Een extra voor een deel van een boeking in rekening brengen

Inleiding

Een extra, een verzekering of een kilometerpakket wordt normaal voor de hele boeking in rekening gebracht. Je kunt het ook voor slechts een deel van de dagen doen: een kinderzitje voor het eerste weekend, een verzekering voor een tweede bestuurder voor de drie dagen dat een collega rijdt, extra kilometers voor de week van een lange reis. Een boeking heeft drie keuzelijsten, met de koppen Overig (Other, extra's), Verzekering (Insurance) en Kilometerpakketten (Mileage Packages). Elk heeft een kolom Rekenperiode (Charge period) die Hele boekingsperiode (Full booking period) of de gekozen datums toont. Het potlood ernaast opent een klein venster met de kop Rekenperiode.

Je gebruikt dit wanneer:

• een klant een extra wil voor een paar dagen halverwege een lange verhuur
• een klant die al is opgehaald belt om vanaf vandaag een extra toe te voegen, en niet moet betalen voor de dagen die al voorbij zijn
• er een verlenging binnenkomt en je wilt weten welke extra's meegroeien en welke niet
• een manager de datums van een extra achteraf wil corrigeren

Elke manier om een rekenperiode in te stellen

Gebruik de keuzelijst voor dagelijkse wijzigingen aan de balie; gebruik Afwijkingen wanneer ook de prijs zelf moet veranderen.

Zo werkt het

Configuratie

Eén bedrijfsbrede schakelaar bepaalt wat er gebeurt als een extra wordt toegevoegd aan een boeking die al buiten is.

1. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Financieel (Financial). Het scherm heeft de kop Financiële instellingen.
2. Zet Nieuwe extra's vanaf vandaag doorberekenen bij opgehaalde boekingen (Charge new extras from today on picked-up bookings) op Ja of Nee.
3. Klik op Opslaan (Save).

De schakelaar verandert alleen extra's die worden toegevoegd nadat hij is aangezet; extra's die al op een boeking staan, houden hun periode. De rest van het scherm staat op Stel de financiële standaardwaarden van je bedrijf in.

Voordat je begint: de boeking heeft een voertuiggroep nodig, want de keuzelijsten tonen de extra's, verzekeringen en pakketten die voor die groep zijn ingesteld — zie Een extra aanbieden en toevoegen aan een boeking. Afwijkingen opent alleen voor bedrijfsbeheerders.

De rekenperiode gebruiken

Open de boeking. Ga op het scherm Booking details naar de tab Overview en klik onder Options op Insurance, Mileage package of Accessories. Klik op het klassieke scherm op Verzekeringen, Kilometerpakketten of Opties (Optionals) (zie Wegwijs in het scherm Booking details).

1. Vink in de keuzelijst de extra aan (is geselecteerd of Geselecteerd?) en stel bij extra's het Aantal (Quantity) in.

2. Klik op het potlood in de kolom Rekenperiode. Het venster Rekenperiode opent, met de naam van de extra bovenaan.

3. Kies onder Rekenen voor (Charge for):

   Optie	Gebruik het wanneer	Wat er gebeurt
   Hele boekingsperiode (standaard)	De klant heeft het voor de hele verhuur	Het volgt het ophalen en inleveren van de boeking, ook als de boeking wordt verlengd
   Specifieke dagen	Slechts een deel van de verhuur	Eerste dag en Laatste dag verschijnen; het wordt alleen voor die dagen berekend

4. Vul bij Specifieke dagen Eerste dag (First day) en Laatste dag (Last day) in. Beide moeten binnen de boeking vallen.

5. Klik in het venster op Opslaan. Annuleren (Cancel) zet de rij terug zoals hij was.

6. Klik bovenaan de keuzelijst op Opslaan. Alleen dit schrijft de keuze naar de boeking en berekent de prijs opnieuw; Sluiten (Close) sluit af zonder iets op te slaan.

Als het lukt, toont de kolom Rekenperiode de datums (bijvoorbeeld 06-11-2026 – 08-11-2026) en is het totaal van de boeking veranderd.

