Inleiding
Het adres van een klant heeft geen eigen scherm. Het is een blok met als kop Adres (Address) halverwege het klantformulier, tussen Geblokkeerd (Blocked) en Geboorteplaats (Place of birth), met Postcode (Postal code), Huisnummer (House number), Huisnummertoevoeging (House number addition), Straat (Street), Plaats (City) en Land (Country), met Postbus (PO Box) erboven, alleen bij zakelijke klanten. Je bereikt het op dezelfde manier als al het andere van een klant: open de klant en scroll.
Er is nog een tweede scherm, en het is niet wat de naam doet vermoeden. Adressen (Addresses), de tegel naast Klanten in het klantmenu, opent een scherm met als kop Adressen dat een kaart is. Het plaatst een pin voor elk adres dat je bedrijf ooit heeft vastgelegd en geeft je niets om op te klikken — geen lijst, geen zoekfunctie, geen manier om er een te openen of te corrigeren. Al het typen gebeurt op het klantformulier.
Je gebruikt dit wanneer:
- een nieuwe klant aan de balie zijn adres opgeeft
- een factuur onbezorgbaar terugkomt en het adres blijkt fout
- een klant is verhuisd en vraagt om zijn gegevens bij te werken
- een betaling of document weigert te vertrekken omdat het adres onvolledig is
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Huisnummertoevoeging (House number addition) | Het stukje na het nummer — een letter, "bis", een appartementnummer |
| Postbus (PO Box) | Een postbusnummer, gebruikt in plaats van een straatadres voor een bedrijf |
| Verhuurcheck (Rental check) | Een externe dienst waar de app adres- en identiteitscontroles bij kan inkopen |
Waar een adres vandaan kan komen
| Waar je begint | Wat je krijgt |
|---|---|
| Het blok Adres op het klantformulier | Het ene adres dat bij die klant hoort. Dit is de enige plek waar je er een kunt typen. |
| Adressen in het klantmenu | Een kaart met elk adres dat je bedrijf heeft. Alleen om te bekijken — niets erop kan worden geopend of bewerkt. |
| De postcode-opzoekfunctie, bij Nederlandse adressen | Straat en Plaats voor je ingevuld vanuit Postcode en Huisnummer. |
Elke klant krijgt bij het aanmaken meteen precies één adres, dus je vult er altijd een in in plaats van er een toe te voegen.
Zo werkt het
Configuratie
Twee instellingen bepalen hoeveel van dit werk de app voor je doet.
- Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), klik op de tegel Operationeel (Operational). Stel op het scherm met als kop Operationele instellingen (Operational settings), in de sectie Algemeen (General) bovenaan, Standaardland (Default Country) in, en druk dan op Opslaan (Save).
- Open in het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen, klik op de tegel Integraties (Integrations). Op het scherm met als kop Integraties is Verhuurcheck (Rental check) de eerste rij, met een knop Instellen (Setup) ernaast. Druk op Opslaan als je klaar bent.
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Standaardland | leeg | Het land waarop het adres van elke nieuwe klant begint. Laat je het leeg, dan worden nieuwe adressen aangemaakt als Nederland. |
| Verhuurcheck | uit | Zet de postcode-opzoekfunctie aan. Staat hij uit, dan vullen Straat en Plaats zich nooit vanzelf en typ je alle zes vakken met de hand. |
Beide gelden vanaf het moment dat je ze opslaat. Adressen die al in het systeem staan, houden het land dat ze hadden en worden niet opnieuw opgezocht.
Voordat je begint: een adres invullen vereist niet meer dan een normaal personeelsaccount, omdat het onderdeel is van het klantformulier. Beide instellingen hierboven zijn voorbehouden aan een bedrijfsbeheerder, vraag die dus als de opzoekfunctie niet werkt of nieuwe klanten op het verkeerde land beginnen.
Het adresblok gebruiken
Open in het hoofdmenu Klanten (Customers), klik op de tegel Klanten. Zoek de klant op de lijst met als kop Klant en klik op zijn rij, of druk op Nieuwe klant (New Customer) om er een aan te maken. Scroll op het formulier voorbij Notities (Notes) en Geblokkeerd naar het blok met als kop Adres.
- Typ de Postcode. Kleine letters worden terwijl je typt omgezet in hoofdletters.
- Typ het Huisnummer, alleen cijfers — al het andere gaat in Huisnummertoevoeging ernaast.
- Wacht even. Bij een Nederlandse postcode, met de opzoekfunctie aan, vullen Straat en Plaats zichzelf in. Doen ze dat niet, typ ze dan zelf.
- Controleer Land. Het is een keuzelijst, en die bevat al het standaardland van je bedrijf.
- Vul bij een zakelijke klant Postbus in als facturen naar een busnummer gaan in plaats van het straatadres. Het vak wordt bij privéklanten niet getoond.
- Druk op Opslaan rechtsboven op het klantformulier. Niets in dit blok wordt opgeslagen tot je dat doet, en Annuleren (Cancel) gooit het weg.
