Inleiding
De app heeft twee schermen voor één factuur. Het klassieke scherm heeft de kop Invoice. Het nieuwe scherm heeft de kop Invoice en het factuurnummer (New invoice voor een concept dat nog geen nummer heeft), met gekleurde labels naast de titel voor de factuurstatus, de betaalstatus, debet of credit, een eventuele waarschuwing Attention en Credited. Je bedrijf kiest welk scherm opent; iedereen in het bedrijf krijgt dan hetzelfde scherm, vanaf elke plek die een factuur opent.
Het nieuwe scherm heeft een kop met More, Discard changes, Save en, op een concept, Save and next. Daaronder staat een strook van vier kaarten: Billed to, Invoice period, Open amount en Total (incl. VAT). Dan links de Invoice details, de Invoice lines met totalen en de Remarks. Rechts staan de kaarten Payment, Accounting en Documents, en Credit this invoice.
Je komt hier omdat:
- je bedrijf net is overgestapt op het nieuwe scherm en je een knop zoekt
- je in één oogopslag wilt zien of een factuur is betaald
- je een handmatige factuur maakt en de klant moet kiezen en regels moet toevoegen
- je de pdf nodig hebt, een niet-officiële kopie, of de factuur wilt crediteren
Elke manier om een factuur te openen
| Route | Scherm dat je krijgt |
|---|---|
| Financieel → tegel Invoices, klik op een rij | Het scherm dat je bedrijf koos |
| Financieel → tegel Manual Invoice | Een nieuw concept, op het scherm dat je bedrijf koos; zie Een factuur met de hand opstellen |
| Het tabblad Invoices van een klant, of het tabblad Broker invoices van een broker | Het scherm dat je bedrijf koos |
| Financieel → tegel Peppol, een factuur op het tabblad Invoices | Het scherm dat je bedrijf koos |
| Save and Invoice bij een verkeersboete | De nieuwe factuur, op het scherm dat je bedrijf koos; zie Een verkeersboete doorbelasten aan de klant |
| Open in het Invoice register van Intelligence (Beta) | Het scherm dat je bedrijf koos |
| Het credit-icoon of de pdf-iconen op het tabblad Invoices van een boeking | Geen van beide schermen: een credit-pop-up of de pdf |
Gebruik deze pagina om je weg te vinden op het nieuwe scherm, of om je bedrijf erop over te zetten.
Zo werkt het
Configuratie
Use new invoice screen staat standaard uit: elk bedrijf begint op het klassieke scherm. Een bedrijfsbeheerder zet het om:
- Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational). Het scherm met de kop Operational settings opent op het tabblad General.
- Zet Use new invoice screen op Yes. Het staat net onder Use new booking screen.
- Klik op Save. De wijziging geldt voor iedereen in je bedrijf vanaf de volgende factuur die ze openen, voor oude en nieuwe facturen. Zet het terug op No om terug te keren naar het klassieke scherm; aan de facturen verandert in beide gevallen niets.
Voordat je begint: beide factuurschermen zijn voor bedrijfsbeheerders. Use new invoice screen staat los van Use new booking screen; je kunt het een zonder het ander gebruiken.
Het nieuwe factuurscherm gebruiken
- Open de factuur. Open in het hoofdmenu Financieel, klik op de tegel Invoices en klik op de rij van de factuur.
- Lees de kop. Naast de titel tonen de labels de factuurstatus (Draft, of Send zodra hij is verstuurd), de betaalstatus (alleen verstuurde facturen), Debit of Credit, en een eventuele waarschuwing Attention. Onder de titel: wanneer hij is aangemaakt en voor welke vestiging.
- Lees de vier kaarten. Billed to toont de klant en het nummer, en daaronder elke boeking op de factuur als Booking #… met een link Payments naar de betalingen van die boeking. Invoice period toont de factuurdatum en de vervaldatum. Open amount toont wat er nog openstaat en wat is betaald. Total (incl. VAT) toont het totaal, met daaronder het bedrag exclusief btw en de btw.
- Kies op een concept de klant. Klik op Select a customer in de kaart Billed to en kies er een uit de lijst op volledig scherm. Op een verstuurde factuur is de naam van de klant een link die de klant opent.
- Vul op een concept de kaart Invoice details in: Branch, Date of invoice en Payment due. Invoice state, Debit or credit en Invoice aggregation zijn alleen om te lezen.
- Voeg op een concept regels toe. Klik op Add line in de kaart Invoice lines. Elke regel heeft een potloodpictogram om hem te bewerken en, op een concept, een prullenbakpictogram om hem te verwijderen. De totalen onder de regels tonen Subtotal excl. VAT, VAT amount en Total incl. VAT (en de korting als die er is).
- Schrijf eventuele opmerkingen in Note (voor je eigen team) of Invoice notes (alleen getoond op een factuur die niet aan een boeking is gekoppeld).
- Sla op. Klik op Save om je wijzigingen te bewaren, of op Save and next op een concept om op te slaan en door te gaan naar het versturen; zie Een factuur naar een klant versturen. Discard changes sluit zonder op te slaan.
Als het gelukt is, toont de factuurlijst de factuur met zijn nieuwe waarden.
