Inleiding
Het klantportaal is een webpagina die je klanten openen via een link in hun boekingse-mails. Het begroet ze met Hallo (Hello) en hun naam, daarna Beheer hier je gegevens! (Please manage your information in this portal!). Links staan drie tabbladen: Voorbereiding (Preparation), Documenten (Documents) en Contact. Rechts staat een samenvatting van de boeking: een foto en de naam van de voertuigklasse, het aantal dagen, Van (From), Tot (To), Locaties (Locations), en het geld dat erin omgaat (Subtotaal: (Subtotal:), Btw: (VAT:), Totaal (Total), Borg (Deposit), Betalingen (Payments) en Openstaand (Outstanding)). Van daaruit kan de klant zijn eigen gegevens invullen, het openstaande bedrag betalen en de documenten van de boeking downloaden, zonder jou te bellen. Medewerkers werken nooit in het portaal zelf; jouw rol is het opzetten ervan, en de klant helpen als iets erin hem in de war brengt.
Je bent hier omdat:
- Een klant morgen komt ophalen en je wilt dat hij vooraf zijn rijbewijs en adres invult, zodat de overdracht twee minuten duurt in plaats van tien.
- Je wilt dat klanten het restbedrag online betalen voordat ze aankomen.
- Een klant belt om te zeggen dat het portaal nog steeds Werk je profielgegevens bij (Please update your profile) toont nadat hij alles heeft ingevuld.
- Een klant vraagt waar hij zijn huurovereenkomst of factuur kan vinden.
- Je controleert wat je portaal toont voordat je de link in e-mails begint te zetten.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Klantportaal (Customer portal) | De eigen boekingspagina van de klant, geopend via een link in een e-mail |
| Klantidentificatie (Customer validation) | De lijst van jouw bedrijf met gegevens die een klantrecord moet bevatten |
| Mollie | Het online-betaalbedrijf dat RentVisie gebruikt; de klant betaalt op zijn pagina |
| Vestiging (Branch) | Een onderdeel van je bedrijf met een eigen naam en contactgegevens; elke ophaallocatie hoort bij één vestiging |
Klanten komen binnen via de link in een e-mail. Er is geen knop in de app waarmee jij het portaal van een klant opent.
Zo werkt het
Configuratie
Het portaal heeft geen eigen schakelaar; het bestaat zodra een e-mail zijn link bevat. Vier dingen bepalen wat de klant ziet. Instellingen zitten op drie plekken, geen daarvan onder Beheer → Self-service (Admin → Self service): die tegelpagina is voor self-service uitgifte en inname (zie Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren).
1. Zet de link in je e-mails. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), daarna Communicator, en klik op de tegel Boekingen (Bookings). Open het sjabloon dat je wilt (meestal de bevestigingse-mail) en typ ${customerPortalUrl} in de tekst op de plek waar de link moet komen. Wordt de e-mail verstuurd, dan vervangt de app dit door het eigen portaaladres van die klant voor die boeking. Alleen e-mails die het bevatten, krijgen de link; de app voegt hem nergens zelf toe. Hoe sjablonen werken staat beschreven in Stuur een klant een e-mail vanuit een boeking.
2. Bepaal welke gegevens het portaal vraagt. Open Beheer, daarna Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational). Open op het scherm met de kop Operationele instellingen (Operational settings) het tabblad Klantidentificatie. Dat heeft twee lijsten met ja/nee-schakelaars.
- De bovenste lijst (Naam (Name), E-mail (Email), Telefoon (Phone), Geboortegegevens (Birth data), Adres (Address), Bedrijfsnaam (Company name), Kamer van Koophandel (Chamber of commerce), Btw-nummer (Tax number), IBAN, BIC, Rijbewijs (Drivers license), min. leeftijd (min age)) bepaalt wanneer het portaal een record Afgerond (Completed) noemt.
