Inleiding
Elke factuur in RentVisie draagt drie dingen waar je klant en je boekhouder als eerste naar kijken: een Factuurnummer (Invoice number), een Factuurdatum (Invoice date) en een Vervaldatum (Due date). Je typt zelden iets van die drie zelf in. De app geeft het nummer uit zodra de factuur wordt uitgegeven, zet de datum, en berekent de vervaldatum uit de betalingstermijn van de klant. Deze pagina legt uit wanneer elk van die dingen gebeurt, hoe je een concept van een uitgegeven factuur onderscheidt, en de ene instelling die bepaalt waar je nummering begint.
Je ziet alle drie op het scherm met de titel Factuur (Invoice) (open via de tegel Financieel (Financials), Facturen (Invoices)). De tabel daar heeft een kolom Factuurnummer, een kolom Status met Concept (Draft) of Send, een kolom Factuurdatum en een kolom Vervaldatum die je kunt aanzetten.
Je komt hier terecht wanneer:
- De boekhouder vraagt waarom factuur 1057 ontbreekt in de reeks.
- Twee facturen in de lijst hetzelfde nummer tonen.
- Je overstapt naar een nieuw boekhoudpakket en je factuurnummers moeten doorlopen vanaf waar het oude systeem stopte.
- Een klant vraagt waarom zijn factuur binnen 14 dagen vervalt terwijl er 30 waren afgesproken.
- Je controleert alleen of een handmatige factuur die je gisteren begon, al daadwerkelijk is uitgegaan.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Send | Uitgegeven — de factuur is definitief en heeft zijn nummer. Het scherm gebruikt het woord "Send" ook als er niets is gemaild |
| Concept | Begonnen maar nog niet uitgegeven; nog geen nummer. Alleen facturen die je met de hand opstelt kunnen een concept zijn |
| Min. factuurnummer (Min. invoice number) | Het laagste nummer dat de volgende factuur mag krijgen |
| Pament terms | De betalingstermijn van de klant. Het klantscherm spelt het zo |
Gebruik deze pagina om nummers en data te begrijpen en te controleren. Om daadwerkelijk een factuur op te stellen, ga naar de pagina's onder Wat je hierna doet.
Zo werkt het
Configuratie
Er is één bedrijfsbrede instelling, Min. factuurnummer, en één instelling per klant, diens betalingstermijn.
Een minimaal factuurnummer instellen. Gebruik dit eenmalig, wanneer je nummering moet doorlopen vanaf een ander systeem of moet overspringen naar een nieuwe reeks (bijvoorbeeld een nieuw nummerbereik per jaar).
- Open Beheer (Admin) in het hoofdmenu, dan Instellingen (Settings), dan de tegel Financieel (Financial). Het scherm heeft de titel Financiële instellingen (Financial settings).
- Typ het nummer in Min. factuurnummer. Het is het derde vak, onder Btw laag percentage (VAT low percentage). Alleen hele getallen. Het begint op 1.
- Druk op Opslaan.
De instelling werkt niet met terugwerkende kracht: al uitgegeven facturen houden hun nummers. De eerstvolgende uitgegeven factuur krijgt je minimum, en elke factuur daarna telt daarvandaan op. Het duwt nummers alleen omhoog. Zodra er facturen boven het minimum bestaan, doet het verlagen ervan niets, en is er geen manier om de reeks terug te laten lopen.
Laat Min. factuurnummer nooit leeg. Zet er 1 in als je geen minimum wilt.
Betalingstermijn per klant. Een factuur vanuit een boeking neemt zijn vervaldatum van de Pament terms van de klant op diens tab Financieel (Financial): Direct (Immediately), 7 dagen (7 Days), 14 dagen (14 Days) of 30 dagen (30 Days). Het instellen hiervan, en de bedrijfsstandaard voor nieuwe klanten, staat in De betalings- en factuurtermijnen van een klant instellen.
Voordat je begint: het scherm Factuur, het scherm Financiële instellingen en handmatige facturen vereisen allemaal een bedrijfsbeheerder-account. Medewerkers zonder die rol zien mogelijk wel de tegel Facturen, maar kunnen het scherm erachter niet openen.
Het scherm Factuur gebruiken
Open in het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Facturen. Het scherm heeft de titel Factuur, met de nieuwste facturen bovenaan.
