De prijs instellen die je voor brandstof rekent

Inleiding

Wanneer een klant een voertuig terugbrengt met minder brandstof dan waarmee het wegging, tank je het bij en breng je hem in rekening wat je erin hebt gedaan. De prijs per eenheid brandstof komt uit een korte lijst binnen elke prijslijst: één rij per brandstofsoort, zoals Benzine (Petrol), Diesel of Elektrisch (Electric), elk met zijn eigen prijs. Deze pagina laat zien hoe je die prijzen instelt, en hoe je een ontbrekende brandstofsoort toevoegt.

Het scherm heet Brandstofprijzen (Fuel prices). Links staat een tabel met daarboven een knop Nieuwe brandstofprijs (New Fuel price) en twee kolommen, Brandstof (Fuel) en Prijs (Price), elk met een filterveld, plus een potlood-icoon en een prullenbak-icoon aan het einde van elke rij. Rechts staat een afbeelding van een benzinepomp, die niets doet.

Je komt hier als:

• Pompprijzen zijn gestegen en je bijtankkosten moeten meestijgen.
• Je wagenpark bevat nu een hybride of een voertuig op gas, en medewerkers kunnen er geen bijtankkosten voor rekenen omdat er geen prijs bestaat voor die brandstofsoort.
• Een zakelijke klant heeft zijn eigen prijslijst en heeft een andere brandstofprijs afgesproken.
• Je controleert gewoon wat de balie gaat rekenen voordat het zomerseizoen begint.

De prijs die je hier instelt, is alleen een startwaarde. Elke bijtankkosten-post wordt nog steeds handmatig toegevoegd op de boeking — zie Kilometerstand en brandstofpeil vastleggen — en de app vult deze prijs dan voor je in.

Zo werkt het

Configuratie

Dit scherm is de configuratie: er is geen aparte schakelaar om brandstofprijzen aan te zetten. Het hoort bij een prijslijst, dus elke prijslijst heeft zijn eigen set brandstofprijzen. Lees eerst Een prijslijst instellen als je nog niet met prijslijsten hebt gewerkt.

Voordat je begint: alleen de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin) kan het scherm Brandstofprijzen openen en een brandstofprijs toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een gewoon Medewerker-account kan dat niet. Medewerkers aan de balie hebben dit scherm niet nodig — zij gebruiken de prijzen alleen wanneer ze bijtankkosten aan een boeking toevoegen.

Het scherm Brandstofprijzen gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Prijzen (Pricing). Het scherm met de titel Prijslijstoverzicht (Pricelist overview) opent. Dubbelklik op de prijslijst die je wilt wijzigen — meestal degene gemarkeerd met Standaard? (Default?) — of klik op het oog-icoon aan het einde van die rij. Het eigen scherm van de lijst opent, met een reeks tegels. Klik op de tegel Brandstof (Fuel). Het scherm Brandstofprijzen opent.

1. Controleer wat er al staat. Elke prijslijst begint al met brandstofprijzen erin, verwacht dus geen lege tabel. Zie De drie startprijzen hieronder.

2. Wijzig een prijs. Klik op het potlood-icoon aan het einde van de rij. Er opent een klein venster met de titel Brandstofprijs bewerken (Edit Fuel Price):

Typ de nieuwe prijs en klik op Opslaan (Save). De wijziging wordt alleen voor deze prijslijst opgeslagen. Annuleren (Cancel) sluit het venster en behoudt de oude prijs.

3. Voeg een ontbrekende brandstofsoort toe. Klik op Nieuwe brandstofprijs (New Fuel price), boven de tabel. Hetzelfde venster Brandstofprijs bewerken opent, al ingevuld met Elektrisch en 0,25. Wijzig Brandstof naar de brandstofsoort die je nodig hebt, typ de Prijs en klik op Opslaan (Save). De nieuwe rij verschijnt in de tabel.

4. Verwijder een brandstofprijs. Klik op het prullenbak-icoon aan het einde van de rij. De rij wordt meteen verwijderd, zonder eerst een vraag te stellen. Voeg de rij opnieuw toe met Nieuwe brandstofprijs om dit ongedaan te maken.

5. Herhaal voor je andere prijslijsten. Een wijziging op de ene lijst bereikt geen andere lijst. Heb je aparte lijsten voor zakelijke klanten, open dan elke lijst vanuit Prijslijstoverzicht en klik op de tegel Brandstof ervan.

Als het gelukt is, toont de tabel één rij per brandstofsoort die je voertuigen gebruiken, elk met de prijs die je wilt.

Goed om te weten

De drie startprijzen

Toen je bedrijf werd ingericht, heeft de app drie brandstofprijzen op je standaard prijslijst gezet:

Dit zijn tijdelijke bedragen, niet jouw prijzen. Controleer ze voordat je erop vertrouwt. Er is geen startprijs voor Gas, Hybride (Hybrid), AdBlue of Overig (Other). Heeft je wagenpark een voertuig met een van die als brandstofsoort, voeg er dan een prijs voor toe met Nieuwe brandstofprijs.

Het scherm toont geen eenheid. De startbedragen suggereren een prijs per liter voor benzine en diesel en een prijs per kilowattuur voor elektrisch. Welke eenheid je ook gebruikt, vertel het de balie, want medewerkers voeren de hoeveelheid in diezelfde eenheid in.

Waar de prijs wordt gebruikt

Wanneer iemand bijtankkosten toevoegt aan een boeking (het tabblad Brandstof (Fuel) van de boeking, Nieuwe boekingsbrandstof (New Booking fuel)), doet de app het volgende:

1. neemt de eigen brandstofsoort van het voertuig (het veld Brandstof op het voertuigrecord),
2. zoekt de prijs voor die brandstofsoort op in de prijslijst van de boeking,
3. vult Brandstof, Basisprijs (Base price) en een Aantal (Quantity) van 1 in.

