Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Shortlease-contracten zijn de nieuwe manier om een lange huur maand voor maand (of om de zoveel dagen) te factureren. Ze draaien naast het oudere scherm Lease, dat zijn leases blijft factureren. Voordat iemand ze kan gebruiken, stelt een bedrijfsbeheerder ze in op de pop-up met de kop Shortlease-instellingen (Shortlease settings). Van boven naar beneden heeft die vier blokken: Schakelaars (Switches), Standaardwaarden voor nieuwe contracten (Defaults for new contracts), Regels voor alle contracten (Rules for all contracts) en Indexatie van het basistarief (Indexation of the base rate), met onderaan Opslaan (Save) en Annuleren (Cancel).
Je bent hier omdat:
- je bedrijf met shortlease-contracten begint en er nog niets op de boekingen verschijnt
- de jaarlijkse prijsverhoging voor lopende leases vóór januari moet worden ingesteld
- klanten op de 1e van de maand gefactureerd moeten worden in plaats van op hun uitgiftedag
Woorden die dit scherm gebruikt
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Nachtelijke factureringsrun (Nightly invoicing run) | RentVisie maakt elke nacht zelf de facturen van elke periode die aan de beurt is |
| Vooraf (Advance) / Achteraf (Arrears) | Een periode factureren voordat hij begint / nadat hij is afgelopen |
| Ankerdag (Anchor day) (Dag van de maand, Day of the month) | De dag van de maand waarop de factureringsperiodes beginnen |
| Open einde (Open-ended) | Een contract zonder einddatum, dat doorloopt tot er is opgezegd |
| Indexatie (Indexation) | De jaarlijkse prijsverhoging van het basistarief, als percentage |
Zo werkt het
Configuratie
Deze pagina is de configuratie. De stappen staan onder De Shortlease-instellingen gebruiken hieronder.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet de tegel Shortlease en kan deze instellingen wijzigen. De nachtelijke run moet ook voor je RentVisie-omgeving als geheel zijn ingeschakeld: hij wordt uitgeschakeld geleverd. Vraag RentVisie-support de shortlease-factureringsrun in te schakelen. Tot ze dat doen, wordt er 's nachts niets gefactureerd, ook niet met het vinkje hieronder; facturen worden dan alleen gemaakt met Wat aan de beurt is factureren (Invoice what is due) op elk contract.
De Shortlease-instellingen gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Shortlease. De pop-up Shortlease-instellingen opent. De eerste keer opent hij met de beginwaarden uit de tabellen hieronder.
-
Schakelaars. Vink aan wat je nodig hebt:
Schakelaar Begint als Wat het doet Nachtelijke factureringsrun (factureert elke periode die aan de beurt is) Uit Factureert elke nacht elke periode van je lopende contracten waarvan de factuurdatum is aangebroken Gebruiken voor nieuwe leases (Use for new leases), gevolgd door de drie plekken waar het voor geldt Uit Een lease die op het boekingsscherm, door een ander systeem of door het omzetten van een offerteaanvraag is gemaakt, krijgt een actief shortlease-contract in plaats van het oude scherm Lease Staat Gebruiken voor nieuwe leases aan en de run uit, dan waarschuwt een gele melding dat facturen dan alleen worden gemaakt met Wat aan de beurt is factureren. Staat een van beide schakelaars aan, dan toont elke boeking de knop Shortlease contract, en verschijnen de twee Shortlease-tegels onder Boekingen, Meer tonen (Show more); ze blijven staan zolang je bedrijf contracten heeft.
-
Standaardwaarden voor nieuwe contracten. Deze worden in een contract gekopieerd als het wordt gemaakt. Loop de tabel eenmaal door; je komt bij rijen terug zodra ze aan de orde komen:
Instelling Begint als Wat het doet Accepteert Factureringsperiode (Billing period) Maandelijks (Monthly) Maandelijks, of Om het aantal dagen (Every number of days) een van de twee Dagen per periode (Days per period) 14 Alleen getoond bij Om het aantal dagen: de lengte van elke periode 1 tot 366 Periodes beginnen op (Periods start on) Uitgiftedag (Day of pickup) Alleen getoond bij Maandelijks: periodes beginnen op de uitgiftedag van de maand, of op een Vaste dag van de maand (Fixed day of the month) een van de twee Dag van de maand (1 = kalendermaanden) 1 Alleen getoond bij een vaste dag 1 tot 31 Factuur (Invoice) Vooraf Vooraf of Achteraf een van de twee Dagen voor (Vooraf) of na (Achteraf) de periode 0 Verschuift de factuurdatum 0 tot 60 Factuurgroepering (Invoice grouping) Individueel (Individual) Individueel: één factuur per contract. Gecombineerd (Combined): één factuur voor al de contracten van een klant die op dezelfde datum aan de beurt zijn een van de twee Factureer een eerste periode korter dan zoveel dagen samen met de volgende (0 = nooit) 0 Een korte eerste periode komt op de factuur van de tweede periode 0 tot 31 Opzegtermijn (maanden) (Notice period (months)) 1 Hoeveel opzegtermijn een contract met open einde nodig heeft 0 tot 24 Minimale looptijd (dagen); ook de looptijd die het tarief van een lease met open einde bepaalt 30 Kortere contracten krijgen een waarschuwing; een contract met open einde wordt geprijsd voor zoveel dagen 1 tot 365 -
Regels voor alle contracten. Deze worden gelezen telkens wanneer ze nodig zijn, dus een wijziging geldt ook voor contracten die al lopen:
Instelling Begint als Wat het doet Accepteert Dagen per maand (dagtarief x dit = maandbedrag) 30 Maakt van een dagtarief het maandbedrag boven 0, tot 31 Opnieuw berekenen wanneer een contract eerder eindigt in een duurdere looptijd Aan Een eerder beëindigd contract betaalt het tarief voor de tijd dat het echt liep (zie Een shortlease-contract opzeggen of beëindigen) aan of uit Vooruit geplande periodes voor leases met open einde 3 Hoeveel periodes van een contract met open einde vooruit worden gepland 1 tot 24 -
Klik op Opslaan. Een waarde buiten het bereik krijgt een rode melding onder zijn vak, bijvoorbeeld Enter 0 to 60 days., en er wordt niets opgeslagen. Annuleren sluit zonder de bovenstaande blokken op te slaan.