- Controleer of een factuur is uitgegeven. Kijk naar Status. Concept betekent dat hij nog wordt voorbereid, en Factuurnummer toont 0. Send betekent dat hij is uitgegeven en genummerd. Gebruik de keuzelijst onder Status om alleen concepten te tonen.
- Zoek een factuur op nummer. Typ het exacte nummer in het vak onder Factuurnummer. Het filter matcht alleen het hele nummer, dus 104 vindt 1042 niet.
- Bekijk de vervaldata. Vervaldatum is verborgen zodra het scherm opent. Zet hem aan in de kolominstellingen van de tabel, rechtsboven de tabel. Hij blijft daarna aan staan voor jou. Het filter eronder en onder Factuurdatum matcht precies één dag.
- Open een factuur door op zijn rij te klikken. Bij een Concept kunnen Factuurdatum en Vervaldatum nog worden gewijzigd. Bij een uitgegeven factuur staan beide grijs.
De uitgegeven facturen van een boeking zelf staan ook vermeld vanuit het factuuroverzicht van die boeking, achter de knop Verzonden facturen (Issued invoices). Die lijst heeft Nederlandse kolomtitels: Factuur nr. (nummer), Factuurdatum en Vervaldatum.
Goed om te weten
Wanneer het nummer wordt toegekend.
| Soort factuur | Conceptfase? | Nummer en status gezet |
|---|---|---|
| Factuur vanuit een boeking, inclusief een gecombineerde factuur en een leasefactuur | Nee | Op het moment dat hij wordt gemaakt. Hij is meteen Send |
| Creditfactuur | Nee | Op het moment dat hij wordt gemaakt. Hij krijgt zijn eigen nummer uit dezelfde reeks |
| Handmatige factuur | Ja | Als je op Versturen of Verwerken (niet versturen) drukt op het scherm Factuur versturen |
Hoe het volgende nummer wordt berekend. De app neemt het hoogste nummer onder de uitgegeven facturen van je bedrijf en telt er één bij op. Is dat lager dan Min. factuurnummer, dan gebruikt hij het minimum in plaats daarvan. Concepten tellen niet mee. De nummering hoort alleen bij jouw bedrijf, dus andere bedrijven op het systeem beïnvloeden hem niet.
Waar de data vandaan komen.
| Soort factuur | Factuurdatum | Vervaldatum |
|---|---|---|
| Vanuit een boeking | Het moment waarop de factuur werd gemaakt | Factuurdatum plus de betalingstermijn van de klant: 0, 7, 14 of 30 dagen. Een klant zonder financiële gegevens krijgt 14 |
| Gecombineerde factuur over boekingen heen | Het moment waarop hij werd gemaakt | Berekend vanuit de klant van de eerste boeking, zoals hierboven |
| Handmatige factuur | Het moment waarop je op Nieuw (New) drukte | 14 dagen daarna, ongeacht de termijn van de klant. Beide zijn te wijzigen zolang hij een Concept is |
| Creditfactuur | Het moment waarop hij werd gemaakt | Hetzelfde moment. Een credit vervalt meteen |
De vervaldatum ligt vast zodra de factuur wordt gemaakt. Wijzig je de betalingstermijn van een klant later, dan houden facturen die hij al heeft hun oude vervaldatum. Een handmatige factuur houdt ook de data die hij kreeg toen je op Nieuw drukte, ook als hij dagen later wordt uitgegeven. Wijzig ze op het concept voordat je het uitgeeft.
Uitgewerkt voorbeeld. De laatst uitgegeven factuur van je bedrijf is 1041 en Min. factuurnummer is 1.
- Op 3 maart om 10:15 factureer je een boeking voor een klant met de termijn 30 dagen. Dat wordt factuur 1042, gedateerd 3 maart, vervalt 2 april.
- Op 4 maart begin je een handmatige factuur. Die toont Concept, nummer 0, vervalt 18 maart.
- Op 5 maart wordt een creditfactuur gemaakt op een andere boeking. Die krijgt 1043.
- Op 6 maart geef je de handmatige factuur uit. Die krijgt 1044, maar blijft gedateerd op 4 maart en vervalt op 18 maart, tenzij je die op het concept hebt gewijzigd.
- Je stapt daarna over naar een nieuw boekhoudpakket dat nummers vanaf 26000 verwacht. Je zet Min. factuurnummer op 26000. De volgende factuur is 26000, dan 26001. Het later terugzetten naar 1 verandert niets, omdat 26001 nu het hoogste nummer is.
