Inleiding
Elk klantrecord heeft een vak Taal (Language). Dat bepaalt in welke taal de app de pdf's van die klant maakt (de huurovereenkomst, de offerte, de uitgifte- en innameformulieren, de facturen en creditfacturen) en welk e-mailsjabloon de app kiest als hij naar hem schrijft. Het vak staat op het bewerkscherm van de klant, op de tab Overig (Other), onder een grijze regel met de tekst Taal waarmee het sjabloon van de Communicator en de pdf-taal worden bepaald. Laat leeg voor de standaardwaarde. (Language used for determination of communicator template and PDF language. Leave blank for default.)
De app werkt in vijf talen: Engels, Nederlands, Duits, Frans en Spaans. Een klant met een leeg vak Taal krijgt de eigen taal van je bedrijf.
Je bent hier waarschijnlijk omdat:
- Een Duitse of Franse klant bij je huurt en zijn overeenkomst in zijn eigen taal moet krijgen.
- Een klant zegt dat zijn factuur of overeenkomst in de verkeerde taal is aangekomen.
- Een vaste klant naar het buitenland is verhuisd en nu Engels drukwerk wil.
- Je wilt zien hoe een document eruitziet nadat RentVisie zijn opmaak heeft gewijzigd.
Begrippen op deze pagina
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Taal (Language) | De drukwerktaal van de klant |
| Overeenkomst verlengen (Renew agreement) | Maak een nieuwe huurovereenkomst voor deze boeking |
| Gemaakt op | Dit is de bestaande Nederlandse kop van de datumkolom in de documentenlijst van de boeking |
| E-mailsjabloon | De bewaarde tekst van een e-mail die de app verstuurt, één per soort e-mail en per taal |
Gebruik deze pagina om de taal van een klant in te stellen of te corrigeren. Voor het vertalen van je websiteteksten, zie Vertaal je websiteteksten naar andere talen.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets aan te zetten. Twee dingen liggen vast voor de hele app, en je kunt ze niet zelf wijzigen:
- De eigen taal van je bedrijf wordt door RentVisie-support ingesteld op je bedrijfsrecord. Het is de taal die elke klant zonder eigen Taal krijgt.
- De lijst met talen is de vijf hierboven. Je kunt er geen zesde aan toevoegen, zoals Italiaans.
Is de eigen taal van je bedrijf fout, vraag dan RentVisie-support om hem te wijzigen.
De tekst van elke e-mail staat in je e-mailsjablonen, één per soort e-mail en per taal. De taal van een klant levert alleen een e-mail in die taal op als er een sjabloon in die taal bestaat. Hoe je sjablonen instelt staat op de pagina over automatische e-mails.
Voordat je begint: elk gebruikersaccount kan de Taal van een klant wijzigen en op Overeenkomst verlengen drukken. Je hebt geen beheerdersaccount nodig.
De taal van de klant gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), en klik op de tegel Klanten. Zoek de klant op en open zijn record.
- Klik op de tab Overig. Hij staat in de rij tabs na E-mails (Emails) en voor Facturen (Invoices).
- Zoek Taal, onder is geverifieerd (is verified) en de grijze helpregel.
- Kies de taal van de klant uit de lijst. Maak het vak leeg om terug te gaan naar de taal van je bedrijf.
- Druk rechtsboven op Opslaan (Save).
De wijziging telt vanaf het volgende document en de volgende e-mail. Niets dat al is gemaakt verandert; zie Goed om te weten.
Een document opnieuw in de nieuwe taal krijgen. Een huurovereenkomst kun je zelf opnieuw maken:
- Open de boeking en klik op de tab Documenten (Documents).
- Druk op Overeenkomst verlengen (de oranje knop). Er wordt een nieuwe huurovereenkomst gemaakt in de huidige taal van de klant. Er wordt niets ge-e-maild.
- Druk op Vernieuwen (Refresh) zodat de nieuwe overeenkomst in de lijst verschijnt. De nieuwste heeft vandaag als datum in Gemaakt op.
- Klik op het oogicoontje op die rij om hem te downloaden en te controleren, of op het envelopicoontje om hem te e-mailen.
Overeenkomst verlengen staat niet bij een boeking die bij een lease hoort.
Goed om te weten
Hoe de app de taal van een pdf kiest. Elke keer dat een document wordt gemaakt, loopt de app deze lijst af en gebruikt de eerste die hij vindt:
| Volgorde | Waar de taal vandaan komt |
|---|---|
| 1 | De Taal op het record van de klant |
| 2 | De eigen taal van je bedrijf |
| 3 | De taal van de collega wiens actie het document maakte |
| 4 | Engels |
Stap 3 en 4 doen er alleen toe als je bedrijf geen eigen taal heeft, wat support normaal instelt.
Uitgewerkt voorbeeld. Je bedrijf werkt in het Nederlands. De heer Weber uit Keulen boekt een bestelwagen voor € 245,00. Zijn record heeft Taal op Duits staan, dus zijn huurovereenkomst, uitgifteformulier en eindfactuur worden in het Duits afgedrukt. Zijn collega mevrouw Dubois heeft een leeg vak Taal, dus haar documenten worden in het Nederlands afgedrukt, ook al boekt ze vanuit Frankrijk. Je zet haar Taal op Frans en drukt op Opslaan. Haar volgende factuur wordt in het Frans afgedrukt. De offerte die je haar vorige week stuurde blijft Nederlands, en dat geldt ook voor de pdf als je hem opnieuw e-mailt.
Welke klant telt. De taal komt van de klant voor wie de boeking of factuur is, degene die betaalt. Een tweede bestuurder of contactpersoon op de boeking verandert dat niet.
