Een boeking bevestigen

Inleiding

Bevestigen is het moment waarop een boeking ophoudt een privénotitie in je systeem te zijn en iets wordt dat de klant zwart op wit in handen heeft. Je doet het op het eigen scherm van de boeking, het scherm met het boekingsnummer bovenaan. Op Bevestigen (Confirm) drukken doet drie dingen tegelijk: het zet de boeking op Bevestigd (Confirmed), maakt de huurovereenkomst aan en mailt de klant een kopie.

Ernaast staat een zachtere versie. Voorlopig (Provisional) houdt de boeking vast zonder hem te verkopen: de klant krijgt een reserveringsverzoek in plaats van een bevestiging, en de boeking blijft op Onbevestigd (Unconfirmed) staan tot iemand echt op Bevestigen drukt.

Je zou hier zijn omdat:

• Een klant aan de telefoon is akkoord met de data en de prijs, en wil het zwart op wit voordat hij langskomt.
• Een bedrijf wil een bus laten vasthouden voor volgende maand, maar hun manager heeft nog geen akkoord gegeven, dus je wilt hem vasthouden zonder hem als verkocht te behandelen.
• Je hebt de data verzet of het voertuig gewisseld na het bevestigen, en de overeenkomst die de klant heeft is nu verouderd.
• De klant zegt dat de bevestigingsmail nooit is aangekomen.
• Je werkt de boekingen door die je collega's gisteren als concept hebben achtergelaten.

Begrippen op dit scherm

Elke manier waarop een boeking wordt bevestigd

Gebruik deze pagina voor de vier routes die beginnen met een knop op het boekingsscherm.

Zo werkt het

Configuratie

Twee bedrijfsbrede instellingen veranderen wat bevestigen doet. Beide staan op hetzelfde scherm en zijn beide voorbehouden aan een bedrijfsbeheerder.

Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational).

1. Zoek op de tab E-mail (Email) naar Handmatige boekingsbevestiging-e-mail (Manual booking confirm email). Dit is een paar keuzerondjes, en elk bedrijf begint op No.
2. Zoek op de tab Betalingen (Payments), onder Geavanceerde betaling (Payment advanced), naar Instellingen vooruitbetaling (Advanced payment configuration). Dit is ook een paar Yes/No-keuzerondjes en begint op No.
3. Druk op Opslaan als je klaar bent.

Een van beide aanzetten verandert niets aan boekingen die je al hebt bevestigd. Het beïnvloedt alleen de eerstvolgende bevestiging.

De betalingsdrempels instellen. Naast Instellingen vooruitbetaling staat de link Instellen (Setup) met een tandwielpictogram. Erop drukken slaat het instellingenscherm op en opent Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken (Edit Advanced Payment Terms). Scan de tabel hieronder eenmaal door, vul dan de velden in die hij beschrijft en druk op Opslaan; je komt later op afzonderlijke rijen terug als ze voorbijkomen:

De e-mails zelf schrijven. De app verzint de tekst niet zelf. Elk soort bericht is een sjabloon dat je bedrijf bijhoudt, één per taal. Wordt er geen sjabloon gevonden, of staat het eerste gevonden sjabloon op Actief (Active) = No, dan verandert bevestigen nog steeds de status van de boeking, maar verlaat er geen mail het pand en zie je Geen e-mailsjabloon beschikbaar. Maak eerst een sjabloon aan. (No email template available. Please create a template first.) Zie De e-mails instellen die de app vanzelf verstuurt. Sjablonen staan onder het e-mailgedeelte van het hoofdmenu, op de lijst Boekingen (Bookings).

Voordat je begint: je hebt een volledig medewerkersaccount nodig om een boeking te bevestigen. Alleen een bedrijfsbeheerder kan Instellingen openen, dus vraag degene die je bedrijf beheert om een van beide instellingen hierboven te wijzigen. De boeking zelf moet al een klant gekoppeld hebben, en die klant moet een naam hebben ingevuld bij zijn factuurgegevens, mag niet geblokkeerd zijn en mag niet op je blokkeerlijst staan. Bevestigen stopt bij elk van deze en vertelt je welke.