- De onderste lijst, onder de vraag of een veld wordt getoond in de inspectie-app en het klantportaal, bepaalt welke vakken het portaal toont. Slechts vijf daarvan veranderen het portaal:
| Schakelaar | Standaard | Wat het doet in het portaal |
|---|---|---|
| Adresvelden tonen (Show address fields) | Ja | Toont de stap Adres. Staat hij uit, dan zegt die stap Adresgegevens niet gevraagd. (Address information not requested.) |
| IBAN-veld tonen (Show IBAN field) | Ja | Toont IBAN op de stap Financieel |
| BIC-veld tonen (Show BIC field) | Nee | Toont BIC op de stap Financieel |
| Rijbewijsvelden tonen (Show driver license fields) | Ja | Toont de rijbewijsvakken op de stap Identificatie. Staat hij uit, dan staat er Geen gegevens gevraagd. (No information requested.) |
| Kamer van Koophandel-veld tonen (Show chamber of commerce field) | Ja | Toont Kamer van Koophandel voor zakelijke klanten |
Naam, telefoon, e-mail en geboortegegevens worden altijd getoond, wat Naamvelden tonen (Show name fields), Telefoonveld tonen (Show phone field), E-mailveld tonen (Show email field) en Geboortegegevensvelden tonen (Show birth data fields) ook zeggen. Druk op Opslaan (Save). De wijziging geldt de volgende keer dat een klant zijn portaal opent; al verstuurde links blijven werken en tonen simpelweg de nieuwe set vakken.
3. Vul het tabblad Contact in en zet betalen aan. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, daarna Productontwerp (Product design), en klik op de tegel Vestigingen (Branches). Klik op de vestiging om het scherm met de kop Vestiging (Branch) te openen.
- Vul op het tabblad Klantportaal Over (About) (een regel over je bedrijf) en Instructies (Instructions) (bijvoorbeeld waar te parkeren en welke deur te gebruiken) in. Het tabblad Contact van het portaal toont deze onder Over en Instructies, met de naam van de vestiging, zijn Website en het telefoonnummer van de ophaallocatie.
- Zet op het tabblad Financieel (Financials) Betalingen accepteren (Accept payments) op ja. Deze staat standaard op Nee, en zolang dat zo is, toont het tabblad Voorbereiding helemaal geen betaalblokken. Het portaal gebruikt de vestiging van de ophaallocatie van de boeking.
Druk op Opslaan. Voor online betalen moet je bedrijf ook gekoppeld zijn aan Mollie; zie Accepteer betalingen met kaart en online.
4. Laat Customer portal base url met rust. Het tabblad Klantportaal op Operationele instellingen bevat Customer portal base url, met Neem voor hulp bij deze instelling contact op met RentVisie. (Please contact RentVisie for assistance with the setup.) Dit verandert niets aan de link ${customerPortalUrl}. Het voedt de aparte self-service-links, ${customerSelfServiceUrl} en ${driverSelfServiceUrl}, beschreven in Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren en de bestuurdersapp.
Voordat je begint: Instellingen, Productontwerp en Communicator zijn voor een bedrijfsbeheerder. Vraag hem deze wijzigingen te maken als je dat zelf niet bent. Klanten hebben geen eigen account nodig: de link is alles wat ze nodig hebben.
Het klantportaal gebruiken
Klanten bereiken het portaal door te klikken op de link in hun boekingse-mail. Jij kunt het niet openen vanuit de app. Belt een klant erover:
- Vraag op welk tabblad hij staat: Voorbereiding, Documenten of Contact. De tabbladen staan hieronder beschreven.
- Zoek de klant onder Klanten (Customers), dan de tegel Klanten, en open zijn record. Alles wat hij in het portaal heeft opgeslagen, staat daar al.
- Corrigeer wat hij zelf niet kan herstellen op dat record, en druk op Opslaan. Het portaal toont de wijziging de volgende keer dat hij de link opent.
Tabblad Voorbereiding, bovenste blok. Dit toont Klantgegevens bijwerken (Update customer details) met ofwel Afgerond ofwel Werk je profielgegevens bij, en een knop Wijzigen (Change). Wijzigen opent Wijzig je klantgegevens (Edit your customer details), met vier stappen bovenaan: Basisgegevens (Basic information), Adres (Address), Financieel (Financials) en Identificatie (Identification). De klant vult elke stap in en klikt op Volgende (Next); de laatste stap heeft Opslaan in plaats daarvan. Annuleren (Cancel) en Terug (Back) gaan terug naar het portaal.
