart Verbinding:

Klik op Verbinding opslaan (Save connection). RentVisie schakelt de verbinding in, slaat hem op en haalt meteen je meters op. Het label naast de kop verandert in Verbonden. Is een van de twee vakken fout, dan krijg je Enter the bridge URL (starting with https://) and the API key.

2. Maak de extra Stroom aan. Open in het hoofdmenu Beheer, dan Productontwerp (Product design), en klik op de tegel Optionele opties (Optional options). Klik op Nieuw. Geef hem een naam, bijvoorbeeld Stroom, zet Option special op Electricity, laat Periode (Period) op Dag (Day) staan en vul in wat je per kWh rekent bij Basisprijs per periode (Period base price). Basisprijs/dag (berekend) (Base price/ day (calculated)) toont dan hetzelfde bedrag, en dat is de prijs per kWh; Prijstype (Price type) maakt niet uit. Geeft de prijslijst van de boeking deze extra een prijs onder Prijzen opties (Option pricing), dan wordt die prijs per kWh gebruikt. Klik op Opslaan. De rest van het extra-scherm staat beschreven in Een extra aanbieden en toevoegen aan een boeking, en Option special in Een schadevergoeding, toeslag voor jonge bestuurders of andere speciale extra instellen.

3. Koppel hem aan de klasse. Koppel de extra aan de voertuigklasse (de app noemt dit de "asset group") van elke eenheid met een meter, net als bij elke andere extra. Wil je dat hij op elke nieuwe boeking van die klasse staat zonder dat iemand hem aanvinkt, koppel hem dan met isSelected en isCharged aangevinkt.

4. Koppel elke meter aan zijn eenheid. Terug op het scherm HomeWizard toont de kaart Meters elke meter met zijn naam, een label Online of Offline, het tijdstip waarop hij voor het laatst is gezien (last seen), en Not linked als hij nog geen eenheid heeft. Open de lijst Select asset op de rij van de meter en kies de eenheid die hij meet. De wijziging wordt opgeslagen zodra je kiest. De lijst biedt alleen eenheden aan waarvan de klasse de extra Stroom uit stap 3 heeft; staat er No assets, doe dan eerst stap 3. Om een meter los te koppelen gebruik je het wisselement in dezelfde lijst. Klik op Meters synchroniseren (Sync meters) als er bij de bridge een meter is toegevoegd of hernoemd. De labels Online / Offline en de tijden last seen worden alleen ververst door Meters synchroniseren of Verbinding opslaan, dus klik eerst op Meters synchroniseren voordat je ze controleert.

5. Reken het door op de boeking — zie de volgende sectie.

Voordat je begint: het scherm Integraties en het scherm HomeWizard vereisen een account met de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Stroom doorberekenen op een boeking werkt voor elk volledig medewerkersaccount. Een minimaal medewerkersaccount ziet de knop niet. Ontbreekt de knop bij een boeking, controleer dan de vijf voorwaarden in de Q&A hieronder voordat je iemand belt.

Stroom doorberekenen gebruiken

Open het factuurscherm van de boeking: open in het hoofdmenu Boekingen (Bookings), klik op de rij van de boeking en klik bovenaan de boeking op Factuur (Invoice). Het Factuuroverzicht opent.

1. Klik op Stroom doorberekenen. De knop staat in de rij knoppen naast Overschrijven (Override). Er opent een venster met de kop Stroom doorberekenen.

2. Controleer Van en Tot. Het venster zegt Choose the period to charge. The kWh used between these two moments is read from the meter and added to the invoice. Ze zijn vooraf ingevuld:

   Vak	Begint als
   Van	De uitgiftetijd
   Tot	De inlevertijd. Staat de eenheid nog buiten: het einde van het contract als dat al voorbij is, anders nu

   Pas ze aan als je een andere periode wilt doorberekenen, bijvoorbeeld alleen de eerste maand van een lang verblijf. Tot moet later zijn dan Van, en geen van beide mag leeg zijn: het venster zegt Enter a start date., Enter an end date. of The end must be after the start. onder het vak dat je moet herstellen.

3. Klik in het venster op Stroom doorberekenen. Annuleren (Cancel) sluit het zonder iets uit te lezen.

Als het gelukt is, sluit het venster en zegt de app Electricity usage updated. It is now on the invoice. De boeking heeft nu een factuurregel met de naam van de extra en de kWh tussen haakjes, en het boekingstotaal is herberekend. De regel staat klaar voor de volgende factuur; er is nog niets gefactureerd. Maak de factuur zoals gewoonlijk aan met Factuur aanmaken en versturen (Create and send invoice) of Factuur aanmaken (Create invoice) — zie Een boeking factureren.

Op het scherm Boekingsdetails: open het tabblad Financieel (Financial) en klik op Factuur om bij hetzelfde Factuuroverzicht te komen. De extra zelf voeg je toe in de kaart Accessoires (Accessories) op het tabblad Overzicht (Overview). Zie Je weg vinden op het scherm Boekingsdetails.

Een uitgewerkt voorbeeld. Je extra Stroom kost € 0,35 per kWh met 21% btw. Een gast haalt chalet 7 op 1 oktober om 14:00 op en brengt het op 8 oktober om 10:00 terug. Je opent het Factuuroverzicht en klikt op Stroom doorberekenen: Van staat op 1 oktober 14:00 en Tot op 8 oktober 10:00. De meter stond aan het begin op 1 204,10 kWh en aan het eind op 1 284,10 kWh, dus er is 80,00 kWh gebruikt. De boeking krijgt de regel Electricity (80.00 kWh): 80,00 × € 0,35 = € 28,00, oftewel € 33,88 inclusief btw.

