Inleiding
Het scherm met de kop Openstaande betalingen (Outstanding payments) toont de boekingen waarvan de klant minder heeft betaald dan de totaalprijs van de boeking. Het is één lange lijst, één rij per boeking, met het nummer, de status, de klant, het voertuig, de locaties en de data van de boeking, en daarna het geld: Totale prijs (Total price), Totale borg (Total deposit) (de gevraagde borg), Totaal betaalde huur (Total rent paid), Totaal betaalde borg (Total deposit paid) en Saldo (Balance). Klik op een rij om de boeking te openen en daar de betaling aan te nemen.
Je bent hier omdat:
- je de boekingen doorloopt die nog geld verschuldigd zijn voordat klanten komen ophalen
- een klant aan de telefoon is en je wilt weten of zijn boeking is betaald
- een voertuig terugkwam en je zeker wilt weten dat er niets meer te betalen is voordat de boeking wordt afgesloten
- je de stand van de betalingen over je locaties bekijkt, zonder dat er al iets mis is
De lijst werkt per boeking. Om verzonden facturen na te jagen waarvan de vervaldatum is verstreken, gebruik je Herinneringen sturen voor achterstallige facturen; om te zien wat één klant over al zijn facturen verschuldigd is, gebruik je Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren.
Elke manier om te zien wat een boeking nog verschuldigd is
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Boekingen (Bookings) → Meer tonen (Show more) → Openstaande betalingen | Elke boeking op je locaties waar nog geld aan ontbreekt, in één lijst | Ja |
| Het eigen betaalscherm van de boeking | Te betalen (To be paid) en Totaal openstaand (borg + huur) (Total outstanding (deposit + rent)) van één boeking | Nee, zie Een betaling van een klant vastleggen |
| Financieel (Financials) → Openstaande saldi (Outstanding balances) | Wat elke klant verschuldigd is over zijn verzonden facturen | Nee, zie Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren |
| Financieel → Betalingsherinneringen (Payment reminders) | Verzonden facturen na de vervaldatum | Nee, zie Herinneringen sturen voor achterstallige facturen |
De lijst is alleen te vinden achter de tegel Openstaande betalingen.
Gebruik deze pagina om boekingen te vinden die niet volledig zijn betaald.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. Welke boekingen je ziet, hangt af van de locaties waar je account voor mag werken: een boeking staat alleen op de lijst wanneer zowel de ophaal- als de inleverlocatie bij de jouwe horen. Je beheerder stelt die locaties in; zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Voordat je begint: de lijst is open voor elke medewerker, niet alleen voor beheerders. De betaling daarna aannemen vraagt om de rechten voor het betaalscherm van de boeking.
De lijst met openstaande betalingen gebruiken
-
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen, dan Meer tonen. Klik op de tegelpagina op de tegel Openstaande betalingen.
-
Beperk de lijst met het filter onder een kolomkop: Boekingsstatus (Booking status) om alleen bevestigde of teruggebrachte boekingen te zien, Factuurnaam (Invoice name) voor één klant, Ophaaldatum en -tijd (Pickup date time) voor één dag, of Op rekening (On account) om klanten die op rekening betalen te scheiden. Externe referentie (External reference) is een verborgen kolom; zet die aan met de kolomzichtbaarheidsknop rechtsboven.
-
Lees de rij. Loop deze tabel eenmaal door; je komt bij kolommen terug als ze aan bod komen:
Kolom Wat hij toont Boekingsnummer (Booking number) De boeking Boekingsstatus Offerte, bevestigd, opgehaald, teruggebracht, geannuleerd enzovoort Factuurnaam De factuurnaam van de klant Op rekening Of de klant op rekening betaalt, en je hem dus later factureert in plaats van vooraf te laten betalen Voertuigklasse (Asset Group), Kenteken (Registration number) De voertuigklasse (de app noemt die de "asset group") en het kenteken van het voertuig Ophalen (Pickup), Inleveren (Dropoff) De ophaal- en inleverlocaties Ophaaldatum en -tijd, Inleverdatum en -tijd (Drop off date time) Wanneer de verhuur begint en eindigt Totale prijs De totaalprijs van de boeking inclusief btw Totale borg De borg die de boeking vraagt Totaal betaalde huur, Totaal betaalde borg Wat er binnenkwam als huur en als borg Saldo Wat de klant nog moet betalen, hetzelfde bedrag als op het betaalscherm van de boeking Een klant op rekening betaalt meestal na de factuur, dus een bevestigde boeking van zo'n klant op deze lijst is vaak nog geen probleem; controleer in plaats daarvan zijn facturen.