De bevestigingsknoppen gebruiken

Open eerst de boeking. Open vanuit het hoofdmenu Boekingen en klik op de rij van de boeking. Je kunt ook op het blok van een boeking in de Scheduler klikken, of er een openen vanuit de ophaal- en inleverlijsten op je dagoverzicht. Alle drie komen uit op hetzelfde scherm.

1. Controleer of er een klant gekoppeld is, in het klantgedeelte bovenaan. Bevestigen is het punt waarop de app je tegenhoudt als die er niet is.
2. Voeg een contactpersoon toe, als dit een bedrijfshuur is. Druk op Toevoegen (Add) naast de klantgegevens, dan op Bijwerken (Update) op iemands rij om diegene te koppelen, op Nieuw (New) om een nieuwe persoon aan te maken voor dat bedrijf, of op Bestaand account (Existing account) om iemand te koppelen die al een inlog heeft. De lijst sluit zodra je op Bijwerken drukt.
3. Druk op Bevestigen. De boeking gaat naar Bevestigd, er wordt een conceptovereenkomst aangemaakt, en de bevestigingsmail gaat eruit.
4. Of druk op Voorlopig, als je het voertuig alleen vasthoudt. De boeking gaat naar Onbevestigd en de klant krijgt in plaats daarvan een reserveringsverzoek, zonder overeenkomst.
5. Controleer of de status bovenaan de boeking is veranderd en, na Bevestigen, of de overeenkomst is verschenen op de tab Documenten (Documents) van de boeking. Druk op Logboek (Logs) in de bovenbalk voor wat er is vastgelegd.

Als de bevestiging handmatig wordt verstuurd. Staat Handmatige boekingsbevestiging-e-mail bij je bedrijf op Yes, dan verandert stap 3: de boeking wordt precies als daarvoor bevestigd en de overeenkomst aangemaakt, maar er opent een e-mailvenster waarin je kunt controleren en versturen, in plaats van dat het bericht stilletjes verstuurd wordt.

Opnieuw bevestigen na een wijziging. Zodra een boeking Bevestigd is, of het voertuig is opgehaald, verschijnt de knop Nieuwe gegevens bevestigen in de bovenbalk. Deze vraagt Hiermee wordt een nieuwe conceptovereenkomst gegenereerd. Weet je het zeker? (This will regenerate a new draft agreement. Are you sure?) Druk op Doorgaan (Proceed) en de bevestiging draait opnieuw, tegen de huidige data, het huidige voertuig en de huidige prijs van de boeking. Gebruik dit telkens wanneer je iets hebt veranderd dat niet meer klopt met de kopie van de klant.

Dezelfde mail nogmaals versturen. Op een Bevestigde boeking staat ook Bevestigingsmail opnieuw versturen. Dit stuurt alleen opnieuw: geen nieuwe overeenkomst, geen statuswijziging. Grijp hiernaar wanneer de klant het bericht simpelweg kwijt is.

Goed om te weten

Bevestigen verwijdert elke handtekening die al op de boeking staat. Zowel de handtekening van de klant als die van je collega worden gewist, elke keer, bij Bevestigen, bij Voorlopig en bij Nieuwe gegevens bevestigen. Heeft een klant vanochtend aan de balie getekend en bevestig je vanmiddag opnieuw, dan is die handtekening weg en moet hij opnieuw tekenen. Dit is de duurste fout die je op deze pagina kunt maken: bevestig opnieuw vóór je de handtekening ophaalt, nooit erna.

Wie wat ontvangt. De bevestigingsmail gaat naar de hoofdhuurder, op het adres van zijn klantgegevens. Elke extra bestuurder op de boeking met zowel een e-mailadres als een naam in het systeem krijgt een eigen, aparte bestuurdersmail; de hoofdhuurder wordt daar buitengehouden, zodat hij geen twee mails krijgt. De contactpersoon die je in stap 2 hebt toegevoegd, wordt bij de boeking vastgelegd en op het scherm getoond, maar krijgt vandaag geen mail op zijn naam.