Goed om te weten

De knop verschijnt alleen als alles klopt. Stroom doorberekenen verschijnt alleen als aan al deze voorwaarden is voldaan:

Twee dingen worden pas gecontroleerd als je klikt: er moet een meter gekoppeld zijn aan de eenheid van de boeking, en de HomeWizard-verbinding moet aan staan. Elk geeft zijn eigen melding (zie Q&A).

Geen meting, geen regel. Voordat je op Stroom doorberekenen klikt, kost de extra op de boeking niets: de regel verschijnt pas zodra een volledige meting met meer dan 0 kWh is opgehaald. Ontbreken er metingen binnen de periode, dan zegt de app Some meter readings are missing for this booking period, so electricity was not added to the invoice. Add the charge by hand if needed. — er wordt niets doorberekend en het verbruik wordt niet geschat.

Opnieuw doorberekenen vervangt, het telt niet op. Een boeking heeft één stroommeting. Opnieuw klikken op Stroom doorberekenen, met dezelfde of een andere periode, vervangt de eerdere meting en de bijbehorende regel. Was het eerdere bedrag al gefactureerd, dan bevat de volgende factuur alleen het verschil, zoals bij elke andere wijziging op de boeking.

Hoe het bedrag wordt berekend. Gebruikte kWh (afgerond op twee decimalen) × de prijs van de extra × het Aantal (Quantity) van de extra op de boeking. Laat Aantal op 1 staan, anders wordt de stroom zo vaak doorberekend. De btw is die van de extra.

Eén meter per eenheid. Een eenheid kan maar aan één meter gekoppeld zijn. Een meter die de bridge niet meer meldt, wordt bij de volgende synchronisatie als Offline gemarkeerd; hij wordt niet verwijderd.

HomeWizard uitzetten onder Integraties stopt alle doorberekening: Stroom doorberekenen zegt dan dat HomeWizard niet verbonden is. Regels die al op boekingen staan blijven.

Wat daarna. Staat de regel op de boeking, factureer hem dan — zie Een boeking factureren. Was de meting onvolledig, voeg de stroom dan met de hand toe met een afwijking — zie De prijs van een boeking aanpassen.

Veelgestelde vragen

Waarom staat er geen knop Stroom doorberekenen op het Factuuroverzicht? Aan een van de voorwaarden in de tabel onder Goed om te weten is niet voldaan. Meestal heeft de boeking de extra Stroom niet: voeg hem toe bij de extra's van de boeking (zie Een extra aanbieden en toevoegen aan een boeking), of de boeking is nog niet uitgegeven — haal hem eerst door de uitgifte.

De app zegt "No electricity meter is linked to this booking's asset". Er is geen meter gekoppeld aan de eenheid op deze boeking, of de boeking heeft een andere eenheid dan je verwachtte. Vraag je Bedrijfsbeheerder het scherm HomeWizard te openen en de eenheid te kiezen in de lijst Select asset van de meter.

De app zegt "HomeWizard is not connected". De verbinding staat uit. Vraag je Bedrijfsbeheerder HomeWizard aan te zetten onder Beheer, Instellingen, Integraties, en op het scherm HomeWizard op Verbinding opslaan te klikken.

De app zegt "No meter readings were found for this booking period". De meter heeft voor die periode niets doorgegeven, meestal omdat hij offline was. Controleer het label Online / Offline van de meter op het scherm HomeWizard en controleer of Van en Tot het verblijf beslaan. Was de meter echt offline, voeg de stroom dan met de hand toe (zie De prijs van een boeking aanpassen).

De app zegt "Could not reach the electricity meter" of "The electricity meter sent an unexpected answer". De bridge antwoordde niet, of antwoordde met iets wat RentVisie niet kon lezen. Wacht een paar minuten en klik opnieuw op Stroom doorberekenen. Blijft het gebeuren, neem dan contact op met support.

Meters synchroniseren zegt "Could not connect to the HomeWizard bridge". De Bridge URL of API key (read) is fout, of de bridge is offline. Controleer beide in de kaart Verbinding, klik op Verbinding opslaan en probeer opnieuw. Zegt het Save the bridge URL and API key first, and make sure HomeWizard is switched on under Integrations., dan is de verbinding nooit opgeslagen.

Waarom ontbreekt de knop Meters synchroniseren? Hij verschijnt alleen als de verbinding Verbonden is. Vul de kaart Verbinding in en klik op Verbinding opslaan.

Een eenheid kiezen voor een meter zegt "This asset is already linked to meter …". Elke eenheid kan maar één meter hebben, en die eenheid heeft al de meter uit de melding. Wis eerst de eenheid op de rij van die meter en kies hem daarna bij de nieuwe.

De eenheid die ik zoek staat niet in de lijst Select asset. De lijst toont alleen eenheden waarvan de klasse de extra Stroom heeft. Koppel de extra eerst aan die klasse (Configuratie, stap 3) en kom dan terug.

De stroom is twee keer zo hoog doorberekend als zou moeten. De extra Stroom op de boeking heeft een Aantal boven 1. Zet het terug op 1 bij de extra's van de boeking en klik dan opnieuw op Stroom doorberekenen.

Ik heb de verkeerde periode doorberekend. Hoe herstel ik dat? Klik opnieuw op Stroom doorberekenen met de juiste Van en Tot. De nieuwe meting vervangt de oude.

Gerelateerde pagina's:

• Een boeking factureren — de factuur maken zodra de stroom op de boeking staat.
• Een extra aanbieden en toevoegen aan een boeking — de extra aanmaken en op boekingen zetten.
• Een schadevergoeding, toeslag voor jonge bestuurders of andere speciale extra instellen — het vak Option special.
• Een integratie aan- of uitzetten — het scherm Integraties.