Wat je hierna doet: om de factuur zelf op te stellen, gebruik Een boeking factureren of Een factuur met de hand opstellen. Om hem bij de klant te krijgen, zie Een factuur versturen.
Veelgestelde vragen
Waarom hebben twee facturen hetzelfde nummer? Twee facturen die vrijwel op hetzelfde moment worden uitgegeven, kunnen hetzelfde nummer krijgen. Dit kan gebeuren wanneer twee collega's tegelijk factureren, of wanneer het factureren dat de app zelf uitvoert overlapt met iemand aan de balie. De app voorkomt dit niet. Vertel het je boekhouder voordat je iets wijzigt, want een van de twee kan al in de boeken staan. Om de verkeerde kopie te verwijderen, zet je de naamloze kolom helemaal rechts in de tabel Factuur aan, in de kolominstellingen van de tabel. Die toont op elke rij een rood prullenbakicoon. Erop klikken verwijdert die factuur en zijn PDF meteen, zonder eerst te vragen. Filter Factuurnummer eerst op het dubbele nummer, zodat je beide rijen ziet en zeker weet welke je verwijdert. Vindt de app geen andere factuur met dat nummer, dan weigert hij met "Factuur kan niet worden verwijderd omdat hij geen duplicaat is of al is gesynchroniseerd met de financiële boekhouding." ("Can't delete invoice as its not a duplicate or its synced to financial accounting.")
Waarom ontbreekt een nummer in de reeks? Een uitgegeven factuur met dat nummer is verwijderd, of Min. factuurnummer is verhoogd en de reeks sprong. Het verwijderen van een concept laat nooit een gat achter, omdat concepten geen nummer hebben. De app houdt geen overzicht bij van verwijderde facturen, dus vergelijk met de reeks in je boekhoudpakket. Verwijderen staat beschreven in Facturen verwijderen of exporteren.
Waarom kreeg een nieuwe factuur een nummer dat al was gebruikt? De factuur met het hoogste nummer is verwijderd. Het volgende nummer is altijd het hoogste resterende nummer plus één, dus dat nummer wordt opnieuw uitgegeven. Had de verwijderde factuur je boekhouder al bereikt, verhoog dan Min. factuurnummer daarboven voordat je iets anders uitgeeft.
Waarom toont een factuur nummer 0? Het is een Concept. Hij krijgt een nummer zodra je hem uitgeeft met Versturen of Verwerken (niet versturen) op het scherm Factuur versturen. Zie Een factuur met de hand opstellen.
Waarom vervalt een factuur vanuit een boeking binnen 14 dagen terwijl de klant 30 heeft? De Pament terms van de klant zijn gewijzigd nadat de factuur werd gemaakt, of de klant had op dat moment geen financiële gegevens en kreeg de standaard 14 dagen. De vervaldatum van een uitgegeven factuur kan niet worden gewijzigd. Crediteer hem en factureer opnieuw als de datum moet kloppen, zoals beschreven in Creditfacturen.
Waarom vervalt een handmatige factuur binnen 14 dagen terwijl de klant 30 heeft? Handmatige facturen beginnen altijd met 14 dagen en lezen de termijn van de klant niet. Wijzig Vervaldatum op de factuur zolang hij nog een Concept is.
Waarom kan ik de factuurdatum of vervaldatum niet wijzigen? De factuur is uitgegeven. Beide vakken staan grijs zodra Status op Send staat. Gebruik Creditfacturen om hem terug te draaien en een nieuwe op te stellen.
Waarom deed het wijzigen van Min. factuurnummer niets? Je uitgegeven facturen gaan al hoger dan het nummer dat je typte. Het minimum tilt alleen het volgende nummer op; het verlaagt het nooit.
Gerelateerde pagina's
- Een boeking factureren — om een factuur te maken uit de regels van een boeking.
- Een factuur met de hand opstellen — om een concept met de hand op te stellen, te bewerken en uit te geven.
- Creditfacturen — om een uitgegeven factuur terug te draaien.
- De betalings- en factuurtermijnen van een klant instellen — om de betalingstermijn achter de vervaldatum in te stellen.
- Boekhoudkoppeling — wanneer nummers moeten aansluiten op je boekhoudpakket.