Welke bevestigingsmail eruit gaat. Staat Instellingen vooruitbetaling op No, dan is er maar één. Staat het op Yes, dan telt de app de dagen tussen nu en de contractuele uitgifte en vergelijkt dat met de twee drempels.

Neem een huur van € 900 die op 1 september wordt bevestigd, met de standaarddrempels, Vooruitbetaling en Volledige betaling beide op Yes. Een uitgifte op 20 oktober ligt 49 dagen weg, meer dan 28, dus de klant krijgt de vooruitbetalingsmail met het verzoek om 20% van € 900, oftewel € 180. Verzet die uitgifte naar 29 september en hij ligt precies 28 dagen weg, niet meer dan 28, dus krijgt hij de gewone bevestiging en wordt er vooraf niets gevraagd. Verzet hem naar 3 september en hij ligt 2 dagen weg, minder dan 4, dus krijgt hij de mail voor volledige betaling plus borg voor de volle € 900. Precies 4 dagen weg, op 5 september, is hij weer terug bij de gewone bevestiging. Alleen die gewone mail wordt ooit verwisseld; het reserveringsverzoek van een voorlopige boeking niet.

In welke taal de klant wordt aangeschreven. De app zoekt eerst een sjabloon in de eigen taal van de klant, dan die van je bedrijf, dan die van wie is ingelogd, dan een zonder taal, en gebruikt het eerste dat het vindt.

De overeenkomst die door bevestigen ontstaat, is een concept. Dat is normaal en geen probleem. Heb je de definitieve officiële versie nodig, gebruik dan Overeenkomst verlengen (Renew agreement) op de tab Documenten van de boeking, wat vraagt Weet je het zeker? Hiermee wordt een nieuwe officiële overeenkomst aangemaakt. (Are you sure? This will create a new official agreement.)

Wat je hierna doet: draag het voertuig over zodra de klant arriveert, behandeld in De uitgifte-inspectie uitvoeren. Veranderen de data of het voertuig voor die tijd, verwerk die wijziging dan eerst en druk daarna pas op Nieuwe gegevens bevestigen, zodat de kopie van de klant weer klopt.

Veelgestelde vragen

Ik heb een boeking opnieuw bevestigd en de handtekening van de klant is verdwenen. Kan ik die terugkrijgen? Nee. Elke bevestiging wist de handtekeningen die bij de boeking horen, en er is geen ongedaan maken. De klant moet opnieuw tekenen, aan de balie tijdens de uitgifte-inspectie of op afstand via Document op afstand ondertekenen (Sign document remote) in de bovenbalk van de boeking.

Waarom weigert Bevestigen en zegt het dat de klant geblokkeerd of op de blokkeerlijst staat? Bevestigen voert vier controles uit op de klant en stopt bij de eerste die faalt, elk met zijn eigen melding. Selecteer eerst een klant. (Please select a customer first.) betekent dat er helemaal geen klant gekoppeld is. Voeg eerst een klant toe! (Please add a customer first!) betekent dat er wel een gekoppeld is, maar zonder naam bij zijn factuurgegevens. Los deze twee op in het klantgedeelte van de boeking. Kan niet bevestigen. Klant staat op blokkeerlijst. (Can't confirm. Customer on blacklist.) betekent dat het rijbewijsnummer van de klant op de blokkeerlijst van je bedrijf staat. Klant is geblokkeerd. (Customer is blocked.) betekent dat Geblokkeerd (Blocked) is aangevinkt op het klantrecord — óf iemand heeft dit met opzet aangevinkt, óf de app heeft het aangevinkt toen het klantformulier werd geopend terwijl de klant over zijn kredietlimiet zat of zijn rijbewijsnummer op de blokkeerlijst stond. Zie Financiële instellingen van de klant en Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten om elke oorzaak op te lossen. Neem het anders op met wie je klantgegevens beheert voordat je bevestigt.

