Inleiding
Sommige zakelijke klanten mag je geen btw (VAT) in rekening brengen: ze geven hem zelf aan (de btw-verlegging), of ze horen bij dezelfde fiscale groep als je bedrijf (een fiscale eenheid). De app regelt beide met drie ja/nee-schakelaars op het tabblad Financieel (Financial) van de klant, met als titel Btw-verlegd (VAT reverse charge), Btw- verlegd dertig dagen negeren (VAT reverse charge ignore thirty days) en Btw-fiscale eenheid (VAT fiscal unity). Je zet ze eenmalig per klant. Vanaf dat moment krijgt elke prijs die de app voor de boekingen van die klant berekent — het boekingstotaal, de documenten die eruit worden gemaakt en de factuur — ofwel btw tegen het normale tarief, of helemaal geen btw.
De btw-verlegging heeft een addertje: bij een gewone verhuur treedt hij alleen in werking als de verhuur langer dan dertig dagen duurt. Kortere verhuur krijgt gewoon btw, tenzij je ook de tweede schakelaar aanzet.
Je gebruikt dit als:
- een buitenlandse zakelijke klant een bus boekt voor twee maanden en een factuur zonder btw moet krijgen
- de verhuur van twee weken van een btw-verleggingsklant met btw uit de bus kwam en je wilt weten of dat klopt
- een zusteronderneming in je eigen fiscale groep een auto huurt voor een paar dagen
- je financiële medewerker je vraagt om een nieuwe zakelijke klant "voor btw-verlegging" in te stellen
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Btw-verlegd | De klant draagt de btw zelf af aan de belastingdienst, dus je factuur toont geen btw — bij verhuur langer dan dertig dagen en bij leases |
| Btw-verlegd dertig dagen negeren | Laat de voorwaarde van dertig dagen vallen: de btw-verlegging geldt dan voor elke verhuur van deze klant, hoe lang ook |
| Btw-fiscale eenheid | Deze klant hoort bij de fiscale groep van je bedrijf, dus er wordt tussen jullie geen btw gerekend, wat de lengte ook is |
| Lease | Een lange verhuur die in cycli van dertig dagen wordt gefactureerd — zie Een lease opzetten |
De schakelaars worden ingesteld op de klant, nooit op een boeking of een factuur.
Zo werkt het
Configuratie
Hiervoor is geen bedrijfsbrede instelling; elke klant heeft zijn eigen drie schakelaars, en een nieuwe klant begint met alle drie op Nee.
Voordat je begint: de schakelaars wijzigen en op Opslaan (Save) klikken op het klantformulier vereist een gewoon medewerkersaccount. Welke schakelaar een klant nodig heeft, is een fiscale vraag, geen app-vraag — twijfel je, vraag dan degene die de btw voor je bedrijf regelt voordat je iets wijzigt. De schakelaars veranderen de prijs van elke boeking van deze klant die nog niet is gefactureerd.
De btw-schakelaars gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), en klik op de tegel Klanten. Zoek de klant op de lijst met als titel Klant (Customer), klik op zijn rij, en blijf op het tabblad Financieel, dat al open staat. De drie btw-schakelaars staan in het midden van het tabblad, onder Betalingsvoorwaarden (Pament terms) en boven op rekening? (on account?).
- Zet Btw-verlegd op Ja voor een bedrijf dat zijn eigen btw afdraagt. Een vierde rij, Btw-verlegd dertig dagen negeren, verschijnt direct eronder. Die staat er pas zodra de eerste schakelaar aan staat.
- Laat Btw-verlegd dertig dagen negeren op Nee staan als de btw-verlegging alleen moet gelden voor verhuur van meer dan dertig dagen en leases. Zet hem op Ja als hij voor elke verhuur van deze klant moet gelden, hoe kort ook.
- Zet Btw-fiscale eenheid op Ja alleen voor een bedrijf in je eigen fiscale groep. Dat geldt voor elke verhuur, wat de lengte ook is.
- Klik op Opslaan rechtsboven op het klantformulier. De schakelaars worden pas opgeslagen als je dat doet.
- Open een van de boekingen van de klant die nog niet is gefactureerd en controleer het totaal. De app berekent de prijs opnieuw met de nieuwe schakelaars.
Om het ongedaan te maken, zet je de schakelaar terug op Nee en klik je op Opslaan. Nog niet gefactureerde boekingen krijgen de volgende keer dat hun prijs wordt berekend, weer btw.
Welke combinatie van schakelaars welk resultaat geeft op een gewone verhuur, in tegenstelling tot een lease:
| Btw-verlegd | Dertig dagen negeren | Fiscale eenheid | Verhuur van 30 dagen of korter | Verhuur van 31 dagen of langer |
|---|---|---|---|---|
| Nee | — | Nee | Btw | Btw |
| Ja | Nee | Nee | Btw | Geen btw |
| Ja | Ja | Nee | Geen btw | Geen btw |
| Nee | — | Ja | Geen btw | Geen btw |
Een lease wordt in elk geval als lang behandeld: de leasefacturen van een btw-verleggingsklant tonen vanaf de eerste cyclus geen btw, ook al duurt elke cyclus precies dertig dagen.