Kiest iemand een andere brandstof in het veld Brandstof, dan zoekt de app in plaats daarvan de prijs van die brandstof op. Het veld Basisprijs kan alleen worden gewijzigd door medewerkers die prijzen mogen overschrijven; iedereen anders rekent precies de prijs van dit scherm. Zie Wie mag een prijs wijzigen.

Wat een wijziging niet raakt

• Kosten die al op boekingen staan. Een bijtankkosten-post behoudt de prijs die hij kreeg toen hij werd toegevoegd. Het wijzigen van de prijs hier raakt alleen kosten die vanaf nu worden toegevoegd.
• Andere prijslijsten. Een nieuwe prijslijst kopieert de brandstofprijzen van je standaardlijst één keer, bij het aanmaken. Daarna lopen de twee lijsten uit elkaar.

Een uitgewerkt voorbeeld

Je standaard prijslijst heeft diesel nog op de startprijs van 1,80. Pompprijzen zijn gestegen, dus je opent Beheer → Prijzen (Admin → Pricing), opent de standaardlijst, klikt op Brandstof en wijzigt Diesel naar 2,05. Je voegt ook een nieuwe rij toe: Hybride op 2,10, omdat je net een hybride aan het wagenpark hebt toegevoegd.

• Een klant die binnenloopt, levert een bestelbus in met 30 liter te weinig diesel. De balie voegt de kosten toe en de basisprijs komt binnen op 2,05. Ze typen 30 als hoeveelheid: 30 × € 2,05 = € 61,50.
• Van Dijk Logistics heeft zijn eigen prijslijst, Corporate 2026, die vorig jaar is aangemaakt. Die kopieerde toen diesel op 1,80, en je hebt dat daar niet gewijzigd. Dezelfde 30 liter op hun boeking komt op 30 × € 1,80 = € 54,00.
• Een post van 30 liter diesel die vorige week is toegevoegd tegen 1,80, blijft op € 54,00 staan. Hij verandert niet naar € 61,50.

Wat je hierna doet

Heb je een brandstofsoort toegevoegd of een prijs gewijzigd op je standaardlijst, open dan elk van je andere prijslijsten en doe hetzelfde, tenzij die klanten een andere brandstofprijs hebben afgesproken. Laat daarna de balie weten dat de nieuwe prijzen gelden. Zie voor het in rekening brengen van brandstof bij een klant Kilometerstand en brandstofpeil vastleggen.

Veelgestelde vragen

Waarom zegt een bijtankkosten-post op een boeking Basisprijs is leeg ("Base price is empty") als ik op Opslaan klik? De prijslijst van de boeking heeft geen brandstofprijs voor de brandstofsoort die bij de kosten is gekozen. Dit gebeurt meestal bij Hybride, Gas, AdBlue of Overig, die geen startprijs hebben. Vraag een bedrijfsbeheerder om die brandstofsoort toe te voegen met Nieuwe brandstofprijs op het scherm Brandstofprijzen van de prijslijst die de boeking gebruikt. Annuleer de post daarna en voeg hem opnieuw toe met Nieuwe boekingsbrandstof.

Waarom wordt een klant een andere brandstofprijs in rekening gebracht dan de prijs die ik net heb ingesteld? Controleer welke prijslijst de boeking gebruikt. Brandstofprijzen horen bij één prijslijst, dus een klant met zijn eigen lijst betaalt de prijs van die lijst. Open die lijst vanuit Prijslijstoverzicht, klik op Brandstof, en wijzig het daar ook. Een post die al is toegevoegd, behoudt zijn oude prijs. Open om dat te corrigeren het tabblad Brandstof van de boeking en wijzig de post — zie Kilometerstand en brandstofpeil vastleggen.

Waarom toont de tabel twee rijen voor dezelfde brandstofsoort? Het scherm houdt je niet tegen om een brandstofsoort twee keer toe te voegen. Zijn er twee, dan kiest de app er één voor een boeking, en je kunt niet kiezen welke. Verwijder de rij die je niet wilt met het prullenbak-icoon, zodat er maar één prijs per brandstofsoort overblijft.

Waarom krijg ik elke keer Elektrisch op 0,25 als ik op Nieuwe brandstofprijs klik? Zo begint het venster nu eenmaal. Wijzig Brandstof en Prijs voordat je op Opslaan klikt. Sla je per ongeluk op, dan heb je nu een tweede rij Elektrisch; verwijder hem met het prullenbak-icoon.

Waarom kan ik niet typen in het veld Basisprijs als ik bijtankkosten toevoeg? Je account mag geen prijzen overschrijven, dus de app gebruikt precies de prijs van het scherm Brandstofprijzen. Vraag een bedrijfsbeheerder om de brandstofprijs te wijzigen, of om de post voor je te wijzigen. Zie Wie mag een prijs wijzigen.

Waarom wil het scherm Brandstofprijzen niet voor me openen? De schermen van de prijslijst zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Opent Beheer → Prijzen (Admin → Pricing) of de tegel Brandstof niet, dan heeft je account die rol niet. Vraag je beheerder om de prijs te wijzigen, of om je die rol te geven.

Gerelateerde pagina's:

• Een prijslijst instellen — de andere tegels op een prijslijst, en wat een nieuwe lijst overneemt van de standaardlijst
• Kilometerstand en brandstofpeil vastleggen — het tankniveau vastleggen en de bijtankkosten toevoegen aan een boeking
• Een voertuig terugnemen aan het einde van een huurperiode — de inname, en waar je het tankbonnetje bewaart
• Het kilometer- en brandstofpeil van een voertuig controleren en corrigeren — de brandstofsoort en tankniveaumetingen van het voertuig