Borgen en te veel betaalde bedragen terugbetalen aan klanten

Inleiding

Open vanuit het hoofdmenu Financieel (Financials) en klik op de tegel Terugbetaalproces (Refund process). Het scherm heet Batchaanmaak (Batch generation) en heeft drie tabs, van links naar rechts: 1. Verrekening (1. Settlement), 2. Valideren en genereren (2. Validate and Generate) en 3. Batches. De eerste twee zijn lijsten van boekingen met een knop erboven; de derde toont de bankbestanden die je eerder hebt gemaakt.

Eerst verreken je elke boeking: de app gebruikt de borg om eventuele nog openstaande huur te betalen, of verplaatst te veel betaalde huur naar de borgkant. Wat overblijft is borggeld dat aan de klant toebehoort. Daarna genereer je een batch: één bankbestand dat al die klanten terugbetaalt. Je uploadt het naar je online bankieren en de bank voert de overschrijvingen uit.

Je gebruikt dit wanneer:

• voertuigen onbeschadigd zijn teruggekomen, de facturen klaar zijn, en de borgen terug moeten;
• een klant meer huur heeft betaald dan de eindfactuur;
• een klant een borg heeft betaald en daarna gratis heeft geannuleerd;
• je de lijst één keer per week doorloopt om te zien welke terugbetalingen nog wachten.

Begrippen op dit scherm

Elke manier om dit te doen

Gebruik deze pagina wanneer de factuur definitief is en je terugbetaalt per bankoverschrijving. Om een factuur te verlagen, gebruik je een creditfactuur; om een blokkering op een kaart vrij te geven, zie borgen en pre-autorisatie.

Zo werkt het

Configuratie

Het bankbestand heeft je eigen bankgegevens nodig en één bedrijfsbrede instelling. Een bedrijfsbeheerder stelt dit één keer in.

1. Kies hoe batches worden opgesplitst. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Financieel (Financial). Het scherm heet Financiële instellingen (Financial settings). Zoek Type batchaanmaak (Batch creation type). Er zijn twee keuzes:

   Keuze	Wat je krijgt
   PerLocation (de startwaarde)	Eén bankbestand per uitgiftelocatie met een boeking in je selectie
   PerBranch	Eén bankbestand per vestiging

   Druk op Opslaan (Save). De instelling geldt voor de volgende batch die je genereert. Al gemaakte bestanden veranderen niet. Op hetzelfde scherm bepaalt use subledging (subgrootboek gebruiken) of verrekeningen je boekhoudpakket bereiken: op nee gezet wordt de helft van elke verrekening verstuurd; op ja (de startwaarde) geen van beide. Zie accountingsynchronisatie.

2. Vul de rekening in waarvan de terugbetalingen worden betaald. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Productontwerp (Product design), en klik op de tegel Vestigingen (Branches). Open elke vestiging en vul Iban en BIC in. Vul ook het volledige adres in: Straat (Street), Huisnummer (House number), Postcode (Postal code), Plaats (City) en Land (Country), en de Naam (Name) van de vestiging. De app maakt geen bestand voor een vestiging of locatie waarvan de naam of het adres onvolledig is. Druk op Opslaan.

Voordat je begint: de schermen Terugbetaalproces en Batch opzoeken, en beide instelschermen hierboven, vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. De knop Verrekenen op één boeking werkt met elk personeelsaccount. Elke klant die je terugbetaalt, heeft een geldig bankrekeningnummer en een volledig adres nodig op zijn klantformulier. Zie stel de betaal- en factureringsvoorwaarden van een klant in voor waar de bankgegevens staan.

Het terugbetaalproces gebruiken

1. Open vanuit het hoofdmenu Financieel, en klik op de tegel Terugbetaalproces. De tab 1. Verrekening opent.

2. Verklein de lijst met het filtervak onder een kolomkop, zoals BranchName (vestigingsnaam) of InvoiceName (factuurnaam). De lijst toont boekingen waar de klant in totaal genoeg heeft betaald, maar het geld nog niet correct is opgesplitst tussen huur en borg.

3. Vink de boekingen aan die je wilt verrekenen. Controleer of Terug te betalen is wat je verwacht terug te betalen.

4. Klik op Selectie verrekenen (Settle selected). Er verschijnt geen bericht: verrekende boekingen verlaten deze tab meteen.

