Inleiding
Soms wordt de borg van de klant helemaal niet door RentVisie vastgehouden. Een hotel heeft het bedrag bijvoorbeeld al in zijn eigen systeem op de kaart van de gast geblokkeerd. Met Register authorization (manual) op het scherm met de kop Booking payments schrijf je die reservering op de boeking. Vanaf dat moment behandelt RentVisie haar als een kaartreservering: tot het einde van de dag Valid until telt ze als vastgehouden op de huurovereenkomst en in het blok Outstanding van de boeking. Komt het voertuig terug, dan leg je vast wat er is afgeschreven (Capture), of dat de reservering is vrijgegeven (Release).
Op Booking payments staat de betalingenlijst linksboven. De lijst met reserveringen staat eronder, met Authorize (credit card) en Register authorization (manual) erboven. Het grijze paneel Price breakdown met het blok Outstanding staat rechts.
Je bent hier omdat:
- een hotelgast een auto huurt en het hotel de borg al op zijn kaart heeft geblokkeerd
- de auto schoon terugkwam, het hotel de borg heeft vrijgegeven, en de boeking dat moet zeggen
- de auto met een kras terugkwam, het hotel een deel van de borg heeft afgeschreven, en dat geld op de boeking moet verschijnen
- je een reservering op de verkeerde boeking hebt geregistreerd en die weg wilt
Begrippen op dit scherm
Loop dit eenmaal door; je komt bij rijen terug als ze aan bod komen:
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Authorization | Een reservering (hold): geld dat op de kaart van de klant is geblokkeerd, nog niet afgeschreven |
| Source: Manual of Mollie | Manual is een reservering die je zelf hebt geregistreerd; Mollie is een kaartreservering die via RentVisie is geplaatst |
| Valid until | De laatste dag waarop de reservering kan worden gebruikt |
| Authorization reference | Het nummer van het andere systeem voor de reservering, zodat je haar daar kunt vinden |
| Capture | Vastleggen dat de reservering geheel of gedeeltelijk is afgeschreven |
| Release | Vastleggen dat de reservering is vrijgegeven en er niets meer wordt afgeschreven |
| pending / captured / released | Nog open / afgeschreven / vrijgegeven |
Elke manier om een borg veilig te stellen
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Register authorization (manual) | Een reservering die een ander systeem plaatste, op de boeking geschreven | Ja |
| Authorize (credit card) | Een reservering op de kaart, geplaatst via Mollie, het betalingsbedrijf | Nee, zie Een borg innen of op de kaart van de klant reserveren |
| Deposit (manual) | Reeds ontvangen geld, als borg vastgelegd | Nee, zie dezelfde pagina |
Gebruik deze pagina alleen als de reservering al ergens anders bestaat. RentVisie neemt geen contact op met dat systeem: het legt alleen vast wat jij zegt.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets om aan te zetten. Register authorization (manual) staat op elke boeking, ook als je bedrijf geen Mollie-koppeling heeft.
Capture biedt alleen de betaalmethoden die je bedrijf heeft aangezet. Een bedrijfsbeheerder kiest ze: open vanuit het hoofdmenu Admin, dan Settings, klik op de tegel Financial en vink de methoden aan onder Payment methods. Een vinkje wordt meteen opgeslagen. Methoden als Roomcharge MEWS, Roomcharge PEP en Stay&Drive staan standaard uit.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan een handmatige reservering registreren, afschrijven (capture), vrijgeven en verwijderen. Alleen een bedrijfsbeheerder kan Payment methods wijzigen. Capture vraagt om een klant op de boeking; de reservering registreren niet.
Handmatige reserveringen gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Bookings, dan Overview, en open de boeking. Klik bovenaan de boeking op Payments. Het scherm Booking payments opent. Op het scherm Booking details staat Payments op het tabblad Financial.
Registreer de reservering
- Klik onder de betalingenlijst op Register authorization (manual). De pop-up Register deposit authorization opent.
- Controleer Amount. Het begint bij de borg van de boeking. Typ het bedrag dat het andere systeem werkelijk vasthoudt.
- Currency toont de valuta van je bedrijf en kan niet worden gewijzigd.
- Kies de datum Valid until. Hij begint leeg en moet vandaag of later zijn.
- Typ het nummer van het andere systeem in Authorization reference, als je er een hebt.
- Klik op Save. De reservering verschijnt in de lijst met Source Manual en status pending. Cancel slaat niets op.
Schrijf een deel of alles af
- Klik op de rij van de reservering op Capture. De pop-up Capture deposit authorization opent. Bovenaan toont hij het Amount, Amount captured, Valid until en de Authorization reference van de reservering.
- Capture amount begint bij wat nog openstaat. Typ wat het andere systeem heeft afgeschreven.
- Kies de Payment method. Hij begint leeg.
- Controleer Payment date. Hij begint bij nu.
- Klik op Capture. De pop-up sluit, er verschijnt een Deposit-betaling van dat bedrag in de betalingenlijst, en de status van de reservering wordt captured.
Leg vast dat ze is vrijgegeven
Klik op Release, de rode link met het prullenbakicoon op de rij van de reservering. Er is geen bevestiging: de status wordt meteen released. Geef het geld zelf vrij in het andere systeem.