Neem onderstaande tabel eenmaal door; je komt bij specifieke rijen terug als ze aan de orde komen:
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Postcode | leeg | Voedt de opzoekfunctie en de tweede adresregel op documenten | Elke tekst; alleen vier cijfers gevolgd door twee hoofdletters triggert de opzoekfunctie |
| Huisnummer | leeg | Het nummer dat voor de toevoeging op documenten wordt afgedrukt | Elke tekst tot 50 tekens |
| Huisnummertoevoeging | leeg | Direct na het huisnummer afgedrukt, zonder spatie | Elke tekst tot 20 tekens |
| Straat | leeg, of ingevuld door de opzoekfunctie | De eerste adresregel op documenten | Elke tekst tot 200 tekens |
| Plaats | leeg, of ingevuld door de opzoekfunctie | Na de postcode afgedrukt op documenten | Elke tekst tot 100 tekens |
| Land | het standaardland van je bedrijf | Wat het personeel op het scherm ziet | Kies uit de landenlijst |
| Postbus | leeg | Een alternatief bezorgadres voor een bedrijf | Elke tekst; alleen getoond als is bedrijf op ja staat |
Een uitgewerkt voorbeeld. De opzoekfunctie triggert bij vier cijfers gevolgd door twee
hoofdletters en verder niets. Typ 1012AB met huisnummer 7 en Straat en Plaats
komen vanzelf binnen. Typ dezelfde postcode zoals hij op een envelop staat, 1012 AB, en
de spatie houdt het tegen — er gebeurt niets, en geen melding zegt waarom. Typ 1012ab
en het werkt wel, omdat het vak je letters eerst omzet in hoofdletters. Een Belgische
postcode zoals 1000 is vier cijfers zonder letters, dus die triggert de opzoekfunctie
nooit en vul je Straat en Plaats met de hand in.
Goed om te weten
Het land wordt twee keer opgeslagen, en documenten drukken de kopie af die je niet ziet. De keuzelijst Land op het klantformulier is wat het personeel op het scherm leest. Daarnaast houdt de app een tweeletterige code bij, die eenmalig wordt gezet zodra de klant wordt aangemaakt en nooit wordt bijgewerkt als je de keuzelijst wijzigt. Overeenkomsten en facturen drukken die code af. Een klant die je hebt verplaatst van Nederland naar België toont dus nog steeds NL op zijn volgende overeenkomst, ook al zegt het formulier België.
De opzoekfunctie schrijft het land ook. Als de postcode-opzoekfunctie draait, forceert hij de verborgen tweeletterige code naar NL, omdat hij alleen ooit Nederlandse adressen opzoekt. Dat is een tweede manier waarop de code met de keuzelijst in strijd kan raken.
Adressen worden als twee regels afgedrukt. Documenten bouwen de eerste regel als straat, huisnummer en toevoeging achter elkaar, en de tweede als postcode gevolgd door plaats. Een toevoeging getypt met een voorloopspatie, of een huisnummer getypt als "7 bis" in één vak, komt dus vreemd uit op de overeenkomst in plaats van op het scherm.
Hier kan niets worden verwijderd. Geen enkel account, zelfs niet dat van een bedrijfsbeheerder, kan een adres verwijderen zodra het bestaat, en niets ruimt er een op als een klant wordt gearchiveerd of samengevoegd. Dat is waarom de kaart onder Adressen blijft groeien en pins toont voor klanten met wie je niet meer te maken hebt.
Wat je hierna doet: met het adres op zijn plek is het klantrecord compleet genoeg om tegen te factureren. Ga terug naar Een klantrecord aanmaken voor de rest van het formulier, of open de boeking van de klant als je hier kwam om een betaling naar buiten te krijgen.
Veelgestelde vragen
Waarom komt het verkeerde land op het contract van een klant terecht? Omdat het contract de tweeletterige code afdrukt die werd opgeslagen toen de klant werd aangemaakt, niet de keuzelijst Land die je daarna wijzigde. Er is geen manier om de code vanuit dit formulier te corrigeren. Maak de klant opnieuw aan met het juiste land vanaf het begin, of vraag je beheerder om de opgeslagen waarde te repareren voordat het volgende contract eruit gaat.
Waarom vullen Straat en Plaats zichzelf niet in? Drie dingen moeten kloppen, en het scherm zegt niet welke is misgegaan. De postcode moet vier cijfers en twee letters zonder spatie zijn; Huisnummer mag niet leeg zijn; en Verhuurcheck moet aanstaan onder Beheer, dan Instellingen, dan Integraties. Controleer eerst op de spatie in de postcode — dat is meestal de oorzaak.
Waarom overschreef de opzoekfunctie een straat die ik al had getypt? De opzoekfunctie vervangt Straat en Plaats door wat hij vindt, dus alles wat je met de hand had getypt verdwijnt. Vul Postcode en Huisnummer eerst in en laat hem draaien, corrigeer daarna wat hij terugbracht.
Waar voeg ik een tweede adres toe voor een klant? Dat kan niet. Elke klant draagt één adres en het formulier toont alleen dat ene, dus een klant met een apart factuuradres moet op een andere manier worden afgehandeld — gebruik Postbus bij een zakelijke klant, of zet het tweede adres in Notities op het klantformulier.
Het scherm Adressen toont pins op de verkeerde plekken. De kaart plaatst elke pin op basis van alleen de straatnaam, zonder huisnummer, postcode of plaats, dus pins komen terecht op elke straat van die naam waar dan ook. Behandel de kaart als een ruwe weergave van waar je klanten zitten, niet als een manier om er een te vinden.
Waarom mislukt een online betaling met "Kan geen betaling aanmaken" (Cannot create payment)? De bank heeft een volledig adres nodig, en de app stuurt wat hij heeft zonder dat eerst te controleren. Zijn Straat, Postcode, Plaats, Land of Huisnummer leeg, dan wordt de betaling aan de kant van de bank geweigerd, en de melding die terugkomt zegt niet welk veld ontbrak. Vul alle vijf in op het klantformulier, druk op Opslaan, en stuur de betaallink opnieuw.
Kan ik oude adressen opruimen? Nee. Niemand kan een adres verwijderen, en niets ruimt ze op als een klant vertrekt. Laat ze staan; ze doen geen kwaad buiten het vollopen van de kaart.
Verwante pagina's: Een klantrecord aanmaken voor de rest van het formulier waar dit blok in zit, en Een boeking bevestigen voor de controles die een boeking tegen de klant uitvoert zodra de gegevens erin staan.