Inleiding
Als een klant zelfstandig een voertuig terugbrengt, zonder iemand aan de balie, rondt hij de verhuur af in de self-service-app op zijn telefoon. Op dat moment vraagt RentVisie aan de trackingbox van het voertuig hoe de auto erbij staat — waar hij is, of de motor uit staat, of de portieren dicht zijn, of de sleutel terug is. Faalt een van die controles, dan wordt de inname geweigerd: de auto vergrendelt niet, de boeking blijft op Opgehaald (Picked up) staan, en de klant blijft ernaast staan, vaak met jou aan de telefoon.
Geen scherm in RentVisie toont de weigering; je hoort het van de klant. Deze pagina legt elke reden uit, wat de klant ter plekke kan doen, en wat jij doet als dat niet lukt.
Je bent hier omdat:
- een klant belt om te zeggen dat de app hem de auto niet laat inleveren;
- een klant leest één woord voor dat de app toont, zoals Contact of Portieren;
- een boeking die had moeten eindigen, staat de volgende ochtend nog op Opgehaald.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: niets op deze pagina hoeft ingesteld te worden om een klant te helpen. Het voertuig op de kaart bekijken vereist een Medewerker- (Employee) of Bedrijfsbeheerder-account (Company admin). Een tracker of de bedrijfsinstelling hieronder wijzigen vereist een Bedrijfsbeheerder. Het voertuig zelf terugnemen vereist elke balierol — Medewerker, Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) of Bedrijfsbeheerder.
De controles zelf liggen vast. Je kunt er geen uitzetten, versoepelen of een eigen controle toevoegen. Wat bepaalt of ze lopen, wordt elders ingesteld:
- De schakelaar Self-service van het voertuig, op het tabblad Web & afbeeldingen (Web & Images) van het voertuigrecord. Zie Self-service uitgifte en inname.
- De tracker die aan het voertuig is gekoppeld, en zijn Trackertype (Tracker type) en Platform. Zie Koppel een tracker aan een voertuig en volg hem op de kaart.
Eén bedrijfsinstelling bepaalt wat een geslaagde inname met de boeking doet: open Instellingen (Settings) vanuit het hoofdmenu, klik op de tegel Operationeel (Operational), daarna op het tabblad Self-service op het scherm met de kop Operationele instellingen (Operational settings). Self-service handmatige inspectiecontrole (Self service manual inspection control) begint op Nee. Zet hem op Ja als je elke self-service-inname zelf wilt inspecteren voordat hij als afgerond telt, en druk op Opslaan (Save).
De self-service-innamecontroles gebruiken
Drukt de klant op de knop om de verhuur te beëindigen, dan werkt RentVisie de controles hieronder af in deze volgorde, en stopt bij de eerste die mislukt. De klant hoort steeds maar over één probleem tegelijk, dus na het oplossen ervan kan hij op het volgende stuiten.
Lees de tabel eenmaal door; kom terug bij de regel die de klant je voorleest.
| # | De klant krijgt te zien | Wat het betekent | Wat de klant doet |
|---|---|---|---|
| 1 | Betaal eerst het openstaande bedrag (Please settle outstanding amount first) | Er staat samen meer dan € 0,05 open aan huur en borg | Betalen wat open staat |
| 2 | Niet alle verplichte foto's zijn gemaakt (Not all required images have been taken) | Je bedrijf vraagt bij inname om foto's en er ontbreken er een paar | De ontbrekende foto's maken in de app |
| 3 | Geofence | De tracker meldt het voertuig niet binnen een innamezone | Binnen de innamezone parkeren |
| 4 | Contact (Ignition) | De motor draait nog | De motor uitzetten |
| 5 | Portieren (Doors) | Een portier staat open | Elk portier sluiten, kofferbak inbegrepen |
| 6 | Sleutel (Key) | De tracker detecteert de sleutel niet in zijn houder | De sleutel terugleggen op zijn plek |
Controles 2 tot en met 6 lopen alleen voor een voertuig met Self-service aangezet. Controles 3 tot en met 6 hebben ook een tracker van leverancier Traci nodig, en controles 4 tot en met 6 lopen alleen als het Trackertype van die tracker Vehicle is — een aanhanger wordt alleen op positie gecontroleerd.
