Bekijk je onderhoudskosten en schaderapportages

Inleiding

Drie rapporten onder Dashboards tonen wat je wagenpark je kost in de garage en waar schade doorglipt. Ze staan op het scherm met de kop Dashboards, dat een rij tegels per sectie heeft. De tegel Onderhoudskosten (Maintenance costs) staat in de eerste sectie, met de kop Algemeen (General). Onderaan, onder de kop Schades (Damages) en de regel Analyseer schadestatistieken (momenteel alleen Engelstalig) (Analyse damage statistics (currently English only)), staan nog drie tegels: Schade buiten verhuur (Off rent damages), Gemiste schades (Missed damages) en Conditieverschil-ratio (binnenkort) (Change of Conditions ratio (soon)).

Elk rapport is één enkele tabel met een link Terug (Back), een kop, en twee knoppen boven de tabel: Filters resetten (Reset filters) en Exporteren (Export).

Je bent hier omdat:

• de maand is afgelopen en je wilt weten waar de garagerekeningen op uitkwamen;
• een bus blijft terugkomen in de garage en je wilt zien wat hij tot nu toe heeft gekost;
• een klant vond bij uitgifte een deuk en je wilt weten welke eerdere verhuur hem had moeten opmerken;
• je controleert welke schades buiten elke verhuur zijn geregistreerd, bijvoorbeeld gevonden op het terrein;
• je wilt alleen even kijken hoe het met schade in het wagenpark gaat, zonder dat er iets mis is.

Begrippen op deze schermen

De vier rapporten op dit gebied

Gebruik deze rapporten om terug te kijken en patronen te zien. Om een kost of een schade vast te leggen, gebruik je de pagina's waarnaar aan het eind van Goed om te weten wordt gelinkt.

Zo werkt het

Configuratie

Deze rapporten hebben geen instellingen. Ze lezen wat je team al heeft vastgelegd:

• Onderhoudskosten leest het vak Kosten (Costs) van elke onderhoudsafspraak. Zie Boek een voertuig in voor onderhoud.
• Schade buiten verhuur en Gemiste schades lezen het schaderegister. Zie Leg schade aan een voertuig vast en Leg schade tijdens een inspectie vast.

Voordat je begint: het menu-item Dashboards en alle drie de rapporten vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. De claimlijsten onder Assets, Schadebeheer staan ook open voor gewone medewerkeraccounts. De kop op Dashboards zegt Upgrade je pakket voor meer dashboards. (Upgrade your package for more dashboards.); dit verbergt geen enkele tegel op deze pagina.

De rapporten gebruiken

Klik vanuit het hoofdmenu op Dashboards.

Onderhoudskosten

1. Klik op de tegel Onderhoudskosten, in de sectie Algemeen. Het scherm met de kop Onderhoudskosten (Maintenance Costs) opent.
2. Stel Van (From) en Tot (To) in. Ze beginnen op de eerste en laatste dag van de huidige week.
3. Klik op Vullen (Populate). De tabel blijft leeg tot je dit doet. Verander je een datum, klik er dan opnieuw op.
4. Lees de tabel. Hij heeft één regel per onderhoudsafspraak: Asset, Titel (Title), Omschrijving (Description), ExternalRef (het ordernummer van de garage) en Kosten. Gebruik het filter onder een kolomkop om in te perken, bijvoorbeeld tot één kenteken.
5. Om de kosten op te tellen of te bewaren, klik je op Exporteren en tel je ze op in Excel. Het scherm toont geen totaal.

Schade buiten verhuur

1. Klik op de tegel Schade buiten verhuur. Het scherm met de kop Overzicht schade buiten verhuur (Off rent damage overview) opent.
2. Lees de tabel. Elke schade in het register die niet aan een boeking is gekoppeld, staat erop: Schadenummer (Damage number), Datum (Date), Schadestatus (Damage status), Schadeperiode, Schadecategorie (Damage category), Asset-kenteken en Asset-nummer. Bedrag (Amount) is verborgen zodra het scherm opent; zet het aan met de kolomkiezer rechtsboven de tabel.
3. Filter op Schadestatus om af te handelen schades te verbergen. Kies bijvoorbeeld Nieuw (New) om te zien waar nog niemand naar heeft gekeken.

Gemiste schades

1. Klik op de tegel Gemiste schades. Het scherm met de kop Gemiste schades (Missed damages) opent, met de regel Schade geldt als gemist als hij bij uitgifte op de volgende boeking is geregistreerd. (Damage qualified as missed if registered during checkout on following booking.)
2. Lees de tabel. Elke regel is een schade die tijdens de uitgifte-inspectie van een boeking is vastgelegd, met zijn Schadestatus en Bedrag. Ernaast staan die boeking (Uitgifteboekingnummer (Pickup booking number), Uitgiftedatum en -tijd (Pickup date time), Uitgiftelocatie (Checkout location), Innamelocatie (Checkin location)) en de verhuur ervoor op hetzelfde voertuig (Vorig innameboekingnummer (Previous dropoff booking number), Vorige innamedatum en -tijd (Previous dropoff date time)).
3. Open de vorige boeking vanuit Boekingen, Overzicht en bekijk de inname-inspectie ervan. Staat de schade er niet, dan is hij bij die inname gemist.

Overzicht schadeclaims

De tegel Conditieverschil-ratio (binnenkort) doet niets als je erop klikt; dat rapport is nog niet gebouwd. Om je claims per stap te zien, open je Assets vanuit het hoofdmenu, klik je op de tegel Schadebeheer, en dan op Nieuwe CoC's (New CoCs), CoC's in behandeling (Pending CoCs), Afgeronde CoC's (Completed CoCs) of Gearchiveerde CoC's (Archived CoCs). Elke lijst heeft ook Exporteren. Het behandelen van een claim staat uitgelegd op Behandel een schadeclaim.