Een vergissing verwijderen
Klik op de rij op Delete authorization. Er is geen bevestiging: de rij verdwijnt. Dit werkt alleen zolang de reservering pending is en er niets is afgeschreven.
Goed om te weten
Wat Capture aanmaakt. Eén betaling met Payment type Deposit, de methode en datum die je koos, en de Authorization reference als betalingsreferentie. RentVisie schrijft er niets voor af van de kaart: het andere systeem deed dat al. Ze telt daarna als elke borg die je zelf vastlegt, en Settle werkt erop zoals gewoonlijk (zie Een borg innen of op de kaart van de klant reserveren).
Eén capture sluit de reservering. Na een capture is de status captured, ook als je maar een deel afschreef. De rest wordt nooit vanuit RentVisie afgeschreven. Zorg dat het andere systeem die ook vrijgeeft.
Hoe de geldig-tot-dag werkt. De reservering blijft bruikbaar tot het allerlaatste moment van die dag. Valid until is groen zolang er tijd is en rood zodra die voorbij is. Op de dag erna zijn Capture en Release weg. De reservering blijft als pending op de lijst staan en telt niet langer als vastgehouden.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een huur van vier dagen kost € 240 inclusief btw, met een borg van € 750. Het hotel blokkeerde € 750 op de kaart van de gast, referentie H-55821. Je registreert € 750, Valid until 20 november. To be paid laat de € 750 nu weg, en Authorize (credit card) zou alleen om de huur vragen. De auto komt op de 18e terug en heeft € 85 schoonmaak nodig, die het hotel afschrijft. Je legt 85 vast met CreditCard. Er verschijnt een Deposit-betaling van € 85; de andere € 665 wordt hier nooit afgeschreven. Typ je 750.01, dan krijg je Amount should not exceed authorization amount.; 750.00 gaat erdoor. 0 wordt geweigerd met Enter an amount greater than 0. Op 21 november kan dezelfde reservering niet meer worden afgeschreven.
Meerdere open reserveringen op één boeking. Register authorization (manual) blijft zichtbaar, ook als de boeking al een open reservering heeft. Alleen de grootste open reservering telt mee in het blok Outstanding, of ze nu handmatig is of een kaartreservering; elke andere wordt daar genegeerd.
Sommige labels blijven Engels. Op de twee pop-ups zijn Amount, Currency, Capture amount, Amount captured, Save, Cancel en Capture, en de melding Amount should not exceed authorization amount., in elke taal Engels.
Wat je hierna doet
Komt het voertuig terug (Een voertuig terugnemen aan het einde van een huurperiode), vraag het andere systeem dan wat het heeft afgeschreven of vrijgegeven, en klik op Capture of Release voordat de dag Valid until is afgelopen. Factureer de boeking (Een boeking factureren) en klik op Settle als borg en huur moeten worden gesplitst.
Veelgestelde vragen
Waarom staat mijn betaalmethode niet in de lijst Payment method bij Capture? Je bedrijf heeft hem uitgezet. Vraag een bedrijfsbeheerder hem aan te vinken onder Payment methods op het instellingenscherm Financial, zoals beschreven onder Configuratie. Het vinkje geldt meteen; open Capture opnieuw.
Waarom zegt Capture "Please assign a customer first."? Een borgbetaling vraagt om een klant, en de boeking heeft er geen. Voeg de klant toe aan de boeking en klik dan opnieuw op Capture.
Waarom zegt Capture "This authorization can no longer be captured."? Iemand heeft haar al afgeschreven of vrijgegeven, of de dag Valid until is voorbij, bijvoorbeeld terwijl de pop-up openstond. De pop-up sluit. Kijk naar de status van de rij.
Waarom zegt Save "Enter today or a later date."? Valid until is leeg of ligt in het verleden. Kies vandaag of een latere datum.
Waarom zijn er geen links Capture of Release bij een handmatige reservering? De dag Valid until is voorbij, of de status is niet langer pending. Om een afschrijving vast te leggen die het andere systeem na die dag deed, gebruik je Deposit (manual) op hetzelfde scherm; zie Een borg innen of op de kaart van de klant reserveren. Een verlopen reservering die nooit is afgeschreven, kun je nog verwijderen met Delete authorization.
Ik heb een reservering per ongeluk vrijgegeven. Kan ik dat ongedaan maken? Nee. Registreer haar opnieuw met Register authorization (manual), met hetzelfde bedrag, dezelfde datum en referentie. De vrijgegeven rij blijft in de lijst staan.
Ik heb twee reserveringen geregistreerd. Welke telt? Alleen de grootste open. Klik op Delete authorization bij degene die je per ongeluk registreerde, of op Release als ze echt was maar niet meer nodig is.
Waarom toont To be paid nog de borg nadat ik de reservering registreerde? De dag Valid until is al voorbij, of een andere open reservering op de boeking is groter en telt in plaats daarvan. Controleer de data en bedragen in de lijst met reserveringen.
Gerelateerde pagina's: Een borg innen of op de kaart van de klant reserveren voor kaartreserveringen en Settle, Een betaling van een klant vastleggen voor andere betalingen, en Borgen en te veel betaalde bedragen terugbetalen om een borg terug te betalen.