Wat verandert en wat niet. De tekst die de app zelf afdrukt (koppen, labels, kolomtitels) schakelt over naar de taal van de klant. Tekst die iemand zelf heeft getypt, zoals een notitie of je overeenkomsttekst, wordt afgedrukt precies zoals hij is getypt.
E-mails volgen dezelfde volgorde, maar alleen binnen de sjablonen die je hebt. Voor elke e-mail zoekt de app naar een sjabloon in de taal van de klant, dan in de taal van je bedrijf, dan in de taal van wie is ingelogd, en ten slotte naar een sjabloon zonder ingestelde taal. Een klant op Frans krijgt daarom een Nederlandse e-mail als je alleen een Nederlands sjabloon hebt, terwijl de bijgevoegde pdf nog steeds Frans is.
Klanten die op je website boeken. Een nieuwe klant die via je website boekt krijgt de taal die hij op de website gebruikte, mits het een van de vijf is. Een klant die al een record had houdt de Taal die hij had.
De ondertekenpagina. Een klant die de ondertekenlink opent, ziet de regel Wil je dit in een andere taal lezen? Wissel van taal rechtsboven op deze pagina. (Want to read it in another language? Toggle languages on the top right of this page.) Daar schakelen verandert alleen de tekst op die webpagina, niet de pdf van de overeenkomst. Zie De huurovereenkomst ter ondertekening versturen.
Een opmaakwijziging bekijken. De opmaak van de pdf's wordt door RentVisie gebouwd en kan niet vanuit de app worden gewijzigd of bekeken. Er is geen voorvertoningsscherm. Als RentVisie zegt dat een opmaak is gewijzigd, controleer het dan op een echte boeking: open de boeking, druk op Overeenkomst verlengen op de tab Documenten, en klik dan op het oogicoontje op de nieuwe rij. Om de opmaak in een andere taal te zien, doe dit bij de boeking van een klant met die Taal. Bij een factuur kan een bedrijfsbeheerder de factuur openen (hoofdmenu Financieel (Financials), dan de tegel Facturen) en op Onofficiële kopie (Unofficial copy) drukken, wat een nieuwe kopie maakt en downloadt in de huidige taal van de klant.
Wat je hierna doet: komt een e-mail nog steeds in de verkeerde taal aan terwijl de Taal van de klant goed staat, controleer dan of er een sjabloon in die taal bestaat op de pagina over automatische e-mails. Om een document opnieuw te versturen, zie een document terugvinden en opnieuw versturen.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een factuur in de verkeerde taal, terwijl de Taal van de klant goed staat? Controleer de datum in Gemaakt op tegen de dag waarop je de taal instelde. Een document houdt de taal waarin het is gemaakt, en het opnieuw e-mailen met het envelopicoontje verstuurt diezelfde pdf. Druk bij een huurovereenkomst op Overeenkomst verlengen op de tab Documenten van de boeking. Vraag bij een factuur een bedrijfsbeheerder om hem te openen en op Onofficiële kopie te drukken; de factuurlijst staat beschreven in Een conceptfactuur verwijderen of facturen exporteren naar een spreadsheet.
Waarom staat één document in een andere taal terwijl het klantrecord en de boeking goed lijken? Worden er op precies hetzelfde moment twee documenten gemaakt voor klanten met verschillende talen, dan kan er één in de taal van de andere klant uitkomen. Dit is zeldzaam. Maak het document opnieuw: Overeenkomst verlengen voor een overeenkomst, Onofficiële kopie voor een factuur. Gebeurt het vaak, meld het dan bij RentVisie-support.
Waarom is de e-mail in het Nederlands terwijl de bijgevoegde pdf in het Duits is? De pdf volgt de Taal van de klant. De e-mailtekst volgt je sjablonen, en je hebt geen Duits sjabloon voor dat soort e-mail, dus gebruikte de app in plaats daarvan de taal van je bedrijf. Voeg een Duits sjabloon toe; zie de pagina over automatische e-mails.
Waarom kreeg een klant die op onze Engelse website boekte Nederlands drukwerk? Hij had al een record met een leeg vak Taal, of met Nederlands. De website vult de taal alleen in voor een klant die hij nieuw aanmaakt. Zet Taal handmatig op zijn record.
Waarom staat een document in het Engels terwijl hier niemand Engels gebruikt? Je bedrijf heeft geen eigen taal op zijn record, en het document is gemaakt zonder dat er een actie van een collega achter zat, bijvoorbeeld 's nachts of vanuit een websiteboeking. Vraag RentVisie-support om de taal van je bedrijf in te stellen.
Kan ik een taal kiezen voor maar één document? Nee. De taal hoort bij de klant, niet bij het document. Wijzig de Taal van de klant, maak het document, en wijzig hem daarna terug als dat nodig is. Als je een document opnieuw e-mailt, heeft het e-mailscherm een knop Sjabloon wijzigen (Change template) waarmee je voor die ene e-mail een ander e-mailsjabloon kunt kiezen; de pdf blijft zoals hij is.
Kan ik Italiaans of Pools toevoegen? Nee. De lijst staat vast op vijf talen. Vraag RentVisie-support als je een andere nodig hebt.
Gerelateerde pagina's:
- Een klantrecord aanmaken: de rest van het klantscherm.
- Vertaal je websiteteksten naar andere talen: de websiteteksten, die los werken van documenten.
- De documenten die de app maakt: welke pdf's er bestaan en wanneer ze worden gemaakt.
- Wat er op een document staat: de inhoud- en opmaakkeuzes die je kunt beïnvloeden.