5. Open de tab 2. Valideren en genereren: boekingen waarvan de huur volledig is betaald en er borggeld overblijft. In de kolommen Iban en BIC betekent een groen vinkje dat de waarde is ingevuld (voor Iban ook geldig); een kruisje betekent ontbrekend of onjuist.

6. Klik op een rij met een kruisje om de boeking te openen, open de klant en herstel de bankgegevens of het adres. Heropen daarna de tab.

7. Vink de boekingen aan die je wilt terugbetalen, en klik op Batch genereren van selectie (Generate batch from selected).

8. Je browser downloadt een bestand met de naam BATCH_REFUND_ plus een nummer, eindigend op .xml: één per locatie of per vestiging. Je kunt twee berichten zien:

   Bericht	Wat het betekent
   Controleer de instelling van vestiging. Ontbrekende gegevens. Het batchproces gaat door voor andere vestigingen. (Please check the branch setup of branch. Missing data. Batch process continues for other branches.)	De naam of het adres van die vestiging is onvolledig; de boekingen ervan zijn overgeslagen
   We hebben n klanten met gegevensproblemen vastgesteld. (We identified n customers with data issues.)	Die klanten missen een geldig bankrekeningnummer of een volledig adres; ze zijn overgeslagen en blijven op de tab staan

9. Upload het bestand naar je online bankieren en keur het goed. De app stuurt zelf niets naar de bank.

10. Om een bestand opnieuw te downloaden, open je 3. Batches (nieuwste eerst, met Created by (Aangemaakt door), NumberOfTransactions (aantal transacties) en BatchValue (batchwaarde)) en klik je op het downloadicoon aan het rechtereinde van de rij.

Om één boeking te verrekenen: open haar, klik op Betalingen, dan Verrekenen op het scherm Boekingsbetalingen. De app zegt Verrekend! (Settled!) (of Total paid is less than total invoiced., Totaal betaald is minder dan totaal gefactureerd.). Je betaalt het geld nog steeds terug via stap 5 tot en met 9.

Om te zien welke boekingen in een batch zaten: open Financieel, klik op Batch opzoeken, en dan op het oogicoon op de batch. Klik op een boeking om haar te openen.

Goed om te weten

Wat verrekenen vastlegt. Twee betalingen met als referentie Settlement, gedateerd op nu: de ene haalt een bedrag van de ene kant af, de andere voegt het toe aan de andere kant, zodat het totaal betaalde gelijk blijft. Beide staan op het scherm Boekingsbetalingen van de boeking.

Wat het genereren van een batch vastlegt. Voor elke boeking in het bestand legt de app meteen een terugbetaling vast: een betaling van min de volledige Total deposit paid (totaal betaalde borg), methode Batch. De betaalde borg gaat naar nul en de boeking verlaat 2. Valideren en genereren. Dit gebeurt op het moment dat het bestand wordt gemaakt, niet wanneer de bank betaalt. Elke overschrijving draagt het boekingsnummer als omschrijving.

Een uitgewerkt voorbeeld. Een bestelwagen kost € 484,00 inclusief btw. De klant betaalde € 300,00 huur en een borg van € 250,00, € 550,00 in totaal. Je factureert € 484,00.

Hadden ze € 500,00 huur en geen borg betaald, dan verplaatst verrekenen € 16,00 naar de borgkant en komt € 16,00 in de volgende batch.

Welke boekingen de eerste tab bereiken. Een boeking verschijnt op 1. Verrekening alleen als dit allemaal waar is:

Een boeking geprijsd op € 484,00 en gefactureerd op € 484,05 verschijnt nog steeds; gefactureerd op € 484,06 valt ze van beide tabs tot de twee weer overeenkomen.

Welke boekingen de tweede tab bereiken. Betaalde huur is gelijk aan het gefactureerde bedrag (tot op 1 cent), er is iets gefactureerd, en er blijft minstens € 0,01 borg over. Een geannuleerde boeking met een prijs van nul en geen betaalde huur verschijnt ook, als de klant een borg heeft betaald.