-
Klik op een rij (of op het openen-icoon aan het eind ervan) om de boeking te openen. Hij opent op het boekingsscherm van je bedrijf.
-
Neem de betaling aan op de boeking: zie Een betaling van een klant vastleggen, of stuur een betaalverzoek met Stuur een klant een betaalverzoek.
Als het is gelukt, staat de boeking de volgende keer dat je de lijst opent niet meer op de lijst.
Goed om te weten
Wanneer een boeking op de lijst staat. De totaalprijs moet minstens 5 cent hoger zijn dan de betaalde huur en de betaalde borg samen. Loop de tabel eenmaal door; ze laat zien waar de grens ligt:
| Totale prijs | Totaal betaalde huur | Totaal betaalde borg | Op de lijst? |
|---|---|---|---|
| € 400,00 | € 300,00 | € 0,00 | Ja, € 100,00 tekort |
| € 400,00 | € 399,96 | € 0,00 | Nee, 4 cent tekort |
| € 400,00 | € 399,95 | € 0,00 | Ja, 5 cent tekort |
| € 400,00 | € 0,00 | € 500,00 | Nee: de betaalde borg telt mee voor het totaal |
De borg telt mee. De lijst telt de betaalde borg op bij de betaalde huur. Een klant die alleen een grote borg betaalde, staat er niet op, ook al is er geen huur betaald. De kolom Saldo houdt wél rekening met de gevraagde borg, dus die kan voor zo'n boeking nog steeds een bedrag tonen.
Een uitgewerkt voorbeeld van Saldo. Boeking #2187 kost € 400,00 en vraagt een borg van € 250,00 (Totale borg). De klant betaalde € 150,00 huur en geen borg. De boeking staat op de lijst (€ 400,00 is meer dan € 150,00). Vraagt je bedrijf huur en borg samen, dan staat Saldo op € 500,00: € 400,00 plus € 250,00 min de betaalde € 150,00. Anders staat het op € 250,00, de huur die nog te betalen is. Met een vooruitbetalingspercentage of -bedrag in je betalingsvoorwaarden volgt Saldo dat in plaats daarvan, op dezelfde manier als het betaalscherm van de boeking.
Elke boekingsstatus. De lijst filtert niet op status: offertes, bevestigde, teruggebrachte en geannuleerde boekingen verschijnen allemaal als er geld aan ontbreekt. Gebruik het filter Boekingsstatus.
Hier verandert niets. De lijst is om te lezen; betalingen neem je aan op de boeking.
Wat je hierna doet: werk eerst de boekingen af die bijna worden opgehaald, dan de teruggebrachte; laat offertes en geannuleerde boekingen voor het laatst.
Veelgestelde vragen
Waarom ontbreekt een boeking waarvan ik weet dat die onbetaald is? Zijn ophaal- of inleverlocatie is niet een van jouw locaties, of de betaalde borg maakt het totaal vol. Vraag een collega met die locatie, of controleer het betaalscherm van de boeking.
Waarom staat een geannuleerde boeking nog als openstaand? De lijst toont elke status. Na een annulering is het totaal de annuleringskosten; heeft de klant die niet betaald, dan blijft de boeking op de lijst staan. Zie Een boeking annuleren.
Waarom wijkt Saldo af van de totaalprijs min wat is betaald? Saldo volgt de betalingsvoorwaarden van je bedrijf op de boeking, bijvoorbeeld een vooruitbetalingspercentage, en bevat de gevraagde borg. Het is hetzelfde bedrag als op het betaalscherm van de boeking.
Gerelateerde pagina's:
- Een betaling van een klant vastleggen, om het geld aan te nemen.
- Zien welke facturen betaald en openstaand zijn, om per factuur op te volgen.