Inleiding
Normaal krijgt elke klant dezelfde bevestigingsmail als je zijn boeking bevestigt. Met deze functie aangezet kijkt de app hoe ver de uitgifte weg is. Hij kan dan in plaats daarvan een van twee andere bevestigingsmails sturen: een die om een vooruitbetaling vraagt bij een boeking die ruim van tevoren is gemaakt, en een die om de volledige huur plus de borg vraagt bij een boeking die op het laatste moment is gemaakt. Alles daartussenin houdt de gewone bevestiging. De instellingen staan op een klein scherm met de kop Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken (Edit Advanced Payment Terms), en de tekst van elke e-mail is een sjabloon dat je bedrijf schrijft.
Je stelt dit in omdat:
- Klanten in januari de zomercamper boeken, en je nu al een deel van het geld wilt in plaats van alles of niets.
- Een klant op donderdag boekt voor zaterdag, en er geen tijd meer over is om huur en borg apart achterna te zitten.
- Je wilt dat de bevestiging gewoon zegt hoeveel en wanneer er moet worden betaald, zonder dat iemand aan de balie het elke keer intypt.
- Je vóór het drukke seizoen controleert of klanten die vroeg boeken om de juiste vooruitbetaling wordt gevraagd en niet om het volledige bedrag.
- Een collega vraagt waarom de ene klant € 180 werd gevraagd en de andere € 1.400 voor hetzelfde voertuig.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Instellingen vooruitbetaling (Advanced payment configuration) | De hoofdschakelaar voor deze hele functie |
| Vooruitbetaling (Advance payment) | Vragen om een deel van het geld als de uitgifte ver weg is |
| Volledige betaling (Full payment) | Vragen om de hele huur plus de borg als de uitgifte dichtbij is |
| Drempel (Threshold) | Een aantal dagen voor de uitgifte waarop de app overschakelt van de ene e-mail naar de andere |
| Automatisering (Automated) | Het woord van de app voor een e-mailsjabloon dat hij zelf verstuurt |
Welke van de drie e-mails een bepaalde boeking krijgt, en de precieze grenzen van de twee drempels, staan uitgelegd op Een boeking bevestigen. Deze pagina gaat over het instellen van de functie en wat elke e-mail de klant vraagt te betalen.
Zo werkt het
Configuratie
Dit instellen bestaat uit twee delen: de instellingen, en één sjabloon per extra e-mail. Doe eerst de sjablonen. Zodra de instellingen aanstaan, begint de app de nieuwe e-mails te kiezen, en als hun sjabloon nog niet bestaat krijgt de klant helemaal geen bevestiging.
Deel 1: schrijf de twee extra sjablonen.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Communicator, en klik op de tegel Boekingen (Bookings). De lijst met de kop Automatisering opent, met een kolom voor Type automatisering (Automated type) en een voor Taal (Language).
- Druk op Nieuwe automatisering (New Automated). Het scherm Automatisering bewerken (Edit Automated) opent.
- Vul het in zoals hieronder en druk op Opslaan (Save).
- Herhaal dit voor het tweede type, en opnieuw voor elke taal waarin je klanten schrijft.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Actief (Active) | Ja (Yes). Een sjabloon op Nee (No) telt als ontbrekend |
| Type automatisering | Boekingsbevestiging vooruitbetaling (Booking confirmation advance payment) voor de e-mail van ruim tevoren, of Boekingsbevestiging volledige betaling met borg (Booking confirmation full payment with deposit) voor die van het laatste moment. Boekingsbevestiging (Booking confirmation) is de gewone, die je waarschijnlijk al hebt |
| Taal (optioneel) (Language (optional)) | De taal waarin deze versie is geschreven. De app probeert eerst de taal van de klant, dan die van je bedrijf, dan die van wie is ingelogd |
| Onderwerp (Subject) | Verplicht. Geef elk type zijn eigen onderwerp, zoals "Je boeking – vooruitbetaling verschuldigd", zodat je ze later uit elkaar kunt houden |
| Berichttekst (Body) | Verplicht. De tekst van de e-mail. Vermeld het te betalen bedrag; het saldoveld, geschreven ${balance}, vult bij elke versie het juiste cijfer in (zie Goed om te weten) |
Antwoordt Opslaan met Sjabloon al aanwezig (Template already present), dan heeft je bedrijf al een sjabloon van dat type in die taal; open die in plaats daarvan vanuit de lijst met het bewerkicoontje op de rij. Hoe sjablonen in het algemeen werken, inclusief elk veld dat je in de tekst kunt zetten, staat beschreven in Stel de automatische e-mails in.
Deel 2: zet de functie aan en stel de drempels in.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational). Het scherm met de kop Operationele instellingen (Operational settings) opent.
- Klik op de tab Betalingen (Payments). Zet onder de kop Payment advanced Instellingen vooruitbetaling op Ja. Hij begint op Nee.
- Druk op Instellen (Setup, de link met een tandwielicoontje eronder). Dit slaat het scherm Operationele instellingen op zoals het op dat moment is en opent Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken.
