Controleren waar een voertuig staat en of het schoon is

Inleiding

Elk voertuigrecord draagt twee feiten over zijn huidige toestand: waar het staat, en of het schoon is. Je ziet ze op het voertuigrecord zelf, als Huidige locatie (Current location) en Conditie (Asset condition), en de wagenparklijst op het scherm Assets toont de locatie in zijn kolom Locatie (Location). Een aparte lijst, met als titel Vuile assets (Dirty assets), verzamelt elk item dat op reiniging wacht, met een knop Als schoon markeren (Set to clean) erboven.

Je komt hier wanneer:

• je wilt zien welke auto's nog een wasbeurt nodig hebben voor de uitgiftes van morgen;
• de schoonmaker een partij heeft afgerond en de lijst opgeschoond moet worden;
• een auto is teruggebracht naar een andere vestiging en je wilt controleren waar de app denkt dat hij nu staat;
• een voertuig is verdwenen van het planbord of de wagenparklijst en je vermoedt dat de locatie de oorzaak is.

Begrippen op dit scherm

Gebruik deze pagina om de locatie en netheid van een voertuig te lezen of te corrigeren. De inname-inspectie is wat normaal gesproken beide verandert, en heeft haar eigen pagina: Een voertuig terugnemen aan het einde van een huur.

Zo werkt het

Configuratie

Eén bedrijfsbrede instelling bepaalt of teruggebrachte voertuigen vanzelf op de schoonmaaklijst belanden. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), dan klik op de tegel Operationeel (Operational). Vind op het scherm Operationele instellingen (Operational settings) Voertuigen komen vuil terug (Vehicles return dirty). Dit is een paar knoppen Ja / Nee, geen vinkvakje, en het begint op Nee. Kies Ja, en klik dan op Opslaan (Save) onderaan het scherm.

De instelling op Ja zetten werkt niet met terugwerkende kracht: voertuigen die zijn teruggebracht voordat je omschakelde, blijven zoals ze zijn.

Voordat je begint: de Huidige locatie of Conditie van een voertuig wijzigen betekent het voertuigrecord opslaan, wat de rol Medewerker (Employee) of Bedrijfsbeheerder (Company admin) vereist; de knop Als schoon markeren vereist hetzelfde. Operationele instellingen is beperkt tot een Bedrijfsbeheerder.

De velden locatie en conditie gebruiken

Waar een voertuig nu staat. Open de wagenparklijst, rechtstreeks vanuit het hoofdmenu of door Assets te openen en op de tegel Assets te klikken. De tab Voertuigen (Vehicles) toont je auto's, en de kolom Locatie toont de locatie van elk voertuig met zijn korte code. Om die te zien of te wijzigen, dubbelklik je op de rij van het voertuig om het record te openen:

1. Vind Huidige locatie in de linkerkolom van het bovenste blok, direct onder Intern nummer (optioneel).
2. Kies de juiste locatie uit de keuzelijst. Deze toont locaties op hun volledige naam, niet op de korte code die de wagenparklijst toont, en heeft een kruisje om hem weer leeg te maken.
3. Klik op Opslaan, onderaan. Het record sluit. Annuleren (Cancel) gooit je wijziging weg.

Twee dingen verplaatsen een voertuig zonder dat iemand het record bewerkt:

• Een inname afronden. De locatie van het voertuig wordt de inleverlocatie van de boeking. Heeft die boeking geen inleverlocatie ingevuld, dan blijft het voertuig helemaal zonder locatie achter — zie de waarschuwing onder Goed om te weten. Een uitgifte raakt het veld niet aan, dus zolang een auto buiten is, toont hij nog steeds de locatie waar hij vandaan kwam.
• Een transport afronden dat gepland was naar een locatie. Het voertuig verplaatst zich naar de bestemming van het transport. Een transport gepland naar een los straatadres in plaats van een van je locaties, laat het veld zoals het was.

