Inleiding
Elke schadeclaim wordt gesorteerd en gecontroleerd aan de hand van drie lijsten die je bedrijf zelf bijhoudt. Schadecategorieën (Damage categories) zijn het hoofdsoort schade, zoals "Bodywork". Schadesubcategorieën (Damage subcategories) splitsen elke categorie verder op, zoals "Dent". Documentcategorieën (Document categories) zijn de papieren die een claim zou moeten hebben, zoals "Repair quote". Ze staan op drie schermen met de kop Schadecategorieën (Damage Categories), Schadesubcategorieën en Documentcategorieën. Elk is een enkele tabel met een filtervak boven elke kolom, een knop om een nieuwe regel toe te voegen, en een potloodicoon en een prullenbakicoon aan het eind van elke rij.
De app noemt een claim een CoC — "change of condition": het voertuig kwam in een andere staat terug dan het wegging.
Je komt hier wanneer:
- Je begint met het afhandelen van claims in de app en de categoriekeuzelijsten op een claim zijn leeg.
- Je verzekeraar vraagt om een document dat je nog niet verzamelt, en je wilt dat elke claim ernaar vraagt.
- Een categorie wordt zo vaak gebruikt dat je hem wilt splitsen — "Glass" in "Windscreen" en "Side window".
- Je checkt gewoon wat de lijsten bevatten.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| CoC | Een schadeclaim ("change of condition") |
| Checkout / pickup | Hoort bij het moment waarop de klant het voertuig ophaalt |
| Checkin / dropoff | Hoort bij het moment waarop de klant het voertuig terugbrengt |
Dit zijn niet de vaste categorieën (Dent, Scratch, Broken enzovoort) die je kiest bij het markeren van een schade tijdens een inspectie — zie Schade vastleggen tijdens een inspectie. De lijsten op deze pagina verschijnen alleen op een claim.
Zo werkt het
Configuratie
Deze hele pagina is configuratie: de drie lijsten worden eenmalig ingesteld en daarna bij elke claim gebruikt. Elk bedrijf heeft zijn eigen lijsten, en ze beginnen leeg — de app vult geen voorbeelden voor je in.
Voordat je begint: de drie lijstschermen openen alleen voor bedrijfsbeheerders. Ben je geen bedrijfsbeheerder, vraag er dan een om de regel toe te voegen die je nodig hebt. Gewone medewerkers gebruiken de lijsten wel — zij kiezen eruit bij elke claim.
De claimlijsten gebruiken
Er komen. Open vanuit het hoofdmenu Assets en klik op de tegel Schadebeheer (Damage mgt). (Een bedrijfsbeheerder kan er ook komen via Beheer (Admin), dan Assets, dan Schadebeheer.) Het scherm met de kop Schadebeheer (Damage management) opent met acht tegels: vier voor de claimwerklijsten (Nieuwe CoC's, CoC's in behandeling, Afgeronde CoC's, Gearchiveerde CoC's), dan Schadecategorieën, Schadesubcategorieën, Documentcategorieën en Communicator.
Schadecategorieën
- Klik op de tegel Schadecategorieën. Het scherm met de kop Schadecategorieën opent, met één kolom Categorie (Category).
- Klik op Nieuwe categorie (New category). Er opent een klein venster met de kop Categorie bewerken (Edit category).
- Typ de categorie in Naam (Name) — bijvoorbeeld "Bodywork" — en klik op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) voegt niets toe.
- Om er een te hernoemen, klik op het potloodicoon op zijn rij, wijzig Naam, klik op Opslaan.
Schadesubcategorieën
Elke subcategorie hoort bij één categorie. Voeg eerst de categorieën toe.
- Open de lijst met de tegel Schadesubcategorieën, of met de knop Subcategorieën (Sub categories) boven de tabel Schadecategorieën. Het scherm heeft de kop Schadesubcategorieën en twee kolommen: Categorie en Subcategorie (Sub category). De knop Categorieën (Categories) boven de tabel brengt je de andere kant op terug.
- Klik op Nieuwe subcategorie (New subcategory). Er opent een venster met de kop Subcategorie bewerken (Edit subcategory).
- Kies de bovenliggende categorie in Categorie, typ de subcategorie in Naam, en klik op Opslaan.