Indexatie van het basistarief
- Klik op Jaar toevoegen (Add year). De pop-up Indexatie opent met het jaar na het laatste in de lijst (of volgend jaar), Percentage 0 en Nieuwe prijs vanaf (New price from) 1 januari van dat jaar.
- Typ het Percentage, controleer de datum en klik op Opslaan. Het jaar verschijnt in de lijst. Bewerken (Edit) opent het opnieuw; Verwijderen (Remove) haalt het meteen weg, zonder te vragen.
De indexatielijst wordt direct opgeslagen, ook als je daarna op Annuleren drukt in de instellingen.
Goed om te weten
Wat de standaardwaarden niet veranderen. Een contract houdt de voorwaarden waarmee het is gemaakt. Een standaardwaarde wijzigen verandert nooit een bestaand contract; wijzig die één voor één met Voorwaarden bewerken (Edit terms) op het contract (zie Een boeking omzetten in een shortlease-contract).
De eigen leasevoorwaarden van een klant gaan voor. Een klant met eigen leasefactureringsvoorwaarden op zijn tab Financieel krijgt zijn factureringsdag en Vooraf of Achteraf daarvandaan (zie De betalings- en factuurtermijnen van een klant instellen).
Hoe de ankerdag werkt. Dag 1 geeft kalendermaanden. Dag 15 geeft de 15e tot de 14e. Dag 29 tot 31 schuiven naar de laatste dag van een korte maand: dag 31 geeft 31 januari tot 27 februari, dan 28 februari tot 30 maart.
Hoe indexatie wordt toegepast. Alleen het basistarief stijgt, op elk lopend contract, één keer per jaar. Contracten die Vooraf worden gefactureerd, krijgen de nieuwe prijs op de factuur die vóór de datum wordt gemaakt; Achteraf-contracten vanaf de datum zelf. Een contract dat op of na de datum begint, wordt niet verhoogd. Jaren tellen op: 3% in het ene jaar en 2% in het volgende maakt van een maandtarief van € 1.000 eerst € 1.030,00 en dan € 1.050,60. Zodra een jaar op een contract is toegepast, bereikt een wijziging hier het niet meer. Uitzonderingen per contract staan op het contractscherm (zie Prijzen, extra's en indexatie op een shortlease-contract wijzigen).
Een uitgewerkt voorbeeld. Standaardwaarden Maandelijks, Vaste dag van de maand 1, Vooraf, verschuiving 5. Een klant haalt op 20 maart een bestelbus op. De eerste periode, 20 tot 31 maart, wordt naar rato gefactureerd en is meteen verschuldigd (zijn factuurdatum is 15 maart). April wordt op 27 maart gefactureerd, mei op 26 april. Met het samenvoegen van de eerste periode op 15 zou de periode van 12 dagen in maart in plaats daarvan op de aprilfactuur van 27 maart komen.
Wat je hierna doet
Schakel Gebruiken voor nieuwe leases pas in als de balie er klaar voor is; open dan een boeking en volg Een boeking omzetten in een shortlease-contract. Vraag RentVisie-support de nachtelijke run in te schakelen voordat je Nachtelijke factureringsrun aanvinkt.
Veelgestelde vragen
Waarom worden contracten 's nachts niet gefactureerd, terwijl Nachtelijke factureringsrun is aangevinkt? De run staat voor je RentVisie-omgeving ook uit totdat RentVisie-support hem inschakelt. Vraag het hen. Klik tot die tijd op Wat aan de beurt is factureren op elk contract, zoals beschreven in Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen.
Waarom kreeg een nieuwe lange boeking toch het oude scherm Lease? Gebruiken voor nieuwe leases staat uit, of is aangezet nadat de boeking was gemaakt. Bestaande leases blijven waar ze zijn. Open voor een nieuwe boeking de boeking en klik op Shortlease contract; dat wordt geweigerd zolang de boeking nog op het oude scherm Lease wordt gefactureerd.
Ik heb hier de opzegtermijn gewijzigd. Waarom gebruikt een lopend contract nog de oude? Standaardwaarden worden gekopieerd wanneer een contract wordt gemaakt. Wijzig het contract zelf met Voorwaarden bewerken.
Waarom is er geen tegel Shortlease onder Instellingen? Je account is geen bedrijfsbeheerder. Vraag er een deze instellingen te wijzigen.
Ik heb een indexatiejaar verwijderd. Is de prijsverhoging ongedaan gemaakt? Nee. Contracten waarop het al was toegepast, houden de nieuwe prijs. Om één contract te corrigeren gebruik je Prijs op zijn basistarief, zoals beschreven in Prijzen, extra's en indexatie op een shortlease-contract wijzigen.
Waarom zegt Opslaan "This year already has an indexation."? Elk jaar kan één keer in de lijst staan. Klik in plaats daarvan op Bewerken bij het bestaande jaar.
Gerelateerde pagina's: Een boeking omzetten in een shortlease-contract om er een te starten, en Instellen hoe een lease wordt gefactureerd voor leases op het oude scherm Lease.