Inleiding
Bezettingsgraad (Utilisation) beantwoordt één vraag: van de dagen waarop je een voertuig had kunnen verhuren, hoeveel heb je er echt verhuurd? De app rekent dit voor je uit op twee schermen, allebei met de kop Bezettingsgraad — één open je via de tegel Bezettingsgraad asset (Utilisation asset), die je een regel per voertuig geeft, en één via de tegel Bezettingsgraad groep (Utilisation group), die je een regel per voertuigklasse geeft. Beide zijn op dezelfde manier opgebouwd: een knop Terug (Back) en de kop bovenaan, twee datumvelden voor de gewenste periode, een rij knoppen en daaronder een tabel met resultaten.
Geen van beide schermen toont iets zodra je ze opent. De tabel blijft leeg tot je op de knop drukt die de cijfers uitrekent, en vult zich elke keer dat je er opnieuw op drukt helemaal opnieuw.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- je aan het eind van een seizoen beslist welke voertuigen je verkoopt, houdt of vervangt
- een voertuigklasse altijd volgeboekt is en je de cijfers wilt voordat je er nog een koopt
- iemand vraagt waarom een bepaalde bus al zo lang op het terrein staat
- je even snel wilt zien hoe hard het wagenpark deze maand draait, zonder dat er iets mis is
- je de cijfers in een spreadsheet nodig hebt voor een overleg
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Bezettingsgraad asset | De tegel per voertuig — "asset" is het woord dat deze app gebruikt voor een los voertuig |
| Voertuigklasse (Asset group), Aantal assets (Number of assets) | Een voertuigklasse, en hoeveel voertuigen daarin meetellen |
| Kenteken (Registration number) | Het nummerbord |
| Totaal boekbare dagen (Total bookable days) / Boekbare dagen (Bookable days) | De dagen in de gekozen periode waarin het voertuig tot je wagenpark hoorde en verhuurbaar was |
| Geboekte dagen in periode (Booked days in period) | De dagen binnen de gekozen periode die door een echte verhuur waren gedekt |
| Bezettingsgraad | Geboekte dagen gedeeld door boekbare dagen |
De twee schermen
| Tegel | Eén regel per | Gebruik dit wanneer |
|---|---|---|
| Bezettingsgraad asset | Voertuig | Je individuele voertuigen wilt vergelijken, of de cijfers van één voertuig wilt uitleggen |
| Bezettingsgraad groep | Voertuigklasse | Je de vorm van het wagenpark wilt zien — welke klassen het hardst werken |
De zoektocht leidt naar één plek: de twee tegels onder de kop Bezettingsgraad op het scherm Dashboards. Gebruik Bezettingsgraad asset wanneer het antwoord over een specifiek voertuig gaat, en Bezettingsgraad groep wanneer het antwoord gaat over wat je moet kopen of afstoten.
Zo werkt het
Configuratie
Voor de cijfers zelf hoef je niets in te stellen. Of een voertuig meetelt, hangt af van de actief-vanaf- en actief-tot-datums op het eigen voertuigrecord. De knop Actieve datums vullen (Populate active dates) op het scherm Bezettingsgraad asset kan ontbrekende datums in bulk invullen. Lees eerst de veelgestelde vragen voordat je deze gebruikt.
Voordat je begint: het menu-item Dashboards, beide tegels en beide schermen zijn alleen voor bedrijfsbeheerders (company administrators). Staat Dashboards niet in je hoofdmenu, vraag dan degene die je account beheert. De cijfers zijn ook maar zo compleet als je voertuigrecords: een voertuig met een lege actief-vanaf- of actief-tot-datum, en elk geleend voertuig, wordt zonder melding weggelaten — zie de veelgestelde vragen.
De bezettingsschermen gebruiken
Open Dashboards vanuit het hoofdmenu. Klik onder de kop Bezettingsgraad op Bezettingsgraad asset voor de tabel per voertuig of op Bezettingsgraad groep voor de tabel per klasse.
-
Stel de periode in. Vul Van (From) en Tot (To) bovenaan in. Ze staan standaard al op de huidige week, dus wil je een maand, een kwartaal of een jaar, dan moet je ze allebei aanpassen — een te korte periode is meestal de reden dat de cijfers veel te laag lijken.