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Categorie | Leeg | Bepaalt onder welke categorie deze subcategorie op een claim verschijnt | Eén categorie uit je lijst |
| Naam | Leeg | De tekst waaruit medewerkers kiezen op een claim | Vrije tekst, tot 200 tekens |
Documentcategorieën
- Klik op de tegel Documentcategorieën. Het scherm met de kop Documentcategorieën opent, met een kolom Naam.
- Klik op Nieuw (New). Er opent een venster met de kop Documentcategorie bewerken (Edit document category) met drie velden.
- Vul ze in en klik op Opslaan.
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Type | Overig (Other) | Zegt waar het document vandaan komt (zie hieronder) | Checkout / pickup, Checkin / dropoff of Overig |
| Naam | Leeg | De naam van het documentvak op elke claim, en de bestandsnaam wanneer het wordt gemaild | Vrije tekst, tot 200 tekens |
| Verplicht? (Required?) | Nee | Markeert het document als een die een claim moet hebben voordat hij verder kan | Ja of Nee |
Het Type doet er meer toe dan het lijkt:
| Type | Gebruik het voor | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Overig | Alles wat iemand met de hand uploadt: reparatieofferte, foto's van de garage, politierapport | Elke claim krijgt een leeg vak met deze naam op zijn tab Documenten, klaar voor een bestand |
| Checkout / pickup | Het uitgifteformulier van de boeking | Nooit getoond op de tab Documenten. Vink je het aan als bijlage op een claimmail, dan voegt de app het meest recente uitgifteformulier bij dat hij voor die boeking heeft |
| Checkin / dropoff | Het innameformulier van de boeking | Hetzelfde, met het innameformulier |
Wanneer het van kracht wordt. Alles wordt opgeslagen zodra je op Opslaan klikt in het kleine venster, en nieuwe categorieën verschijnen meteen in de keuzelijsten van de claim. Een nieuwe documentcategorie wordt aan elke claim toegevoegd, inclusief oude, de volgende keer dat die claim wordt geopend.
Een regel verwijderen. Het prullenbakicoon aan het eind van een rij verwijdert hem meteen; de app vraagt niet eerst, en er is geen manier om hem terug te krijgen anders dan hem opnieuw toe te voegen.
Goed om te weten
Wat verwijderen doet met al ingevulde claims.
| Je verwijdert | Wat er met bestaande claims gebeurt |
|---|---|
| Een schadecategorie | De Schadecategorie van de claim wordt leeg, en elke subcategorie onder die categorie wordt ook verwijderd — dus claims raken ook hun subcategorie kwijt |
| Een schadesubcategorie | De Schadesubcategorie van de claim wordt leeg |
| Een documentcategorie | Een al geüpload bestand eronder blijft op de claim staan, maar verliest zijn categorie, en staat niet meer op de tab Documenten |
Om bewoording te veranderen, hernoem je liever dan dat je verwijdert: een hernoemde categorie verandert op elke claim die hem gebruikt. Documentvakken zijn de uitzondering — een claim behoudt de vaknaam waarmee hij is aangemaakt.
Hoe "Verplicht?" wordt gecontroleerd. Zet iemand een claim van Nieuw (New) naar In behandeling (Pending) met Opslaan en volgende, of slaat iemand een claim op die al In behandeling is, dan kijkt de app naar de verplichte documenten van de claim. Heeft geen ervan een bestand, dan valt de claim terug naar Nieuw en verschijnt de melding Upload alle verplichte documenten. (Please upload all required documents.). In de claimwerklijsten staat een uitroepteken bij een claim in dezelfde situatie. De controle is geslaagd zodra één verplicht document een bestand heeft — markeer je drie documenten als verplicht, dan is er één uploaden genoeg om de claim door te laten. Controleer de rest zelf. Een schadeclaim afhandelen behandelt dit vanuit de kant van de claim.
Uitgewerkt voorbeeld. Een verhuurbedrijf stelt in:
- Categorieën Bodywork en Glass; subcategorieën Dent en Scratch onder Bodywork, Windscreen onder Glass.
- Documentcategorieën Repair quote (Overig, verplicht), Police report (Overig, niet verplicht), en Pickup form (Checkout / pickup, niet verplicht).