- Vul de velden hieronder van boven af in en druk op Opslaan. Annuleren (Cancel) sluit het scherm zonder je wijzigingen eraan te bewaren.
Loop de tabel eenmaal door; je komt later terug op rijen zodra ze aan de orde komen. De velden, van boven naar beneden:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Drempel herinnering uitgifte (Pickup reminder threshold) | 1 | Hoort bij de uitgifteherinnering, niet bij bevestigingen; zie Stuur klanten herinneringen voor en na een verhuur | Alleen hele dagen |
| Vooruitbetaling (Advance payment) | Nee | Ja zet de vooruitbetalingsmail aan. Er verschijnt een grijze herinnering om het sjabloon in te vullen | Ja of Nee |
| Drempel vooruitbetaling (Advance payment threshold) | 28 | Uitgiftes die meer dan dit aantal dagen weg zijn krijgen de vooruitbetalingsmail | Alleen hele dagen |
| Type vooruitbetaling (Advance payment type) | Percentage | Vraag om een deel van het boekingstotaal of een vast bedrag. Grijs zolang Vooruitbetaling op Nee staat | Percentage of Amount |
| Percentage vooruitbetaling (Advance payment percentage) | 20 | Het deel van het boekingstotaal, inclusief btw, dat je vraagt. Grijs tenzij het type Percentage is | 0 tot 100, decimalen toegestaan |
| Bedrag vooruitbetaling (Advance payment amount) | 400 | Het vaste bedrag dat je vraagt, in euro's. Grijs tenzij het type Amount is | Decimalen toegestaan |
| Volledige betaling (Full payment) | Nee | Ja zet de mail voor het laatste moment aan. Er verschijnt een grijze herinnering om het sjabloon in te vullen | Ja of Nee |
| Drempel volledige betaling (Full payment threshold) | 4 | Uitgiftes die minder dan dit aantal dagen weg zijn krijgen de mail voor volledige betaling | Alleen hele dagen |
Wijzigingen gelden vanaf de volgende bevestiging. Al bevestigde boekingen houden de e-mail die ze kregen. Zet Instellingen vooruitbetaling terug op Nee en druk op Opslaan bij Operationele instellingen om de functie uit te zetten; zet Vooruitbetaling of Volledige betaling op Nee om maar één e-mail uit te zetten.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder kan Instellingen en Communicator openen. Zie je ze niet onder Beheer, vraag dan wie je bedrijf beheert. Boekingen daarna bevestigen vereist niets extra's: elk gebruikersaccount dat een boeking kan bevestigen, activeert de juiste e-mail.
De bevestigingsmails gebruiken
Eenmaal ingesteld is er niets nieuws om op te drukken. Je bevestigt boekingen precies zoals eerder, en de app kiest de e-mail.
- Open de boeking vanuit Boekingen (Bookings) in het hoofdmenu en druk op Bevestigen (Confirm), zoals beschreven in Een boeking bevestigen.
- Vertel de klant wat hij kan verwachten. Met de standaardinstellingen is dat bij een uitgifte die meer dan 28 dagen weg is de vooruitbetaling; bij een die minder dan 4 dagen weg is de huur plus de borg; anders de gewone bevestiging.
- Om te controleren wat is verstuurd, opent een bedrijfsbeheerder Beheer, Communicator, en dan de tegel Verzonden e-mails (Sent Emails). Zoek de boeking op zijn Boekingsnummer (Booking Number); de kolom Onderwerp (Subject) toont welke versie is verstuurd, zolang elk sjabloon zijn eigen onderwerp heeft.
Goed om te weten
Wat elke e-mail vraagt. Het saldoveld in de e-mail berekent voor elke versie een ander bedrag. Wat de klant al heeft betaald, wordt er eerst van afgetrokken.
| Versie | Saldo getoond aan de klant |
|---|---|
| Vooruitbetaling | De vooruitbetaling: het percentage van het boekingstotaal, of het vaste bedrag |
| Gewone bevestiging, tussen de twee drempels | De huur, zonder de borg |
| Volledige betaling met borg | De huur plus de borg, min elk bedrag dat al op de kaart van de klant is geblokkeerd |
Uitgewerkt op een boeking van € 900 inclusief btw, met een borg van € 500, nog niets betaald en de standaardinstellingen. Bevestigd 49 dagen voor de uitgifte, vraagt de vooruitbetalingsmail 20% van € 900, dat is € 180; de borg speelt geen rol. Staat het type op Amount, dan vraagt hij in plaats daarvan € 400. Bevestigd 10 dagen voor de uitgifte, tussen de drempels, toont de gewone e-mail € 900. Bevestigd 2 dagen voor de uitgifte, vraagt de mail voor volledige betaling € 900 + € 500 = € 1.400. Had de klant al € 100 betaald, dan worden die cijfers € 80, € 300, € 800 en € 1.300.
Boekingen tussen de drempels. Een uitgifte die niet meer dan de vooruitbetalingsdrempel weg is, en ook niet minder dan de drempel voor volledige betaling weg is, krijgt de gewone Boekingsbevestiging (Booking confirmation). Dat geldt ook voor elke boeking waarvan de band is uitgeschakeld: staat Volledige betaling op Nee, dan krijgt een boeking die over twee dagen is gewoon de gewone e-mail.