Slaagt elke controle, dan haalt RentVisie kilometerstand en brandstof uit de tracker, vergrendelt de portieren en de motor, en beëindigt de verhuur:
| Self-service handmatige inspectiecontrole | De boeking wordt | De klant krijgt |
|---|---|---|
| Nee | Ingeleverd (Dropped off), alsof jij de inname had gedaan | Het innamebewijs |
| Ja | DroppedOffNotification — ingeleverd, wacht op jouw inspectie | Een meldingsmail "ingeleverd" |
Kilometerstand en brandstof die de klant zelf intypt
In sommige versies van de app van de klant leest de klant kilometerstand en brandstof af van het dashboard en typt ze zelf in. Dit is nooit een reden om de inname te weigeren:
- Een kilometerstand lager dan die bij uitgifte is genoteerd, wordt stilzwijgend niet opgeslagen. De klant ziet geen foutmelding, en de boeking blijft zonder innamekilometerstand.
- Elk brandstofcijfer vanaf 0 wordt geaccepteerd.
- Wijkt een van beide cijfers af van wat RentVisie verwachtte — de aflezing van de tracker, of de laatst genoteerde kilometerstand en een volle tank als er geen tracker is — dan wordt een waarschuwing op de boeking geschreven. Open de boeking en klik op Notities (Notes): Interne notities (Internal notes) begint dan met "Warning: user adjustments during self service (Dropoff) Mileage expected: … Fuel% expected: …".
Die waarschuwing vervangt wat in Interne notities stond. Alles wat je collega's daar eerder hadden geschreven, is weg. Bevat de interne notitie van een boeking opeens alleen deze waarschuwing, dan is dit de reden.
Als de klant belt
- Vraag welk woord of welke zin de app toont, en zoek de bijbehorende regel in de tabel.
- Is het Geofence of Contact, controleer de auto dan zelf: open vanuit het hoofdmenu Assets, klik op de tegel Track and Trace, en klik op de marker van het voertuig. De pop-up toont ignition en de latitude en longitude — genoeg om een klant te vertellen "je staat één straat te ver" of "de motor staat nog aan". Klik eerst op Vernieuwen (Refresh); de kaart werkt niet vanzelf bij.
- Loods de klant door de oplossing heen en vraag hem het opnieuw te proberen. Er is geen limiet op het aantal pogingen.
- Is het de betaalregel, neem dan de betaling aan — zie Leg een betaling van een klant vast, of Stuur een klant een betaalverzoek zodat hij vanaf zijn telefoon kan betalen.
- Lukt het de klant nog steeds niet, vraag hem dan het voertuig veilig achter te laten en neem het zelf terug: open de boeking, klik op het tabblad Inspectie (Inspection), daarna op de tegel Inspectie, zoals beschreven op Neem een voertuig terug aan het eind van een verhuur.
Het zelf terugnemen vergrendelt de auto niet. Niets aan de balie stuurt een vergrendelinstructie naar het voertuig. Rond jij de inname vanuit kantoor af, dan moet iemand de auto vergrendelen en de sleutel persoonlijk ophalen.
Een uitgewerkt voorbeeld
Mevrouw de Vries levert om 22:40 een Peugeot 208 in op je terrein in Utrecht en belt: de app zegt Portieren. Je opent Assets, Track and Trace, klikt op Vernieuwen en op de marker van de Peugeot: ignition staat uit en hij staat op het terrein. Ze loopt om de auto heen en merkt dat de kofferbak niet helemaal dicht zit. Ze probeert het opnieuw en de app zegt nu Sleutel — ze heeft hem nog in haar zak. Ze legt hem in de sleutelhouder, probeert het een derde keer, en de auto vergrendelt.
De boeking gaat naar Ingeleverd met een brandstofniveau van 100. Ze had voor € 54,30 getankt, dus dat klopt — maar controleer het toch tegen de innamefoto's, om de reden hieronder.
Goed om te weten
Brandstof en kilometerstand zijn nooit een reden voor weigering. Niets controleert of de tank laag is of de kilometerstand hoger dan afgesproken; een auto die bijna leeg wordt teruggebracht, komt er gewoon doorheen. De aflezingen worden vastgelegd als innameaflezingen en elke kost wordt achteraf uitgerekend, net als bij elke andere inname. Zie Leg kilometerstand en brandstofniveau vast.
De brandstof die de tracker vastlegt, wordt afgerond op vol of leeg. Een tank iets boven halfvol wordt opgeslagen als 100, iets onder halfvol als 0. Voordat je bij een self-service-inname brandstof in rekening brengt of kwijtscheldt, controleer je het niveau op het dashboard of de foto's en corrigeer je het op de boeking.
Een rijdend voertuig wordt niet geweigerd. Die controle bestaat, maar staat uit.