| Stap | Vakken | Wat het portaal accepteert |
|---|---|---|
| Basisgegevens | is bedrijf (is company), Voornaam (First name), Achternaam (Last name), Bedrijfsnaam, Kamer van Koophandel, Netnummer/landcode (Dial code), Telefoon, E-mail, Factuur-e-mailadres (optioneel) (Invoice email (optional)), Geboorteplaats (Place of birth), Geboortedatum (Date of birth), Nationaliteit (Nationality) | Netnummer/landcode moet gekozen worden, anders markeert Volgende het als Vul dit in (Please fill in). E-mail wordt getoond maar kan niet worden gewijzigd. Geboortedatum wordt met de maand eerst getypt: 03/04/1990 is 4 maart |
| Adres | Postcode (Postal code), Huisnummer (House number), Huisnummertoevoeging (House number addition), Straat (Street), Plaats (City), Land (Country) | Elke tekst |
| Financieel | IBAN en BIC; Btw-nummer (VAT number) voor zakelijke klanten | Een IBAN die geen echte IBAN is, stopt de stap met 'IBAN ongeldig' ('IBAN Invalid') |
| Identificatie | Rijbewijs Nummer (Number), Uitgevende instantie (Issuer), Afgiftedatum (Date of issuance), Vervaldatum (Date of expiration) | Elke tekst en datums |
Tabblad Voorbereiding, betaalblokken. Onder het blok met gegevens heeft elk openstaand bedrag zijn eigen blok met een knop Nu betalen (Pay now): Openstaand boekingsbedrag betalen (Pay booking balance due), Openstaande huur betalen (Pay outstanding rent) en Volledig boekingsbedrag betalen (Pay full booking balance). Nu betalen brengt de klant naar de betaalpagina van Mollie. Staat er niets open, dan toont het blok Geen openstaand saldo (No outstanding balance) met Op dit moment geen openstaand bedrag. Bedankt! (No outstanding amount at this moment. Thank you!)
Tabblad Documenten. Een lijst met de kolommen Documenttype (Document type) en Documentstatus (Document status) en een downloadicoon aan het eind van elke regel. Deze toont elk officieel document van de boeking (overeenkomst, facturen, uitgifte- en innameformulieren, offerte, credit) en het laatste concept van de huurovereenkomst.
Tabblad Contact. De naam van je vestiging, telefoonnummer, website, Over en Instructies, overgenomen van het tabblad Klantportaal van de vestiging (zie Configuratie).
Goed om te weten
Elke stap wordt opgeslagen zodra de klant op Volgende klikt. Het gaat direct het klantrecord in dat jij ziet in de app; niemand keurt het goed. Annuleren op een latere stap maakt een eerdere stap niet ongedaan. Op een stapnaam bovenaan klikken, springt ernaartoe zonder de stap op te slaan waar de klant mee bezig was.
Wat het profiel Afgerond maakt. Na elke stap controleert de app het record aan de hand van de bovenste lijst Klantidentificatie. Met de schakelaars op hun standaardstand moet voor een particuliere klant dit allemaal kloppen:
| Voorwaarde | Wat wordt gecontroleerd |
|---|---|
| Naam | Voornaam en Achternaam ingevuld |
| Een normaal e-mailadres | |
| Telefoon | Telefoon is 9 tot 15 cijfers zonder spaties of plusteken, en een Netnummer/landcode is ingesteld |
| Adres | Straat, Huisnummer, Postcode, Plaats en Land allemaal ingevuld |
| Geboortegegevens | Geboorteplaats ingevuld en, waar een Geboortedatum is opgegeven, de klant minstens min. leeftijd (18) oud |
| Rijbewijs | Nummer en Uitgevende instantie ingevuld, afgegeven in het verleden, verlopend in de toekomst |
Een zakelijke klant wordt in plaats van op naam, geboortegegevens en rijbewijs gecontroleerd op Bedrijfsnaam en Kamer van Koophandel.
Welke betaalblokken verschijnen. Elk blok wordt alleen getoond wanneer het bijbehorende bedrag zinvol is om te betalen:
| Blok | Verschijnt wanneer |
|---|---|
| Openstaand boekingsbedrag betalen | Er nu iets open staat, volgens je betaalvoorwaarden (bijvoorbeeld een vooruitbetaling) |
| Openstaande huur betalen | De nog verschuldigde huur hoger is dan wat nu open staat, en afwijkt van het volledige bedrag |
| Volledig boekingsbedrag betalen | Het volledige nog verschuldigde bedrag (huur plus borg, waar je om beide vraagt) afwijkt van wat nu open staat |
| Geen openstaand saldo | Alle drie nul of minder zijn |
Bijvoorbeeld: een boeking van vier dagen van € 600 met een borg van € 500, waarbij je voorwaarden 20% vooraf vragen. Komt het portaal uit op € 120 nu verschuldigd, € 600 huur en € 1.100 in totaal, dan ziet de klant alle drie de blokken Nu betalen. Na betaling van de € 120 verdwijnt het eerste blok en tonen de andere twee € 480 en € 980. Komt er nog eens € 980 binnen, dan blijft alleen Geen openstaand saldo over.