Een klant levert een bestelwagen in met een gebarsten voorruit, en er wordt een claim geopend voor boeking 10482. Op de tab Categoriseren van de claim kiest een medewerker Glass; de keuzelijst Schadesubcategorie biedt nu alleen Windscreen. Op de tab Documenten zien ze twee vakken, Repair quote en Police report — niet Pickup form. Ze klikken op Opslaan en volgende voordat de offerte van € 480,00 van de garage binnenkomt: de app weigert met Upload alle verplichte documenten. Zodra de offerte is geüpload onder Repair quote, gaat de claim verder. Mailen ze de verzekeraar en vinken ze Repair quote en Pickup form aan als bijlagen, dan gaan beide mee: de geüploade offerte als "Repair quote.pdf" en het uitgifteformulier van de boeking als "Pickup form.pdf".
Wat je hierna doet: begin met het afhandelen van claims vanuit de tegel Nieuwe CoC's — zie Een schadeclaim afhandelen. Om de standaard-e-mails in te stellen die deze documenten bijvoegen, zie E-mail een verzekeraar of klant over een schadeclaim.
Veelgestelde vragen
Waarom zijn de subcategorieën op sommige claims verdwenen? Iemand heeft de categorie erboven verwijderd. Een categorie verwijderen verwijdert al zijn subcategorieën mee, en elke claim die ze gebruikte houdt lege velden over. Voeg de categorie en zijn subcategorieën opnieuw toe vanaf de schermen Schadecategorieën en Schadesubcategorieën, open dan elke getroffen claim en kies ze opnieuw op de tab Categoriseren.
Waarom kan een claim nooit verder komen dan Nieuw, ook al heeft elk document op de tab Documenten een bestand? Een documentcategorie met type Checkout / pickup of Checkin / dropoff staat op Verplicht?. Die vakken worden nooit op de tab Documenten getoond, dus kan niemand erin uploaden. Heeft geen van de zichtbare verplichte vakken ook een bestand, dan zit de claim vast. Open de documentcategorie met het potloodicoon en zet Verplicht? op Nee, of markeer in plaats daarvan een Overig-document als verplicht.
Waarom ontbreekt een subcategorie die ik heb toegevoegd in de keuzelijst op een claim? De keuzelijst toont alleen subcategorieën onder de categorie die op die claim is gekozen. Controleer dat eerst de juiste Schadecategorie is gekozen, en dat de subcategorie is opgeslagen met een Categorie — een die zonder categorie is opgeslagen, verschijnt nooit op enige claim. Herstel dit met het potloodicoon op het scherm Schadesubcategorieën.
Waarom toont een claim een subcategorie die niet bij zijn categorie hoort? De Schadecategorie op een claim wijzigen maakt de al gekozen subcategorie niet leeg. Open na het wijzigen van de categorie Schadesubcategorie en kies opnieuw.
Waarom is een geüpload document verdwenen van de tab Documenten van een claim? Óf zijn documentcategorie is verwijderd, óf iemand heeft de Categorie van dat document veranderd naar een van het type Checkout / pickup of Checkin / dropoff. De tab toont alleen documenten waarvan de categorie het type Overig heeft. Vraag een bedrijfsbeheerder om de categorie opnieuw toe te voegen, of de Categorie van het document terug te zetten.
Ik heb een claim gemaild met het uitgifteformulier aangevinkt, maar er kwam geen bijlage aan. De app voegt het uitgifte- of innameformulier alleen toe als er een voor die boeking is gemaakt; bestaat er geen, dan wordt die bijlage zonder melding weggelaten. Controleer de overdracht van de boeking — zie Voer de uitgifte-inspectie uit en Neem een voertuig terug.
Ik zie de tegel Schadecategorieën niet, of hij wil niet openen. De drie lijstschermen zijn alleen voor bedrijfsbeheerders. Vraag een bedrijfsbeheerder om de wijziging voor je te doen.
Gerelateerde pagina's
- Een schadeclaim afhandelen — een claim openen en door de werklijsten afhandelen.
- E-mail een verzekeraar of klant over een schadeclaim — verzekeraars en klanten mailen, en de herbruikbare sjablonen achter de tegel Communicator.
- Schade vastleggen tijdens een inspectie — de vaste schadecategorieën die worden gebruikt bij het markeren van een schade op het voertuig.