De boeking staat op Bevestigd, maar de klant heeft nooit een mail gekregen. Wat nu? De statuswijziging en de mail zijn twee aparte stappen, en de status wordt eerst opgeslagen, dus een bevestigde boeking zonder mail betekent dat de mailstap zelfstandig is mislukt. Controleer in deze volgorde drie dingen. Er is mogelijk geen sjabloon voor je bedrijf in de talen die de app probeert, of het eerste sjabloon dat het vindt staat uitgeschakeld, in welk geval je Geen e-mailsjabloon beschikbaar. Maak eerst een sjabloon aan. (No email template available. Please create a template first.) zou hebben gezien — vraag je beheerder om er een toe te voegen onder de lijst Boekingen van het e-mailgedeelte. De klant kan zijn uitgesloten van dit soort bericht, wat het stilletjes tegenhoudt; controleer de tab E-mails op het klantscherm (zie Stop de app met e-mailen naar een klant). Of hij is nog onderweg, omdat een automatische bevestiging in de wachtrij staat en opnieuw wordt geprobeerd in plaats van direct verstuurd. Druk op Logboek op de boeking om te zien wat er tot nu toe is vastgelegd, en gebruik daarna Bevestigingsmail opnieuw versturen om hem nogmaals te sturen.

Ik heb handmatig bevestigd en kreeg een melding over het genereren van documenten. Staat Handmatige boekingsbevestiging-e-mail op Yes, dan kun je Er is een fout opgetreden bij het genereren van de bijbehorende documenten. Probeer het later opnieuw. (An error happened while generating the related documents. Please try again later.) te zien krijgen. Het scherm sluit en de boeking wordt teruggezet naar de status van ervoor, dus er blijft niets half afgemaakt achter. Open de boeking opnieuw en druk weer op Bevestigen.

Waarom staat er geen knop Nieuwe gegevens bevestigen op deze boeking? Die verschijnt pas zodra een boeking Bevestigd is, of het voertuig is opgehaald. Op een Concept- of Onbevestigde boeking druk je in plaats daarvan op Bevestigen, wat dezelfde actie is onder zijn naam voor de eerste keer. Bevestigingsmail opnieuw versturen is nog specifieker en verschijnt alleen op een Bevestigde boeking.

Houdt een voorlopige boeking het voertuig op dezelfde manier vast als een bevestigde? Ja, maar de papieren van de klant zeggen iets anders. Het voertuig blijft gekoppeld en de boeking bezet dezelfde plek op de Scheduler. Wat verandert, is het papierwerk: een Onbevestigde boeking stuurt een reserveringsverzoek en krijgt geen overeenkomst, en de regels voor de betalingsdrempels hierboven gelden er niet voor. Druk op Bevestigen zodra de klant zich committeert.

Kan ik een boeking bevestigen waarvan de klok van tien minuten voor het concept is afgelopen? Niet direct. Een boeking die is verlopen, moet eerst worden teruggebracht met Activeren (Activate), wat vraagt Weet je het zeker? — zie Een boeking aanmaken voor wat die knop doet en op welke boekingen hij verschijnt. Zodra de boeking weer actief is, kun je hem normaal bevestigen.

Waarom heeft een boeking zichzelf bevestigd terwijl hier niemand hem heeft aangeraakt? Een offerte die de klant online accepteert, markeert zichzelf als geaccepteerd en bevestigt de boeking in dezelfde stap, overeenkomst en mail inbegrepen. Druk op Logboek op de boeking om te zien wanneer dat is gebeurd.

Gerelateerde pagina's: Een boeking aanmaken voor alles wat voor dit punt gebeurt, inclusief de klok van tien minuten voor het concept en hoe een klant wordt gekoppeld, en De uitgifte-inspectie uitvoeren voor het ophalen van de handtekening die bevestigen wist.