Goed om te weten

Niets hier verandert een record. Je kunt zo veel filteren, sorteren en exporteren als je wilt. Om een cijfer te corrigeren, wijzig je de onderhoudsafspraak of de schade zelf.

Welke afspraken in Onderhoudskosten verschijnen. Elke afspraak waarvan de datums de periode raken, telt mee, ook die welke voor Van beginnen of na Tot eindigen. Het volledige bedrag Kosten wordt getoond, niet het aandeel voor jouw periode. Afspraken voor elke vestiging en elk type (Onderhoudsbeurt (Checkup), Reparatie (Repair), Uitval (Downtime), ASI) worden meegenomen. Kosten die zijn ingetypt op het scherm Kostenoverzicht (Cost overview) verschijnen hier niet; zie Leg vast wat een voertuig je kost.

Een uitgewerkt voorbeeld. Je zet Van op maandag 5 oktober 2026 en Tot op zondag 11 oktober, en klikt dan op Vullen:

De export telt op tot € 1.005,00. De volledige € 620 wordt meegeteld, hoewel vier van de vijf dagen van de reparatie in de week ervoor vielen. Draai je ook de week ervoor en tel je de twee exports op, dan wordt de € 620 dubbel geteld.

Wat telt als een schade buiten verhuur. Een schade vastgelegd vanaf het scherm Schades (Damages) of op de tekening van het voertuig hoort bij geen enkele boeking, dus verschijnt hij hier. Een schade vastgelegd tijdens een uitgifte- of inname-inspectie hoort bij die boeking, dus verschijnt hij niet. Alle statussen staan erop, inclusief Gearchiveerd (Archived).

Wat telt als een gemiste schade. De app kijkt alleen naar het moment waarop de schade is vastgelegd: bij een uitgifte, op een boeking. De vorige verhuur is de laatste op dat voertuig met de status DroppedOff die is ingeleverd vóór deze uitgifte. Een inname die nog op controle wacht (DroppedOffNotification) telt niet als die verhuur. De lijst bewijst niet wie de schade heeft veroorzaakt; het voertuig kan ook beschadigd zijn terwijl het op je terrein stond.

Innamelocatie is niet dezelfde als de vorige inname. Op Gemiste schades zijn Uitgiftelocatie en Innamelocatie de uitgifte- en innamevestigingen van de boeking waarop de schade is gevonden. Waar de vorige huurder het voertuig heeft ingeleverd, staat op die vorige boeking.

Wat je hierna doet. Begin met Gemiste schades: elke regel kan opvolging bij de vorige huurder nodig hebben, en een claim open je op Behandel een schadeclaim. Werk daarna Schade buiten verhuur door en corrigeer elke status of elk bedrag op Leg schade aan een voertuig vast. Onderhoudskosten kan wachten tot het eind van de maand; ontbrekende bedragen voer je in op Boek een voertuig in voor onderhoud.

Veelgestelde vragen

Waarom tellen mijn maandelijkse onderhoudstotalen op tot meer dan de garagerekeningen? Een afspraak die van de ene maand in de volgende loopt, verschijnt in beide maanden, elke keer met zijn volledige kosten. Voordat je periodes optelt, verwijder je de regels die in beide exports voorkomen.

Waarom is de tabel Onderhoudskosten leeg? Klik op Vullen; er wordt niets getoond tot je dat doet. Blijft hij leeg, dan raakt geen enkele onderhoudsafspraak de gekozen datums. Controleer of Van vóór Tot ligt.

Waarom ontbreekt een afspraak op de laatste dag van mijn periode? Afspraken die op de dag van Tot zelf beginnen, kunnen worden weggelaten, afhankelijk van het tijdstip dat ze vasthouden. Zet Tot één dag later en klik opnieuw op Vullen, en verwijder daarna eventuele afspraken van die extra dag.

Waarom toont een garagerekening € 0,00 in Onderhoudskosten? Niemand heeft Kosten op de afspraak ingevuld. Open het voertuig, ga naar het tabblad Onderhoud (Maintenance) en voer het bedrag in; zie Boek een voertuig in voor onderhoud. Klik dan opnieuw op Vullen.

Waarom is het Vorig innameboekingnummer leeg bij een gemiste schade? De app vond geen ingeleverde verhuur op dat voertuig vóór deze uitgifte. Of dit was de eerste verhuur van het voertuig, of de vorige boeking is nooit op ingeleverd gezet. Open de boekingen van het voertuig vanuit Boekingen, Overzicht en controleer de vorige.

Waarom verschijnt een schade die de klant veroorzaakte op Schade buiten verhuur? Hij is vastgelegd vanaf het scherm Schades of de tekening van het voertuig, niet tijdens de inname-inspectie, dus is hij niet aan die boeking gekoppeld. Leg de volgende keer innameschade vast tijdens de inspectie; zie Leg schade tijdens een inspectie vast.

Waarom zie ik het menu-item Dashboards niet? Dat staat er alleen voor een bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag je beheerder.

Wat toont de tegel Conditieverschil-ratio (binnenkort)? Nog niets; erop klikken doet niets. Gebruik de claimlijsten onder Assets, Schadebeheer.

Gerelateerde pagina's:

• Leg vast wat een voertuig je kost: de kosten die het onderhoudsrapport weglaat.
• Bekijk hoe druk je wagenpark wordt gebruikt: de andere wagenparkrapportages onder Dashboards.
• Een lijst of rapport exporteren naar Excel of CSV: meer over de knoppen Exporteren en Filters resetten.
• Leg schade tijdens een inspectie vast: hoe schade zijn uitgifte- of innamelabel krijgt.