Inleiding
Het scherm met de kop Betalingsherinneringen (Payment reminders) toont de verstuurde facturen die over hun vervaldatum zijn, nog onbetaald zijn en aan hun volgende herinnering toe zijn. Je vinkt de facturen aan die je wilt aanmanen en klikt op Geselecteerde herinneringen versturen (Send selected reminders). Elke klant krijgt een e-mail met de herinneringstekst van het juiste niveau en de factuur-pdf als bijlage. Er zijn drie niveaus: een eerste herinnering, een tweede en een laatste.
Bovenaan staan drie knoppen: Herinneringsinstellingen (Reminder settings), Herinneringsteksten (Reminder texts) en Standaard herinneringsteksten aanmaken (Create standard reminder texts). Daaronder staan twee tabs: Te versturen (To send), de facturen die vandaag aan een herinnering toe zijn, en Verstuurd (Sent), elke herinnering die is uitgegaan.
Je komt hier wanneer:
- het je wekelijkse ronde is om onbetaalde facturen aan te manen
- een klant zegt nooit een herinnering te hebben gehad, en je wilt zien wat er is verstuurd en wanneer
- je bedrijf met herinneringen begint en de teksten en de dagen moet instellen
- een factuur Achterstallig (Overdue) toont en je de klant nu een herinnering wilt sturen
Deze herinneringen zijn voor facturen. De e-mails die de app zelf rond een boeking verstuurt, zoals een herinnering vóór het ophalen, staan op Stuur klanten herinneringen voor en na een verhuur.
Gebruik deze pagina om facturen aan te manen die over hun vervaldatum zijn.
Zo werkt het
Configuratie
Een bedrijfsbeheerder stelt dit eenmalig in. Zonder herinneringsteksten kan er niets worden verstuurd.
- Open het scherm. Open vanuit het hoofdmenu Financieel (Financials) en klik op de tegel Betalingsherinneringen.
- Maak de teksten aan. Klik op Standaard herinneringsteksten aanmaken. De app maakt een tekst voor elk niveau dat er nog geen heeft, in het Engels, plus een Nederlandse als je app Nederlands heeft. Een bericht zegt hoeveel er zijn gemaakt; teksten die je al had, blijven ongemoeid.
- Controleer de teksten. Klik op Herinneringsteksten. Het scherm met de kop Facturatie-communicator (Invoice Communicator) toont ze met Automation type Payment reminder 1, Payment reminder 2 en Final payment reminder. Open er een om het onderwerp of de tekst te wijzigen; zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt.
- Controleer de dagen. Klik op Herinneringsinstellingen en vul het venster in:
| Instelling | Begint op | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Eerste herinnering (dagen na vervaldatum) (First reminder (days after due date)) | 14 | Wanneer de eerste herinnering aan de beurt is | Hele getallen, minimaal 1 |
| Tweede herinnering (dagen na vervaldatum) (Second reminder (days after due date)) | 28 | Wanneer de tweede aan de beurt is | Hele getallen, meer dan de eerste |
| Laatste herinnering (dagen na vervaldatum) (Final reminder (days after due date)) | 42 | Wanneer de laatste aan de beurt is | Hele getallen, meer dan de tweede |
| Eén e-mail per klant (bundel de facturen van hetzelfde herinneringsniveau) (One e-mail per customer (bundle its invoices of the same reminder level)) | Uit | Aan: één e-mail per klant en niveau, met al zijn geselecteerde facturen. Uit: één e-mail per factuur | Aan- of uitvinken |
- Klik op Opslaan (Save). Wijzigingen negeren (Discard changes) laat de instellingen zoals ze waren. Nieuwe dagen gelden meteen voor de lijst, ook voor facturen die al achterstallig zijn.
Voordat je begint: Betalingsherinneringen is voor bedrijfsbeheerders. Een herinnering gaat naar het factuur-e-mailadres van de klant, of naar het gewone e-mailadres als dat leeg is.
De betalingsherinneringen gebruiken
- Open vanuit het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Betalingsherinneringen. De tab Te versturen staat open, oudste vervaldatum eerst.
- Controleer elke rij. De kolommen zijn Factuurnr. (Invoice no.), Klant (Customer), Vervalt op (Due on), Dagen te laat (Days overdue), Openstaand bedrag (Open amount), Borg ingehouden (Deposit held), Open na borg (Open after deposit), Laatste herinnering (Last reminder), Volgende herinnering (Next reminder), E-mailadres (E-mail address) en Herinneringstekst (Reminder text). Volgende herinnering toont het niveau dat uitgaat.
- Zoek eerst naar problemen. Een rij met Geen e-mailadres (No e-mail address) of Geen herinneringstekst (No reminder text) wordt niet verstuurd. Een rij met Gedekt door borg (Covered by deposit) onder Open na borg wordt betaald door een borg die je nog vasthoudt op een ingeleverde boeking.
- Vink de facturen aan die je wilt versturen. Geselecteerde herinneringen versturen verschijnt boven de lijst zodra je er een aanvinkt.
- Klik op Geselecteerde herinneringen versturen. Is geen van de aangevinkte facturen gedekt door een borg, dan gaan de herinneringen meteen uit. Anders vraagt het venster Gedekt door borg eerst:
| Knop | Gebruik hem wanneer | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Alleen de overige versturen (Send only the others) | Je de borg in plaats daarvan gaat verrekenen | Alleen de facturen die niet door een borg zijn gedekt krijgen een herinnering |
| Toch versturen (Send anyway) | De klant toch een herinnering moet krijgen | Alle aangevinkte facturen krijgen er een |
| Annuleren (Cancel) | Je nog eens wilt kijken | Er wordt niets verstuurd |
- Lees het bericht. Het zegt Reminders sent for n invoice(s) in m e-mail(s), en hoeveel er niet zijn verstuurd en waarom. De lijst laadt opnieuw; de verstuurde facturen verdwijnen van Te versturen totdat hun volgende niveau aan de beurt is.