De e-mail wordt één keer gekozen, op het moment dat hij wordt verstuurd. De app stuurt geen tweede bevestiging als een boeking van ver tevoren binnen 28 dagen komt. Om later om de rest te vragen zijn de betalingsherinneringen (Stuur klanten herinneringen voor en na een verhuur) of een betaalverzoek.
Elke automatische bevestiging volgt deze regels. Dat geldt voor Bevestigingsmail opnieuw versturen (Resend confirmation email), Nieuwe gegevens bevestigen (Reconfirm new data), een boeking gemaakt op je website en een offerte die de klant online accepteert. Staat Vooruitbetaling op Ja, dan vraagt ook de betaalstap van de boekingswidget op je website om de vooruitbetaling in plaats van zijn eigen instelling; zie Stel de boekingswidget op je website in.
Als de bevestiging handmatig wordt verstuurd. Staat bij je bedrijf Handmatige boekingsbevestiging-e-mail (Manual booking confirm email) op Ja (zie Een boeking bevestigen), dan opent het e-mailvenster met de tekst van je gewone sjabloon Boekingsbevestiging. Pas de tekst zelf aan voordat je op versturen drukt als de klant om een vooruitbetaling moet worden gevraagd.
Wat je hierna doet: zodra een klant de vooruitbetaling of het volledige bedrag heeft betaald, leg je dat vast zoals beschreven in Een betaling van een klant vastleggen.
Veelgestelde vragen
De boeking is bevestigd, maar de klant kreeg geen e-mail en ik zag "Geen e-mailsjabloon beschikbaar. Maak eerst een sjabloon aan." (No email template available. Please create a template first.) De app koos de vooruitbetalings- of volledige-betalingsversie en vond geen actief sjabloon van dat type in welke taal dan ook die hij probeerde. Hij valt niet terug op de gewone bevestiging. Vraag je bedrijfsbeheerder om het ontbrekende sjabloon aan te maken (Deel 1 hierboven), en druk daarna op Bevestigingsmail opnieuw versturen op de boeking.
Een klant werd € 400 gevraagd voor een boeking die maar € 300 kost. Waarom? Staat Type vooruitbetaling op Amount, dan vraagt de app het vaste bedrag, wat het boekingstotaal ook is. Schakel het type over naar Percentage, of zeg de klant het boekingstotaal te betalen en leg vast wat hij werkelijk betaalt. Een vast bedrag werkt het best als het ruim onder je goedkoopste boeking van ver tevoren ligt.
Waarom stuurde Bevestigingsmail opnieuw versturen een andere e-mail dan de eerste? De keuze wordt elke keer opnieuw gemaakt als er een e-mail uitgaat, op basis van hoe ver de uitgifte op die dag weg is. Een boeking die 30 dagen van tevoren is bevestigd kreeg de vooruitbetalingsmail; drie weken later opnieuw verstuurd is hij nog 9 dagen weg en krijgt hij de gewone, met de huur als saldo.
Ik heb Vooruitbetaling aangezet, maar boekingen van ver tevoren krijgen nog steeds de gewone bevestiging. Controleer dit in deze volgorde:
| Controleer | Waar |
|---|---|
| Instellingen vooruitbetaling staat ook op Ja | Tab Betalingen van Operationele instellingen |
| Vooruitbetaling is opgeslagen met Opslaan, niet gesloten met Annuleren | Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken, geopend met Instellen |
| De uitgifte is meer dan de drempel weg, niet precies erop | De uitgiftedatum van de boeking |
| Handmatige boekingsbevestiging-e-mail staat op Nee, want het handmatig verstuurde venster opent altijd met de gewone tekst | Tab E-mail (Email) van Operationele instellingen |
Waarom kan ik niets typen bij Percentage vooruitbetaling? Het is grijs totdat Vooruitbetaling op Ja staat en Type vooruitbetaling op Percentage. Bedrag vooruitbetaling werkt hetzelfde voor het type Amount. Een percentage boven 100 of onder 0 wordt geweigerd met Moet tussen 0 en 100 liggen (Should be between 0 and 100).
Verandert er nog iets anders als ik de drempels wijzig? Ja. De betalings- en borgherinneringen gebruiken dezelfde twee getallen, ook als Vooruitbetaling en Volledige betaling op Nee staan. Zie Stuur klanten herinneringen voor en na een verhuur voordat je ze wijzigt.
Kan ik de vooruitbetalingsmail handmatig kiezen voor één boeking? Nee; de app kiest altijd op basis van de uitgiftedatum. Stuur een klant om een specifiek bedrag te vragen een betaalverzoek, of schrijf hem vanuit de boeking zoals beschreven in Een klant een e-mail sturen vanuit een boeking.
Gerelateerde pagina's: Een boeking bevestigen voor de bevestigingsknoppen en precies welke e-mail elke boeking krijgt; Stel de automatische e-mails in voor het schrijven van sjablonen; Neem een borg aan of blokkeer hem op de kaart van de klant voor hoe een geblokkeerde borg het bedrag van de volledige betaling verlaagt.