De datums achteraf wijzigen, met de prijs (bedrijfsbeheerders). Open de Afwijkingen van de boeking (More → Overrides op Booking details). Klik onder Verzekering, Kilometerpakketten of Andere opties (Other options) op het potlood op de rij. Op het bewerkscherm:

Klik op Opslaan; de boeking wordt meteen opnieuw berekend. Op de schermen voor verzekeringen en kilometers staan dezelfde velden in kleine letters (full period, start date, charge to booking end, end date). De datums van de rijen zijn verborgen kolommen in de rasters van Afwijkingen: zet start date, end date en full period (in het raster Insurance: fullPeriod) aan met de kolomkeuze van het raster om ze te zien.

Goed om te weten

Hoe de dagen worden geteld. Een extra met specifieke dagen wordt berekend vanaf zijn eerste dag tot het einde van zijn laatste dag, nooit vóór het ophalen of na het inleveren. Een prijs per dag wordt vermenigvuldigd met die dagen; een prijs per verhuur blijft één prijs. Een maximumprijs die op de extra is ingesteld, begrenst het totaal nog steeds.

Bijvoorbeeld: een boeking loopt van maandag 3 november 09:00 tot donderdag 13 november 09:00, tien dagen. Een kinderzitje kost € 5,00 per dag.

Wat een wijziging van de boekingsdatums met een extra doet:

Een kinderzitje dat voor "de laatste drie dagen" is geboekt, verschuift dus niet mee als de klant verlengt: controleer de datums na elke verlenging — zie De datums van een boeking wijzigen.

Een kopie behoudt de dagen van elke extra; de terugkerende planner niet. Duplicate booking en het kopieerpictogram nemen elke rekenperiode over zoals hij was. Boekingen die door de terugkerende planner worden gemaakt, berekenen elke extra voor de volledige periode; stel de specifieke dagen daarbij opnieuw in.

Wat je hierna doet: controleer het totaal van de boeking en stuur de klant daarna de bijgewerkte bevestiging als de prijs is veranderd — Reconfirm new data op de boeking.

Veelgestelde vragen

Waarom veranderde de prijs niet nadat ik het venster had opgeslagen? Het venster stelt alleen de rij in de keuzelijst in. Klik bovenaan de keuzelijst op Opslaan om het naar de boeking te schrijven en opnieuw te berekenen. De keuzelijst sluiten met Sluiten verliest de wijziging.

Waarom weigert het venster mijn datums? Elke datum heeft zijn eigen melding:

Op het bewerkscherm van Afwijkingen luiden de meldingen Start date is empty or outside the booking period en End date is empty or before the start date.

Waarom groeide een extra niet mee toen de boeking werd verlengd? Hij heeft Specifieke dagen, die vast blijven. Open de keuzelijst, klik op het potlood en kies Hele boekingsperiode, of verplaats de Laatste dag. Bij Afwijkingen doet Rekenen tot einde boeking op Ja hetzelfde.

Waarom betaalt een klant voor dagen die al voorbij zijn als ik halverwege de verhuur een extra toevoeg? Nieuwe extra's vanaf vandaag doorberekenen bij opgehaalde boekingen staat voor je bedrijf op Nee, dus de extra wordt voor de hele boeking berekend. Stel in het venster Specifieke dagen vanaf vandaag in, of vraag je bedrijfsbeheerder de instelling aan te zetten (zie Configuratie).

Waarom werkt de instelling niet bij een boeking die nog niet is opgehaald? Hij geldt alleen voor opgehaalde boekingen, tussen ophalen en inleveren. Gebruik vóór het ophalen Specifieke dagen.

Waarom kan ik Afwijkingen niet vinden? Het is alleen voor bedrijfsbeheerders. Vraag je bedrijfsbeheerder de datums daar te wijzigen, of gebruik zelf het potlood in de keuzelijst.

Gerelateerde pagina's:

• Een extra aanbieden en toevoegen aan een boeking, om extra's in te stellen
• De verzekering instellen die een klant kan kiezen en Extra kilometers verkopen aan een klant, voor de andere twee soorten
• De prijs van een boeking aanpassen, voor de rest van Afwijkingen
• Een boeking factureren, voor hoe extra's voor een deel van de periode over periodefacturen worden verdeeld