- Om te controleren wat er is uitgegaan, klik je op de tab Verstuurd: Factuurnr., Klant, Herinneringsniveau (Reminder level) (1, 2 of 3), Verstuurd op (Sent on), Verstuurd naar (Sent to) en Verstuurd door (Sent by).
Goed om te weten
Wanneer een factuur op Te versturen verschijnt. Aan al deze voorwaarden moet zijn voldaan:
| Voorwaarde | Wat je controleert |
|---|---|
| De factuur is verstuurd en is een debetfactuur | Concepten en creditfacturen verschijnen nooit |
| Er staat meer dan 5 cent open | Openstaand bedrag |
| De vervaldatum is verstreken | Vervalt op |
| De dagen van het volgende niveau zijn bereikt | Dagen te laat tegenover Herinneringsinstellingen |
| Voor niveau 2 en 3: genoeg dagen sinds de laatste herinnering | Laatste herinnering |
| Minder dan drie herinneringen verstuurd | Na de laatste herinnering verschijnt de factuur niet meer |
De tijd die sinds de laatste herinnering nodig is, is het verschil tussen twee niveaus: 14 dagen met de standaardinstellingen.
Een uitgewerkt voorbeeld met de standaard 14 / 28 / 42 dagen. Factuur 2026-0412, vervalt op 1 oktober:
| Datum | Dagen te laat | Op Te versturen? |
|---|---|---|
| 14 oktober | 13 | Nee, de eerste herinnering is aan de beurt op 14 |
| 15 oktober | 14 | Ja, Payment reminder 1. Je verstuurt hem op 20 oktober (19 dagen te laat) |
| 29 oktober | 28 | Nee: 28 dagen te laat, maar pas 9 dagen sinds de eerste herinnering |
| 3 november | 33 | Ja, Payment reminder 2: 14 dagen sinds de eerste |
| Na de tweede | Final payment reminder zodra het 42 dagen te laat is en 14 dagen na de tweede |
Wat de e-mail bevat. De tekst van het niveau, de factuur-pdf als bijlage, en in de standaard teksten een lijst van de facturen met een betaallink. Met bundelen aan staat in één e-mail per klant en niveau al zijn aangevinkte facturen.
Borg ingehouden is borg die nog wordt vastgehouden op ingeleverde boekingen van de factuur. Is die minstens het openstaande bedrag, dan is de factuur Gedekt door borg: verreken hem met Borg verrekenen (Settle deposit) in de lijst met openstaande facturen van de klant in plaats daarvan (Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren).
| Openstaand bedrag | Borg ingehouden | Open na borg | Gevraagd vóór het versturen? |
|---|---|---|---|
| € 300,00 | € 0,00 | € 300,00 | Nee |
| € 300,00 | € 250,00 | € 50,00 | Nee: de borg dekt maar een deel |
| € 300,00 | € 300,00 | Gedekt door borg | Ja, in het venster Gedekt door borg |
| € 300,00 | € 500,00 | Gedekt door borg | Ja |
De herinnering zelf vraagt altijd om het volledige openstaande bedrag; de borgkolommen helpen je alleen beslissen of je hem verstuurt.
Er wordt niets vanzelf verstuurd. Herinneringen gaan alleen uit als je op Geselecteerde herinneringen versturen klikt.
Wat je hierna doet: verstuur eerst de rijen die klaar zijn; los daarna de rijen met Geen e-mailadres op in het klantrecord (Een klantrecord aanmaken) en verstuur opnieuw.
Veelgestelde vragen
Waarom ontbreekt een achterstallige factuur op Te versturen? Het volgende niveau is nog niet aan de beurt, de tijd sinds de laatste herinnering is te kort, hij heeft al drie herinneringen gehad, of er staat 5 cent of minder open. Controleer Dagen te laat tegenover Herinneringsinstellingen, en de tab Verstuurd voor de laatste herinnering.
Waarom is een herinnering niet verstuurd terwijl ik hem had aangevinkt? De rij had Geen e-mailadres of Geen herinneringstekst, of de e-mail mislukte. Het bericht telt deze onder "Niet verstuurd" (Not sent). Voeg het e-mailadres van de klant toe, of klik op Standaard herinneringsteksten aanmaken, en verstuur opnieuw.
Waarom sluit Opslaan bij Herinneringsinstellingen het venster niet? Een getal staat niet in de juiste volgorde. De eerste herinnering moet minstens 1 dag zijn, en elke latere moet meer dagen zijn dan de vorige.
Waarom kreeg een klant één e-mail voor meerdere facturen? Eén e-mail per klant (bundel de facturen van hetzelfde herinneringsniveau) staat aangevinkt bij Herinneringsinstellingen. Vink hem uit voor één e-mail per factuur.
Kan ik een herinnering sturen voordat het eerste niveau aan de beurt is? Niet vanaf dit scherm. Verstuur de factuur in plaats daarvan opnieuw: Een factuur naar een klant versturen.
Waarom zijn er geen Nederlandse teksten na Standaard herinneringsteksten aanmaken? De app maakt alleen Nederlandse teksten als Nederlands een van zijn talen is. Voeg zelf een tekst in een andere taal toe bij Herinneringsteksten.
Gerelateerde pagina's:
- Zien welke facturen betaald en open zijn, voor de vlag Achterstallig op de factuurlijst.
- Facturen innen via automatische incasso, voor klanten die per automatische incasso betalen.