Een gefinancierde boeking factureren en crediteren

Inleiding

Een boeking met een financier, zoals een verzekeraar of een bemiddelaar, wordt aan twee partijen tegelijk gefactureerd. Als je hem factureert, splitst de app de boeking: de financier of bemiddelaar krijgt een factuur voor wat zijn financiering dekt, de huurder krijgt een factuur voor de rest. Deze pagina laat zien waar je die splitsing vóór het factureren kunt zien, waar beide soorten facturen terechtkomen, hoe je ze crediteert en hoe je de splitsing rechtzet nadat de boeking is gewijzigd.

Er zijn twee schermen bij betrokken. Het Invoice summary, dat je opent met Invoice op de boeking, toont voor een gefinancierde boeking een sectie Invoice split: Billed to the funder or broker naast Billed to the renter. Daaronder staat, wanneer de facturen niet meer overeenkomen met de financiering, een vak Invoice split correction. De tab Invoices van de boeking toont Invoices to the renter, dan Funder and broker invoices, elke rij met icoontjes om hem te openen, te e-mailen en te crediteren.

Je bent hier omdat:

• een gefinancierde boeking terug is en gefactureerd moet worden
• een verzekeraar om een kopie van zijn factuur vraagt
• de boeking per ongeluk is gefactureerd en alles teruggedraaid moet worden
• de prijs na het factureren is gewijzigd en de financier te veel is gefactureerd

Begrippen op dit scherm

Gebruik deze pagina telkens wanneer een boeking met een financier wordt gefactureerd of gecrediteerd.

Zo werkt het

Configuratie

De facturen van financiers en bemiddelaars gaan per e-mail uit met eigen sjablonen. Een bedrijfsbeheerder stelt ze één keer in: open in het hoofdmenu Admin, dan Communicator, klik op de tegel Invoice, en voeg een sjabloon toe voor elk Automation type dat je nodig hebt:

Hoe je een sjabloon invult, staat op Een factuur naar een klant versturen. Zonder sjabloon van het juiste type worden de factuur en zijn pdf wel gemaakt, maar niet gemaild.

Voordat je begint: de financiering moet eerst op de boeking zijn ingesteld (Een derde laten meebetalen aan een boeking). Crediteren en de splitsing corrigeren zijn voor bedrijfsbeheerders.

De gefinancierde facturen gebruiken

1. Open het Invoice summary. Klik op het klassieke boekingsscherm bovenaan de boeking op Invoice. Klik op het scherm Booking details op Invoice op de tab Financial (Wegwijs in het scherm Booking details).
2. Controleer de Invoice split. Billed to the funder or broker en Billed to the renter tonen de regels die elke partij in de volgende factuurrun krijgt, exclusief btw. De tab Full booking split toont de hele boeking verdeeld over de partijen, wat er ook al gefactureerd is.
3. Factureer zoals gewoonlijk met Create and send invoice of Create invoice; zie Een boeking factureren. De run maakt de factuur voor de financier of bemiddelaar en de factuur voor de huurder samen, en mailt elke factuur naar zijn eigen partij als je verstuurt.
4. Vind de facturen. Open de tab Invoices van de boeking (op het scherm Booking details: Financial → Invoices). Klik op Refresh als een nieuwe factuur er nog niet staat. Elk raster toont Number, Invoiced to, Type, Date, Due date, Total incl. VAT, Payment status en Open.
5. Open of mail er een met de icoontjes aan het eind van de rij: het eerste opent de pdf (die wordt gemaakt als hij ontbreekt), de envelop mailt hem opnieuw. Bij een factuur van een financier of bemiddelaar vraagt de app E-mail this invoice to the funder or broker again?; klik op Send.
6. Crediteer één factuur met het derde icoontje. De popup Credit invoice zegt welke factuur hij volledig crediteert en wie de creditnota krijgt. Klik op Credit and e-mail of Credit without e-mail. Cancel crediteert niets.
7. Crediteer alles met Credit all invoices boven Invoices to the renter. De popup toont elke openstaande factuur met nummer, partij en bedrag. Klik op Credit and e-mail of Credit without e-mail. Elke creditnota gaat naar de partij die de factuur kreeg, en de boeking kan opnieuw worden gefactureerd.

Als het gelukt is, toont elke gecrediteerde factuur Credited onder Payment status en verschijnt zijn creditnota in hetzelfde raster.