Schoon versus conditie. Op hetzelfde record, in de rechterkolom direct onder Eigendom (Ownership), biedt Conditie Schoon of Vuil, en kan ook leeggemaakt worden; een nieuw voertuig begint als Schoon. Achter dat veld houdt de app een tweede, verborgen schoon/vuil-markering bij, en de twee komen niet altijd overeen:

Omdat de keuzelijst op het record de verborgen markering nooit wist, is de schoonmaaklijst — niet het record — de plek waar je een voertuig schoon markeert.

De lijst met vuile voertuigen. Open Assets vanuit het hoofdmenu en klik op de tegel Vuil (Dirty). Het scherm heet Vuile assets en toont twee kolommen, Intern nummer (Internal number) en Kenteken (Registration number), beide sorteerbaar en met een zoekveld onder de kolomkop, 20 rijen per pagina.

1. Vink het vakje aan het begin van elke rij aan die je hebt schoongemaakt. Het vinkvakje in de kopregel vinkt elke rij op de pagina die je bekijkt aan.
2. Klik op Als schoon markeren, in de balk boven de kolomkoppen.

De aangevinkte voertuigen verlaten de lijst meteen, zonder bevestigingsvraag en zonder Opslaan. Terug (Back), bovenaan, brengt je terug naar het scherm waar je vandaan kwam.

De vlag "is verhuurd". Er is nergens een veld "is verhuurd" dat je kunt bekijken of instellen — niet op het voertuigrecord, niet als kolom op de wagenparklijst, niet op de lijst Vuile assets. De app houdt achter de schermen wel zo'n markering bij, bedoeld om om te schakelen zodra een boeking naar Opgehaald (Picked up) gaat en weer bij inname, maar niets in de app toont hem. Om te zien of een voertuig buiten is, open je de boeking ervan en lees je de status van de boeking, of kijk je naar de rij van het voertuig op de Planner.

Goed om te weten

Een voertuig staat op de lijst Vuile assets zodra een van beide markeringen vuil zegt. Alleen actieve items verschijnen. Dat geeft twee manieren om op de lijst te komen en één manier om eraf te komen:

Een voertuig zonder locatie kan van je schermen verdwijnen. Medewerkers met de rol Medewerker zien alleen voertuigen die staan bij een van de locaties uit hun beveiligingsprofiel, dus een voertuig met een lege Huidige locatie is voor hen onzichtbaar — in de wagenparklijst, op de schoonmaaklijst, overal. Het staat ook voor iedereen niet op de Planner, met of zonder filters. Een Bedrijfsbeheerder kan het nog wel zien en de locatie terugzetten. Voor welke locaties je bent ingesteld, staat uitgelegd op Inloggen; een voertuig verplaatsen naar een vestiging waarvoor je niet bent ingesteld, heeft hetzelfde effect.

Uitgewerkt voorbeeld. Je bedrijf heeft Voertuigen komen vuil terug op Ja staan. Een klant brengt de Golf met kenteken GH-123-K terug naar je vestiging Rotterdam, en de inleverlocatie van de boeking is Rotterdam. Je rondt de inname af: de Huidige locatie van de Golf wordt Rotterdam, zijn Conditie wordt Vuil, en hij verschijnt op Vuile assets. Een collega opent het record van de Golf, zet Conditie terug op Schoon en slaat op. Het record toont nu Schoon, maar de Golf staat nog steeds op de lijst, omdat de verborgen markering nog steeds vuil zegt. Vink de Golf aan op Vuile assets en klik op Als schoon markeren, en hij is voorgoed van de lijst af.

Vuil houdt een boeking niet tegen. Een voertuig op de schoonmaaklijst kan nog steeds in een zoekopdracht gevonden, aan een boeking toegewezen en overgedragen worden. De lijst is een herinnering voor je medewerkers, geen blokkade.

Aanhangers en materieel werken anders. Voor een item dat geen voertuig is, heeft de inname geen laatste inspectiestap om af te ronden, dus verplaatst dit noch de locatie van het item, noch zet het hem op de schoonmaaklijst. Werk beide bij op het record van het item, onder de tab Overig (Other) van het scherm Assets. Een item dat je met de hand als Vuil markeert, verschijnt wel op Vuile assets, naast de auto's.