Het bestand betaalt het borgsaldo, niet het bedrag van Terug te betalen. Terug te betalen vergelijkt wat is betaald met de boekingsprijs; het bestand betaalt de volledige Total deposit paid. Na verrekening komen ze tot op de marge van 5 cent overeen. Als ze meer verschillen, laat je de boeking achterwege en open je haar om uit te zoeken waarom.

Wat je hierna doet: upload het bestand dezelfde dag naar je bank. Herstel daarna de bankgegevens van alle klanten die nog op 2. Valideren en genereren staan en genereer opnieuw.

Veelgestelde vragen

De bank heeft een overschrijving geweigerd, maar de boeking zegt dat de borg is terugbetaald. Wat nu? De app legt de terugbetaling vast op het moment dat ze het bestand maakt, niet wanneer de bank betaalt. Open de boeking, klik op Betalingen, en verwijder de betaling met methode Batch op het scherm Boekingsbetalingen. De borg komt terug op de boeking en de boeking verschijnt weer op 2. Valideren en genereren. Zie los een betaling op die ontbreekt, onjuist is of niet in de boeken staat.

Het gedownloade bankbestand is kwijt. Kan ik de batch opnieuw genereren? Nee. De boekingen erin hebben hun borg al op nul staan, dus ze staan niet meer op 2. Valideren en genereren. Download hetzelfde bestand opnieuw via de tab 3. Batches.

Een klant staat nog op de tab Valideren en genereren nadat ik een batch heb gegenereerd. Waarom? Ze zijn achterwege gelaten omdat hun bankrekeningnummer ontbreekt of ongeldig is, of hun adres mist een straat, huisnummer, postcode, plaats of land. Herstel het klantformulier en genereer opnieuw voor die boeking. Een lege BIC stopt niet dat de overschrijving aan het bestand wordt toegevoegd, maar sommige banken weigeren het. Vul het in zodra de tab een kruisje toont.

Waarom deed het klikken op Batch genereren van selectie helemaal niets? Óf er waren geen boekingen aangevinkt, óf Type batchaanmaak op Financiële instellingen staat leeg. Vraag een bedrijfsbeheerder om het in te stellen op PerLocation of PerBranch.

Waarom is er voor één locatie geen bestand gedownload, terwijl dat voor andere wel het geval was? De vestiging van die locatie heeft een onvolledige naam of adres, en het bericht Controleer de instelling van vestiging (Please check the branch setup of) noemde haar. Een bedrijfsbeheerder herstelt dit onder Beheer → Productontwerp → Vestigingen. De Iban en BIC van de vestiging worden niet gecontroleerd, dus controleer ze zelf: dat is de rekening waarvan het geld wordt betaald.

Waarom zegt Verrekenen op de boeking "Totaal betaald is minder dan totaal gefactureerd" (Total paid is less than total invoiced), terwijl de lijst geld toont om terug te betalen? De enkele knop Verrekenen werkt alleen wanneer er iets is gefactureerd en de klant meer heeft betaald dan het gefactureerde bedrag. Een geannuleerde boeking zonder facturatie toont altijd dit bericht. Gebruik in plaats daarvan Selectie verrekenen op de tab 1. Verrekening, die deze boekingen wel afhandelt.

Waarom ontbreekt een ingeleverde boeking met een borg op beide tabs? Controleer drie dingen. Is ze gefactureerd? Komt het gefactureerde bedrag tot op 5 cent overeen met de boekingsprijs? Heeft de klant minstens het gefactureerde bedrag betaald? Een klant die nog geld verschuldigd is, wordt nooit terugbetaald. Neem eerst hun betaling aan, zie controleer wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan. Als de factuur onjuist is, corrigeer je haar met een creditfactuur.

Waarom kan ik de tegel Terugbetaalproces niet openen? Het scherm vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag je beheerder.

Gerelateerde pagina's

• Neem een voertuig terug aan het einde van een verhuur: de inlevering komt vóór de eindfactuur en de terugbetaling.
• Factureer een boeking: een boeking heeft haar factuur nodig voordat ze kan worden verrekend.
• Annuleer een boeking: geannuleerde boekingen met een borg komen hier terecht.
• Borgen en pre-autorisatie: borgen die op een kaart staan worden daar vrijgegeven, niet hier terugbetaald.
• Een betaling vastleggen: om een terugbetaling vast te leggen die je met de hand hebt gedaan, buiten een batch om.

</content>