-
Druk op de knop die de tabel vult. Op het scherm per voertuig heet die Genereren (Generate), op het scherm per klasse Vullen (Populate). Dezelfde knop ververs je mee: hij wist de vorige resultaten en rekent ze opnieuw uit op basis van de datums die op dat moment in de velden staan.
-
Lees de tabel. De kolommen verschillen licht tussen de twee schermen:
Bezettingsgraad asset Bezettingsgraad groep Kenteken Naam Voertuigklasse, Code voertuigklasse (Asset group code) Code — Aantal assets Geboekte dagen in periode Geboekte dagen in periode Totaal boekbare dagen Boekbare dagen Bezettingsgraad Bezettingsgraad -
Sorteer of filter om te vinden wat je zoekt. Elke kolom heeft een filterveld, en de cijferkolommen filteren op een waarde — zo vraag je elk voertuig op met een bezettingsgraad onder een door jou gekozen cijfer, in plaats van de hele lijst door te lezen. De tabel toont 100 rijen tegelijk; filter eerst of gebruik bij een groter wagenpark de paginering onder de tabel.
-
Neem het mee als spreadsheet. Stel de filters in en klik op Selectie exporteren naar Excel (Export selected to Excel). Ondanks de naam exporteert dit elke rij die door de filters komt, over alle pagina's, met alleen de kolommen die je laat zien — aangevinkte rijen maken geen verschil. Zie Een lijst of rapport exporteren naar Excel of CSV.
-
Sluit het scherm met Terug als je klaar bent.
Als het is gelukt, toont de tabel één regel per voertuig of klasse, met de twee dagkolommen en het cijfer Bezettingsgraad ingevuld voor de gekozen periode.
Goed om te weten
Bezettingsgraad wordt getoond als decimaal getal, niet als percentage. Een voertuig dat 11 van de 30 dagen verhuurd is geweest, toont 0.37, niet 37%. De twee dagkolommen staan er vlak naast, zodat je het cijfer altijd zelf kunt controleren.
Een uitgewerkt voorbeeld. Neem een bestelbus die het hele jaar in het wagenpark zit, en een periode van 1–30 september — dus Totaal boekbare dagen is 30. In september had hij:
| Boeking | Status | Datums | Dagen geteld |
|---|---|---|---|
| A | Bevestigd (Confirmed) | 5–9 september | 4 |
| B | PickedUp | 20–27 september | 7 |
| C | Offerte (Quote) | 12–15 september | 0 — nog geen echte verhuur |
| D | Geannuleerd (Cancelled) | 18–19 september | 0 — is nooit doorgegaan |
Geboekte dagen in periode is 11, en Bezettingsgraad is 11 gedeeld door 30 = 0.37.
Slechts vier boekingsstatussen tellen als echte verhuur: Bevestigd, PickedUp, DroppedOff en DroppedOffNotification. Een boeking met status Offerte, Concept (Draft), Onbevestigd (Unconfirmed), Geannuleerd, TimedOut of NoShow telt niet mee, waardoor een drukke kalender toch een laag cijfer kan opleveren.
Boekingen worden afgekapt op je periode. Een verhuur die loopt van 28 september tot 4 oktober telt alleen de dagen tot je Tot-datum, niet de hele boeking.
Er wordt niets opgeslagen. Verlaat het scherm en kom terug, en de tabel is weer leeg met de datums teruggezet op de huidige week; druk op de knop om hem opnieuw op te bouwen. Exporteer alles wat je wilt bewaren of doorsturen.
De cijfers werken niet vanzelf bij. Bevestigt iemand een boeking terwijl jij de tabel open hebt staan, druk dan opnieuw op Genereren of Vullen om dat te zien.
Niets wat je hier doet verandert een boeking, een prijs of een voertuig — op één uitzondering na, Actieve datums vullen, die wel voertuigrecords verandert (zie de veelgestelde vragen).