Goed om te weten
Wat in de zijkolom staat.
| Kaart | Wat hij doet |
|---|---|
| Payment | Paid x of y, een voortgangsbalk, Open amount, de vervaldatum, een eventuele waarschuwing Attention; Register payment en Payments & allocations. Zie Zien welke facturen betaald en open zijn |
| Accounting | Exact Online: Synced, Synced once the invoice is sent of Not synced yet, met Sync now. Peppol met Excluded from Peppol, wanneer je bedrijf facturen over Peppol verstuurt. Mark as synced manually op een verstuurde factuur die niet is gesynchroniseerd |
| Documents | Attach een bestand; open de Invoice PDF (het officiële document) of de Unofficial copy (als kopie gemarkeerd); Fine wanneer de factuur voor een verkeersboete is |
| Credit this invoice | Create credit, op een verstuurde debetfactuur die nog niet is gecrediteerd, of op een gecombineerde factuur |
Een voorbeeld van de kaarten. Een verstuurde factuur van € 500,00 plus 21% btw, waarvan € 200,00 is betaald, toont € 605,00 onder Total (incl. VAT), met daaronder € 500,00 exclusief btw en € 105,00 btw. Open amount toont € 405,00, met daaronder € 200,00 betaald, en de kaart Payment toont Paid € 200,00 of € 605,00. Bedragen staan in de valuta van je bedrijf.
Het menu More bevat Manage attachments, Document (op een factuur voor één boeking) en, alleen op een concept, Delete.
Wat er is verplaatst ten opzichte van het klassieke scherm. Scan dit eenmaal; je komt bij losse rijen terug als ze aan de orde zijn:
| Op het klassieke scherm | Op het nieuwe scherm |
|---|---|
| Delete, Attachments, Document | Menu More: Delete, Manage attachments, Document |
| PDF, Unofficial copy, Fine | Kaart Documents |
| Sync, Mark as synced | Kaart Accounting: Sync now, Mark as synced manually |
| Credit | Kaart Credit this invoice: Create credit |
| Keuzelijst Customer, New customer, Edit customer | Kaart Billed to: Select a customer, en het potloodpictogram om te bewerken |
| Invoice date, Due date | Date of invoice, Payment due |
| Invoice status, Invoice type | Invoice state, Debit or credit |
| Add boven de regels | Add line |
| Notes | Note |
| Cancel | Discard changes |
| Register payment, alleen op een verstuurde factuur zonder boeking | Register payment in de kaart Payment, plus Payments & allocations |
| Geen betaalstatus op het scherm | Betaalstatus, Open amount en Attention in de kop en de kaart Payment |
Invoice aggregation is alleen-lezen op het nieuwe scherm. Op het klassieke scherm kon het nog worden gewijzigd.
Een boekingsfactuur crediteren gaat via de boeking. Create credit op een factuur voor een boeking opent die boeking met de melding Please navigate to the invoices in the booking. Crediteer hem daar vanaf het tabblad Invoices van de boeking; zie Een factuur terugnemen met een creditfactuur. Een factuur van een financier of broker opent in plaats daarvan zijn eigen pop-up Credit invoice; zie Een gefinancierde boeking factureren en crediteren. Een factuur zonder boeking wordt ter plekke gecrediteerd.
Wat je hierna doet: om een concept te versturen ga je verder met Een factuur naar een klant versturen; om de betaling op te volgen zie je Zien welke facturen betaald en open zijn.
Veelgestelde vragen
Waarom opende Create credit de boeking in plaats van een creditfactuur te maken? De factuur hoort bij een boeking, en boekingsfacturen worden vanaf de boeking gecrediteerd zodat het gefactureerde bedrag van de boeking klopt. Ga naar het tabblad Invoices van de boeking en gebruik het credit-icoon op de rij van de factuur.
Waarom kan ik de klant, de data of de regels niet wijzigen? De factuur is verstuurd. Alleen een concept kan worden gewijzigd. Om een verstuurde factuur te corrigeren, crediteer je hem en maak je een nieuwe: Een factuur terugnemen met een creditfactuur.
Waarom staat er geen Delete in het menu More? Delete verschijnt alleen op een concept. Een verstuurde factuur kan niet worden verwijderd; crediteer hem in plaats daarvan.
Waarom zie ik Invoice notes niet? Het veld verschijnt alleen op een factuur die niet aan een boeking is gekoppeld, zoals een handmatige factuur.
Waarom krijgt een collega nog steeds het oude scherm? De instelling geldt per bedrijf, niet per persoon. Controleer of Use new invoice screen is opgeslagen onder Beheer → Instellingen → Operationeel, en vraag je collega de factuur opnieuw te openen.
Waarom staat er geen Peppol-regel in de kaart Accounting? Hij verschijnt alleen wanneer je bedrijf facturen over Peppol verstuurt, het netwerk voor elektronische facturen, en de klant daarvan niet is uitgesloten. Zie Verstuur facturen elektronisch via Peppol.
Gerelateerde pagina's:
- Een factuur met de hand opstellen, voor een handmatige factuur van begin tot eind.
- Stuur facturen naar je boekhoudpakket, voor wat Sync now doet.
- Je weg vinden op het scherm Booking details, het bijbehorende nieuwe boekingsscherm.