De link draagt twee nummers, en verder beschermt niets hem. Het adres eindigt op een klantnummer en een boekingnummer, en heeft geen wachtwoord en geen einddatum. Iedereen die de link heeft, kan de naam, geboortedatum, adres, rijbewijs en bankgegevens van de klant lezen, wijzigen en een betaling starten. De nummers volgen op elkaar, dus het wijzigen van één cijfer kan de gegevens van een andere klant openen, en de app controleert niet of de klant en de boeking in de link bij elkaar horen.
Wat je hierna doet: zodra de klant heeft betaald, zie hoe het geld binnenkomt in Accepteer betalingen met kaart en online; bij aankomst ga je verder met Voer de uitgifte-inspectie uit.
Veelgestelde vragen
Kan een andere klant de gegevens van deze klant via het portaal zien? Ja, als hij de link te pakken krijgt of de nummers erin wijzigt; zie De link draagt twee nummers hierboven. Plak een portaallink nooit in een groepschat en stuur hem niet door aan iemand anders dan de klant voor wie hij bedoeld was. Meldt een klant dat hij andermans gegevens ziet, licht dan meteen je beheerder en RentVisie-support in.
Waarom staat het rijbewijs van de klant nog leeg nadat hij het in het portaal had opgeslagen? Heeft een klant nog geen rijbewijs in het systeem staan, dan maakt de eerste Opslaan op Identificatie een leeg rijbewijs aan en gaat wat hij typte verloren. Vraag hem het portaal nogmaals te openen en het opnieuw in te vullen; de tweede keer blijft het behouden. Of typ het zelf in, zoals in Leg het rijbewijs en paspoort van een klant vast.
Waarom ontbreken BIC of btw-nummer terwijl de klant zegt ze te hebben ingevuld? Voor een klant zonder bankgegevens in het systeem bewaart de eerste Volgende op Financieel alleen de IBAN. Vraag hem de stap opnieuw te doen, of vul de rest zelf aan op het klantrecord.
De geboortedatum van de klant klopt maanden niet. Het portaal leest datums met de maand eerst. Een klant die 03/04/1990 typte en 3 april bedoelde, wordt opgeslagen als 4 maart. Corrigeer het op het klantrecord, zoals in Maak een klantrecord aan.
Het portaal zegt nog steeds Werk je profielgegevens bij, terwijl de klant alles heeft ingevuld. Controleer de voorwaarden onder Wat het profiel Afgerond maakt. De gebruikelijke oorzaken zijn een telefoonnummer getypt met spaties of een plusteken, een ontbrekend land, of een rijbewijs waarvan de geldigheidsdatum is verstreken. Corrigeer het op het klantrecord; het portaal toont Afgerond de volgende keer dat de klant hem opent.
De klant ziet helemaal geen knop Nu betalen. Betalingen accepteren staat uit op de vestiging van de ophaallocatie. Vraag je beheerder dit aan te zetten, zoals beschreven onder Configuratie.
De klant klikte op Nu betalen en zag Geen saldo openstaand (No balance outstanding). Er stond op dat moment niets open voor die keuze, bijvoorbeeld omdat er een betaling binnenkwam nadat hij de pagina had geopend. Vraag hem de link opnieuw te openen.
De klant klikte op Nu betalen en zag "Kan geen verbinding maken met de betaalpagina. Probeer het later opnieuw." (Can't connect to payment portal. Please try again later.) De boeking achter de link kon niet worden gevonden. Controleer of de boeking nog bestaat onder Boekingen, en verstuur de e-mail opnieuw zodat hij een nieuwe link krijgt.
De klant kan zijn e-mailadres niet wijzigen. Het portaal toont het wel, maar laat hem het niet wijzigen. Wijzig het zelf op het klantrecord.
Een document dat de klant verwacht, staat niet op het tabblad Documenten. Alleen officiële documenten verschijnen, plus het laatste concept van de huurovereenkomst. Een conceptfactuur of conceptofferte blijft verborgen tot hij officieel wordt gemaakt.
Het tabblad Contact is leeg onder Over en Instructies. Niemand heeft het tabblad Klantportaal van de vestiging ingevuld, zoals beschreven onder Configuratie.
Gerelateerde pagina's: Onderteken, accepteer en betaal via een link voor de andere links in je e-mails, Stuur een klant een betaalverzoek om een specifiek bedrag te vragen, en Bekijk wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan voor het saldo van de klant.