Wat je hierna doet: werk de lijst Vuile assets door voor de eerste uitgiftes van de dag, zodat een auto die nog vuil is niet per ongeluk de deur uit gaat. Ziet een locatie er na een inname verkeerd uit, corrigeer dan Huidige locatie op het record, en controleer dat het voertuig weer op de Planner staat.

Veelgestelde vragen

Waarom staat een voertuig nog op de lijst Vuile assets nadat ik zijn Conditie op Schoon heb gezet? De keuzelijst op het record wist de verborgen markering die een inname zet niet. Vink het voertuig aan op Vuile assets en klik op Als schoon markeren.

Waarom verscheen een auto die vuil terugkwam niet op de lijst? Voertuigen komen vuil terug staat voor je bedrijf op Nee, dus innames markeren niets als vuil. Open het record van het voertuig, zet Conditie op Vuil en klik op Opslaan. Om elke inname vuil te laten markeren, vraag je Bedrijfsbeheerder om de instelling op Ja te zetten.

Waarom staat elke teruggebrachte auto als vuil gemarkeerd, zelfs de brandschone? Voertuigen komen vuil terug geldt bedrijfsbreed en kent geen uitzonderingen. Maak de schone auto's vrij met Als schoon markeren op Vuile assets.

Ik klikte op Als schoon markeren bij het verkeerde voertuig. Hoe maak ik dat ongedaan? Open het record van dat voertuig, zet Conditie terug op Vuil en klik op Opslaan. Het komt terug op de lijst.

Waarom worden er maar 20 voertuigen aangevinkt als ik het vinkvakje in de kopregel gebruik? Dat vakje vinkt alleen de rijen op de huidige pagina aan, en Als schoon markeren werkt alleen op de vinkjes van die pagina. Klik op Als schoon markeren, ga dan naar de volgende pagina en herhaal.

Waarom staat een voertuig na zijn inname bij de verkeerde vestiging? De inleverlocatie van de boeking was niet waar de auto daadwerkelijk is teruggebracht. Corrigeer Huidige locatie op het voertuigrecord; de boeking achteraf wijzigen verplaatst het voertuig niet. Zie Een voertuig terugnemen voor het corrigeren van de inleverlocatie voordat je afrondt.

Een voertuig heeft helemaal geen locatie na zijn inname. Wat is er gebeurd? De boeking waarop het terugkwam, had geen inleverlocatie ingevuld, en de inname afronden kopieerde die leegte naar het voertuig. Vraag een Bedrijfsbeheerder om het voertuigrecord te openen en Huidige locatie in te stellen — met de rol Medewerker kun je het voertuig zelf niet vinden.

Waarom is een voertuig verdwenen van de Planner na een inname? Of de inname liet het zonder locatie achter, wat het helemaal van het bord houdt, of het verplaatste naar een locatie buiten het filter dat je hebt ingesteld. Controleer Huidige locatie op het record, en dan je filters op de Planner.

Kan ik vanuit de wagenparklijst zien welke voertuigen vuil zijn? Nee — de wagenparklijst heeft geen conditiekolom. Gebruik de lijst Vuile assets, of open het record van het voertuig en lees Conditie.

Waarom is er geen tegel Vuil op mijn scherm Assets? Er zijn twee versies van het scherm Assets, en maar één daarvan heeft de tegel Vuil. Vraag een collega wiens scherm hem wel heeft, of je Bedrijfsbeheerder, hoe jouw bedrijf de lijst bereikt. De tegel Vuil is binnen RentVisie zelf de enige weg ernaartoe; dezelfde vuile items worden ook getoond in RentVisie Control.

Waar kan ik zien of een voertuig op dit moment verhuurd is? Niet op het voertuigrecord en niet op de wagenparklijst. Open de boeking van het voertuig en controleer de status, of kijk naar de rij van het voertuig op de Planner.

Gerelateerde pagina's:

• Een voertuig terugnemen aan het einde van een huur — de inname-inspectie die een voertuig verplaatst en het vuil kan markeren.
• Een voertuig aan je wagenpark toevoegen — elk veld op het voertuigrecord, inclusief Huidige locatie en Conditie.
• Boekingen herplannen op de Planner — het bord dat voertuigen op locatie filtert.
• Inloggen — in welke locaties je account mag werken.