Deze schermen tonen niet wat een voertuig heeft opgeleverd. Geen van beide heeft een omzetkolom. Ga voor geld terug naar Dashboards en gebruik Omzet / Asset / Maand (Revenue / Asset / Month), Omzet / Groep / Maand (Revenue / Group / Month) of Asset-omzet (Asset revenue) — zie Bekijk wat elke vestiging, klasse, voertuig en klant oplevert.
Wat je hierna doet. Begin bij Bezettingsgraad groep om te zien welke klassen het hardst werken, schakel dan over naar Bezettingsgraad asset en filter op die klasse om de individuele voertuigen te vinden die het gemiddelde omlaag trekken. Mist er een voertuig dat je verwachtte, los dat dan eerst op — de cijfers voor die klasse kloppen niet zolang het ontbreekt.
Veelgestelde vragen
Waarom ontbreekt een voertuig in de tabel, zonder melding? Een voertuig telt alleen mee als zowel de actief-vanaf- als de actief-tot-datum op het record is ingevuld. Is een van beide leeg, dan wordt het stilzwijgend overgeslagen, en kloppen de cijfers van de klasse op Bezettingsgraad groep ook niet. Vul de datums op het eigen record van het voertuig in, of gebruik Actieve datums vullen — lees eerst het volgende antwoord.
Waarom heeft Actieve datums vullen voertuigen veranderd die ik niet had geselecteerd? Deze knop op het scherm Bezettingsgraad asset opent een klein venster dat vraagt om een Actief vanaf en een Actief tot, beide vooringevuld met de datum en tijd van vandaag. Als je op Opslaan (Save) drukt, loopt hij elk voertuig in je bedrijf na dat een van beide datums mist en vult die in. Aangevinkte rijen maken geen verschil, en als een voertuig alleen de startdatum mist, wordt de bestaande einddatum vervangen door de datum die je hebt ingetypt in plaats van met rust gelaten. Stel de datums bewust in, en corrigeer losse foute voertuigen liever op hun eigen record. Annuleren (Cancel) sluit het venster zonder iets te veranderen.
Waarom gebeurt er niets als ik op Opslaan druk in het venster Actieve datums vullen? Zowel Actief vanaf als Actief tot moeten zijn ingevuld. Is een van beide leeg, dan blijft het venster open zonder foutmelding en zonder verandering. Vul in beide velden een datum in en druk opnieuw op Opslaan.
Waarom verschijnen geleende voertuigen nooit, hoe ik de datums ook instel? Voertuigen waarvan het eigendom staat geregistreerd als geleend, of als overig, worden bewust uit beide schermen weggelaten. Ze zitten niet in deze cijfers en kunnen er ook niet aan worden toegevoegd.
Waarom staat Bezettingsgraad boven de 1.00? Dat kan, en betekent niet dat de tabel stuk is. Verhuren worden geteld tegen de periode in de datumvelden in plaats van tegen het eigen actieve venster van het voertuig, waardoor een boeking van vóór het voertuig bij het wagenpark kwam nog steeds geboekte dagen toevoegt zonder boekbare dagen toe te voegen. Twee overlappende boekingen op hetzelfde voertuig doen hetzelfde. Verklein de periode tot de maanden waarin je het voertuig echt in bezit had, en het cijfer komt goed.
Waarom toont een voertuigklasse nullen en een Aantal assets van 0? Bezettingsgraad groep toont elke klasse die je hebt, ook klassen zonder kwalificerende voertuigen erachter. Het is een lege klasse, geen klasse met rampzalige cijfers.
Gerelateerde pagina's:
- Bekijk wat elke vestiging, klasse, voertuig en klant oplevert — voor wat de voertuigen en klassen op deze schermen hebben opgeleverd.
- Bekijk je onderhoudskosten en schaderapportages — de andere wagenparkrapportages, voor als een laag cijfer blijkt te komen door tijd in de garage.
- Een lijst of rapport exporteren naar Excel of CSV — hoe de exportknop zich gedraagt op elke rapportage.
- Boekingen verzetten in de Scheduler — de kalender waar de boekingen achter deze cijfers vandaan komen.
- Bekijk je dagoverzicht — voor de dagelijkse tellers.