Goed om te weten
Welke dagen meetellen. De app telt de dagen in de contractperiode van de boeking — de ophaal- en inleverdata waarmee de klant instemde, geteld op dezelfde manier als de prijs ze telt (zie Datums van een boeking wijzigen). De grens ligt na dertig: een verhuur van dertig dagen krijgt btw, een verhuur van eenendertig dagen niet. Wanneer de klant het voertuig daadwerkelijk terugbrengt, maakt niets uit.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een btw-verleggingsklant, Btw-verlegd dertig dagen negeren op Nee, huurt een bus voor €50 per dag exclusief btw:
| Verhuur | Prijs excl. btw | Btw bij 21% | Klant betaalt |
|---|---|---|---|
| 30 dagen | €1.500,00 | €315,00 | €1.815,00 |
| 31 dagen | €1.550,00 | €0,00 | €1.550,00 |
| 10 dagen, dertig dagen negeren op Ja | €500,00 | €0,00 | €500,00 |
Een fiscale-eenheidsklant die dezelfde bus vijf dagen huurt, betaalt €250,00, zonder btw.
Btw-verlegging wordt eerst gecontroleerd. Heeft een klant zowel Btw-verlegd als Btw-fiscale eenheid aan staan, dan wordt een verhuur die in aanmerking komt voor de btw-verlegging als verlegd behandeld; een die dat niet doet, valt terug op de fiscale eenheid en krijgt alsnog geen btw. In beide gevallen is de btw nul.
Elke regel op de boeking gaat dezelfde kant op. Huur, verzekering, extra's, kilometers en brandstof verliezen allemaal samen hun btw, en annuleringskosten op een geannuleerde boeking volgen dezelfde regel. Er is geen manier om op sommige regels wel btw te houden en op andere niet.
Niets dat al is gefactureerd, verandert. Een boeking die nog niet is gefactureerd, neemt een wijziging aan de schakelaars over de volgende keer dat de prijs wordt berekend. Een factuur die al is gemaakt, houdt de btw waarmee hij is gemaakt, en de app corrigeert hem niet achteraf.
Er wordt nooit naar het land van de klant gekeken. De app heeft geen eigen regel voor buitenlandse klanten, binnen of buiten de Europese Unie. Alleen deze drie schakelaars beslissen.
Wat je hierna doet: open de volgende boeking van de klant en controleer het totaal voordat je een prijs opgeeft. Volg voor een lease Instellen hoe een lease wordt gefactureerd en Een lopende lease factureren en verlengen — de factuur van elke cyclus volgt de schakelaars zoals ze staan op de dag dat hij wordt gemaakt.
Veelgestelde vragen
Waarom hield een verhuur die werd verlengd tot voorbij dertig dagen de btw op zijn eerste factuur? De app factureert alleen wat is veranderd sinds de laatste factuur. Is een verhuur van dertig dagen gefactureerd met €315,00 btw en wordt het contract daarna opgerekt tot veertig dagen, dan voegt de volgende factuur de tien extra dagen (€500,00) toe zonder btw, en blijft de €315,00 op de eerste factuur staan. Niets corrigeert dat voor je. Vraag degene die de facturatie voor je bedrijf regelt om de eerste factuur te crediteren.
Waarom toont een creditfactuur voor een verkorte verhuur btw die de klant nooit betaalde? Hetzelfde maar omgekeerd. Een verhuur van vijfendertig dagen, gefactureerd zonder btw, en daarna teruggebracht tot vijfentwintig dagen door de contractperiode te wijzigen, telt nu als kort. De creditering voor de tien dagen die eraf gingen, wordt tegen het normale tarief berekend, dus die geeft €605,00 terug op €500,00 huur. Controleer de bedragen voordat de volgende factuur uitgaat en vraag degene die de facturatie regelt om het te corrigeren.
Waarom staat er nog btw op de factuur van een btw-verleggingsklant? De verhuur is dertig dagen of korter en Btw-verlegd dertig dagen negeren staat op Nee. Dat klopt, of deze klant zou nooit btw moeten krijgen, wat de lengte ook is — zet dan de tweede schakelaar op Ja, klik op Opslaan en heropen de boeking.
Waarom krijgt de lease van een btw-verleggingsklant btw? De boeking is geen lease meer: zijn schakelaar is lease stond op Nee, dus hij wordt behandeld als een gewone verhuur van zijn contractlengte. Zie Een lease opzetten voor die schakelaar.
Waarom krijgt een verhuur geen btw terwijl de klant het voertuig na twee weken terugbracht? De contractperiode is nog steeds langer dan dertig dagen, en de app telt het contract, niet de dagen dat het voertuig uitstond. Is het contract echt verkort, wijzig dan de contractperiode op de boeking — zie Datums van een boeking wijzigen — en lees eerst het antwoord over creditering hierboven.
Waar is de schakelaar "dertig dagen negeren" gebleven? Hij wordt alleen getoond zolang Btw-verlegd op Ja staat. Zet die terug op Ja en hij verschijnt weer met de waarde die hij had. Zolang de eerste schakelaar op Nee staat, heeft de tweede geen effect.
Waarom krijgt een klant buiten de Europese Unie btw? De app kijkt niet naar het land. Vraag degene die de btw voor je bedrijf regelt welke schakelaar deze klant nodig heeft, en zet hem op het tabblad Financieel.
Gerelateerde pagina's: Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen voor de rest van het tabblad Financieel, en Een lease opzetten voor het omzetten van een lange boeking naar een lease.