Goed om te weten

Een uitgewerkt voorbeeld. Een boeking van 14 dagen met € 700 basishuur exclusief btw, waarbij de financiering van de verzekeraar € 450 dekt, plus een kinderzitje van € 60 dat de verzekeraar niet dekt. De run maakt:

Nadat de boeking is gewijzigd. Wordt een boeking gewijzigd nadat hij is gefactureerd, dan verrekent de volgende factuurrun het verschil zelf. Als er niets meer te factureren is, toont het vak Invoice split correction op het Invoice summary per partij een Extra invoice of een Credit note; klik op Correct invoice split. Hetzelfde gebeurt met Rebalance invoices op de tab Funding van de boeking, na Credit and re-invoice the difference between what was invoiced and what the funding now says?. De bestaande facturen blijven zoals ze zijn, en de melding zegt Invoice split corrected for n funding(s).

Een prijsverlaging na het factureren gaat terug naar de financier. Daalt de prijs en betaalt de financier nu minder dan hem is gefactureerd, dan crediteert de volgende factuurrun de financier zijn aandeel. De Invoice split toont dit als een negatieve regel onder Billed to the funder or broker voordat je de run start.

Bemiddelaars betalen vooraf. De vooruitbetaling van een bemiddelaar wordt bij de bevestiging vastgelegd als een betaling met betaalmethode Broker. Die betaalt de factuur van de bemiddelaar, nooit die van de huurder.

Betalingen blijven bij hun partij. Een betaling vereffent alleen facturen van zijn eigen klant, dus het geld van de huurder betaalt nooit de factuur van de financier, en andersom.

Geen automatische incasso. Facturen van financiers en bemiddelaars worden nooit via automatische incasso geïnd, ook niet als de financier een machtiging heeft.

Factuurperiode wordt niet aangeboden. Invoice period... is verborgen op een gefinancierde boeking; hij wordt in zijn geheel gefactureerd.

Wat je hierna doet: volg de betaling van de factuur van de financier op in de factuurlijst, zoals bij elke andere factuur: Zien welke facturen betaald en openstaand zijn.

Veelgestelde vragen

Waarom weigerde Credit all invoices te starten? De popup zegt This booking already has a credit note for part of an invoice. Alles crediteren zou dat deel twee keer crediteren. Crediteer de facturen een voor een met het credit-icoontje.

Waarom zijn sommige facturen niet gecrediteerd door Credit all invoices? De melding zegt hoeveel facturen niet gecrediteerd konden worden: een factuur die meerdere boekingen dekt, of waarvan de regels niet optellen tot het totaal. Crediteer die een voor een; de rest wordt gecrediteerd.

Waarom kreeg de verzekeraar zijn factuur niet per e-mail? Er is geen sjabloon Funder invoice (of Broker invoice voor een bemiddelaar); het envelop-icoontje zegt dan No e-mail template is set up for funder or broker invoices, so nothing was sent. Voeg er een toe onder Admin → Communicator → Invoice en gebruik daarna het envelop-icoontje op de rij van de factuur.

Waarom toont de factuur van de huurder het aandeel van de financier niet? Documenten voor de huurder tonen alleen het aandeel van de huurder, met de financier genoemd als de partij die de rest betaalt. De factuur van de financier is een apart document dat de huurder nooit ziet.

Waarom ontbreekt Credit all invoices? Hij verschijnt alleen op een gefinancierde boeking met minstens één debetfactuur die nog niet is gecrediteerd. Een boeking zonder financier crediteer je zoals gewoonlijk vanuit zijn facturen: Een factuur terugnemen met een creditfactuur.

Waarom kan ik bij deze boeking geen periode factureren? Invoice period... wordt niet aangeboden voor een gefinancierde boeking. Factureer de hele boeking.

Waar is het oude boekingsoverzicht met splitsing of het bemiddelaarsdashboard? Die zijn verwijderd. De splitsing staat op het Invoice summary en de tab Full booking split; de facturen van een bemiddelaar staan op zijn eigen pagina, op de tab Broker invoices (Werken met brokers en tariefcodes).

Gerelateerde pagina's:

• Een derde laten meebetalen aan een boeking, om de financiering toe te voegen of te wijzigen.
• Betalingen aan facturen koppelen, als de betaling van een financier zijn factuur niet bereikt.
• Een boeking annuleren, voor wie betaalt als een gefinancierde boeking wordt geannuleerd.