In een innamezone staan is genoeg. De positiecontrole slaagt als de tracker het voertuig binnen een innamezone plaatst die je trackingleverancier heeft getekend, niet per se die van de boeking. De locatie van het voertuig wordt nog steeds ingesteld vanuit de inleverlocatie van de boeking.
Trackers van Conneqtech slaan elke voertuigcontrole over. Daarvoor stuurt de app alleen de vergrendelinstructie en beëindigt hij de verhuur. Er wordt ook geen kilometerstand of brandstof vastgelegd.
Een voertuig met Self-service uit slaat de foto- en trackercontroles over. De inname gaat alleen op basis van betaling door, en er vergrendelt niets.
Wat je hierna doet: zodra de boeking op Ingeleverd staat (of DroppedOffNotification, als je bedrijf elke self-service-inname inspecteert), open je Notities voor een eventuele kilometerstandwaarschuwing, controleer je kilometerstand en brandstof op de boeking, en factureer je zoals gebruikelijk.
Veelgestelde vragen
De klant zegt dat de app alleen "Geofence" toont, maar ze staan op ons terrein. De laatst gemelde positie van de tracker valt buiten elke innamezone. Open Track and Trace, klik op Vernieuwen, en kijk waar de marker staat. Staat hij op de juiste plek op de kaart, dan is de innamezone zelf verkeerd getekend bij je trackingleverancier; dat is iets om hen over te bellen. Neem het voertuig ondertussen zelf terug.
De motor staat uit, maar de app blijft "Contact" zeggen. Sommige auto's houden het contact nog een minuut actief nadat de sleutel eruit is, of zolang de lichten of de radio aanstaan. Vraag de klant alles uit te zetten, de auto te sluiten, een minuut te wachten en het opnieuw te proberen. RentVisie vraagt de tracker bij elke poging om een verse aflezing.
De sleutel zit in de houder, maar de app blijft "Sleutel" zeggen. De tracker detecteert hem niet. Vraag de klant hem eruit te halen en er stevig terug in te leggen. Blijft het mislukken, dan hebben de houder of de tracker aandacht nodig: neem het voertuig zelf terug en meld het voertuig bij wie je trackers onderhoudt.
De klant krijgt "Geen gekoppelde tracker gevonden" (No linked Tracker found), "Niet- ondersteund platform" (Unsupported platform) of "Geen traci-verbinding" (No traci connection). Dat zijn opzetproblemen, niets wat de klant zelf kan oplossen. Neem het voertuig zelf terug, en laat daarna een Bedrijfsbeheerder de tracker herstellen, zoals in de veelgestelde vragen op Koppel een tracker aan een voertuig en volg hem op de kaart.
De klant krijgt "Geen traci-positie verkregen" (No traci position obtained), of een bericht dat technisch oogt. De tracker antwoordde niet op tijd, of weigerde de vergrendelinstructie. Vraag de klant een minuut te wachten en het nog eens te proberen. Gebeurt het opnieuw, neem het voertuig dan zelf terug.
Ik zie de weigering nergens terug op de boeking. Hij wordt niet vastgelegd. Een geweigerde poging verandert niets aan de boeking — de status blijft Opgehaald. Het enige spoor is een boeking die open blijft staan na haar innametijdstip, wat zichtbaar is op de lijst Te laat (Overdue), beschreven op Neem een voertuig terug aan het eind van een verhuur.
De auto is bijna leeg ingeleverd en de boeking zegt brandstof 100. De brandstofaflezing van de tracker wordt afgerond op vol of leeg, en een ontbrekende aflezing wordt ook als vol vastgelegd. Corrigeer het innamebrandstofniveau op de boeking voordat je factureert.
Kan ik een klant de verhuur laten beëindigen zonder de sleutelcontrole, deze ene keer? Nee. De controles kunnen niet per boeking worden uitgezet. Neem het voertuig in plaats daarvan zelf terug.
De klant heeft de auto uren geleden ingeleverd en alles goed gedaan. Waarom staat hij nog op Opgehaald? Zijn laatste poging is geweigerd en hij is weggegaan zonder het opnieuw te proberen. Vraag wat de app zei, controleer de auto op Track and Trace, en neem het voertuig dan zelf terug.
Een self-service-inname is gelukt, maar de boeking heeft geen innamekilometerstand. De klant heeft een kilometerstand ingetypt die lager is dan de uitgifteaflezing, wat zonder melding wordt genegeerd. Lees de kilometerstand af van het dashboard of de innamefoto's en leg hem vast op de boeking, zoals beschreven op Leg kilometerstand en brandstofniveau vast.